Dalam lingkungan manufaktur, setiap proses kerja harus tercatat dengan jelas agar tidak terjadi kekacauan dalam operasional. Mulai dari pemeliharaan mesin hingga permintaan layanan antar divisi, semuanya membutuhkan instruksi yang spesifik dan terdokumentasi. Di sinilah peran work order menjadi sangat penting.
Work order adalah dokumen resmi yang digunakan untuk memberikan instruksi kerja secara tertulis, biasanya mencakup detail tugas, jadwal, dan tanggung jawab. Dalam konteks perusahaan, dokumen kerja membantu mengatur, melacak, dan menyelesaikan pekerjaan secara sistematis dan terdokumentasi.
Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang dokumen kerja, mulai dari pengertian, elemen penting, hingga cara penerapannya dalam perusahaan manufaktur. Simak hingga akhir untuk memahami bagaimana dokumen ini berperan besar dalam menjaga efisiensi dan kelancaran operasional pabrik Anda.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa itu Work Order?
Work order adalah dokumen kerja yang berisi instruksi tertulis untuk menyelesaikan tugas tertentu dalam suatu proses operasional. Biasanya, supervisor, teknisi, atau manajer operasional yang bertanggung jawab menyusun dan mengeluarkan dokumen ini sesuai kebutuhan.
Tujuan utama dokumen kerja adalah memberikan arahan kerja yang jelas serta menetapkan jadwal dan sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Selain itu, dokumen ini juga membantu memastikan setiap pekerjaan tercatat dan terlaksana sesuai prosedur.
Lalu, dalam perusahaan manufaktur sendiri, dokumen kerja membantu mengatur alur produksi, pemeliharaan mesin, hingga permintaan antar divisi secara terstruktur. Dengan dokumen ini, tim lapangan bisa bekerja lebih terarah, dan manajemen dapat memantau progres kerja secara real-time.
Elemen Penting dalam Formulir Work Order
Dokumen kerja harus mencantumkan beberapa elemen penting agar setiap pekerjaan dapat terlaksana dengan jelas, terarah, dan terdokumentasi dengan baik. Elemen-elemen ini membantu tim memahami apa yang harus dikerjakan, kapan harus diselesaikan, dan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut:
- Nomor Work Order: Tim administrasi menggunakan nomor ini sebagai identitas unik untuk setiap dokumen kerja agar mudah dilacak dan direferensikan.
- Tanggal Pembuatan dan Tenggat Waktu: Manajer mencantumkan tanggal pembuatan dan batas waktu penyelesaian agar tim mengetahui jadwal kerja dan prioritas tugas.
- Deskripsi Pekerjaan: Supervisor menuliskan detail pekerjaan yang harus dilakukan agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas.
- Nama Penanggung Jawab atau Pekerja: Formulir menyebutkan siapa yang harus menjalankan tugas tersebut untuk memastikan tanggung jawab jelas dan terdistribusi dengan benar.
- Departemen atau Lokasi Kerja: Dokumen mencantumkan di mana pekerjaan dilakukan agar tim terkait dapat langsung bergerak ke lokasi yang tepat.
- Material atau Sumber Daya yang Dibutuhkan: Tim logistik menyiapkan semua perlengkapan yang tercantum dalam formulir agar pelaksanaan kerja tidak mengalami hambatan.
- Instruksi Tambahan atau Catatan Khusus: Manajer memberikan arahan teknis tambahan untuk memastikan pelaksanaan kerja mengikuti standar yang ditentukan.
- Tanda Tangan Otorisasi: Atasan menandatangani dokumen kerja sebagai bentuk persetujuan dan pengesahan agar proses kerja dapat segera dimulai.
Manfaat dan Fungsi Work Order
Work order tidak hanya berperan sebagai dokumen instruksi kerja, tetapi juga memberikan manfaat strategis dalam pengelolaan operasional perusahaan. Dengan dokumen kerja, perusahaan dapat mengatur pekerjaan secara lebih efisien, terukur, dan terdokumentasi dengan jelas.
1. Mengatur alur kerja secara sistematis
Dokumen kerja membantu perusahaan membagi tugas dengan runtut dan terarah. Setiap divisi dapat mengikuti jadwal dan tanggung jawab yang sudah ditentukan tanpa kebingungan.
2. Menjaga efisiensi operasional
Dengan instruksi yang jelas, tim dapat menghindari pekerjaan yang tumpang tindih atau tidak perlu. Proses kerja pun berjalan lebih cepat dan tepat sasaran.
3. Meningkatkan akurasi dokumentasi
Dokumen kerja mencatat detail pekerjaan, seperti waktu pengerjaan, sumber daya, dan pelaksana tugas. Dokumen ini memudahkan perusahaan meninjau ulang proses kerja jika diperlukan.
4. Mempermudah pelacakan progres pekerjaan
Supervisor dapat menggunakan dokumen kerja untuk memantau perkembangan setiap tugas yang sedang berjalan. Jika ada kendala, mereka bisa langsung mengevaluasi dan mengintervensi secara tepat.
5. Memastikan tanggung jawab yang jelas
Setiap dokumen kerja mencantumkan siapa yang bertanggung jawab atas tugas tertentu. Hal ini membantu perusahaan menegakkan akuntabilitas di setiap lini kerja.
6. Menjadi dasar evaluasi dan analisis kinerja
Manajemen dapat menggunakan data dari dokumen kerja untuk menganalisis efisiensi, waktu kerja, dan kualitas hasil. Informasi ini berguna untuk meningkatkan proses kerja di masa mendatang.
Cara Membuat Work Order
Tentu, salah satu hal yang ingin Anda ketahui mengenai dokumen kerja adalah bagaimana cara membuat dokumen ini dengan tepat dan fungsional. Proses penyusunannya harus jelas, terstruktur, dan mencakup informasi yang dibutuhkan agar pekerjaan dapat berjalan lancar dan sesuai rencana.
Berikut langkah-langkah cara membuat dokumen kerja yang efektif:
1. Tentukan jenis pekerjaan yang akan dilakukan
Mulailah dengan mengidentifikasi tugas atau permintaan kerja yang perlu ditangani, seperti perawatan, pengiriman, atau produksi. Pastikan deskripsinya jelas agar tim pelaksana memahami konteks dan tujuan tugas tersebut.
2. Buat nomor work order dan tanggal pembuatan
Gunakan sistem penomoran unik untuk setiap dokumen agar mudah dilacak. Tambahkan tanggal pembuatan sebagai acuan waktu pengerjaan dan evaluasi.
3. Cantumkan informasi penanggung jawab dan tim pelaksana
Tuliskan nama orang atau divisi yang bertugas menjalankan pekerjaan. Hal ini membantu memastikan tanggung jawab kerja sudah terdistribusi dengan tepat.
4. Sertakan rincian tugas dan jadwal pengerjaan
Jelaskan langkah-langkah atau ruang lingkup kerja secara singkat namun detail. Tetapkan tenggat waktu yang realistis agar tim dapat merencanakan eksekusinya dengan baik.
5. Tambahkan kebutuhan material dan peralatan
Identifikasi semua sumber daya yang diperlukan, mulai dari bahan baku hingga alat kerja. Ini penting agar pelaksanaan tugas tidak terkendala akibat kurangnya perlengkapan.
6. Masukkan catatan tambahan jika diperlukan
Jika ada instruksi khusus atau kondisi kerja tertentu, tambahkan di bagian catatan. Informasi tambahan ini membantu mencegah kesalahpahaman di lapangan.
7. Minta persetujuan dan tanda tangan otorisasi
Agar dokumen sah dan bisa langsung dijalankan, mintalah persetujuan dari pihak terkait, seperti supervisor atau manajer operasional. Setelah itu, work order siap didistribusikan dan digunakan sebagai acuan kerja.
Jenis-jenis Work Order
Berikut penjelasan tentang jenis-jenis dokumen kerja yang umum digunakan dalam berbagai jenis industri. Masing-masing memiliki fungsi dan konteks penggunaan yang berbeda, tergantung pada kebutuhan operasional perusahaan:
1. Work order pemeliharaan (Maintenance Work Order)
Jenis ini digunakan untuk menjadwalkan dan mendokumentasikan pekerjaan pemeliharaan rutin, seperti servis mesin atau perbaikan peralatan. Tujuannya adalah menjaga aset tetap berfungsi optimal dan mencegah kerusakan mendadak.
2. Work order produksi (Production Work Order)
Perusahaan menggunakan jenis ini untuk merinci proses produksi, mulai dari bahan baku yang dibutuhkan hingga tahapan pengerjaan. Dokumen ini membantu memastikan proses manufaktur berjalan sesuai rencana dan standar kualitas.
3. Work order perbaikan (Repair Work Order)
Jenis ini digunakan ketika terjadi kerusakan atau masalah teknis yang perlu segera ditangani. Dokumen kerja ini mencantumkan detail kerusakan, lokasi, dan tindakan perbaikan yang harus dilakukan oleh tim teknis.
4. Work order instalasi (Installation Work Order)
Dokumen ini digunakan untuk pekerjaan pemasangan peralatan, sistem, atau infrastruktur baru. Biasanya mencakup detail lokasi, jenis instalasi, dan teknisi yang bertanggung jawab.
5. Work order inspeksi (Inspection Work Order)
Jenis ini digunakan untuk menjadwalkan dan melaksanakan proses inspeksi atau audit rutin terhadap fasilitas atau peralatan. Hasil dari inspeksi ini sering menjadi dasar untuk tindakan lanjutan seperti perbaikan atau penggantian.
6. Work order darurat (Emergency Work Order)
Work order ini dibuat secara mendadak untuk menanggapi situasi kritis atau kerusakan yang berisiko menghentikan operasional. Prosesnya lebih cepat dan sering kali melibatkan tindakan langsung di lapangan.
Contoh Dokumen Work Order
Berikut adalah contoh dokumen kerja yang bisa Anda jadikan sebagai referensi untuk menyusun dokumen ini:
Dalam contoh di atas, Anda bisa melihat bagaimana sebuah dokumen kerja disusun secara lengkap dengan mencantumkan nomor dokumen, tanggal, deskripsi pekerjaan, hingga detail material yang dibutuhkan.
Setiap elemen penting seperti penanggung jawab, lokasi kerja, serta instruksi teknis juga tercantum jelas untuk memastikan tugas berjalan terarah dan sesuai standar. Selain itu, adanya kolom tanda tangan otorisasi dan catatan khusus memperkuat validitas dokumen dan membantu pengawasan di lapangan.
Sistem HashMicro: Kunci Ketepatan dan Efisiensi Work Order di Industri Manufaktur
Sistem manufaktur HashMicro adalah software ERP berbasis cloud yang dirancang untuk mengelola seluruh proses produksi secara terintegrasi, termasuk penyusunan dokumen work order secara otomatis dan real-time.
Sistem ini memungkinkan perusahaan menyusun, menjadwalkan, dan memantau work order dengan lebih efisien, akurat, dan terdokumentasi secara digital tanpa perlu proses manual yang rumit.
Dengan fitur-fitur seperti auto-generasi dokumen kerja, pelacakan status produksi, integrasi bahan baku dan tenaga kerja, serta dashboard monitoring yang intuitif, HashMicro membantu tim produksi bekerja lebih terarah dan transparan.
Kelebihan utama sistem manufaktur HashMicro meliputi kemudahan dalam penyesuaian (customizable), skalabilitas untuk berbagai ukuran bisnis, pengambilan keputusan berbasis data, dan pengurangan risiko kesalahan administrasi.
Semua ini menjadikan HashMicro sebagai solusi efektif untuk perusahaan manufaktur yang ingin menyusun dan mengelola work order secara profesional dan terukur.
Berikut adalah fitur yang ditawarkan oleh sistem manufaktur HashMicro:
- Manufacturing Production Scheduling: Fitur ini membantu menyusun work order berdasarkan prediksi permintaan dan riwayat produksi agar proses kerja lebih terencana.
- Manufacturing Requisition Planning: Dengan fitur ini, perusahaan dapat menyusun work order yang disesuaikan dengan ketersediaan bahan baku dan tenaga kerja secara real-time.
- Manufacturing Subcon Management: Fitur ini memungkinkan perusahaan membuat work order yang terperinci untuk pekerjaan yang didelegasikan ke pihak ketiga atau subkontraktor.
- Kiosk Mode: Fitur ini mendukung proses pelaksanaan dokumen kerja dengan memberi akses langsung bagi pekerja untuk memulai produksi dan melapor secara mandiri.
- Finished Goods Production Simulation: Sebelum menyusun dokumen kerja, perusahaan bisa menggunakan fitur ini untuk memastikan stok bahan mencukupi target produksi.
Kesimpulan
Dokumen kerja memainkan peran penting dalam menjaga ketertiban, efisiensi, dan keterlacakan proses kerja di perusahaan manufaktur. Dengan penyusunan dokumen yang rapi dan terstruktur, setiap tim dapat menjalankan tugasnya sesuai jadwal, tanggung jawab, dan kebutuhan operasional.
Untuk mempermudah penyusunan dan pengelolaan work order secara otomatis, perusahaan dapat menggunakan sistem manufaktur dari HashMicro. Sistem ini dilengkapi fitur lengkap seperti production scheduling, bahan baku terintegrasi, hingga monitoring real-time untuk membantu tim produksi bekerja lebih cerdas dan efisien.
Coba demo gratis sistem manufaktur HashMicro sekarang dan temukan bagaimana solusi ini dapat meningkatkan efektivitas dokumen kerja di perusahaan Anda!
Pertanyaan Seputar Work Order
-
Apa yang dimaksud dengan work order?
Work order adalah dokumen resmi yang berisi instruksi tertulis untuk menyelesaikan tugas tertentu dalam proses operasional perusahaan.
-
Apa perbedaan work order dengan job order?
Perbedaan antara work order dan job order terletak pada konteks penggunaannya—work order biasanya digunakan dalam proses produksi atau perawatan internal, sedangkan job order lebih sering digunakan untuk layanan atau proyek yang diminta oleh klien eksternal.
-
Apa perbedaan work order dengan SOP?
Perbedaan antara work order dan SOP adalah work order berisi instruksi spesifik untuk satu tugas atau proyek, sedangkan SOP (Standard Operating Procedure) menjelaskan langkah-langkah standar yang harus diikuti dalam menjalankan proses kerja secara umum.
