Penyusunan laporan inventaris yang akurat merupakan salah satu aspek penting dalam mengelola bisnis. Namun, hal ini dapat menjadi tugas yang sulit dan memakan waktu, terutama jika persediaan bisnis Anda memiliki banyak varian produk. Menyusun laporan persediaan barang secara manual dapat mengakibatkan adanya kesalahan dalam pencatatan, sehingga menghambat efisiensi operasional bisnis Anda.
Dengan bantuan perangkat lunak yang tepat, Anda bisa menghitung persediaan dengan cepat, memantau stok minimum dan maksimum, serta mendapatkan data akurat terkait inventaris sehingga bisa meningkatkan produktivitas dan mengoptimalkan kinerja bisnis Anda.
Simak uraian di bawah ini untuk tips dan langkah penyusunan laporan persediaan barang yang lebih lengkap!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Laporan Persediaan Barang?
Laporan persediaan barang adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat jumlah barang yang ada di warehouse pada waktu tertentu, mencakup semua jenis barang yang dimiliki, termasuk barang jadi, bahan baku, dan barang dalam proses produksi.
Laporan inventaris berfungsi sebagai alat untuk mengontrol barang yang tersedia, memantau tingkat persediaan yang tepat, dan mengidentifikasi masalah persediaan yang dapat mempengaruhi operasi bisnis. Dalam laporan persediaan barang, umumnya mencakup informasi mengenai jumlah barang yang ada, harga per barang, dan nilai total persediaan.
Dengan memiliki laporan persediaan barang yang akurat, warehouse dapat membuat keputusan yang lebih baik dalam mengelola persediaan mereka dan memastikan kelangsungan operasi bisnis yang lebih efektif dan efisien. Oleh sebab itu, butuh adanya ketelitian dan keterampilan manajemen untuk menyusun laporan ini.
Pentingnya Laporan Persediaan Barang untuk Warehouse
Laporan persediaan barang memiliki peran yang sangat penting bagi bisnis. Laporan ini dapat membantu warehouse dalam mengendalikan persediaan mereka dengan memantau tingkat persediaan, mengidentifikasi masalah persediaan, dan memastikan bahwa stok barang selalu tersedia saat dibutuhkan. Selain itu, laporan persediaan barang juga dapat membantu gudang dalam mengambil keputusan yang lebih baik.
Dengan informasi mengenai persediaan barang yang akurat dari laporan inventaris, bisnis dapat memperkirakan biaya pembelian barang, biaya penyimpanan, dan biaya lainnya yang terkait dengan pengelolaan persediaan.
Dalam menjalankan fungsi-fungsi tersebut, Anda dapat memanfaatkan Software Inventory untuk membuat laporan persediaan barang dengan lebih mudah dan akurat.
Jenis Laporan Persediaan Barang Berdasarkan Jangka Waktunya
Untuk dapat mengelola metode persediaan barang dagang dengan baik, warehouse harus selalu memiliki data terkait persediaan yang ada. Dengan begitu, pembuatan laporan mengenai inventaris pun harus Anda lakukan secara berkala.
Berdasarkan jangka waktunya, terdapat dua jenis utama laporan persediaan barang, dengan penjelasan sebagai berikut:
Laporan mingguan dan bulanan
Seperti namanya, Anda harus menyusun laporan ini secara berkala setiap minggu dan bulannya. Pada laporan ini, terdapat informasi mengenai jumlah barang yang tersedia, barang masuk, barang keluar, dan pergerakan persediaan selama periode waktu tersebut.
Laporan ini sangat berguna bagi warehouse dalam memantau persediaan barang mereka dan membuat keputusan yang tepat dalam mengelola persediaan.
Laporan persediaan barang setelah penjualan di musim tertentu
Setelah musim tertentu, seperti Ramadhan atau Natal dan tahun baru, warehouse harus membuat laporan yang berisi informasi tentang persediaan barang yang tersisa. Adanya laporan ini membantu warehouse dalam merencanakan persediaan untuk periode selanjutnya.
Laporan jenis ini sangat penting bagi bisnis dengan produk musiman atau produk dengan permintaan yang tinggi selama periode waktu tertentu.
Anda juga bisa membaca artikel lain terkait aplikasi stok barang toko yang membahas berbagai pilihan software manajemen inventaris yang dapat membantu meningkatkan efisiensi pengelolaan stok di toko Anda.
Ingin menyusun laporan stok gudang lebih mudah dan akurat? Unduh dokumen panduan lengkapnya sekarang untuk membantu Anda mengelola persediaan secara efektif.
Download Contoh Laporan Stok Barang
5 Langkah Menyusun Laporan Persediaan Barang
Menyusun laporan inventaris merupakan tugas yang penting dan membutuhkan keterampilan manajemen yang baik. Selain itu, penyusunan laporan ini juga harus Anda lakukan secara bertahap dengan tingkat ketelitian tinggi.
Beberapa langkah yang dapat Anda Lakukan untuk menyusun laporan persediaan barang dengan baik dan akurat, di antaranya adalah:
1. Menyiapkan data transaksi barang
Sebelum menyusun laporan inventaris, Anda harus mempersiapkan data transaksi barang terlebih dahulu. Data transaksi barang ini mencakup, nota pembelian, nota penjualan, dan nota retur. Data inilah yang nantinya akan digunakan untuk menghitung persediaan barang yang tersedia di warehouse.
2. Membuat forecast
Forecast adalah perkiraan tentang jumlah persediaan barang yang dibutuhkan untuk periode berikutnya. Dengan membuat forecast, staff gudang dapat memperkirakan jumlah persediaan barang yang dibutuhkan sehingga dapat menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
Perkiraan ini juga lah yang akan dijadikan acuan bagi warehouse dalam menyusun budget terkait pengadaan yang akan dilakukan.
3. Melakukan pengecekan sebelum menyimpan barang
Sebelum menyimpan barang di gudang, Anda perlu melakukan pengecekan terhadap kualitasnya. Barang yang rusak atau cacat harus disortir dan tidak boleh disimpan di warehouse. Dalam menyusun laporan inventaris, Anda harus mencatat secara detail semua barang yang tidak memenuhi standar.
4. Memberi kode pada setiap barang
Anda perlu memberikan kode atau nomor seri untuk setiap barang yang masuk ke dalam gudang, sehingga dapat memudahkan warehouse dalam mengidentifikasi dan melacak pergerakan barang masuk dan keluar. Dengan pemberian kode ini pun, gudang dapat meminimalisir terjadinya kehilangan barang yang dapat merugikan warehouse.
5. Memisahkan stok barang lama dengan yang baru
Selanjutnya, Anda juga perlu untuk memisahkan stok barang lama dengan yang baru. Hal ini untuk mempermudah penghitungan persediaan barang. Barang lama dan baru dapat memiliki nilai yang berbeda, sehingga Anda perlu memisahkannya agar pengelolaan persediaan bisa berjalan dengan lebih baik.
Untuk mempermudah pemahaman, berikut rangkuman lima langkah penyusunan laporan persediaan barang dalam bentuk tabel sistematis:
| Langkah | Cara |
| Menyiapkan Data Transaksi Barang | Mengumpulkan seluruh dokumen transaksi (pembelian, penjualan, retur) sebagai dasar perhitungan stok yang akurat. |
| Membuat Forecast | Lakukan analisis historis terhadap arus keluar masuk barang untuk memperkirakan kebutuhan stok pada periode berikutnya untuk menghindari kekurangan atau kelebihan persediaan, sekaligus mendukung rencana pengadaan. |
| Melakukan Pengecekan Sebelum Penyimpanan | Memastikan kualitas barang sebelum masuk gudang; barang cacat atau rusak dicatat dan dipisahkan agar tidak memengaruhi stok layak jual. |
| Memberi Kode pada Setiap Barang | Pemberian kode/nomor seri untuk memudahkan identifikasi, pelacakan arus keluar masuk barang, serta mengurangi risiko kehilangan. |
| Memisahkan Barang Lama dan Baru | Atur stok dengan memisahkan barang lama dan baru, penerapan sistem FIFO (First In, First Out) atau metode serupa akan membantu penghitungan lebih akurat, menjaga nilai persediaan, dan mengoptimalkan rotasi barang. |
Baca juga: Pentingnya Stock Inventory Management bagi Pengelolaan Bisnis
3 Tips Mudah Menyusun Laporan Persediaan Barang
Menyusun laporan inventory merupakan tugas penting bagi warehouse untuk dapat memantau dan mengelola inventaris mereka. Namun, penyusunan laporan inventaris secara manual dapat menjadi tugas yang rumit dan memakan waktu.
Berikut ini tiga tips mudah menyusun laporan persediaan barang Anda:
1. Kelompokkan barang sesuai jenisnya
Dengan mengelompokkan barang sesuai dengan jenisnya, warehouse dapat dengan mudah menghitung persediaan untuk setiap kategori barang, sehingga akan memudahkan staff gudang untuk memahami ketersediaan stok dan membuat keputusan yang tepat dalam pengadaan barang.
2. Kumpulkan nota penjualan dan pembelian tiap barang
Dengan mengumpulkan nota penjualan dan pembelian tiap barang, staff gudang dapat dengan mudah melacak pergerakan barang masuk dan keluar, sehingga akan membantu warehouse untuk mengelola persediaan dengan lebih efektif dan menghindari kelebihan atau kekurangan persediaan barang.
3. Gunakan software manajemen inventaris
Software Manajemen Inventaris seperti yang ditawarkan oleh HashMicro juga dapat membantu pegawai gudang dalam menyusun laporan persediaan barang dengan lebih mudah dan akurat.
Sistem ini dapat memantau persediaan barang secara real-time, membantu warehouse untuk mengelola persediaan secara efektif, serta memberikan notifikasi saat stok barang menipis, sehingga persediaan akan tetap terjaga.
Efisiensi Penyusunan Laporan Persediaan Barang dengan HashMicro Software Manajemen Inventaris
Penggunaan HashMicro Inventory Software memungkinkan warehouse mengelola persediaan barang dengan lebih efisien dan akurat. Dengan sistem ini, staf gudang dapat memantau stok secara real-time sehingga risiko kesalahan perhitungan benar-benar diminimalkan.
Selain itu, fitur notifikasi otomatis dari HashMicro membantu perusahaan menghindari kekurangan stok yang bisa menghambat operasional. Hal ini memastikan ketersediaan produk selalu terjaga dan proses bisnis tetap berjalan lancar tanpa gangguan.
Manfaat lainnya terletak pada fitur yang mendukung pemantauan, penjadwalan pembelian, dan pencatatan penjualan secara otomatis. Proses ini meningkatkan akurasi penyusunan laporan serta dapat menjadi rujukan valid saat membuat contoh laporan persediaan barang untuk berbagai kebutuhan manajerial.
Fitur utama software inventory management:
- Stock Card Reporting: Karena setiap transaksi keluar-masuk barang tercatat otomatis, perusahaan bisa melihat riwayat stok secara detail. Akibatnya, laporan persediaan barang menjadi lebih transparan dan mudah diaudit.
- Stock Forecasting: Dengan adanya prediksi kebutuhan stok berbasis data historis, tim gudang dapat menyusun rencana pengadaan lebih tepat. Dampaknya, laporan persediaan tidak lagi bersifat reaktif, tetapi proaktif dalam mengantisipasi permintaan.
- Fast Moving Slow Moving Stocks Analysis: Ketika sistem mampu mengidentifikasi produk yang cepat atau lambat terjual, perusahaan bisa menyesuaikan strategi penyimpanan dan penjualan. Hasilnya, laporan persediaan barang memberikan gambaran yang lebih strategis tentang perputaran barang.
- Stock Reservations & Reporting: Karena stok yang sudah dipesan pelanggan otomatis tercatat, gudang tidak akan salah menghitung jumlah barang yang tersedia. Efeknya, laporan persediaan lebih akurat dan risiko over-selling dapat dihindari.
- Stock Aging Report: Dengan laporan usia stok, perusahaan dapat mengetahui barang yang sudah terlalu lama tersimpan. Konsekuensinya, laporan persediaan menjadi alat kontrol penting untuk mencegah kerugian akibat stok usang.
- Lot & Serial Number Management: Ketika setiap produk dicatat berdasarkan batch atau nomor seri, pelacakan barang menjadi lebih presisi. Dampaknya, laporan persediaan bisa menunjukkan detail per batch yang memudahkan pengendalian kualitas.
- Stocks per Warehouse with Qty on Hand, Forecast In, Forecast Out and Forecast Qty: Karena sistem menampilkan stok aktual sekaligus proyeksi masuk dan keluar, manajemen memiliki gambaran menyeluruh per gudang. Akibatnya, laporan persediaan dapat dipakai untuk perencanaan distribusi dan keputusan strategis lintas lokasi.
“HashMicro Inventory Management mampu memberikan solusi relevan bagi kebutuhan bisnis modern. Sistem ini tidak hanya meminimalkan risiko human error, tetapi juga menghadirkan visibilitas penuh terhadap rantai pasok sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan lebih tepat dan strategis.”
– Anandia Denisha, Regional Manager
Kesimpulan
Penyusunan laporan persediaan barang merupakan hal yang penting dan membutuhkan ketelitian yang tinggi. Kesalahan kecil akibat kelalaian dapat menyebabkan kerugian bagi warehouse. Oleh karena itu, butuh adanya sistem terintegrasi yang dapat mengotomatisasi seluruh kegiatan pengelolaan barang tersebut.
Hashmicro hadir dengan Software Inventory Management yang menawarkan berbagai fitur untuk membantu pengelolaan mempermudah pengelolaan persediaan Anda secara lebih efektif dan efisien. Anda juga bisa menyesuaikan dashboard pada aplikasi ini sesuai kebutuhan.
Unduh skema harga untuk estimasi biaya yang Anda butuhkan dan dapatkan demo gratis sekarang!
