Aplikasi Gaji Karyawan adalah solusi modern untuk mengatasi tantangan pengelolaan upah yang sering memusingkan manajer HR. Proses manual rawan salah hitung, sering terlambat, dan sulit melacak data gaji jika jumlah karyawan terus bertambah.
Banyak perusahaan juga menghadapi masalah perhitungan lembur yang tidak akurat, potongan pajak keliru, hingga kurangnya transparansi bagi karyawan. Dengan sistem digital yang terintegrasi seperti software payroll, semua komponen gaji dapat dihitung tepat waktu, aman, dan sesuai regulasi.
HashMicro menawarkan aplikasi gaji karyawan dengan fitur otomatisasi, integrasi data absensi, dan penyimpanan cloud yang aman. Solusi ini membantu tim HR mengelola gaji lebih cepat, akurat, dan bisa diakses kapan saja, di mana saja.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Aplikasi Gaji Karyawan?
Aplikasi Gaji Karyawan adalah solusi digital yang membantu perusahaan menghitung dan mengelola pembayaran gaji secara otomatis dan akurat. Dengan fitur modern, proses yang biasanya memakan waktu dan rawan kesalahan dapat dilakukan lebih cepat dan efisien.
Dibandingkan mengandalkan aplikasi payroll Excel yang rentan kesalahan formula, aplikasi penggajian web memberikan kemudahan akses kapan saja dan dari mana saja. Sistem ini juga terintegrasi dengan data absensi, potongan, dan tunjangan sehingga perhitungan gaji menjadi lebih transparan.
Penggunaan aplikasi gajian memungkinkan perusahaan menghemat waktu, mengurangi risiko keterlambatan, dan meningkatkan kepuasan karyawan. Dengan data yang tersimpan rapi dan aman, pengelolaan gaji menjadi lebih praktis sekaligus mendukung kelancaran operasional bisnis.
Baca Juga: Apa itu Employe Benefit? Contoh, Manfaat, dan Jenisnya
11 Tips Mudah Memilih Aplikasi Gaji Karyawan
Perusahaan tidak boleh sembarangan dalam memilih aplikasi penggajian yang cocok untuk mempermudah kebutuhannya. Terlebih di tengah pandemi Covid-19 yang mengadopsi model kerja WFH (Work From Home) dan membuat pendistribusian gaji sebisa mungkin dilakukan tanpa pergi ke bank. Agar tidak terjadi kesalahan dalam memilih aplikasi slip gaji yang tepat, perhatikan beberapa tips berikut.
1. Memperhatikan kebutuhan perusahaan terhadap aplikasi gaji karyawan
Penting bagi perusahaan untuk memahami kebutuhannya terlebih dahulu. Dengan begitu, tujuan dan target yang telah perusahaan tetapkan bisa tercapai dengan lebih mudah. Perusahaan perlu memperhitungkan anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli dan mengelola software payroll.
Selain itu, penting juga untuk mengetahui fitur apa saja yang perusahaan butuhkan untuk memudahkan pengelolaan. Misalnya, perusahaan perlu pengarsipan pajak, pengelolaan cuti, dan daftar hadir serta database lengkap masing-masing karyawan.
2. Aplikasi gaji karyawan menggunakan sistem berbasis cloud-based
Aplikasi gaji karyawan berbasis cloud memudahkan perusahaan mengelola penggajian secara fleksibel dan efisien. Sistem ini memungkinkan tim HR mengakses serta memperbarui data kapan saja dan dari perangkat apa pun selama terhubung ke internet.
HashMicro HRIS hadir dengan fitur lengkap untuk menyederhanakan administrasi karyawan dalam satu sistem terpusat. Semua data tersimpan aman di cloud, memastikan pengelolaan gaji dan dokumen karyawan tetap praktis dan terlindungi.
3. Memiliki berbagai fitur unggul
Sebelum memilih sistem payroll, perusahaan perlu memastikan fitur-fiturnya sesuai dengan kebutuhan operasional. Aplikasi penggajian yang tepat seharusnya membantu tim HR menghitung gaji secara praktis, termasuk seluruh komponen yang memengaruhi penggajian.
Misalnya, perhitungan PPh 21, cuti, lembur, BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan tunjangan lainnya. Perusahaan juga bisa mempertimbangkan aplikasi yang bisa memproses slip gaji secara otomatis.
4. Akses penggunaan aplikasi gaji karyawan yang mudah
Tips lain yang perlu perusahaan pertimbangkan adalah tampilan aplikasi yang user-friendly. Dengan tampilan yang mudah digunakan siapa saja, perusahaan tidak perlu bingung mencari sumber daya manusia yang expert.
Tim HR pun tidak perlu kesulitan dengan berbagai rumus, format dan kertas yang membingungkan dan menyita banyak waktu. Dengan begitu, pengelolaan gaji karyawan bisa berjalan dengan lebih cepat dan akurat.
5. Memiliki database karyawan dengan keamanan yang terjamin
Salah satu tips penting yang harus perusahaan perhatikan adalah masalah keamanan data. Tentu saja perusahaan ingin menghindari risiko terjadinya pencurian dan bahkan kehilangan berbagai data pengelolaan gaji karyawan. Aplikasi penggajian yang perusahaan pilih harus bisa menjaga kerahasiaan data karyawan.
Aplikasi Payroll HashMicro perlu perusahaan pertimbangkan karena aplikasi ini memiliki sistem yang aman dan terlindungi. Dengan begitu seluruh data, dokumen, kontrak terkait karyawan hingga penggajian dapat tersimpan secara aman dalam cloud system terpusat dengan tingkat keamanan yang berlapis.
Baca juga: Mengetahui PKWTT dan Ketentuannya dalam Dunia Kerja
6. Menyediakan support service
Selain fitur utama, perusahaan juga perlu mempertimbangkan aplikasi yang menyediakan support service dari penyedia resminya. Pastikan tersedia layanan pelanggan yang responsif, baik melalui telepon, live chat, maupun email, untuk membantu saat terjadi kendala operasional.
Dukungan teknis yang sigap akan memastikan implementasi aplikasi penggajian berjalan lancar. Melalui software ERP, perusahaan juga bisa mendapatkan layanan tambahan seperti konsultasi, pembuatan blueprint, pelatihan, hingga panduan penggunaan yang lengkap.
7. Mempunyai track record yang bagus
Rekam jejak penyedia yang bagus adalah hal selanjutnya yang perlu perusahaan perhatikan. Terlebih, penggajian bukan hal sepele dan menyangkut hubungan antara perusahaan dengan karyawan.
Oleh karenanya, perusahaan perlu mencari tahu dengan cermat rekam jejak yang dimiliki penyedia aplikasi penggajian sebelum memutuskan untuk membeli dan mengelola aplikasi tersebut.
8. Adanya fitur demo gratis
Sebelum berinvestasi pada teknologi penggajian, perusahaan perlu mempertimbangkan biaya, fitur, dan kapasitas sesuai kebutuhan operasional. Karena itu, memilih aplikasi dengan fitur demo gratis menjadi langkah penting untuk menilai kesesuaian sistem sebelum membeli.
Melalui fitur demo, perusahaan dapat mencoba langsung cara kerja aplikasi, menilai kemudahan penggunaannya, serta memastikan sistem ERP yang dipilih benar-benar dapat mengoptimalkan operasional dan mendukung pertumbuhan bisnis.
9. Dapat perusahaan kustomisasi
Tips lain dalam memilih aplikasi penggajian yang tepat adalah dapat perusahaan kustomisasi. Keunggulan utama Software ERP HashMicro adalah adanya kemudahan kustomisasi untuk menyesuaikan kebutuhan unik setiap perusahaan.
Dengan fleksibilitas aplikasi, perusahaan bisa memusatkan perhatian terhadap pengembangan bisnis, bukan menyiapkan sistem pengelolaan gaji baru setiap beberapa periode.
10. Biaya transparan
Perusahaan perlu mempertimbangkan biaya yang harus dikeluarkan dalam penggunaan aplikasi. Penting untuk mengetahui biaya operasionalnya dengan jumlah karyawan dan apakah ada penambahan biaya untuk fitur-fitur tambahan.
Dengan mengetahuinya, perusahaan bisa menentukan kesesuaian aplikasi tersebut dengan anggaran yang ditetapkan.
11. Aplikasi gaji karyawan dapat terintegrasi dengan aplikasi lain
Tips terakhir yang perlu perusahaan pertimbangkan adalah aplikasi penggajian yang bisa terintegrasi dengan aplikasi lainnya. Sebagai tambahan, Hal ini bertujuan untuk memperoleh hasil yang lebih optimal.
Salah satunya, Aplikasi Payroll terbaik dari HashMicro yang bisa perusahaan integrasikan dengan aplikasi lain, seperti Aplikasi Manajemen Timesheet untuk memantau dan melacak jam kerja serta menganalisis performa karyawan secara otomatis.
Baca Juga: 6 Tips Meningkatkan Produktivitas Karyawan di Tempat Kerja
Cara Membuat Payroll Gaji Karyawan
Mengelola payroll secara manual sering memakan waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan perhitungan. Dengan bantuan Aplikasi Gaji Karyawan, proses ini dapat dilakukan lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi yang berlaku.
1. Buat database penggajian karyawan: Gunakan Aplikasi Gaji Karyawan atau aplikasi payroll Excel untuk mencatat data penting seperti nama, NIK, jabatan, masa kerja, PTKP, dan gaji pokok. Database yang rapi akan memudahkan perhitungan slip gaji dan memastikan akurasi pajak serta tunjangan.
2. Siapkan form perhitungan BPJS: Buat form BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan di aplikasi penggajian web untuk menghitung tunjangan dan potongan sesuai tarif terbaru. Proses otomatis ini membantu menghindari kesalahan dan mempercepat perhitungan.
3. Hitung PPh 21: Gunakan template PPh 21 di aplikasi payroll Excel untuk menghitung pajak sesuai penghasilan, PTKP, dan status karyawan. Dengan sistem ini, perhitungan lebih cepat, akurat, dan sesuai regulasi pajak.
4. Susun daftar gaji karyawan: Gabungkan semua komponen seperti gaji pokok, tunjangan BPJS, potongan BPJS, dan PPh 21 dalam aplikasi gajian. Daftar ini memudahkan perusahaan melihat total beban gaji dan jumlah yang harus dibayarkan setiap bulan.
5. Buat slip gaji: Masukkan data dari daftar gaji ke form slip gaji di Aplikasi Gaji Karyawan untuk transparansi pembayaran. Slip ini memuat pendapatan, potongan, dan total THP yang harus diterima karyawan.
6. Lakukan pembayaran gaji: Transfer gaji melalui bank atau tunai sesuai THP di slip gaji yang dibuat di aplikasi penggajian web. Sertakan slip gaji sebagai bukti resmi agar karyawan merasa aman dan percaya pada sistem perusahaan.
HashMicro Menyediakan Generator Slip Gaji yang Bisa Disesuaikan Dengan Kebutuhan Perusahaan
Sebagai bagian dari komitmen HashMicro terhadap solusi HRM, kami memperkenalkan Slip Gaji Generator Online yang praktis. Alat ini mempermudah pembuatan slip gaji karyawan secara cepat dan akurat, ideal untuk perusahaan yang ingin mengotomatisasi penggajian dan menghemat waktu.
HashMicro Software HRIS, Solusi Tepat untuk Kelola Gaji Karyawan Lebih Efisien
Efisiensi penggajian menjadi kunci kelancaran bisnis modern. Sistem manual kerap menimbulkan kesalahan dan memakan waktu, membuat tim HR kesulitan menjaga ketepatan dan transparansi pembayaran.
HashMicro Software HRIS membantu perusahaan beralih ke sistem otomatis yang lebih akurat dan terintegrasi. Proses penggajian pun berjalan cepat, mudah, dan mendukung tim HR untuk fokus pada strategi pengembangan karyawan.
Fitur-Fitur HashMicro HRIS:
- Hashy AI: Teknologi AI Hashy memastikan seluruh proses penggajian berlangsung otomatis dan bebas kesalahan. Semua dihitung akurat dan real-time, meminimalkan beban administratif tim HR.
- Face recognition & GPS attendance: Pencatatan kehadiran kini lebih transparan. Sistem pengenalan wajah dan pelacakan GPS membantu memastikan data absensi karyawan valid, lengkap dengan deteksi lokasi palsu (fake GPS detection).
- Manajemen gaji dan komisi: Perhitungan gaji harian, per jam, hingga komisi berbasis target dapat dikelola otomatis. Slip gaji pun dihasilkan secara instan, menjaga ketepatan pembayaran setiap periode.
- Notifikasi otomatis: Proses cuti, lembur, atau reimburse lebih efisien lewat sistem multi-level approval. Setiap tahap dilengkapi notifikasi otomatis agar keputusan cepat diambil tanpa menunggu lama.
- e-Payslip Employee Self-Service (ESS): Karyawan dapat mengakses e-payslip, riwayat payroll, dan informasi gaji langsung melalui portal web atau aplikasi mobile. Semua terintegrasi dengan notifikasi dan geo-tagging untuk kemudahan pantauan.
- Perhitungan pajak & asuransi otomatis: HashMicro menghitung PPh 21/26, BPJS, hingga DPLK sesuai regulasi terbaru. Sistem ini juga mendukung berbagai kebijakan payroll seperti gross, gross-up, dan mix, memastikan kepatuhan penuh terhadap hukum ketenagakerjaan.
- Pelaporan pajak komprehensif: Seluruh laporan pajak—termasuk SPT Masa, 1721 A1, hingga bukti potong—tersedia otomatis dan siap diaudit. Fitur ini menghemat waktu sekaligus meminimalkan risiko kesalahan laporan.
- Pengiriman slip gaji PDF: Setiap slip gaji dikirim langsung ke email karyawan dalam format PDF yang aman dan dilindungi password, menjaga kerahasiaan data penggajian perusahaan.
Segera jadwalkan demo gratis HashMicro dan rasakan kemudahan mengelola gaji karyawan secara efisien, tepat, dan bebas repot.
Kesimpulan
Aplikasi gaji karyawan adalah salah satu aplikasi yang wajib perusahaan pertimbangkan untuk gunakan. Penggunaan aplikasi bisa mempermudah perusahaan dalam mengelola dan memantau setiap pembagian gaji secara lebih akurat tanpa kesalahan perhitungan dan human error.
Software HRIS memungkinkan perusahaan mengotomatisasi pengelolaan gaji, termasuk komponen lain, seperti PPh 21, cuti, daftar hadir, reimbursement dan berbagai tunjangan lain. Dengan tampilan yang user-friendly, aplikasi ini bisa perusahaan gunakan, baik oleh pemula sekalipun.
Unduh perhitungan skema harga aplikasi payroll terbaik milik HashMicro untuk mengetahui rinciannya. Dapatkan demo gratis sekarang!
Pertanyaan Seputar Aplikasi Gaji Karyawan
-
Bagaimana cara mudah mengelola gaji karyawan?
Untuk mengelola gaji karyawan dengan mudah tanpa menggunakan list, Anda dapat menggunakan perangkat lunak pengelolaan gaji karyawan. Beberapa perangkat lunak ini dapat membantu Anda untuk mencatat dan menghitung gaji karyawan, serta mengelola laporan pajak dan lain-lain. Anda juga dapat menggunakan aplikasi pengelolaan gaji karyawan yang dapat diakses secara online, sehingga Anda dapat mengakses data gaji karyawan dari mana saja dan kapan saja.
-
Mengapa perusahaan harus menggunakan software payroll?
Menggunakan software payroll dapat membantu perusahaan dalam mengelola gaji karyawan dengan lebih efisien dan efektif. Software payroll dapat membantu perusahaan dalam mencatat dan menghitung gaji karyawan, mengelola laporan pajak dan lain-lain.
-
Mengapa HashMicro Software HRIS menjadi pilihan tepat untuk penggajian karyawan?
HashMicro HRIS menghadirkan sistem payroll otomatis dengan teknologi AI yang akurat dan terintegrasi. Selain efisien, software ini juga mendukung perhitungan pajak, absensi GPS, hingga pengiriman slip gaji digital, menjadikannya solusi lengkap untuk pengelolaan SDM modern.
