Sales Order, Pengertian dan Manfaat Otomasinya

Dias Marendra
What is Sales Order and its Benefit for Your Company

Secara harafiah, pengertian sales order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak penjual barang saat menerima purchase order dari pihak pembeli barang. Dokumen sales order berisi keterangan mengenai barang atau jasa yang dijual, harga, dan jumlah barang yang dibeli.

Ada juga sales order yang turut mencantumkan data pembeli barang. Seperti alamat pengiriman, alamat penagihan, metode pembayaran, dan syarat dan ketentuan. Secara umum, transaksi jual beli lintas perusahaan melewati langkah-langkah berikut ini:

  • Penjual mengirimkan surat penawaran (quotation) pada pembeli
  • Jika penawaran cocok, pembeli mengirimkan purchase order pada penjual
  • Penjual membuat sales order berdasarkan purchase order dari pembeli
  • Ada kemungkinan pembeli ingin melihat isi sales order tersebut, namun hal ini jarang terjadi
  • Setelah barang dikirimkan, penjual menerbitkan invoice sesuai dengan sales order tersebut

Pentingnya sales order untuk perusahaan

Banyak perusahaan yang salah kaprah menyamakan sales order dengan purchase order. Padahal kedua dokumen ini memiliki fungsi yang berbeda. Purchase order adalah dokumen yang digunakan pada saat pemesanan barang. Sedangkan sales order adalah dokumen yang digunakan untuk mengonfirmasi penjualan.

Kesalahan penggunaan kedua dokumen di atas bisa mengakibatkan keruwetan dalam jangka panjang. Utamanya di departemen purchasing dan keuangan. Salah kaprah antara sales order dan purchase order bisa berujung pada tidak balance-nya perhitungan keuangan anda.

Untuk itulah banyak perusahaan yang mengotomatiskan pembuatan sales order dengan bantuan software. Tujuan utamanya yakni untuk menghindarkan human error. Namun ada beberapa benefit lainnya yang bisa dipetik, berikut beberapa di antaranya:

Menghemat waktu

Tak bisa dipungkiri bahwa pengurusan dokumen adalah pekerjaan yang paling menyita waktu. Mengambil data dari purchase order untuk membuat sales order butuh ketelitian tinggi agar kesalahan input angka atau data bisa dihindari.

Dengan bantuan sistem, seperti misalnya software manajemen sales, maka human error akan benar-benar terhindarkan. Pembuatan dokumen yang dilakukan sistem bukan hanya meningkatkan keakuratan data, namun juga menghemat waktu yang dibutuhkan untuk membuat dokumen tersebut.

Meningkatkan layanan pelanggan

Pencatatan data penjualan secara manual tak hanya berimbas pada bagian purchasing dan keuangan. Bagian layanan pelanggan anda pun sudah pasti tak mampu menunjukkan performa terbaiknya saat melayani pembeli.

Bayangkan seperti apa repotnya mencari data pembelian dari ratusan atau ribuan lembar dokumen sales order, sementara pelanggan anda sudah tak sabar menunggu di ujung telepon.

Software manajemen sales bisa membantu tim CS anda bekerja lebih baik. Cukup dengan beberapa klik saja maka data yang diinginkan sudah bisa didapatkan dengan mudah dan cepat.

Berkembang bersama perusahaan anda

Kelebihan lainnya dari penggunaan software manajemen penjualan adalah anda bisa scale up atau scale down perusahaan anda tanpa keharusan menambah jumlah staf. Cara ini sudah pasti tak akan bisa anda jalankan dengan cara manual.

Dengan bantuan sistem, anda tak perlu menambah staf anda saat kebanjiran pesanan. Satu atau dua orang staf saja sudah lebih dari cukup untuk mengelola pengurusan berbagai dokumen penjualan anda.

Akses dari mana saja dan kapan saja

Dengan dukungan cloud system anda bisa mengakses informasi yang dibutuhkan dari mana saja, selama anda terhubung dengan internet. Dengan cara ini, anda bisa mengambil keputusan lebih tepat dan cepat tanpa hambatan apa pun.

Sama halnya dengan staf penjualan anda. Kapan pun mereka membutuhkan data, mereka bisa mengaksesnya langsung dari ponsel. Pelanggan anda pun akan senang karena dilayani lebih cepat.

Kesimpulan

Otomasi ini memberikan kecepatan pelayanan yang dibutuhkan pelanggan anda. Software manajemen penjualan mampu memotong 50% waktu yang dibutuhkan untuk memproses dokumen yang dibutuhkan.

Untuk tips dan trik lainnya seputar manajemen sales, anda bisa klik link berikut ini.

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles