Pengeluaran karyawan untuk kebutuhan bisnis sering tidak bisa dihindari, mulai dari perjalanan dinas, pembelian perlengkapan kerja, hingga biaya representasi. Karena itu, form reimbursement yang rapi membantu perusahaan mencatat klaim dengan konsisten sejak awal.
Masalahnya, banyak pengajuan reimbursement tersendat atau bahkan ditolak karena format tidak lengkap, bukti transaksi kurang jelas, atau nominal tidak sesuai kebijakan. Akibatnya, proses approval jadi bolak-balik, tim finance kewalahan, dan karyawan menunggu lebih lama.
Untuk mengurangi kendala tersebut, standarisasi format dan alur reimbursement menjadi kunci agar klaim lebih cepat diproses dan kontrol keuangan tetap transparan. Di sini, Anda akan menemukan penjelasan reimbursement serta contoh form yang bisa langsung Anda gunakan dan sesuaikan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Form Reimbursement?
Form reimbursement adalah formulir pengajuan penggantian biaya yang digunakan karyawan untuk meminta perusahaan mengganti uang yang telah mereka keluarkan untuk keperluan pekerjaan.
Tujuannya adalah agar semua pengeluaran pribadi yang dilakukan atas nama perusahaan seperti biaya perjalanan dinas, pembelian alat kerja, atau konsumsi saat rapat dapat dicatat dan diganti dengan benar sesuai prosedur.
Informasi Penting dalam Form Reimbursement
Dalam setiap form reimbursement, penting untuk menyertakan informasi-informasi penting sebagai berikut:
-
Informasi identitas pemohon
Bagian ini berisi data karyawan yang mengajukan reimbursement, seperti nama lengkap, nomor karyawan, jabatan, departemen, serta tanggal pengajuan. Informasi identitas pemohon berfungsi untuk memastikan klaim biaya berasal dari pihak yang berwenang dan memudahkan proses verifikasi oleh tim keuangan maupun atasan terkait.
-
Detail pengeluaran biaya
Detail pengeluaran mencakup rincian biaya yang diajukan untuk diganti, seperti jenis pengeluaran, tanggal transaksi, jumlah biaya, serta keterangan tambahan. Informasi ini membantu perusahaan memahami tujuan dan konteks pengeluaran, serta memastikan biaya tersebut sesuai dengan kebijakan perusahaan.
-
Bukti pendukung transaksi
Bukti pendukung berupa struk, invoice, atau bukti pembayaran lainnya wajib dilampirkan untuk memvalidasi klaim reimbursement. Dokumen ini berperan penting sebagai dasar pertanggungjawaban keuangan dan memudahkan proses audit maupun pemeriksaan internal.
-
Persetujuan berjenjang
Persetujuan berjenjang merupakan proses approval yang melibatkan atasan langsung hingga bagian keuangan atau manajemen, sesuai dengan nilai dan jenis pengeluaran. Mekanisme ini memastikan setiap klaim telah ditinjau secara objektif dan sesuai dengan anggaran serta kebijakan perusahaan.
-
Status pengajuan klaim
Status pengajuan klaim menunjukkan tahap proses reimbursement, seperti diajukan, disetujui, ditolak, atau telah dibayarkan. Informasi status ini membantu pemohon memantau progres klaim secara transparan dan mengurangi potensi miskomunikasi antara karyawan dan tim keuangan.
Jenis Biaya Reimbursement
Tidak semua pengeluaran karyawan bisa diganti melalui proses reimbursement. Perusahaan biasanya menetapkan kategori biaya tertentu yang memenuhi syarat untuk diajukan penggantian, sesuai dengan kebijakan yang berlaku.
Berikut adalah beberapa biaya yang umumnya dapat di-reimburse oleh perusahaan:
1. Biaya perjalanan
Biaya perjalanan mencakup pengeluaran yang timbul saat karyawan melakukan perjalanan dinas atau tugas luar kota untuk kepentingan perusahaan. Pengeluaran ini bisa berupa tiket transportasi (pesawat, kereta, atau kendaraan lain), biaya akomodasi, uang makan, hingga biaya parkir atau tol.
Biasanya, perusahaan menetapkan batas maksimal atau standar tertentu untuk setiap jenis pengeluaran perjalanan yang dapat di-reimburse. Pengajuan reimbursement ini umumnya memerlukan bukti transaksi resmi, seperti tiket atau kwitansi.
2. Biaya operasional
Biaya operasional adalah pengeluaran yang berkaitan langsung dengan aktivitas kerja sehari-hari. Contohnya termasuk pembelian alat tulis, perlengkapan kerja, biaya komunikasi (seperti pulsa atau paket data), hingga biaya representasi seperti menjamu klien.
Penggantian biaya ini membantu memastikan karyawan memiliki sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalankan tugasnya secara efektif. Untuk menghindari penyalahgunaan, perusahaan biasanya memiliki daftar pengeluaran yang disetujui dan yang tidak memenuhi syarat.
3. Biaya kesehatan
Beberapa perusahaan menyediakan reimbursement untuk biaya kesehatan di luar asuransi atau jaminan kesehatan yang diberikan. Ini bisa mencakup biaya konsultasi dokter, pembelian obat, tes kesehatan, atau perawatan medis tertentu.
Biasanya, perusahaan memiliki kebijakan khusus terkait jenis perawatan yang dapat di-reimburse dan memerlukan bukti pembayaran yang sah sebagai syarat pengajuan. Kebijakan ini bertujuan meringankan beban karyawan sekaligus memastikan penggantian dilakukan secara adil dan sesuai aturan.
Manfaat Form Reimbursement
Form reimbursement tidak hanya membantu perusahaan namun juga membantu karyawan yang bertugas. Berikut adalah manfaat form reimbursement:
1. Mencatat pengeluaran karyawan secara terstruktur
Form reimbursement membantu perusahaan mendokumentasikan setiap pengeluaran yang dilakukan karyawan untuk kepentingan bisnis secara rapi dan terstandar. Dengan format yang jelas, data biaya menjadi lebih mudah dilacak dan diaudit.
2. Meningkatkan transparansi keuangan
Setiap klaim reimbursement disertai bukti pengeluaran dan detail transaksi, sehingga perusahaan dapat memastikan bahwa biaya yang diajukan sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan operasional.
3. Mempercepat proses penggantian biaya
Dengan form yang terstruktur, proses pengajuan hingga persetujuan reimbursement menjadi lebih cepat dan minim kesalahan, sehingga karyawan tidak perlu menunggu lama untuk menerima penggantian dana.
4. Mengurangi risiko kesalahan dan fraud
Standarisasi form reimbursement meminimalkan kesalahan input dan membantu mendeteksi klaim yang tidak wajar atau tidak sesuai, sehingga potensi penyalahgunaan dana perusahaan dapat ditekan.
5. Mempermudah kontrol dan perencanaan anggaran
Data reimbursement yang terdokumentasi dengan baik membantu tim keuangan memantau pengeluaran rutin dan menyusun alokasi anggaran periode berikutnya dengan lebih akurat.
Di sisi lain, prosedur yang rapi tetap perlu ditopang proses yang efisien agar pengajuan, approval, dan pencairan dana tidak tersendat. Banyak perusahaan memanfaatkan sistem HRIS untuk mempercepat alur tersebut, menjaga akurasi data, dan memudahkan pelacakan pengeluaran.
Contoh Form Reimbursement
Formulir reimbursement yang lengkap dan mudah diisi mempermudah karyawan dalam mengajukan klaim penggantian biaya. Dengan format yang jelas, proses persetujuan menjadi lebih cepat dan transparan.
Berikut adalah 3 contoh template form reimbursement excel yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda:
1. Contoh form reimbursement 1
Klik link berikut untuk mengakses template form reimbursement excel.
2. Contoh form reimbursement 2
Klik link berikut untuk mengakses template form reimbursement excel.
3. Contoh form reimbursement 3
Klik link berikut untuk mengakses template form reimbursement excel.
Membuat dan mengelola form akan jauh lebih mudah jika menggunakan software akuntansi yang terintegrasi. Sistem ini dapat mencatat klaim secara otomatis, memantau status persetujuan, dan mengurangi risiko kesalahan pencatatan.
Untuk rekomendasi pilihan software terbaik, Anda bisa membaca artikel kami sebelumnya tentang rekomendasi software akuntansi yang cocok untuk berbagai jenis bisnis.
Tips Mengelola Reimbursement secara Efektif
Dengan penerapan sistem yang terstruktur, karyawan dapat mengajukan reimbursement dengan mudah, sementara perusahaan dapat menjaga transparansi dan akuntabilitas. Berikut beberapa tips yang dapat membantu mengelola reimbursement secara lebih efektif:
1. Pahami dan perjelas kebijakan reimbursement dalam perusahaan
Memahami kebijakan reimbursement adalah langkah penting agar proses pengajuan berjalan lancar dan sesuai prosedur. Karyawan harus mengetahui jenis pengeluaran apa saja yang dapat di-reimburse, batas maksimum penggantian, waktu pengajuan, dan syarat dokumen pendukung.
2. Periksa kembali dokumen sebelum diajukan
Kesalahan dalam pengajuan sering terjadi karena kelalaian memeriksa kelengkapan dokumen. Dengan menggunakan aplikasi HRD untuk kelola karyawan, proses ini dapat dilakukan secara digital sehingga memudahkan pengecekan ulang dan mengurangi risiko penolakan atau keterlambatan dalam proses persetujuan serta pencairan dana.
3. Sederhanakan proses dengan sistem terintegrasi
Mengelola reimbursement secara manual bukan hanya lambat, tetapi juga berisiko tinggi dari sisi kepatuhan (compliance). Di Indonesia, Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 66 Tahun 2023 memperketat aturan mengenai natura dan kenikmatan, di mana bukti potong dan validitas transaksi pengeluaran karyawan menjadi objek audit yang krusial.
Jika bukti struk fisik hilang atau tintanya pudar (hal yang umum terjadi pada struk belanja/bensin), perusahaan berisiko gagal melakukan klaim biaya (non-deductible expense) dalam laporan fiskal.
Sebagai gambaran efisiensi yang bisa Anda dapatkan, berikut perbandingan waktu pemrosesan klaim:
| Tahapan Proses | Cara Manual (Benchmark Lama) | Sistem Terintegrasi (Benchmark Baru) |
|---|---|---|
| Pengumpulan Bukti | Disimpan fisik (risiko hilang 30%) | Foto & Upload Real-time |
| Verifikasi Manager | 1-3 Hari (Tunggu di kantor) | Hitungan Jam (Approval via HP) |
| Rekonsiliasi Finance | Akhir Bulan (Rentan Bottleneck) | Otomatis & Real-time |
| Total Durasi Siklus | 5 – 7 Hari Kerja | 1 – 2 Hari Kerja |
*Tabel benchmark perbandingan efisiensi proses reimbursement manual vs sistem.
Tantangan ini secara nyata dialami oleh salah satu klien kami, Parahyangan Group, perusahaan dengan beragam unit bisnis dan ratusan karyawan yang tersebar. Sebelumnya, proses manual membuat tim keuangan pusat kesulitan memvalidasi keaslian bukti transaksi dari cabang, yang berdampak pada lambatnya approval dan risiko ketidakpatuhan dalam pelaporan pajak.
Setelah beralih menggunakan sistem Expense Management HashMicro yang terintegrasi, alur kerja mereka berubah total:
- Digitalisasi bukti: Karyawan langsung memfoto struk via aplikasi seluler saat transaksi terjadi (sebelum struk hilang/rusak).
- Validasi otomatis: Sistem mendeteksi duplikasi pengajuan dan memastikan nominal sesuai limit per jabatan, mencegah klaim berlebih.
- Audit trail: Jejak persetujuan terekam digital secara otomatis, memudahkan persiapan data saat musim pelaporan pajak.
Hasilnya, Parahyangan Group berhasil memangkas waktu proses reimbursement secara signifikan, meningkatkan transparansi penggunaan anggaran, dan menutup celah kebocoran dana operasional.
Teknologi seperti inilah yang ditawarkan oleh HashMicro. Modul HRIS-nya dirancang bukan hanya untuk mencatat, tapi untuk mengamankan alur kas perusahaan melalui fitur spesifik:
- Expense management & audit: Memastikan setiap klaim memiliki bukti digital yang valid dan sesuai pagu anggaran per jabatan.
- Automated approval: Notifikasi otomatis ke atasan untuk persetujuan berjenjang, mempercepat pencairan dana ke karyawan.
- Payroll integration: Nilai reimbursement yang disetujui otomatis masuk ke komponen Take Home Pay di slip gaji, memastikan akurasi data biaya dalam laporan bulanan HRD tanpa perlu input ulang manual.
Jika perusahaan Anda ingin menutup celah kebocoran anggaran sekaligus mematuhi regulasi pajak terbaru, beralih ke sistem otomatis adalah langkah pencegahan terbaik.
Kesimpulan
Pengelolaan reimbursement yang rapi membantu proses klaim berjalan lebih cepat, transparan, dan mudah dipantau oleh HR, finance, maupun karyawan. Dengan alur yang jelas, perusahaan bisa mengurangi revisi, mencegah miskomunikasi, dan menjaga produktivitas tim tetap stabil.
Jika volume klaim sudah tinggi atau approval sering tersendat, banyak perusahaan mulai mengandalkan sistem terintegrasi untuk menstandarkan formulir, alur persetujuan, dan pencatatan bukti transaksi. Pendekatan ini membuat proses end-to-end lebih konsisten sekaligus memudahkan audit dan kontrol anggaran.
Jika Anda ingin merapikan alur reimbursement sesuai kebijakan perusahaan, Anda bisa mulai dari konsultasi gratis untuk memetakan kebutuhan, struktur approval, dan format dokumen yang paling pas.
Pertanyaan Seputar Form Reimbursement
-
Apa itu form reimbursement?
Form reimbursement adalah dokumen yang digunakan karyawan untuk mengajukan penggantian biaya terkait kebutuhan pekerjaan. Formulir ini memuat informasi seperti detail pengeluaran, jumlah biaya, dan bukti pembayaran, yang membantu perusahaan memproses klaim secara akurat dan transparan.
-
Bagaimana cara membuat form reimbursement?
Untuk membuat form reimbursement, pastikan mencantumkan informasi penting seperti nama karyawan, tanggal pengajuan, departemen, deskripsi pengeluaran, jumlah biaya, dan bukti pembayaran. Buat format yang jelas menggunakan tabel atau template terstruktur agar mudah diisi dan diverifikasi. Tambahkan kolom persetujuan untuk tanda tangan, nama atasan, dan tanggal persetujuan. Formulir ini bisa dibuat dalam format digital seperti Excel atau Google Sheets, atau dalam bentuk cetak sesuai kebutuhan perusahaan.
-
Apa perbedaan return dengan reimbursement?
Return adalah pengembalian barang yang dibeli karena alasan tertentu, seperti cacat atau tidak sesuai pesanan, dengan opsi penggantian barang atau pengembalian uang. Reimbursement adalah penggantian biaya yang telah dikeluarkan, biasanya oleh karyawan untuk keperluan perusahaan. Intinya, return terkait pengembalian barang fisik, sedangkan reimbursement berkaitan dengan penggantian uang.
-
Apa saja komponen pada form reimbursement?
Dalam setiap form reimbursement, penting untuk menyertakan informasi-informasi seperti: Informasi identitas pemohon, Bukti persetujuan, Detail pengeluaran biaya, Bukti pendukung transaksi, Tanggal transaksi, Tujuan pembayaran, dan Lampiran bukti pembayaran
