17 Software e-Procurement Terbaik untuk Tim Purchasing

Software procurement adalah sistem digital yang digunakan untuk mengelola seluruh proses pengadaan barang dan jasa secara otomatis. Sistem ini bekerja dengan menghubungkan tahapan seperti permintaan pembelian, seleksi vendor, pembuatan kontrak, hingga pembayaran dalam satu platform terintegrasi sehingga proses pengadaan menjadi lebih cepat dan transparan.

Riset dari OpenEnvoy menemukan bahwa tanpa software e-procurement 8–10% dari invoice yang dianalisis adalah duplikat, dengan nilai overbilling jutaan dolar untuk sampel $500M transaksi. Duplikasi ini sering terjadi pada proses procurement manual.

Namun, dengan banyaknya pilihan software procurement di Indonesia, memilih yang tepat dan berkualitas bisa menjadi tantangan tersendiri.

Key Takeaways

Software Procurement menjadi solusi efisien untuk menyederhanakan proses pengadaan dan meminimalkan kesalahan tersebut akibat dari human-error.
Keberhasilan penggunaan software procurement bergantung pada pemilihan yang tepat berdasarkan kebutuhan dan tujuan bisnis.
Pemilihan software procurement yang tepat bergantung pada skala bisnis, kebutuhan integrasi, dan budget.

Daftar Isi:

Highlight Software Procurement Terbaik

Berikut adalah software e-procurement terbaik yang telah dirangkum berdasarkan fitur unggulan masing – masing software. Daftar singkatnya bisa Anda lihat di bawah ini:

Vendor	Ideal untuk	Fitur Utama
HashMicro	Bisnis yang ingin solusi all-in-one untuk mengelola procurement secara otomatis, efisien, dan terintegrasi	Purchase requisition, Blanker order management, AI Vendor comparison, Landed cost calculation dan lain-lain
Oracle	Bisnis yang ingin mengelola proses procurement sekaligus integrasi dengan modul ERP	Fitur pengajuan permintaan, Manajemen kontrak, Supplier Qualification Management. Analytics and Reporting
Microsoft Dynamics 365	Perusahaan yang ingin purchasing terintegrasi dengan ERP lengkap	Procurement workflows, Inventory integration, Invoice matching, Contract management
SAP Ariba	Perusahaan menengah besar hingga enterprise besar dengan volume pengadaan besar dan kompleks	Procure-to-Pay, Supplier management, Spend analysis, Compliance and Risk Management
Total ERP	Bisnis dengan proses procurement dan supply-chain kompleks	Integrated to ERP, Purchase Order Management, Inventory Management, Supplier Collaboration Tools
Coupa	Organisasi yang membutuhkan kontrol ketat atas pengeluaran	Fitur manajemen vendor, Rekonsiliasi tagihan, Real-Time Spend Visibility, Supplier Portal
Procurify	Perusahaan yang ingin mengontrol pengeluaran dan approval pembelian secara real-time	Budget Management, Approval Workflows, Mobile Accessibility,Expense Tracking
Koneksi	UMKM hingga perusahaan menengah yang ingin merapikan proses procurement tanpa sistem yang terlalu kompleks	Supplier Management, Customizable Workflows, Notifikasi tagihan yang otomatis, Blanket Order Management
Precoro	Tim procurement atau finance yang ingin kontrol anggaran, audit trail, dan visibilitas pengeluaran secara real-time	Fitur keamanan total, termasuk Single Sign-On (SSO), Autentikasi 2 faktor, Quick Purchase Order Creation, Supplier Catalog Management
Xelix	Perusahaan yang ingin memperkuat kontrol keuangan dan compliance	Deteksi kelebihan pembayaran, Pencegahan penipuan, Otomatisasi rekonsiliasi pernyataan vendor, Manajemen data vendor utama

Apa itu Software E-Procurement?

Software e-procurement adalah perangkat lunak untuk mengelola proses pengadaan barang dan jasa secara digital. Sistem ini mempermudah pengajuan, persetujuan, hingga pemantauan transaksi secara efisien dan transparan.

Sistem e-procurement membantu menyederhanakan dan mengefisienkan seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan pembelian hingga pemilihan vendor. Agar pengelolaan semakin optimal, sistem ini juga dapat terhubung dengan solusi pengelolaan persediaan barang sehingga pergerakan stok tercatat otomatis dan lebih mudah dikontrol.

Software pembelian barang ini memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan dan mengontrol setiap tahap procurement, mulai dari permintaan pembelian (purchase request), pemilihan dan evaluasi vendor, manajemen kontrak, hingga pembuatan pesanan pembelian (purchase order), dan proses invoicing.

Apa Saja Fungsi Utama Software Procurement?

Berikut beberapa fungsi utama software procurement yang dapat membantu perusahaan mengelola proses pengadaan barang dan jasa dengan lebih efisien:

1. Automatisasi proses pembelian

Mempermudah pembuatan, persetujuan, dan pengiriman purchase order (PO) secara otomatis tanpa proses manual yang memakan waktu.

2. Manajemen vendor terpusat

Menyimpan dan memperbarui data pemasok dalam satu sistem agar proses pemilihan vendor lebih cepat dan transparan.

3. Kontrol anggaran dan pengeluaran

Memantau realisasi anggaran dan memastikan setiap pembelian dengan tail spend management yang sesuai dengan kebijakan perusahaan.

4. Analisis dan pelaporan pembelian

Menyediakan laporan pembelian secara real-time untuk membantu manajemen membuat keputusan strategis berbasis data.

5. Integrasi dengan modul lain

Terhubung dengan sistem Inventory, Accounting, dan Approval Management, sehingga setiap transaksi pembelian otomatis tercatat dan sinkron dengan departemen terkait.

17 Contoh Software Procurement Terbaik di Indonesia

Sebelum masuk ke pembahasan lengkap, berikut beberapa pilihan software e-procurement terbaik yang dapat menjadi pertimbangan bagi berbagai jenis bisnis:

Berikut adalah contoh aplikasi e-procurement lengkap terbaik bagi perusahaan Indonesia yang wajib Anda pertimbangkan dengan matang:

Top 7 Procurement Software for Enterprise

1. Procurement Software Oracle

Aplikasi e-procurement Oracle adalah salah satu contoh aplikasi e-procurement yang dikembangkan oleh Oracle Corporation untuk membantu perusahaan Anda dalam mengelola dan mengotomatisasi proses procurement mereka.

Aplikasi e-procurement dirancang untuk mempermudah seluruh siklus procurement, mulai dari permintaan barang atau layanan hingga pengiriman dan pembayaran Anda kepada pemasok.

Berikut fitur-fitur dari Procurement Software Oracle:

Fitur pengajuan permintaan
Manajemen kontrak
Supplier Qualification Management
Analytics and Reporting

Meskipun begitu, implementasi software e-procurement Oracle seringkali mengalami kendala. Anda dapat membaca artikel ini untuk mengetahui kendalanya.

Kelebihan	Kekurangan
Beragam fitur proses procurement, manajemen persediaan, analisis pengeluaran. Sistem dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Procurement dapat diintegrasikan dengan sistem lain dalam ekosistem Oracle.	Cenderung kompleks, sehingga memerlukan pelatihan dan pemahaman yang mendalam. Membutuhkan biaya lebih untuk fitur tambahannya. Cocok untuk bisnis besar dan menengah, sehingga terlalu mahal bagi bisnis kecil. Merupakan perusahaan yang berbasis di Amerika, sehingga agak sulit untuk berkomunikasi dan konsultasi.

2. Software Procurement HashMicro

HashMicro menyediakan software procurement yang terintegrasi dengan modul ERP lain seperti inventory, accounting, dan asset management. Fitur utamanya mencakup pengkategorian vendor berdasarkan jenis; supplier bahan baku, kontraktor, atau penyedia jasa, serta automated approval workflow untuk mempercepat proses pengadaan.

Sistem ini juga dilengkapi pelacakan spending per kategori dan vendor, sehingga tim purchasing bisa menganalisis pola pengeluaran dan mengidentifikasi peluang penghematan.

Selanjutnya, ketahui fitur-fitur terbaik dari software e-Procurement HashMicro sebagai berikut:

PO, RFQ & PR Management: Anda dapat dengan mudah membuat purchase request, mengubahnya menjadi purchase order, dan mengirim penawaran ke supplier hanya dengan beberapa klik.
Work Order Receiving: Fitur ini memastikan barang yang diterima sesuai jumlah dan spesifikasi serta mencatat seluruh data penerimaan secara akurat.
Purchase Request Approval Management: Persetujuan atau penolakan permintaan pembelian dari berbagai lokasi atau departemen dapat dilakukan melalui satu sistem procurement terpadu.
Online Portal for Suppliers: Vendor dapat mengunggah katalog dan mengikuti proses tender secara online, sehingga mempercepat dan mempermudah proses pengadaan.
Blanket Order Management: Sistem memungkinkan pemesanan barang sesuai harga dan jadwal yang telah disepakati dengan supplier untuk menjaga efisiensi.
Landed Cost Calculation: Anda dapat menghitung total biaya pembelian termasuk pengiriman, asuransi, dan bea cukai untuk mengetahui total biaya sebenarnya.
Vendor Comparison on Tender dengan Hashy AI: Hashy membandingkan penawaran vendor secara real-time berdasarkan harga, kualitas, waktu pengiriman, dan riwayat kinerja untuk membantu pengambilan keputusan yang tepat.
RFQ Approval Management: Hashy mengotomatisasi alur persetujuan RFQ, mengirim notifikasi, dan memastikan respons cepat untuk kelancaran proses pengadaan.

Kelebihan	Kekurangan
Kemudahan integrasi dengan berbagai sistem. Kustomisasi fitur sesuai dengan kebutuhan bisnis. Fleksibilitas dalam model pembelian, baik itu berlangganan bulanan/ tahunan atau lisensi. Dukungan penyelesaian masalah yang cepat.	Fitur yang bervariasi dan kompleks yang kurang cocok untuk bisnis skala kecil dan menengah.

Tertarik untuk mengetahui bagaimana sistem ini bekerja? Pertama-tama, ketahui terlebih dahulu skema harga software procurement dengan klik banner ini tanpa syarat dan ketentuan khusus!

Berikut adalah kisah sukses Brinks yang telah berhasil mengoptimalkan manajemen pengadaan mereka, sehingga bisa memiliki traceability transaksi dan cost control yang baik dengan menggunakan Software Procurement HashMicro.

3. E-Procurement Software Microsoft Dynamics

Aplikasi procurement dari Microsoft Dynamics merupakan contoh aplikasi e-procurement yang memberikan solusi berbasis cloud yang dirancang untuk memfasilitasi analisis dan manajemen pembelanjaan dengan kemudahan akses bagi pengguna.

Dengan platform ini, Anda dapat melakukan analisis mendalam terhadap data pembelanjaan, mengolah informasi, serta menjalankan berbagai tugas terkait lainnya secara terintegrasi.

Berikut fitur-fitur dari E-Procurement Software Microsoft Dynamics:

Supplier Management
Kategorisasi
Manajemen lisensi
Manajemen aset tetap

Kelebihan	Kekurangan
Dashboard yang lengkap. Mulai dari tingkat kategori hingga tingkat pemasok individu Sistem dapat dikustom sesuai dengan kebutuhan spesifik	Kurangnya akurasi data Tingkat pelayanan pelanggan dibawah standar, dengan alasan waktu respons yang lambat terhadap suatu masalah terhadap sistem

4. Software Pengadaan SAP Ariba

SAP Ariba adalah salah satu perusahaan yang mengkhususkan diri dalam software procurement berbasis cloud.

E-procurement software SAP Ariba menyediakan berbagai produk dan layanan yang membantu perusahaan Anda dalam mengelola proses procurement, pembelian, kolaborasi dengan pemasok, analisis biaya, dan manajemen risiko.

Berikut fitur-fitur dari SAP Ariba:

Procure-to-Pay
Supplier management
Spend analysis
Compliance and Risk Management
Real-Time Analytics

Dengan layanan ini, Anda dapat mencari barang yang dibutuhkan, menilai kinerja pemasok serta Anda dapat dengan mudah mengetahui di mana uang perusahaan dihabiskan.

Kelebihan

Kekurangan

Dapat disesuaikan dengan berbagai kebutuhan bisnis dan dapat dikembangkan seiring pertumbuhan bisnis Anda.
SAP Ariba menyediakan alat analisis data yang kuat yang membantu departemen pengadaan untuk membuat keputusan yang lebih baik.
Memfasilitasi kolaborasi yang lebih erat dengan vendor.

Ketergantungan pada koneksi internet dapat memengaruhi pengalaman pengguna.
Biaya yang mahal dan memakan waktu, apabila dibutuhkan perubahan atau kustomisasi aplikasi.
Solusi yang cenderung kompleks, sehingga memerlukan pelatihan yang mendalam.
Perusahaan berbasis di luar Indonesia, sehingga lebih sulit untuk berkomunikasi dengan tim ahli.
Hanya cocok digunakan oleh perusahaan besar dan kompleks

5. Software Procurement Koneksi

Dalam dunia digital saat ini, Koneksi tampil sebagai salah satu contoh aplikasi e-procurement berbasis cloud yang patut diperhitungkan di Indonesia.

Dengan Koneksi, perusahaan akan lebih cepat membuat keputusan mengenai procurement. Hal ini dikarenakan sistem Koneksi mampu menyetujui atau menolak pengajuan RFQ, PR, dan PO karena sistemnya terintegrasi dengan berbagai departemen.

Berikut fitur-fitur dari Koneksi:

Supplier Management
Customizable Workflows
Notifikasi tagihan yang otomatis
Blanket Order Management
Purchase Order Management

Koneksi menjadi pilihan tepat bagi perusahaan yang menginginkan proses procurement yang modern, efisien, dan terintegrasi.

Kelebihan	Kekurangan
Harga yang bersahabat. Integrasi dengan modul dan aplikasi lainnya yang terhubung. Dapat menyetujui atau menolak procurement di berbagai cabang secara online. Cocok untuk semua jenis perusahaan, mulai dari UMKM hingga Enterprise.	Waktu implementasi yang sedikit lebih panjang dari sistem lain karena banyaknya fitur yang harus diinstal

6. Aplikasi Procurement Coupa

Aplikasi procurement Coupa ini seperti alat yang membantu dalam mengurus pembelian barang-barang. Hadirnya sistem ini untuk memudahkan dan mengotomatisasi fungsi pembelian perusahaan Anda, selain itu sistem ini memiliki beberapa fitur unggulan lainnya.

Berikut fitur-fitur dari Aplikasi Procurement Coupa:

Fitur manajemen vendor
Rekonsiliasi tagihan
Real-Time Spend Visibility
Supplier Portal
Automated Invoicing

Kelebihan	Kekurangan
Interface yang ramah pengguna dan mudah digunakan. Dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan bisnis dengan mudah. Diintegrasikan dengan berbagai sistem ERP, sistem keuangan, dan sistem lainnya.	Perubahan dan kustomisasi aplikasi sangat terbatas. Memerlukan investasi awal yang signifikan dalam hal biaya lisensi, biaya pelatihan, dan biaya konsultan. Cocok untuk bisnis menengah hingga besar, terlalu mahal bagi bisnis kecil, karena biaya lisensi, biaya pelatihan, dan biaya konsultan. Berasal dari luar negeri, sehingga sulit untuk melakukan konsultasi

7. E-Procurement Software Procurify

Salah satu contoh aplikasi e-procurement adalah Procurify, yang sangat berguna dalam mengelola pembelian, persetujuan, pemantauan pengeluaran, dan hubungan Anda dengan pemasok.

Procurify menjawab tantangan dengan menghadirkan fitur dukungan dan pelatihan yang akan memberikan pelatihan untuk memastikan bahwa semua orang dalam perusahaan Anda dapat menggunakan sistem ini dengan baik.

Berikut fitur-fitur dari Procurify:

Budget Management
Approval Workflows
Mobile Accessibility
Expense Tracking
Fitur keamanan dan catatan audit

Kelebihan	Kekurangan
Antarmuka pengguna yang intuitif dan mudah digunakan, yang mempermudah penggunaan oleh seluruh tim. Kemampuan analisis data untuk membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan data procurement. Dapat diintegrasikan dengan beberapa sistem keuangan dan aplikasi lainnya.	Bagi bisnis yang berkembang pesat, Procurify mungkin memiliki batasan dalam hal skalabilitas. Pilihan integrasi mungkin terbatas. Dukungan pelanggan kurang lengkap.

Top 5 Procurement Software for SMEs

8. Procurement Software Total ERP

Dalam era bisnis modern seperti saat ini, memilih solusi yang tepat sambil menjaga efisiensi anggaran tentunya menjadi prioritas. Total ERP merupakan salah satu contoh aplikasi e-procurement di Indonesia yang hadir sebagai jawaban dari kebutuhan tersebut.

Salah satu keunggulan yang membedakan Total ERP dari kompetitor lainnya adalah harga yang sepadan apabila dibandingkan dengan fitur-fiturnya yang lengkap. Ini menawarkan solusi bisnis yang efisien tanpa mengorbankan kualitas.

Berikut fitur-fitur dari dari Software Total ERP:

Integrated to ERP
Purchase Order Management
Inventory Management
Supplier Collaboration Tools
Vendor Management system
Real-time Reporting and Analytics

Kelebihan	Kekurangan
Harga yang lebih terjangkau dari platform e-procurement lainnya. Terintegrasi dengan sistem Akuntansi, Inventaris dan CRM-Sales. Seleksi vendor otomatis berdasarkan kriteria khusus dari perusahaan. Dilengkapi dengan aplikasi seluler yang fleksibel untuk diakses kapanpun dan di manapun.	Fitur dengan jangkauan luas dan kompleks, lebih cocok untuk perusahaan berskala besar.

9. Aplikasi Procurement Precoro

Precoro, sebuah contoh aplikasi e-procurement berbasis cloud, dapat menjadi mitra yang sangat berguna bagi perusahaan progresif. Kenapa? Karena Precoro memiliki kemampuan untuk menghemat waktu dan uang Anda dengan menghilangkan semua kerumitan pekerjaan manual yang seringkali melelahkan.

Dilengkapi dengan kemampuan untuk meningkatkan transparansi dalam mengelola arus kas perusahaan. Anda bisa memantau pengeluaran perusahaan dengan lebih detail, termasuk biaya penggantian yang mungkin terlewatkan.

Berikut fitur-fitur dari Precoro:

Fitur keamanan total, termasuk Single Sign-On (SSO)
Autentikasi 2 faktor
Quick Purchase Order Creation
Supplier Catalog Management

Kelebihan	Kekurangan
Mengotomatisasi sebagian besar proses procurement Transparansi dalam setiap proses procurement Pemantauan anggaran secara tepat	Biaya implementasi yang besar Memerlukan pelatihan pengguna sebelum akan digunakan Jika sistem vendor bermasalah, maka akan mengganggu proses operasional

10. Software Pengadaan Xelix

Xelix merupakan sebuah perusahaan SaaS yang menyediakan Pusat Kontrol yang didukung oleh Artificial Intelligence. Platform dari Xelix adalah salah satu contoh aplikasi e-procurement yang terpercaya.

Dengan memanfaatkan teknologi AI terbaru, Xelix berhasil meningkatkan dan mengotomatisasi pengendalian inti dalam proses AP, sehingga hasilnya adalah penghematan biaya yang signifikan, perbaikan dalam proses, dan tim yang lebih puas.

Berikut fitur-fitur dari Software Xelix:

Deteksi kelebihan pembayaran
Pencegahan penipuan
Otomatisasi rekonsiliasi pernyataan vendor
Manajemen data vendor utama
Pelaporan AP/P2P.

Kelebihan	Kekurangan
Mengelola berbagai kontrak dengan berbagai vendor atau mitra bisnis Memantau kinerja vendor untuk memberikan layanan dan produk yang baik. Transparansi Penggunaan dengan melihat bagaimana sumber daya digunakan, termasuk aset keuangan.	Tingkat kompleksitas software cukup tinggi Kustomisasi software yang terbatas

11. Bridgenr

Bridgenr E-Procurement merupakan platform digital berbasis AI yang dirancang untuk mempermudah dan mengotomatiskan seluruh proses pengadaan barang dan jasa perusahaan. Sistem ini memudahkan pengelolaan pesanan pembelian (PO), data vendor, dan laporan pengadaan dalam satu dashboard terpusat.

Dengan demikian, perusahaan dapat memperoleh visibilitas yang lebih baik, mengurangi kesalahan akibat proses manual, serta mempercepat persetujuan dan pengambilan keputusan.

Berikut fitur-fitur dari Bridgenr:

Pembuatan dan pengelolaan PO (purchase order) otomatis
Manajemen vendor yang terpusat
Analitik dan pelaporan berbasis AI
Otomatisasi approval workflows dalam proses pengadaan

Kelebihan	Kekurangan
Visibilitas yang lebih baik dan sentralisasi proses pengadaan Otomatisasi tugas manual yang mengurangi beban pekerjaan rutin Fleksibilitas pengambilan keputusan melalui data real-time dan dashboard analitik.	Proses implementasi dapat memerlukan waktu dan sumber daya yang cukup besar Fitur kompleks yang memerlukan pelatihan bagi pengguna

12. Jaggaer

Sebagai solusi e-procurement berbasis cloud, JAGGAER membantu perusahaan mengelola seluruh proses pengadaan secara terpadu dan otomatis, mulai dari identifikasi serta pemilihan vendor hingga analisis dan evaluasi pengeluaran.

Platform ini menghadirkan sistem terpadu yang memudahkan perusahaan dalam mengelola pesanan pembelian (PO), kontrak, serta hubungan dengan pemasok. Dengan demikian, bisnis dapat memperoleh kendali yang lebih menyeluruh terhadap pengadaan dan pengeluaran.

Berikut fitur-fitur dari Jaggaer:

Analisis pengeluaran secara real-time
Supplier management & performance
Pengelolaan kontrak dari pembuatan hingga pemenuhan dan pembaruan
Portal vendor untuk kolaborasi dan katalog

Kelebihan	Kekurangan
Memberikan visibilitas ke seluruh aktivitas pengadaan Otomatisasi proses pengadaan yang kompleks Manajemen risiko supplier tersentralisasi melalui portal dan sistem penilaian	Biaya total kepemilikan cukup tinggi Kurva pembelajaran pengguna yang cukup curam Implementasi dan migrasi data memerlukan dukungan teknis tambahan

Top 5 Procurement Software for UMKM

13. Infor

Infor menyediakan solusi software procurement sebagai bagian dari rangkaian ERP-nya yang berbasis cloud dan dirancang untuk mendukung seluruh proses pengadaan dalam perusahaan.

Melalui sistem yang terintegrasi, Infor memfasilitasi seluruh proses pengadaan mulai dari perencanaan kebutuhan hingga evaluasi pemasok. Dengan sinkronisasi data di setiap proses, perusahaan dapat menjaga efisiensi operasional serta memastikan transparansi dalam setiap tahap pengadaan.

Berikut fitur-fitur dari Infor:

Pengajuan permintaan dan konversi ke PO dalam satu modul
Supplier management & performance
Landed cost & cost-allocation capabilities
Integrasi dengan modul inventori, produksi, dan keuangan

Kelebihan	Kekurangan
Menyediakan analitik dan laporan real-time Peningkatan visibilitas dan kontrol atas rantai pasok global Solusi yang disesuaikan spesifik untuk tiap industri	Implementasi sistem kompleks dan memerlukan sumber daya teknis yang cukup besar Kurva pembelajaran yang cukup curam

14. Software e-Procurement Bonfire

Bonfire merupakan cloud procurement yang membantu perusahaan dan lembaga mengelola proses pengadaan secara digital dan transparan. Platform ini mempermudah pengajuan tender, evaluasi vendor, hingga manajemen kontrak dalam satu sistem terpusat.

Kelebihan	Kekurangan
Menyediakan sistem evaluasi vendor yang objektif dan transparan Analitik real-time membantu pemantauan performa pengadaan	Beberapa laporan kustom memerlukan konfigurasi tambahan Kurang fleksibel untuk pengadaan dengan kebutuhan khusus

15. Procurement Software Synertrade Accelerate

Synertrade Accelerate merupakan Software e-Procurement berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola seluruh proses pengadaan secara digital mulai dari permintaan pembelian hingga analisis kinerja pemasok.

Platform ini mendukung efisiensi, transparansi, serta pengambilan keputusan berbasis data melalui fitur otomatisasi dan analitik real-time.

Kelebihan	Kekurangan
Proses procurement terpusat dan transparan Fitur analitik real-time mendukung efisiensi keputusan Skalabel untuk perusahaan besar	Biaya berlangganan tergolong tinggi Implementasi awal cukup kompleks

16. Software Procurement Zycus

Zycus adalah Software e-Procurement berbasis AI yang dirancang untuk membantu perusahaan mengotomatisasi seluruh proses pengadaan mulai dari permintaan pembelian, manajemen pemasok, hingga analisis pengeluaran.

Solusi ini memudahkan bisnis meningkatkan efisiensi, akurasi data, serta transparansi dalam setiap tahap pengadaan.

Kelebihan	Kekurangan
Menyediakan analitik mendalam untuk pengambilan keputusan strategis Antarmuka modern dan mudah digunakan	Biaya implementasi relatif tinggi Beberapa fitur lanjutan membutuhkan pelatihan tambahan bagi pengguna baru

17. Software Procurement Ivalua

Ivalua merupakan Software e-Procurement berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola seluruh proses pengadaan dalam satu platform terintegrasi.

Sistem ini dirancang untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kolaborasi antara tim procurement dan pemasok melalui otomatisasi serta analitik berbasis data.

Kelebihan	Kekurangan
Menyediakan analitik mendalam untuk pemantauan kinerja vendor Fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan	Implementasi awal cukup kompleks Biaya berlangganan tinggi untuk bisnis berskala kecil

Fitur-Fitur dan Manfaat Software E-Procurement bagi Bisnis Anda

Berikut adalah beberapa fitur pada software e-procurement dan manfaatnya bagi perusahaan Anda:

Fitur Utama	Manfaat
Vendor Management	Memudahkan seleksi, evaluasi, dan pemantauan kinerja vendor agar bekerja sama dengan mitra paling andal.
Purchase Requisition & Approval Workflow	Menstandarkan dan mempercepat permintaan serta persetujuan pembelian agar lebih transparan dan efisien.
Purchase Order Management	Mengotomatiskan pembuatan dan pelacakan PO untuk memastikan pesanan sesuai kebutuhan dan anggaran.
E-Tendering / Bidding	Memungkinkan proses penawaran harga yang cepat dan kompetitif tanpa intervensi manual.
Invoice & Payment Management	Mengurangi kesalahan pembayaran dengan pencocokan otomatis antara PO, faktur, dan penerimaan barang.
Contract Management	Menyimpan kontrak dalam satu sistem terpusat, mencegah duplikasi, dan menjaga kepatuhan.
Reporting & Analytics	Menyajikan wawasan pengeluaran, efisiensi, dan performa vendor untuk keputusan strategis.

Jadi, e-procurement apps dapat meningkatkan efisiensi melalui transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan anggaran dan sumber daya. Selain itu, e-procurement apps juga mengurangi biaya operasional dan risiko melalui dokumen purchase order.

Studi Kasus: Brinks Indonesia

Brinks, perusahaan logistik keamanan, mengimplementasikan software procurement untuk meningkatkan traceability transaksi pengadaan. Sebelumnya, tim purchasing kesulitan melacak history pembelian dan membandingkan harga antar vendor.

Setelah implementasi, Brinks mendapatkan:
Visibilitas penuh terhadap spending per kategori
Approval workflow yang lebih terstruktur
Cost control yang lebih baik dengan perbandingan harga otomatis

Dengan berbagai manfaat ini, jelas bahwa berinvestasi pada sistem e-procurement bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan.

Kekurangan dari e-Procurement Software yang Ada di Pasaran

Meskipun e-procurement software menawarkan berbagai kemudahan dan efisiensi dalam proses pengadaan, tidak semua solusi yang tersedia di pasaran mampu menjawab kebutuhan bisnis secara menyeluruh. Beberapa kekurangan umum yang sering ditemui antara lain:

Kurangnya fleksibilitas terhadap kebutuhan spesifik: Banyak e-procurement software hanya menawarkan fitur standar yang sulit disesuaikan dengan alur kerja kompleks atau sistem internal perusahaan.
Antarmuka kurang ramah pengguna: Desain yang tidak intuitif membuat pengguna kesulitan memahami sistem, sehingga menghambat adopsi teknologi dalam organisasi.
Integrasi sistem terbatas: Beberapa software belum mendukung integrasi menyeluruh dengan ERP, akuntansi, atau inventaris, yang berisiko menimbulkan duplikasi data dan proses manual.
Biaya implementasi tinggi: Investasi awal yang besar untuk lisensi, pelatihan, dan implementasi menjadi kendala, terutama bagi bisnis dengan anggaran terbatas.

Hal yang Perlu Dipertimbangkan Sebelum Memilih Software Procurement

Keputusan menjadi salah satu langkah terpenting dalam menghadirkan kesuksesan. Sebelum Anda melangkah lebih jauh, terdapat beberapa hal yang perlu anda pertimbangkan dan pikirkan dengan cermat sebelum memilih aplikasi procurement untuk perusahaan Anda, antara lain:

1. Memahami kebutuhan bisnis secara mendalam

Sebelum memilih software, pertimbangkan dengan seksama apa yang benar-benar Anda butuhkan. Pastikan platform e-procurement yang Anda pilih dapat memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Dengan cara ini, Anda akan mendapatkan solusi yang tepat untuk pekerjaan yang benar-benar diperlukan.

2. Memastikan kemampuan integrasi dengan sistem lain

Jika Anda ingin mempertahankan sistem yang sudah terimplementasi di perusahaan Anda, maka Aplikasi procurement yang Anda pilih harus dapat terintegrasi dengan berbagai sistem seperti, sistem manajemen inventaris, software purchase order, software untuk mengelola keuangan dan akuntansi bisnis, atau CRM-sales. Ini akan menghindari masalah kompatibilitas dan memastikan bahwa semua sistem berjalan dengan lancar.

3. Memiliki tingkat keamanan yang kuat

Jangan pernah mengabaikan aspek keamanan. Data bisnis Anda adalah aset yang sangat berharga, dan software yang tidak aman dapat membahayakannya. Pastikan platform e-procurement memiliki tingkat keamanan yang tinggi.

4. Menyediakan dukungan pelanggan yang andal

Memilih penyedia software yang memiliki dukungan pelanggan yang baik adalah langkah penting. Anda mungkin menghadapi masalah di masa depan, dan Anda ingin yakin bahwa ada sumber yang dapat Anda andalkan untuk membantu Anda mengatasinya.

5. Mempertimbangkan biaya dan pengembalian investasi (ROI)

Tentu saja, biaya adalah pertimbangan yang penting. Hitung dengan cermat biaya procurement software dan bandingkan dengan manfaat yang akan Anda terima. Perhitungkan juga berapa lama Anda akan melihat pengembalian investasi (ROI).

6. Regulasi Pengadaan di Indonesia

Beberapa regulasi yang perlu diperhatikan saat memilih software procurement:

Perpres 16/2018 – Pengadaan barang/jasa pemerintah wajib melalui sistem elektronik
LKPP & e-Katalog – Untuk vendor yang ingin tender proyek pemerintah
Faktur Pajak Elektronik – Integrasi dengan e-Faktur DJP untuk compliance perpajakan
PSAK 57 – Standar pencatatan provisi dan liabilitas pengadaan

Ingatlah, pemilihan platform e-procurement bukanlah keputusan yang boleh diambil secara sembarangan. Ini adalah investasi dalam kesuksesan masa depan bisnis Anda.

Jika Anda mempertimbangkan semua aspek yang telah disebutkan di atas dengan hati-hati, Anda akan berada pada jalur yang benar untuk mengambil keputusan yang bijak dalam memilih software procurement yang tepat untuk perusahaan Anda.

Kesimpulan

Setiap software procurement punya keunggulan di area berbeda, ada yang fokus pada enterprise dengan fitur lengkap, ada yang lebih cocok untuk UKM dengan harga terjangkau. Pilihan terbaik bergantung pada volume transaksi, jumlah vendor yang dikelola, dan kebutuhan integrasi dengan sistem lain seperti accounting atau inventory.

Sebelum memutuskan, pastikan untuk mengevaluasi workflow approval yang ditawarkan dan kemampuan sistem dalam menghasilkan laporan spending. Sebagian besar vendor menyediakan sesi konsultasi untuk membantu Anda mencocokkan fitur dengan proses pengadaan yang sudah berjalan.

Pertanyaan Seputar Provider Software Procurement

Apa Itu Provider Software Procurement?

Provider software procurement adalah perusahaan yang berspesialisasi dalam membantu bisnis dengan kebutuhan pengadaan mereka. Mereka menyediakan berbagai layanan, termasuk mencari, menegosiasikan, dan mengelola pembelian barang dan jasa dari pemasok.
Kategori Apa Saja yang Ada Di Procurement?

Terdapat 5 kategori procurement, antara lain:
1. Dukungan administratif.
2. Travel.
3. Layanan profesional.
4. Asuransi.
5. Teknologi informasi.
Mengapa Harus Menggunakan Software Procurement?

Salah satu manfaat yang membuat software procurement menjadi yang terbaik untuk digunakan di perusahaan saat ini adalah peningkatan efisiensi dalam operasi. Proses otomatis meminimalkan waktu yang dibutuhkan untuk mendokumentasikan pembelian. Hal ini mengurangi kesalahan dalam entri data dan memungkinkan perusahaan untuk fokus pada area penting lainnya.