Strategi Terbaik Pelaksanaan On the Job Training (OJT)

Ketika karyawan mendapatkan pekerjaan, biasanya terdapat On-the-Job Training (OJT), yaitu bentuk pelatihan perusahaan kepada karyawan. Selama masa OJT biasanya perusahaan akan melakukan manajemen kompetensi dan training, serta memiliki assessment tertentu untuk menilai karyawan memiliki cukup keterampilan yang perusahaan butuhkan atau tidak.

Sistem Manajemen Kompetensi membantu Anda untuk memperbaiki kinerja karyawan agar sesuai dengan standar perusahaan. Perusahaan harus menyadari pentingnya OJT untuk karyawan, khususnya karyawan baru. Sangat tidak baik apabila perusahaan hanya menginginkan kandidat yang sempurna (yang tidak akan ada) dan menolak untuk mencari kandidat tidak berpengalaman.

Pengertian OJT

OJT (On-the-Job Training) adalah pelatihan langsung di tempat kerja untuk membekali karyawan dengan keterampilan sesuai posisi dan job desc mereka. Durasi pelatihannya biasanya 1–3 bulan atau mengikuti kebijakan HRD.

Dalam OJT, karyawan belajar sambil praktik dengan bimbingan supervisor atau manajer, sehingga mereka memahami prosedur dan tanggung jawab secara nyata. Metode ini membantu karyawan beradaptasi lebih cepat dengan lingkungan dan kebutuhan pekerjaan.

Berbeda dengan off-the-job training yang berlangsung di luar tempat kerja dan lebih fokus pada teori, OJT memberi pengalaman langsung dan biaya yang lebih efisien. Karyawan dapat melihat proses kerja secara real-time dan menguasai keterampilan yang diperlukan untuk bekerja dengan sukses.

Manfaat OJT

Sebelum memahami lebih jauh penerapan OJT, berikut beberapa manfaat utama yang dapat perusahaan dan karyawan peroleh dari metode pelatihan ini:

• Meningkatkan kinerja karyawan: Penelitian Jurnal Administrasi Bisnis menunjukkan bahwa pelatihan di tempat kerja memberikan dampak signifikan pada performa kerja.
• Mudah diterapkan: OJT tidak membutuhkan ruang khusus sehingga dapat dilakukan langsung saat karyawan menjalankan tugasnya.
• Efisien dari segi waktu: Perusahaan tidak perlu mengurangi jam kerja karena pelatihan berlangsung bersamaan dengan aktivitas pekerjaan.
• Pelatihan lebih relevan: Karyawan memperoleh pembelajaran sesuai kebutuhan dan bidang kerja mereka sehingga hasilnya lebih tepat sasaran.

Metode OJT

Karyawan dengan kepribadian yang berbeda membutuhkan berbagai tingkat pelatihan tertentu. Metode pelatihan dapat beragam dan disesuaikan dengan tuntutan dan operasi bisnis organisasi. Berikut ini adalah pendekatan berbeda untuk implementasi OJT di dalam perusahaan:

1. Coaching

Implementasi OJT melalui coaching (pelatihan) sangat melibatkan atasan atau anggota staf yang berpengalaman yang menginstruksikan para pekerja tentang bagaimana menyelesaikan suatu tugas.

Ini adalah pelatihan one-to-one untuk karyawan di mana mereka dapat memperoleh jawaban atas pertanyaan mereka melalui instruksi dan contoh atasan.

2. Mentoring

Pelatihan pendampingan perusahaan serahkan tugasnya kepada individu di tingkat manajerial. Senior atau manajer memiliki kapabilitas untuk membangun organisasi yang profesional dan terhubung secara personal.

Metode mentoring adalah gaya pelatihan one-to-one lainnya di mana manajer bertindak sebagai mentor bagi bawahan dan membimbingnya melalui situasi yang menantang.

Baca Juga: SOP (Standar Operasional Prosedur) : Ketahui Fungsi, Manfaat dan Contoh SOP Perusahaan

3. Rotasi pekerjaan

Rotasi pekerjaan adalah praktik mentransfer karyawan baru antara peran yang berbeda dalam suatu organisasi untuk memberikan pengalaman yang lebih luas dan untuk mengajar mereka dalam berbagai kemampuan. Teknik ini akan meningkatkan kesadaran akan tugas harian yang diberikan kepada masing-masing tim.

Seperti halnya mentoring, rotasi pekerjaan dapat membantu menumbuhkan ikatan yang kuat antara anggota staf dari area lain, menghasilkan kelompok karyawan yang percaya diri dan transparan yang mampu berkolaborasi.

4. Pelatihan instruksional pekerjaan

Perusahaan menyiapkan program pelatihan langkah demi langkah untuk jenis pelatihan ini, di mana pekerja diberikan instruksi tentang cara melakukan tugas dengan benar. Peserta pelatihan pertama-tama diberikan gambaran umum tentang tugas dan hasil yang perusahaan harapkan, dan kemudian pengajar menunjukkan kemampuan yang posisi tersebut perlukan.

Karyawan akan perusahaan beri izin untuk melakukan pekerjaan sesuai dengan kemampuan atau pengetahuan yang telah pengajar berikan.

Ketika program selesai, karyawan memberikan umpan balik untuk bertanya apapun terkait masalah program pelatihan.

6. Understudy

Dalam kebanyakan kasus, pelatihan ini atasan berikan kepada bawahan yang nantinya akan menjadi asisten mereka. Biasanya, pelatihan ini diberikan kepada karyawan yang akan mengambil alih sebagai pengganti atasan setelah atasan pensiun atau menerima promosi.

7. Apprenticeship

Bentuk pelatihan ini biasanya bagi karyawan yang bekerja di industri kerajinan, perdagangan, atau teknis. Bidang-bidang ini menuntut studi ekstensif sebelum mencapai keahlian yang kompeten di bidangnya masing-masing.

Pelaksanaan On the Job Training

Berikut pelaksanaan OJT terbaik yang dapat membantu perusahaan menerapkan pelatihan di tempat kerja perusahaan, antara lain:

1. Buat daftar calon pengajar/mentor/trainer

Perusahaan perlu menyiapkan daftar pengajar atau mentor yang memiliki keahlian kuat dan mampu membimbing karyawan baru selama OJT. Pengajar internal sebaiknya merupakan karyawan berprestasi yang mampu menilai perkembangan peserta secara konsisten.

Tidak semua pelatih harus berasal dari manajer, tetapi mereka wajib memiliki kinerja dan pengetahuan yang unggul di bidangnya. Jika perusahaan kekurangan sumber daya, penggunaan pelatih pihak ketiga dapat menjadi alternatif yang efektif.

2. Atur metode pelatihan

Setiap program pelatihan yang efektif perlu dimulai dengan rencana terstruktur yang memuat daftar tugas rutin, kebijakan, dan prosedur yang harus dipahami karyawan. Karena tiap posisi memiliki kebutuhan berbeda, perusahaan perlu menyiapkan rencana yang lengkap dan jelas untuk setiap jenis pekerjaan.

3. Mengotomatiskan proses pembelajaran

Mengotomatiskan pembelajaran memberi karyawan akses materi yang relevan, menghemat waktu pelatih, dan membantu peserta memahami informasi secara mandiri. Sistem ini juga memudahkan karyawan baru memperkuat pengetahuan sebelum meminta bantuan tambahan.

4. Memberikan kesempatan bagi peserta pelatihan untuk mengembangkan keterampilannya

Setelah OJT, perusahaan perlu memberi kesempatan bagi karyawan baru untuk mempraktikkan keterampilannya di bawah pengawasan mentor. Pada tahap ini, pelatih mengevaluasi kinerja dan menangani masalah yang muncul untuk memastikan karyawan telah menguasai kemampuan yang dibutuhkan.

5. Check-in selama dan setelah pelatihan

Menyesuaikan durasi pelatihan, perusahaan perlu melakukan penilaian kemajuan selama dan setelah proses OJT untuk memastikan peserta berkembang sesuai tahapannya. Evaluasi tersebut membantu memastikan pekerja baru memiliki informasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas secara mandiri.

6. Dapatkan umpan balik dan tingkatkan

Setelah pelatihan selesai, perusahaan sebaiknya meminta umpan balik dari mentor dan peserta untuk memahami efektivitas program secara menyeluruh. Dari penilaian tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan serta memastikan kecocokan dan kinerja pelatih maupun peserta pelatihan.

Peran HRD dalam Menjalankan OJT

HRD bertugas mengelola sumber daya manusia dan memastikan proses OJT berjalan terencana, mulai dari koordinasi pelatihan hingga evaluasi hasilnya. Jika muncul kendala selama pelatihan, HRD bersama manajer terkait akan menanganinya dan menyesuaikan program sesuai kebutuhan perusahaan.

Pelatihan yang efektif membantu karyawan baru beradaptasi lebih cepat, meningkatkan retensi, dan memperkuat reputasi perusahaan. Melalui OJT yang terkelola rapi dengan dukungan aplikasi HRD, perusahaan dapat menciptakan budaya kerja yang positif dan meningkatkan kualitas SDM.

HRD juga memetakan potensi karyawan dan menempatkannya sesuai keahlian untuk mendukung pertumbuhan perusahaan. Pengelolaan ini menjadi lebih mudah ketika menggunakan sistem manajemen talent yang memungkinkan HRD mengadakan pelatihan secara terintegrasi sekaligus mengevaluasi KPI karyawan.

Baca juga: 17 Rekomendasi Software Payroll Terbaik Indonesia 2024

Kesimpulan

Peran HRD sebagai bagian dari perusahaan dapat mengawasi dan menganalisa kinerja metode pelatihan ini dan mengambil keputusan kedepannya untuk terus meningkatkan aspek pelatihan, sehingga karyawan yang diberikan pelatihan yang baik, akan membawa dampak positif bagi perusahaan.

Dalam masa OJT tentu para HRD harus menggunakan alat bantu dalam mengelola sumber daya manusianya. HRD bisa menggunakan software hris untuk membantu OJT supaya berjalan dengan baik

Gunakan Software HRM terbaik dari HashMicro. Banyak kemudahan tugas HR yang bisa Anda dapatkan seperti hitung gaji dan PPh 21, kelola cuti dan daftar kehadiran, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya. Software kami telah digunakan ratusan perusahaan nasional dan internasional. Selengkapnya klik disini.

Pertanyaan Seputar OJT

• Apa itu OJT?

  OJT adalah singkatan dari On-the-Job Training (pelatihan di tempat kerja), merupakan metode pelatihan keterampilan dan pengetahuan yang harus karyawan kuasai ketika bekerja di perusahaan tersebut

• Apa saja bentuk bentuk OJT?

  1.Coaching
  2. Mentoring
  3. Rotasi pekerjaan
  4. Pelatihan instruksional pekerjaan
  5. Understudy
  6. Apprenticeship