Tentunya dalam setiap perusahaan yang menjalankan bisnis memiliki sebuah kegiatan pengadaan barang. Umumnya, dalam kegiatan pengadaan barang tersebut terdapat berbagai proses seperti permintaan, penawaran, dan pembelian. Untuk memudahkan bisnis dalam mengurus kegiatan pengadaaan barang, quotation sangatlah diperlukan.
Quotation sering kali dianggap sama dengan faktur, walaupun keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Namun, sama dengan Quotation, faktur saat ini bisa dikelola menggunakan aplikasi e-invoicing, yang merupakan software pengelolaan tagihan dan pembuatan faktur. Artikel kali ini akan membahas mengenai apa itu quotation, tujuan, jenis, dan contohnya secara lengkap. Mari simak pembahasan mengenai hal tersebut.
Baca juga: 8 Software e-Procurement Terbaik 2022
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Quotation
Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya suatu permintaan. Fungsi umumnya adalah sebagai penawaran, baik tentang harga atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan, dokumen quotation sering digunakan untuk transaksi business to business (B2B). Berbeda dengan quotation, cukup sering terjadi kesalahan orang dalam menyamakan dengan faktur penjualan, pengertian faktur penjualan sendiri merupakan sebuah dokumen yang ada karena aktivitas penjualan.
Dokumen yang satu ini berisi mengenai harga barang, jenis barang, PPN, diskon dan sebagainya. Faktur penjualan berfungsi sebagai bentuk pengesahan atau persetujuan atas terjadinya transaksi penjualan di antara kedua belah pihak. Semua hal tersebut dapat kita kelola dengan menggunakan Software Manajemen Dokumen dari HashMicro. Aplikasi ini dapat membantu Anda mengakses berbagai dokumen melalui handphone maupun laptop Anda.
Tujuan Kesepakatan Metode Pembayaran Quotation
Terdapat beberapa tujuan dari adanya kesepakatan metode pembayaran, simak daftar berikut:
- Untuk dapat mengatur uang keluar dan masuk perusahaan, baik dari pihak penjual maupun pembeli. Surat penawaran membantu keuangan perusahaan untuk tetap dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya, serta mengontrol uang yang masuk dan keluar.
- Selain mengatur, surat penawaran juga melindungi pembeli dari kenaikan harga. Jika suatu saat penjual tiba-tiba memutuskan untuk menaikan harga, maka pembeli tidak akan terpengaruh karena masih tetap mengenakan harga lama sampai pembayaran terlaksanakan.
- Surat penawaran juga memberikan kejelasan kepada pembeli, mengenai kapan barang tersebut selambat-lambatnya harus terbayarkan. Hal ini berguna untuk menghindari konflik antara pembeli dan penjual di masa depan.
Baca Juga: Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Metode Pembayaran Quotation
Selain berisi kesepakatan harga, juga berisi tentang kesepakatan pembayaran antara kedua belah pihak, baik pembeli maupun penjual. Contoh kesepakatan pembayaran adalah seperti berikut:
-
Cash on delivery
Sumber: Presisi.CO
Sistem pembayaran ini menerapkan sistem secara tunai, tepat saat barang yang Anda pesan sampai tujuan. Metode ini ada guna menghindari terjadinya penipuan, baik pihak pembeli yang takut barangnya tidak sampai maupun penjual yang barangnya tidak terbayarkan.
-
Cash before delivery
Sistem pembayaran cash before delivery adalah pembayaran sebelum barang dikirim ke pelanggan. Jenis pembayaran ini juga cukup banyak perusahaan jalankan setelah Cash on Delivery. Sistem pembayaran ini lebih menguntungkan penjual, karena barang yang akan dibeli oleh pembeli dibayarkan terlebih dahulu.
-
Term of payment
Metode pembayaran term of payment merupakan cara pembayaran dengan menggunakan jangka waktu atau jatuh tempo. Yang tentunya, jika si pembeli tidak memenuhi ketentuan, maka akan ada sanksi dari penjual kepada pembeli.
Agar terhindar dari kesalahan tersebut, gunakan software akuntansi dari HashMicro untuk mengelola berbagai arus kas perusahaan Anda.
Jenis-jenis Quotation
Surat penawaran tentunya memiliki peran yang berbeda dalam setiap terjadinya transaksi. Hal ini menyebabkan ada dua jenis surat penawaran:
1. Vendor’s quotation
Vendor’s quotation adalah surat penawaran atau dokumen kesepakatan yang dibuat oleh perusahaan manufaktur atau perusahaan jasa. Saat akan terjadi kesepakatan baik dari perusahaan jasa dan manufaktur dengan vendor, perusahaan tersebut akan memberikan surat penawaran kepada vendor. Akan tetapi, surat penawaran jenis ini umumnya lebih sering perusahaan manufaktur gunakan daripada perusahaan jasa.
2. Customer’s quotation
Berbeda dengan jenis vendor, Customer’s Quotation adalah penawaran atau dokumen kesepakatan yang perusahaan manufaktur maupun jasa susun untuk pelanggannya. Ketika perusahaan ingin melakukan penawaran mengenai penjualan kepada pelanggan, perusahaan akan mengeluarkan surat penawaran pelanggan tersebut.
Perbedaan antara vendor’s dan customer’s quotation sebenarnya bisa dilihat dari siapa pihak yang diberikan penawaran. Tergantung dari perspektif masing-masing jika misalnya ada sebuah vendor yang ingin mengajukan penawaran kepada perusahaan, bagi perusahaan tersebut penawaran akan dianggap sebagai vendor’s quotation. Begitu juga sebaliknya bagi vendor, penawaran tersebut merupakan customer’s quotation.
Susunan Quotation
Quotation adalah surat penawaran penting yang memiliki format penulisan tersendiri. Karena itu, tiap-tiap perusahaan perlu memperhatikan format penulisannya dengan seksama sehingga mampu menjalin kerjasama secara maksimal. Berikut susunan atau format penulisan yang benar:
1.Pembuka
Pada bagian pembuka ini terdapat informasi mengenai perusahaan. biasanya berupa profil singkat dari perusahaan tersebut. Dalam bagian pembuka juga perlu mempromosikan perusahaan. Tujuannya tentu saja untuk memperkenalkan diri ke pihak kedua.
Tidak lupa, bagian pembuka juga perlu kita buat dengan baik untuk menarik minat pembaca agar mampu mendapatkan penawaran yang lebih lanjut. Penambahan bagian profil perusahaan juga sangat kami sarankan guna melengkapi berbagai macam surat wajib mulai dari SIUP, NPWP, TDR dan sertifikat-sertifikat lainnya yang mendukung legalitas perusahaan dan pemilik.
2. Isi konten surat
Isi konten surat, merupakan bagian yang memuat detail surat penawaran. Perlu kita tekankan bahwa dalam penulisannya harus secara lengkap tanpa ada pengurangan sedikitpun. Mulai dari jenis tawaran barang dan jasa, kuantitas, jumlah minimal pemesanan hingga metode pembayarannya seperti apa.
Bagian isi surat juga perlu tambahan keterangan maupun informasi lainnya pada bagian bawah sehingga nantinya bisa menarik minat dari calon pembeli. Khusus pada bagian isi, detail-detailnya harus tersusun dengan baik, rapi dan berbobot. Apalagi jika membuat direct quotation.
3. Bagian penutup
Lalu pada bagian terakhir ada penutup. Isi bagian penutup dengan menggunakan kalimat yang berisi harapan besar untuk menjalin kerjasama dengan para calon pelanggan. Hal ini juga berlaku dalam membuat direct quotation. Direct quotation sendiri adalah surat penawaran yang bersifat langsung.
Tidak lupa sebagai tambahan, untuk bisa terus menarik minat calon pelanggan maka jangan lupa untuk melampirkan berkas dokumentasi pekerjaan yang pernah terlaksanakan sebelumnya. Khususnya jenis penawaran yang telah kita tawarkan. Lampiran tersebut juga bisa jadi bukti pengalaman. Sehingga pelanggan nantinya akan menjadi semakin tertarik untuk melakukan kesepakatan.
Baca Juga: Pemasaran Langsung: Strategi Meningkatkan Penjualan
Manfaat Quotation
Menggunakan surat penawaran dalam pengadaan barang tentunya dapat memberikan berbagai keuntungan dan manfaat untuk perusahaan. Berikut manfaat Quotation:
1. Efektifitas dan efisiensi kerja
Dalam menggunakan surat penawaran, Seluruh harga dan jumlah yang kedua belah pihak inginkan tertulis jelas pada selembar kertas, baik dari pihak perusahaan dan vendor lebih mudah ketika membutuhkan suatu barang atau jasa. Dengan begitu akan menghemat waktu dan lebih karena cara kerja yang efektif.
2. Meminimalisir resiko
Dengan surat penawaran, meminimalisir resiko dari kejadian atau hal-hal yang tidak kita inginkan itu sangatlah mungkin. Misalnya seperti terjadi pembatalan pembelian, perubahan harga, ketersediaan stok dan sebagainya. Jika hal-hal tersebut terjadi, maka dapat menghambat proses pengadaan barang.
3. Mempermudah proses pengadaan barang dan jasa
Hadirnya quotation dalam transaksi, dapat meminimalisir kekhawatiran Anda dalam melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar, permasalahan dalam biaya kirim, dan kesulitan dalam memperoleh barang atau jasa. Dalam informasi lengkap yang tertera di quotation dapat membantu Anda dalam memperoleh produk atau jasa sesuai dengan kualitas, spesifikasi, anggaran dan lokasi yang Anda inginkan.
4. Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang
Surat penawaran membuat perusahaan dapat lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar jika rincian barangnya jelas. Sehingga kondisi keuangan perusahaan tetap berada dalam anggaran yang telah mereka tentukan sebelumnya.
Contoh Quotation
Berikut merupakan contoh dari surat penawaran dan contoh quotation dalam bahasa inggris:
Baca juga: 5 Rekomendasi Purchase Order Cloud Software Terbaik di Indonesia!
Kesimpulan
Itulah pembahasan artikel kali ini mengenai surat penawaran. Bisa kita simpulkan bahwa surat penawaran tersebut sangatlah penting bagi sebuah bisnis. Selain itu dengan adanya surat penawaran, akan membuat kedua belah pihak baik penjual maupun pembeli untung. Terakhir, dalam bisnis, quotation adalah hal yang berguna ketika melakukan penawaran kerjasama dengan pihak lain. Jadi harus siap kelengkapannya.
Pengelolaan dokumen maupun administrasi lainnya merupakan salah satu hal krusial, sehingga perusahaan harus melakukannya dengan benar. Lakukan pengelolaan dokumen menggunakan Sistem ERP dari HashMicro yang menyediakan berbagai layanan pengelolaan sumber daya. Pengelolaan sumber daya ini dapat berupa pengelolaan dalam segi keuangan, akuntansi, inventory, supply chain, dan lain sebagainya. Bila tertarik Anda dapat mengunduh perhitungan skema harga Sistem ERP dari HashMicro. Dapatkan juga free demo!
