Pekerjaan membuat sales order terdengar sangat rumit dan memusingkan jika mengerjakanya dengan cara manual. Jika permintaan sales order sedikit, akan mudah untuk mengerjakannya.
Namun, jika penjualan sedang tinggi Anda tentu kerepotan membuatnya secara manual. Pembuatan sales order akan lebih mudah dengan otomatisasi, pebisnis dapat menggunakan Sistem CRM terbaik dari HashMicro untuk membuat sales order dengan cepat.
Daftar Isi
Pengertian Sales Order
Secara harafiah, pengertian sales order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak penjual barang saat menerima purchase order dari pihak pembeli barang. Dokumen tersebut berisi keterangan mengenai barang atau jasa yang dijual, harga, dan jumlah barang yang dibeli.
Ada juga sales order yang turut mencantumkan data pembeli barang. Seperti alamat pengiriman, alamat penagihan, metode pembayaran, dan syarat dan ketentuan. Secara umum, transaksi jual beli lintas perusahaan melewati langkah-langkah berikut ini:
- Penjual mengirimkan surat penawaran atau quotation pada pembeli
- Jika penawaran cocok, pembeli mengirimkan purchase order pada penjual
- Penjual membuat sales order berdasarkan purchase order dari pembeli
- Ada kemungkinan pembeli ingin melihat isi sales order tersebut, namun hal ini jarang terjadi
- Setelah barang dikirimkan, penjual menerbitkan invoice sesuai dengan sales order tersebut
Pentingnya Sales Order untuk Perusahaan
Banyak perusahaan yang salah kaprah menyamakan order penjualan dengan purchase order. Padahal kedua dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda. Purchase order adalah dokumen yang berguna pada saat pemesanan barang. Sedangkan sales order adalah dokumen yang digunakan untuk mengonfirmasi penjualan.
Kesalahan penggunaan kedua dokumen di atas bisa mengakibatkan keruwetan dalam jangka panjang. Utamanya di departemen purchasing dan keuangan, bahkan dapat berujung pada tidak balance-nya perhitungan keuangan perusahaan.
Untuk itulah banyak perusahaan yang mengotomatiskan pembuatan sales order dengan bantuan software seperti Sistem CRM dari HashMicro. Tujuan utamanya yakni untuk menghindarkan human error. Selain itu, benefit lain yang akan perusahaan dapatkan dari penggunaan software ini di antaranya:
1. Menghemat waktu
Tak bisa dipungkiri bahwa pengurusan dokumen adalah pekerjaan yang paling menyita waktu. Mengambil data dari purchase order untuk membuat sales order butuh ketelitian tinggi untuk menghindari kesalahan input angka atau data.
Dengan bantuan sistem, seperti misalnya Software Manajemen Sales, maka human error akan benar-benar terhindarkan. Selain meningkatkan keakuratan data, penggunaan software juga menghemat waktu pembuatan dokumen tersebut.
2. Meningkatkan layanan pelanggan
Pencatatan data penjualan secara manual tak hanya berimbas pada bagian purchasing dan keuangan. Bagian layanan pelanggan bisnis Anda pun sudah pasti tak mampu menunjukkan performa terbaiknya saat melayani pembeli.
Bayangkan seperti apa repotnya mencari data pembelian dari ratusan atau ribuan lembar dokumen permintaan penjualan, sementara pelanggan anda sudah tak sabar menunggu di ujung telepon.
Software manajemen sales bisa membantu tim customer service anda bekerja lebih baik. Cukup dengan beberapa klik saja maka data yang Anda inginkan sudah bisa Anda dapat dengan mudah dan cepat.
3. Berkembang bersama perusahaan Anda
Kelebihan lainnya dari penggunaan software manajemen penjualan adalah anda bisa scale up atau scale down. Perusahaan Anda tanpa harus menambah jumlah staf. Cara ini sudah pasti tak akan bisa Anda jalankan dengan cara manual.
Dengan bantuan sistem, anda tak perlu menambah staf saat kebanjiran pesanan. Satu atau dua orang staf saja sudah lebih dari cukup untuk mengelola pengurusan berbagai dokumen penjualan Anda. Hal tersebut sudah jelas akan mengurangi pengeluaran perusahaan dan mengehemat anggaran.
Setelah sales order selesai, Anda harus menyiapkan lagi pembukuan yang memuat keuangan perusahaan. Otomasi pembukuan perusahaan Anda dengan Software Akuntansi terbaik.
Baca juga: 10 Rekomendasi Purchase Order Cloud Software Terbaik di Indonesia!
4. Akses dari mana saja dan kapan saja
Dengan dukungan cloud system anda bisa mengakses informasi yang Anda butuh dari mana saja, selama anda terhubung dengan internet. Dengan cara ini, Anda bisa mengambil keputusan lebih tepat dan cepat tanpa hambatan apa pun.
Sama halnya dengan staf penjualan anda. Kapan pun mereka membutuhkan data, mereka bisa mengaksesnya langsung dari ponsel. Pelanggan anda pun akan senang karena pelayanan yang mereka dapatkan berjalan lebih cepat.
Kesimpulan
Order penjualan adalah dokumen yang terbit dari pihak penjual barang saat menerima purchase order dari pihak pembeli barang yang berisi keterangan mengenai barang atau jasa yang terjual.
Otomasi pembuatan dokumen ini memberikan kecepatan pelayanan yang pelanggan anda butuhkan. Software Manajemen Penjualan mampu memotong 50% waktu yang dibutuhkan untuk memproses dokumen yang dibutuhkan. Demo gratis sekarang bersama tim ahli kami untuk mendapatkan pengalaman mengelola penjualan dengan mudah dan otomatis!
Untuk tips dan trik lainnya seputar manajemen sales, Anda bisa klik link berikut ini.
