Quotation: Definisi, Jenis, Metode & Manfaatnya

Setiap bisnis pasti memiliki sistematika pengadaan barang. Umumnya, dalam kegiatan ini melalui berbagai proses, seperti permintaan, penawaran, dan pembelian. Guna efisiensi, dokumen quotation hadir sebagai tonggak kelancaran proses procurement.

Quotation adalah dokumen resmi yang diberikan oleh penjual kepada calon pembeli untuk mencantumkan rincian harga, jumlah, dan syarat penjualan suatu produk atau layanan.

Sering kali dianggap sama dengan faktur, quotation memiliki fungsi yang berbeda. Namun, pengelolaan keduanya melalui aplikasi e-invoicing menjadi sama penting. Kali ini, artikel berikut akan membahas mengenai apa itu quotation, tujuan, jenis, dan contohnya secara lengkap.

Apa Itu Quotation?

Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya suatu permintaan. Fungsi umumnya adalah sebagai penawaran harga atau jasa oleh perusahaan kepada pelanggan business to business (B2B).

Berbeda dari quotation yang berisi penawaran, invoice atau faktur penjualan diterbitkan setelah transaksi terjadi. Jika quotation menjelaskan apa yang ditawarkan, maka invoice merinci apa yang ditagihkan, termasuk jumlah barang, harga final, dan pajak.

Manfaat Quotation

Menggunakan surat penawaran dalam pengadaan barang tentunya dapat memberikan berbagai keuntungan dan manfaat untuk perusahaan. Berikut manfaat Quotation:

1. Efektifitas dan efisiensi kerja

Dalam menggunakan surat penawaran, Seluruh harga dan jumlah yang kedua belah pihak inginkan tertulis jelas pada selembar kertas, baik dari pihak perusahaan dan vendor lebih mudah ketika membutuhkan suatu barang atau jasa. Dengan begitu akan menghemat waktu dan lebih karena cara kerja yang efektif.

2. Meminimalisir resiko

Dengan surat penawaran, meminimalisir resiko dari kejadian atau hal-hal yang tidak kita inginkan itu sangatlah mungkin.

Misalnya, terjadi pembatalan pembelian, perubahan harga, ketersediaan stok dan sebagainya. Jika hal-hal tersebut terjadi, maka dapat menghambat proses pengadaan barang. 

3. Mempermudah proses pengadaan barang dan jasa

Hadirnya quotation dalam transaksi, dapat meminimalisir kekhawatiran Anda dalam melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar, permasalahan dalam biaya kirim, dan kesulitan dalam memperoleh barang atau jasa.

Dalam informasi lengkap yang tertera di quotation dapat membantu Anda dalam memperoleh produk atau jasa sesuai dengan kualitas, spesifikasi, anggaran dan lokasi yang Anda inginkan.

4. Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang

Surat penawaran membuat perusahaan dapat lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar jika rincian barangnya jelas. Sehingga kondisi keuangan perusahaan tetap berada dalam anggaran yang telah mereka tentukan sebelumnya.

5. Membantu mengontrol keuangan perusahaan

Untuk dapat mengatur uang keluar dan masuk perusahaan, baik dari pihak penjual maupun pembeli. Surat penawaran membantu keuangan perusahaan untuk tetap dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya, serta mengontrol uang yang masuk dan keluar.

Komponen dalam Quotation

Quotation memiliki beberapa komponen utama yang harus dicantumkan agar jelas dan profesional, yaitu:

1. Header dan informasi perusahaan

• • Nama, logo, alamat, dan kontak perusahaan yang mengeluarkan quotation.
  • Nomor quotation dan tanggal penerbitan.

2. Informasi klien

• • Nama dan alamat calon pembeli atau perusahaan yang menerima quotation.
  • Kontak person yang bertanggung jawab.

3. Deskripsi produk atau jasa

• • Nama, spesifikasi, jumlah, dan harga produk atau layanan yang ditawarkan.
  • Satuan harga dan total harga berdasarkan kuantitas.

4. Syarat dan ketentuan

• • Metode pembayaran (misalnya: transfer bank, kartu kredit).
  • Estimasi waktu pengiriman atau penyediaan layanan.
  • Masa berlaku penawaran harga. 

5. Total harga dan pajak

• • Subtotal harga sebelum pajak.
  • Pajak (PPN atau pajak lainnya jika berlaku).
  • Grand total yang harus dibayarkan.

6. Tanda tangan dan stempel

• • Nama dan jabatan pihak yang mengeluarkan quotation.
  • Tanda tangan atau stempel resmi perusahaan untuk validasi.

Jenis-jenis Quotation

Surat penawaran tentunya memiliki peran yang berbeda dalam setiap terjadinya transaksi. Hal ini menyebabkan ada tiga jenis surat penawaran:

1. Estimate Quotation

Estimate quotation adalah perkiraan harga yang diberikan kepada pelanggan berdasarkan informasi awal yang tersedia. Jenis ini biasanya digunakan ketika proyek atau pekerjaan masih belum sepenuhnya jelas, sehingga harga dapat berubah seiring perkembangan pekerjaan atau informasi tambahan.

2. Fixed Price Breakdown

Fixed price breakdown adalah quotation dengan harga tetap yang disertai rincian biaya untuk setiap bagian atau komponen pekerjaan. Jenis ini memberikan transparansi kepada pelanggan dan memudahkan mereka memahami bagaimana total harga dibentuk, serta meminimalkan potensi perubahan harga di kemudian hari.

3. Request for Quotation (RFQ)

Request for Quotation (RFQ) adalah permintaan resmi dari pelanggan kepada penyedia barang atau jasa untuk memberikan penawaran harga. Dokumen RFQ biasanya mencantumkan spesifikasi produk atau layanan yang dibutuhkan, sehingga penyedia dapat memberikan quotation yang sesuai.

Apa Perbedaan Quotation, PO dan Invoice?

Quotation, purchase order (PO), invoice, dan proforma invoice adalah dokumen yang saling berkaitan dalam transaksi B2B, tetapi digunakan pada tahap yang berbeda. 

Quotation menawarkan harga kepada calon pelanggan, PO menjadi bukti pemesanan dari pembeli, invoice menagihkan transaksi yang telah disepakati, sedangkan proforma invoice memberi estimasi tagihan sebelum invoice final diterbitkan.

Metode Pembayaran Quotation

Selain berisi kesepakatan harga, juga berisi tentang kesepakatan pembayaran antara kedua belah pihak, baik pembeli maupun penjual.  Contoh kesepakatan pembayaran adalah seperti berikut: 

1. Cash on delivery

Sistem pembayaran ini menerapkan sistem secara tunai, tepat saat barang yang Anda pesan sampai tujuan. Metode ini ada guna menghindari terjadinya penipuan, baik pihak pembeli yang takut barangnya tidak sampai maupun penjual yang barangnya tidak terbayarkan.

2. Cash before delivery

Sistem pembayaran cash before delivery adalah pembayaran sebelum barang dikirim ke pelanggan. Jenis pembayaran ini juga cukup banyak perusahaan jalankan setelah Cash on Delivery.

Sistem pembayaran ini lebih menguntungkan penjual, karena barang yang akan dibeli oleh pembeli dibayarkan terlebih dahulu. 

3. Term of payment

Metode pembayaran term of payment merupakan cara pembayaran dengan menggunakan jangka waktu atau jatuh tempo. Yang tentunya, jika si pembeli tidak memenuhi ketentuan, maka akan ada sanksi dari penjual kepada pembeli

Contoh Quotation

Berikut merupakan contoh dari surat penawaran dan contoh quotation dalam bahasa inggris:

Contoh quotation 1:

Contoh quotation 2:

Cara Membuat Quotation dengan Mudah

Sebelum membuat quotation, penting untuk memastikan semua detail transaksi sudah jelas agar tidak terjadi kesalahpahaman. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda ikuti:

1. Kumpulkan informasi pelanggan

Catat nama perusahaan, alamat, kontak, dan PIC agar dokumen terlihat resmi. Data tersebut mempermudah komunikasi dan proses tindak lanjut.

2. Jelaskan produk atau jasa yang ditawarkan

Tuliskan nama item, spesifikasi, jumlah, dan ruang lingkup layanan secara jelas. Penjelasan detail membantu pembeli memahami nilai penawaran tanpa kebingungan.

3. Cantumkan harga lengkap

Sertakan harga per unit, total biaya, pajak, serta biaya tambahan. Penyajian harga yang transparan memudahkan pembeli menghitung anggaran secara cepat.

4. Tentukan syarat pembayaran

Pilih metode seperti COD, CBD, atau TOP sesuai kesepakatan. Jelaskan tenggat waktu pembayaran agar kedua pihak memiliki acuan yang sama sejak awal.

5. Atur ketentuan pengiriman

Tulis estimasi waktu pengiriman dan siapa penanggung biaya kirimnya. Detail pengiriman yang jelas mencegah kesalahpahaman terkait keterlambatan atau biaya ekstra.

6. Berikan masa berlaku quotation

Tentukan tanggal kadaluarsa agar penawaran tidak digunakan saat kondisi sudah berubah. Batas waktu ini juga mendorong pembeli membuat keputusan lebih cepat.

7. Tambahkan catatan tambahan bila perlu

Masukkan informasi terkait garansi, retur, atau ketentuan khusus lainnya. Catatan tambahan tersebut memberikan kejelasan ekstra untuk keamanan transaksi.

Mudahkan Pengelolaan Dokumen Quotation Melalui Software Invoice

Mengelola invoice dan quotation bukan hanya soal mengirim tagihan, tapi juga memastikan semuanya berjalan lancar tanpa hambatan. Dengan bantuan software invoice, bisnis bisa lebih mudah menangani dokumen keuangan tanpa perlu memeriksa satu per satu secara manual.

Salah satu keunggulan software invoice modern adalah kemampuannya mendukung tim AR Collector dalam mengelola tagihan. Sistem dapat mengingatkan pelanggan secara otomatis jika ada invoice yang belum dibayar, sehingga komunikasi menjadi lebih mudah dan arus kas bisnis tetap terjaga tanpa perlu upaya tambahan.

Berikut beberapa fitur yang umumnya tersedia pada software invoice:

• Manajemen Quotation & Invoice: Mengelola dokumen tidak lagi memakan waktu karena sistem membantu proses pencatatan, pemantauan, hingga pengiriman secara otomatis.
• Integrasi dengan Software Purchasing: Mempermudah proses pengecekan invoice tanpa harus melakukan verifikasi manual satu per satu, sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien.
• Dukungan AI: Fitur berbasis AI membantu tim penagihan mengelola invoice dengan lebih cerdas, termasuk menganalisis kebutuhan penagihan dan mempersonalisasi proses follow-up.
• Create Invoice On The Go: Tim keuangan dapat membuat invoice kapan saja dan di mana saja, fitur ini sangat mendukung bisnis yang berkembang dan membutuhkan proses pencatatan yang cepat.

Kesimpulan

Quotation adalah dokumen penawaran yang memiliki peran penting dalam proses transaksi bisnis. Dengan adanya quotation yang terstruktur, baik penjual maupun pembeli dapat memiliki acuan harga yang jelas, sehingga proses negosiasi berjalan lebih transparan dan minim risiko kesalahpahaman.

Untuk memastikan proses pengelolaan quotation berjalan efisien, banyak bisnis kini beralih ke software invoicing yang mampu mengotomatiskan pembuatan, pengiriman, hingga pemantauan dokumen penawaran secara terpusat. Dengan dukungan teknologi yang tepat, tim keuangan dapat fokus pada hal yang lebih strategis tanpa perlu menghabiskan waktu untuk pengelolaan dokumen secara manual.

Pertanyaan Seputar Quotation