Aplikasi Gaji Karyawan adalah solusi modern untuk mengatasi tantangan pengelolaan upah yang sering memusingkan manajer HR. Proses manual rawan salah hitung, sering terlambat, dan sulit melacak data gaji jika jumlah karyawan terus bertambah.
Banyak perusahaan juga menghadapi masalah perhitungan lembur yang tidak akurat, potongan pajak keliru, hingga kurangnya transparansi bagi karyawan. Dengan sistem digital yang terintegrasi seperti software payroll, semua komponen gaji dapat dihitung tepat waktu, aman, dan sesuai regulasi.
HashMicro menawarkan aplikasi gaji karyawan dengan fitur otomatisasi, integrasi data absensi, dan penyimpanan cloud yang aman. Solusi ini membantu tim HR mengelola gaji lebih cepat, akurat, dan bisa diakses kapan saja, di mana saja.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa itu Aplikasi Gaji Karyawan?
Aplikasi Gaji Karyawan adalah solusi digital yang membantu perusahaan menghitung dan mengelola pembayaran gaji secara otomatis dan akurat. Dengan fitur modern, proses yang biasanya memakan waktu dan rawan kesalahan dapat dilakukan lebih cepat dan efisien.
Dibandingkan mengandalkan aplikasi payroll Excel yang rentan kesalahan formula, aplikasi penggajian web memberikan kemudahan akses kapan saja dan dari mana saja. Sistem ini juga terintegrasi dengan data absensi, potongan, dan tunjangan sehingga perhitungan gaji menjadi lebih transparan.
Penggunaan aplikasi gajian memungkinkan perusahaan menghemat waktu, mengurangi risiko keterlambatan, dan meningkatkan kepuasan karyawan. Dengan data yang tersimpan rapi dan aman, pengelolaan gaji menjadi lebih praktis sekaligus mendukung kelancaran operasional bisnis.
Baca Juga: Apa itu Employe Benefit? Contoh, Manfaat, dan Jenisnya
11 Tips Mudah Memilih Aplikasi Gaji Karyawan
Perusahaan tidak boleh sembarangan dalam memilih aplikasi penggajian yang cocok untuk mempermudah kebutuhannya. Terlebih di tengah pandemi Covid-19 yang mengadopsi model kerja WFH (Work From Home) dan membuat pendistribusian gaji sebisa mungkin dilakukan tanpa pergi ke bank. Agar tidak terjadi kesalahan dalam memilih aplikasi slip gaji yang tepat, perhatikan beberapa tips berikut.
1. Memperhatikan kebutuhan perusahaan terhadap aplikasi gaji karyawan
Penting bagi perusahaan untuk memahami kebutuhannya terlebih dahulu. Dengan begitu, tujuan dan target yang telah perusahaan tetapkan bisa tercapai dengan lebih mudah. Perusahaan perlu memperhitungkan anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli dan mengelola software payroll.
Selain itu, penting juga untuk mengetahui fitur apa saja yang perusahaan butuhkan untuk memudahkan pengelolaan. Misalnya, perusahaan perlu pengarsipan pajak, pengelolaan cuti, dan daftar hadir serta database lengkap masing-masing karyawan.
2. Aplikasi gaji karyawan menggunakan sistem berbasis cloud-based
Aplikasi berbasis cloud-based belakangan ini menjadi familiar bagi perusahaan. Pasalnya, sistem berbasis cloud bisa sangat membantu mempermudah seluruh operasional perusahaan, termasuk pengelolaan penggajian. Software HRM berbasis cloud memungkinkan tim HR mengakses dan meng-update sistem secara mudah melalui berbagai perangkat, selama terhubung dengan internet.
HashMicro menyediakan Aplikasi HRIS dengan beragam fitur unggulan untuk mengelola penggajian. Fitur-fitur ini bisa membantu tim HR menyederhanakan pengelolaan administrasi karyawan melalui satu sistem terpusat. Seluruh dokumen dan data karyawan tersimpan dalam cloud system dengan keamanan yang terjamin. Bahkan sistem berbasis cloud ini bisa perusahaan akses kapan saja, di mana saja, dan dengan perangkat apa saja.
3. Memiliki berbagai fitur unggul
Sebelum memutuskan membeli dan mengelola sistem payroll, perusahaan perlu mencari tahu fitur yang cocok untuk menjawab berbagai kebutuhan dalam sistem penggajian yang berjalan. Aplikasi penggajian yang tepat harus bisa membantu perusahaan, khususnya tim HR untuk mempermudah perhitungan gaji karyawan secara praktis, termasuk komponen yang mempengaruhi penggajian.
Misalnya, perhitungan PPh 21, cuti, lembur, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan tunjangan lainnya. Perusahaan juga bisa mempertimbangkan aplikasi yang bisa memproses slip gaji secara otomatis.
4. Akses penggunaan aplikasi gaji karyawan yang mudah
Tips lain yang perlu perusahaan pertimbangkan adalah tampilan aplikasi yang user-friendly. Dengan tampilan yang mudah digunakan siapa saja, perusahaan tidak perlu bingung mencari sumber daya manusia yang expert.
Tim HR pun tidak perlu kesulitan dengan berbagai rumus, format dan kertas yang membingungkan dan menyita banyak waktu. Dengan begitu, pengelolaan gaji karyawan bisa berjalan dengan lebih cepat dan akurat.
5. Memiliki database karyawan dengan keamanan yang terjamin
Salah satu tips penting yang harus perusahaan perhatikan adalah masalah keamanan data. Tentu saja perusahaan ingin menghindari risiko terjadinya pencurian dan bahkan kehilangan berbagai data pengelolaan gaji karyawan. Aplikasi penggajian yang perusahaan pilih harus bisa menjaga kerahasiaan data karyawan.
Aplikasi Payroll HashMicro perlu perusahaan pertimbangkan karena aplikasi ini memiliki sistem yang aman dan terlindungi. Dengan begitu seluruh data, dokumen, kontrak terkait karyawan hingga penggajian dapat tersimpan secara aman dalam cloud system terpusat dengan tingkat keamanan yang berlapis.
Baca juga: Mengetahui PKWTT dan Ketentuannya dalam Dunia Kerja
6. Menyediakan support service
Selain beberapa tips di atas, penting bagi perusahaan untuk mempertimbangkan aplikasi yang menyediakan support service dari penyedia aplikasi. Pastikan aplikasi yang perusahaan pilih menawarkan berbagai layanan pelanggan, baik melalui telepon, live chat maupun email.
Adanya layanan dan dukungan bisa sangat membantu pengguna dan klien yang mengalami kesulitan dalam mengoperasikan aplikasi. Kesigapan dalam membantu mengatasi kendala juga menjadi faktor yang perlu perusahaan pertimbangkan.
Kualitas dan adanya support service menjadi faktor penting dalam mendorong keberhasilan penerapan aplikasi penggajian. Dengan adanya software ERP, dapat melakukan konsultasi, pembuatan blue print, training hingga user manual untuk memastikan kelancaran penggunaan aplikasi.
7. Mempunyai track record yang bagus
Rekam jejak penyedia yang bagus adalah hal selanjutnya yang perlu perusahaan perhatikan. Terlebih, penggajian bukan hal sepele dan menyangkut hubungan antara perusahaan dengan karyawan.
Oleh karenanya, perusahaan perlu mencari tahu dengan cermat rekam jejak yang dimiliki penyedia aplikasi penggajian sebelum memutuskan untuk membeli dan mengelola aplikasi tersebut.
8. Adanya fitur demo gratis
Bagi perusahaan, investasi teknologi memerlukan banyak pertimbangan, baik dari segi biaya, fitur yang didapatkan, kapasitas hingga kebutuhan. Misalnya, perusahaan memiliki jumlah karyawan yang banyak, sehingga penggunaan aplikasi penggajian sangat krusial bagi kelancaran bisnisnya. Maka dari itu, Dengan tersedianya berbagai aplikasi, tentu perusahaan harus menyeleksi mana yang paling cocok.
Fitur coba gratis menjadi salah satu hal yang harus perusahaan perhatikan. Dengan mengakses fitur coba gratis, perusahaan bisa mencoba pengalaman dalam mengelola aplikasi.
Selain itu, perusahaan juga bisa mempertimbangkan kesesuaian aplikasi dengan kebutuhannya secara langsung. Terutama dalam sistem ERP, fitur coba gratis memungkinkan perusahaan untuk mengevaluasi bagaimana solusi ERP dapat mengoptimalkan operasional dan mendukung pertumbuhan bisnis mereka.
9. Dapat perusahaan kustomisasi
Tips lain dalam memilih aplikasi penggajian yang tepat adalah dapat perusahaan kustomisasi. Keunggulan utama Software ERP HashMicro adalah adanya kemudahan kustomisasi untuk menyesuaikan kebutuhan unik setiap perusahaan. Dengan fleksibilitas aplikasi, perusahaan bisa memusatkan perhatian terhadap pengembangan bisnis, bukan menyiapkan sistem pengelolaan gaji baru setiap beberapa periode.
10. Biaya transparan
Perusahaan perlu mempertimbangkan biaya yang harus dikeluarkan dalam penggunaan aplikasi. Penting untuk mengetahui biaya operasionalnya dengan jumlah karyawan dan apakah ada penambahan biaya untuk fitur-fitur tambahan. Dengan mengetahuinya, perusahaan bisa menentukan kesesuaian aplikasi tersebut dengan anggaran yang ditetapkan.
11. Aplikasi gaji karyawan dapat terintegrasi dengan aplikasi lain
Tips terakhir yang perlu perusahaan pertimbangkan adalah aplikasi penggajian yang bisa terintegrasi dengan aplikasi lainnya. Sebagai tambahan, Hal ini bertujuan untuk memperoleh hasil yang lebih optimal.
Salah satunya, Aplikasi Payroll terbaik dari HashMicro yang bisa perusahaan integrasikan dengan aplikasi lain, seperti Aplikasi Manajemen Timesheet untuk memantau dan melacak jam kerja serta menganalisis performa karyawan secara otomatis.
Baca Juga: 6 Tips Meningkatkan Produktivitas Karyawan di Tempat Kerja
Cara Membuat Payroll Gaji Karyawan
Mengelola payroll secara manual sering memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan perhitungan. Dengan bantuan Aplikasi Gaji Karyawan, proses ini dapat dilakukan lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi yang berlaku.
1. Buat database penggajian karyawan: Gunakan Aplikasi Gaji Karyawan atau aplikasi payroll Excel untuk mencatat data penting seperti nama, NIK, jabatan, masa kerja, PTKP, dan gaji pokok. Database yang rapi akan memudahkan perhitungan slip gaji dan memastikan akurasi pajak serta tunjangan.
2. Siapkan form perhitungan BPJS: Buat form BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan di aplikasi penggajian web untuk menghitung tunjangan dan potongan sesuai tarif terbaru. Proses otomatis ini membantu menghindari kesalahan dan mempercepat perhitungan.
3. Hitung PPh 21: Gunakan template PPh 21 di aplikasi payroll Excel untuk menghitung pajak sesuai penghasilan, PTKP, dan status karyawan. Dengan sistem ini, perhitungan lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi pajak.
4. Susun daftar gaji karyawan: Gabungkan semua komponen seperti gaji pokok, tunjangan BPJS, potongan BPJS, dan PPh 21 dalam aplikasi gajian. Daftar ini memudahkan perusahaan melihat total beban gaji dan jumlah yang harus dibayarkan setiap bulan.
5. Buat slip gaji: Masukkan data dari daftar gaji ke form slip gaji di Aplikasi Gaji Karyawan untuk transparansi pembayaran. Slip ini memuat pendapatan, potongan, dan total THP yang harus diterima karyawan.
6. Lakukan pembayaran gaji: Transfer gaji melalui bank atau tunai sesuai THP di slip gaji yang dibuat di aplikasi penggajian web. Sertakan slip gaji sebagai bukti resmi agar karyawan merasa aman dan percaya pada sistem perusahaan.
HashMicro Menyediakan Generator Slip Gaji yang Bisa Disesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan
Sebagai bagian dari komitmen HashMicro terhadap solusi HRM, kami memperkenalkan Slip Gaji Generator Online yang praktis. Alat ini mempermudah pembuatan slip gaji karyawan secara cepat dan akurat, ideal untuk perusahaan yang ingin mengotomatisasi penggajian dan menghemat waktu.
Kesimpulan
Aplikasi gaji karyawan adalah salah satu aplikasi yang wajib perusahaan pertimbangkan untuk gunakan. Penggunaan aplikasi bisa mempermudah perusahaan dalam mengelola dan memantau setiap pembagian gaji secara lebih akurat tanpa kesalahan perhitungan dan human error.
Software HRIS memungkinkan perusahaan mengotomatisasi pengelolaan gaji, termasuk komponen lain, seperti PPh 21, cuti, daftar hadir, reimbursement dan berbagai tunjangan lain. Dengan tampilan yang user-friendly, aplikasi ini bisa perusahaan gunakan, baik oleh pemula sekalipun.
Unduh perhitungan skema harga aplikasi payroll terbaik milik HashMicro untuk mengetahui rinciannya. Dapatkan demo gratis sekarang!
