Procurement atau pengadaan barang dan jasa adalah salah satu fungsi operasional yang paling penting dalam sebuah perusahaan. Prosesnya melibatkan banyak pihak, mulai dari tim internal hingga supplier eksternal, sehingga tanpa pengelolaan yang tepat, bisnis rentan menghadapi masalah seperti pembengkakan biaya, keterlambatan pengiriman, hingga inkonsistensi kualitas barang.
Artikel ini membahas pengertian procurement, tugas tim yang menjalankannya, alur prosesnya, serta perbedaannya dengan purchasing, agar Anda dapat memahami dan mengelola pengadaan dengan lebih efektif.
Key Takeaways
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang dilakukan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasional.
Staff procurement bertanggung jawab mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari menyeleksi supplier, menegosiasikan harga, membuat kontrak, hingga mengevaluasi kinerja pemasok secara berkala.
Proses pengadaan meliputi pencatatan kebutuhan, pencarian sumber barang atau jasa, pemilihan vendor, pembelian, penerimaan, dan pembayaran.
Daftar Isi:
Apa itu Procurement?
Procurement adalah proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Proses ini melibatkan pemilihan vendor, negosiasi harga, dan pemesanan hingga barang diterima sesuai standar yang ditetapkan.
Menurut Marbun (2010), procurement adalah upaya mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan. Kegiatan ini dilakukan atas dasar pemikiran logis dan sistematis yang mengikuti norma serta etika yang berlaku dan menggunakan metode dan proses yang baku.
Tugas Staff Procurement
Peran divisi ini dalam perusahaan sangat penting untuk mengatur dan merencanakan proses pengadaan barang dan jasa perusahaan. Setelah Anda memahami pengertiannya, sekarang Anda harus mengetahui apa saja tugas tim divisi ini.
1. Menyeleksi serta menjalin hubungan baik dengan supplier
Salah satu tugas divisi procurement adalah mencari supplier. Selain itu, tim juga perlu menyeleksi supplier yang tepat untuk memenuhi persyaratan dengan membandingkan biaya dan kualitas dari beberapa supplier menggunakan procurement analytics agar keputusan yang diambil lebih akurat dan berbasis data.
Proses pemilihan berupa menyeleksi dari segi kualitas, kuantitas dan harga dan evaluasi sebelum terjadi kesepakatan. Dalam hal ini staf divisi pengadaan barang dan jasa juga akan menghubungi, membuat perjanjian, dan menjalin hubungan baik dengan supplier.
2. Memilih teknologi yang sesuai
Tim pengadaan barang dan jasa perlu memilih media yang akan digunakan untuk proses pengadaan barang dan jasa. Metode manual melalui tatap muka, dokumen kertas, atau implementasi proses pengadaaan barang dan jasa berbasis teknologi seperti software purchasing.
3. Melakukan pembelian
Dalam peran ini staf pengadaan barang atau jasa mengajukan negosiasi harga kepada vendor ataupun supplier. Hal ini dapat Anda lakukan untuk mendapatkan harga paling rendah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Setelah melakukan negosiasi dan mencapai kesepakatan bersama, langkah selanjutnya adalah pembuatan kontrak jual beli dan penandatanganan kontrak sebagai dokumen hukum yang mengikat antar pihak.
Langkah terakhir adalah pembelian atau purchasing. Tim procurement harus memastikan kualitas dan kuantitas barang dan jasa yang dipesan, biaya total, dan persetujuan alur kerja dari supplier.
4. Mengevaluasi pemasok
Setelah melakukan pembelian barang dan jasa, tim perlu mengawasi atau melakukan evaluasi terhadap kinerja supplier. Jika terdapat kekurangan dalam supply chain maupun kinerja pemasok, hal ini dapat menjadi bahan evaluasi atau masukan bagi supplier.
Kemudian, perusahaan seringkali kesulitan mengelola banyaknya produk. Sistem Supply Chain Management dapat membantu perusahaan mengelola produk dan material secara akurat dan otomatis.
Alur Pengadaan Barang dan Jasa
Proses pengadaan barang dan jasa untuk setiap perusahaan tentunya berbeda-beda tergantung kebutuhan perusahaan. Ada beberapa alur pengadaan barang dan jasa yang umum dilaksanakan. Berikut adalah alur-alur pengadaan barang dan jasa:
1. Mencatat apa saja barang dan jasa yang dibutuhkan
Sebelum mencatat barang dan jasa yang dibutuhkan, perusahaan perlu mengumpulkan data kinerja perusahaan dan target perusahaan. Tim khusus yang melakukan hal ini bermanfaat untuk proses penghematan biaya perusahaan.
Selanjutnya, tim ini harus memulai dengan menentukan dan mencatat barang dan jasa sesuai kebutuhan perusahaan. Proses pengadaan barang dan jasa tersebut dilaksanakan berdasarkan SOP perusahaan.
Oleh karena itu, dokumen purchase order (PO) sangat penting dalam alur procurement karena memastikan adanya kejelasan terkait spesifikasi barang atau jasa, kuantitas, harga, dan syarat pembayaran yang disepakati.
2. Mencari sumber barang dan jasa
Perusahaan harus menyeleksi dari list kandidat supplier. Saat memilih supplier perusahaan bisa melakukannya dengan metode pengadaan barang dan jasa yang meliputi swakelola, penunjukan langsung, pemilihan langsung, pembukaan tender secara umum maupun terbatas.
Pada umumnya perusahaan membuka tender kepada pemasok barang atau jasa. Dalam hal ini supplier berlomba memberikan harga dan kualitas terbaik. Selanjutnya, perusahaan akan memberikan inquiry document ke supplier.
3. Memilih vendor yang tepat
Hal selanjutnya adalah menganalisis vendor tersebut dari segi kualitas, kuantitas, dan juga pengalaman sebelumnya. Setelah itu, Anda pastinya telah menghapus daftar supplier yang kurang cocok dengan kebutuhan perusahaan.
Dalam industri makanan, penggunaan sistem procurement pabrik makanan sangat membantu dalam proses seleksi dan evaluasi vendor. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk menilai pemasok secara lebih objektif berdasarkan data historis dan kinerja mereka.
Alur selanjutnya adalah perusahaan melakukan permintaan penawaran kepada pemasok yang terpilih melalui surat pesanan barang. Saat perusahaan menerima tawaran dari pemasok, maka perusahaan akan melakukan negosiasi dengan pemasok barang agar dapat meminimalisir pengeluaran.
Nantinya, perusahaan akan memilih supplier yang terbaik dan terpilih sebagai pemenang tender pengadaan barang dan jasa.
4. Membuat dan memantau pembelian
Setelah perusahaan memilih vendor, maka alur selanjutnya adalah membuat dokumen purchase order (PO) yang nantinya akan diberikan kepada supplier terpilih sebagai suatu bukti jadi pembelian. Pada umumnya dokumen ini ditandatangani individual oleh pihak manajemen.
Setelah supplier menerima PO, maka mereka akan mengirimkan delivery order atau working order ke pembeli. Pada tahap ini, staf procurement memantau pembelian barang dan jasa berjalan dengan lancar atau tidak sebelum melakukan pembayaran.
5. Penerimaan barang atau jasa
Setelah supplier dan perusahaan menyetujui proses pengadaan, supplier akan mengirimkan barang dan jasa tersebut. Sebelum melakukan pembayaran atau pelunasan pihak perusahaan akan memeriksa barang dan jasa tersebut dari segi kualitas dan kuantitas.
Jika terdapat kekurangan maka perusahaan berhak melakukan negosiasi, komplain atau return sesuai kesepakatan bersama. Selanjutnya, perusahaan akan menerima dokumen invoice dan melakukan pengecekan delivery order, purchase order, dan invoice.
6. Pembayaran
Setelah perusahaan menerima barang dan jasa maka alur selanjutnya adalah pembayaran atau pelunasan. Nominal pembayarannya dilakukan sesuai kesepakatan bersama dan tertera di dokumen purchase order.
Jika terdapat kekurangan dalam kualitas atau kuantitas barang maka negosiasi, komplain atau sistem return berlaku sesuai kesepakatan bersama dalam dokumen.
Langkah terakhir dalam alur pengadaan barang adalah pembayaran. Pembayaran pada saat pengadaan barang tentu menjadi satu tantangan bagi perusahaan. Hal itu karena banyaknya jumlah barang yang harus perusahaan beli.
Untuk memudahkan pemahaman, berikut rangkuman alur pengadaan barang dan jasa yang disusun dalam bentuk tabel:
| No. | Alur Pengadaan | Penjelasan Singkat |
| 1. | Identifikasi kebutuhan | Mencatat barang/jasa yang dibutuhkan berdasarkan data dan SOP perusahaan. |
| 2. | Mencari sumber |
Menyeleksi supplier melalui metode seperti pemilihan langsung atau tender. |
| 3. | Memilih vendor |
Mengevaluasi penawaran, menilai kualitas vendor, dan menentukan pemasok terbaik. |
| 4. | Membuat & memantau PO |
Menyusun PO, mengirimkannya ke supplier, lalu memantau proses pembelian. |
| 5. | Penerimaan barang/jasa |
Menerima barang, memeriksa kualitas/kuantitas, dan mencocokkan dokumen. |
| 6. | Pembayaran | Melakukan pembayaran sesuai kesepakatan setelah barang diterima dengan benar. |
Perbedaan Procurement dan Purchasing
Pada dasarnya, procurement dan purchasing memiliki kaitan yang sangat erat satu dengan lainnya. Meski begitu, terdapat beberapa perbedaan yang signifikan. Berikut merupakan beberapa perbedaan dari procurement dan purchasing:
1. Tujuan akhir
Procurement sendiri bersifat strategis dan proaktif. Hal ini karena procurement fokus untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan dan memenuhi pengadaan kebutuhan tersebut. Proses ini sendiri bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki barang atau jasa tepat.
Berbeda dengan procurement, purchasing lebih bersifat reaktif. Hal ini karena purchasing berfokus pada pengeluaran perusahaan dan membeli kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu, proses purchasing dilakukan berdasarkan kebutuhan perusahaan.
2. Penilaian barang atau jasa
Procurement menempatkan kepentingan pada nilai barang atau jasa daripada biayanya. Dalam proses ini, perusahaan akan melakukan evaluasi pemasok dan barang yang vendor tawarkan secara menyeluruh.
Di sisi lain, purchasing akan fokus pada harga daripada nilai barang atau jasa. Proses ini akan berfokus pada negosiasi harga dan memperoleh barang dengan harga dan kualitas yang memadai.
3. Proses pengerahan
Dalam segi pengerahannya, pengadaan bertanggung jawab untuk mengurus seluruh kegiatan dari pengadaan hingga terbit invoice untuk mendapatkan semua barang yang perusahaan butuhkan.
Sedangkan purchasing, bertanggung jawab untuk melakukan pembelian barang dan jasa pada saat perusahaan membutuhkan barang tersebut.
4. Tugas
Tugas pengadaan meliputi identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, dan pemantauan kinerja pemasok. Selain itu, pengadaan memiliki tugas lain yang diperlukan untuk mendapat barang dan jasa pada waktu yang tepat.
Sementara itu, purchasing akan fokus pada tugas-tugas spesifik, termasuk pemesanan, pengiriman, dan pembayaran atas barang atau jasa. Purchasing juga bertanggung jawab untuk memastikan barang atau jasa yang datang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas.
5. Keterlibatan dengan supplier
Pengadaan bertanggung jawab untuk memilih pemasok yang sesuai, termasuk dalam direct purchase. Selain itu, memperkuat relasi dengan pemasok untuk mencapai tujuan, memantau kinerja, dan memastikan persyaratan kontrak telah menjadi tugas procurement.
Di sisi lain, purchasing bertugas untuk melakukan transaksi yang efisien sehingga membangun hubungan dengan supplier bukan menjadi fokus. Tidak hanya itu, purchasing juga melakukan negosiasi dengan pemasok terkait harga, jadwal, dan persyaratan pembayaran.
Untuk melihat perbedaan keduanya dengan lebih jelas, berikut tabel perbandingan antara procurement dan purchasing:
| Aspek | Procurement | Purchasing |
| Tujuan akhir | Bersifat strategis dan proaktif, fokus pada pemenuhan kebutuhan perusahaan secara menyeluruh. | Bersifat reaktif, fokus pada melakukan pembelian sesuai kebutuhan yang muncul. |
| Penilaian barang/jasa | Menekankan nilai dan kualitas barang/jasa serta evaluasi vendor secara menyeluruh. | Fokus pada harga dan memperoleh barang dengan biaya yang sesuai. |
| Proses pengerahan | Mengelola seluruh alur pengadaan hingga invoice diterbitkan. | Melakukan pembelian barang/jasa saat dibutuhkan. |
| Tugas | Identifikasi kebutuhan, pemilihan pemasok, negosiasi kontrak, dan pemantauan kinerja supplier. | Pemesanan, pengiriman, dan pembayaran barang/jasa sesuai standar kebutuhan. |
| Keterlibatan dengan supplier | Membangun hubungan jangka panjang dan memastikan kepatuhan terhadap kontrak. | Fokus pada transaksi efisien tanpa membangun relasi mendalam. |
Optimalisasi Pengadaan Barang dengan Teknologi Procurement
Banyak perusahaan kini beralih ke solusi digital untuk menghadapi tantangan pengadaan yang semakin kompleks. Purchasing software memungkinkan perusahaan memilih vendor, mengatur produk, serta mengelola pembayaran dan pengiriman dalam satu sistem yang terstruktur.
Secara umum, sistem e-procurement yang baik mencakup beberapa fitur utama yang mendukung efisiensi pengadaan:
- Online Tender dan RFQ/ITQ: Memungkinkan perusahaan mengelola tender dan permintaan penawaran secara digital, sehingga perbandingan proposal dari berbagai vendor menjadi lebih mudah dan transparan.
- Penilaian Vendor Otomatis: Sistem menilai performa vendor berdasarkan ketepatan waktu, harga, dan kelengkapan pengiriman secara objektif berbasis data.
- Pemantauan Penghematan Biaya: Perusahaan dapat melacak dan melaporkan efisiensi biaya yang dicapai dari setiap aktivitas procurement.
- Pelacakan Anggaran per Pembelian: Fitur ini memastikan setiap transaksi tidak melampaui batas anggaran yang telah ditetapkan, sehingga pengeluaran tetap terkontrol.
- Analisis Pembelian Mendalam: Memberikan wawasan tentang produk yang paling sering dibeli, tren harga, dan kinerja vendor untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.
Kesimpulan
Procurement adalah proses pengadaan barang atau jasa yang mencakup pemilihan supplier, negosiasi harga, hingga penerimaan barang sesuai standar perusahaan. Proses ini bukan sekadar aktivitas pembelian, melainkan fungsi strategis yang berdampak langsung pada efisiensi operasional dan pengendalian biaya perusahaan.
Dengan memahami alur dan peran procurement secara menyeluruh, perusahaan dapat membangun sistem pengadaan yang lebih terstruktur, transparan, dan responsif terhadap kebutuhan bisnis. Penerapan teknologi seperti sistem e-procurement pun semakin relevan untuk mendukung proses ini agar berjalan lebih cepat, akurat, dan minim risiko.
Pertanyaan Seputar Procurement
-
Apa tujuan utama dari procurement?
Tujuan utama dari procurement adalah memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang atau jasa yang dibutuhkan dengan kualitas yang tepat, harga terbaik, dan tepat waktu. Proses ini mendukung kelancaran operasional dan penghematan biaya perusahaan.
-
Apa saja jenis procurement?
Jenis-jenis Procurement
1. Direct Procurement: Pengadaan barang langsung terkait produksi, seperti bahan baku.
2. Indirect Procurement: Pengadaan barang/jasa untuk kebutuhan operasional, seperti peralatan kantor.
3. Service Procurement: Pengadaan jasa, misalnya layanan IT atau konsultan.
4. Strategic Procurement: Pengadaan berbasis strategi jangka panjang untuk mendukung tujuan perusahaan. -
Apa itu procurement officer?
Procurement officer adalah individu yang bertanggung jawab atas proses pengadaan barang dan jasa di perusahaan. Tugasnya meliputi mencari vendor, menegosiasikan kontrak, mengelola anggaran, dan memastikan pembelian memenuhi standar perusahaan
-
Apa perbedaan procurement dan purchasing?
Procurement bersifat strategis dan mencakup keseluruhan proses pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan, pemilihan vendor, negosiasi kontrak, hingga evaluasi pemasok. Sementara purchasing lebih bersifat operasional, yaitu aktivitas pembelian barang atau jasa pada saat dibutuhkan. Singkatnya, purchasing adalah bagian dari procurement, bukan proses yang berdiri sendiri.
