BerandaSoftware/BusinessLearn BusinessQuotation, Hal yang Harus Diketahui Pemilik Usaha B2B!

Quotation, Hal yang Harus Diketahui Pemilik Usaha B2B!

Tentunya dalam setiap perusahaan yang menjalankan bisnis memiliki sebuah kegiatan pengadaan barang. Umumnya, dalam kegiatan pengadaan barang tersebut terdapat berbagai proses seperti permintaan, penawaran, dan pembelian. Untuk memudahkan bisnis dalam mengurus kegiatan pengadaaan barang, quotation sangatlah diperlukan.

Quotation sering kali dianggap sama dengan faktur, walaupun keduanya memiliki fungsi yang berbeda. Namun, sama dengan Quotation, faktur saat ini bisa dikelola menggunakan aplikasi e-invoicing, yang merupakan software pengelolaan tagihan dan pembuatan faktur. Artikel kali ini akan membahas mengenai pengertian quotation, tujuan, jenis, dan contohnya secara lengkap. Mari simak pembahasan mengenai hal tersebut.

Quotation

Daftar Isi

Pengertian Quotation

Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah adanya suatu permintaan. Fungsi umumnya adalah sebagai penawaran, baik tentang harga atau jasa yang ditawarkan perusahaan terhadap pelanggan, dokumen quotation sering digunakan untuk transaksi business to business (B2B).

Berbeda dengan quotation, cukup sering terjadi kesalahan orang dalam menyamakan dengan faktur penjualan, pengertian faktur penjualan sendiri merupakan sebuah dokumen yang ada karena aktivitas penjualan. Dokumen yang satu ini berisi mengenai harga barang, jenis barang, PPN, diskon dan sebagainya. Faktur penjualan berfungsi sebagai bentuk pengesahan atau persetujuan atas terjadinya transaksi penjualan di antara kedua belah pihak. Semua hal tersebut dapat kita kelola dengan menggunakan software manajemen dokumen dari HashMicro. Aplikasi ini dapat membantu Anda mengakses berbagai dokumen melalui handphone maupun laptop Anda.

Tujuan Kesepakatan Metode Pembayaran Quotation

Terdapat beberapa tujuan dari adanya kesepakatan metode pembayaran, simak daftar berikut:

  • Untuk dapat mengatur uang keluar dan masuk perusahaan, baik dari pihak penjual maupun pembeli. Surat penawaran membantu keuangan perusahaan untuk tetap dalam anggaran yang telah ditentukan sebelumnya, serta mengontrol uang yang masuk dan keluar.
  • Selain mengatur, surat penawaran juga melindungi pembeli dari kenaikan harga. Jika suatu saat penjual tiba-tiba memutuskan untuk menaikan harga, maka pembeli tidak akan terpengaruh karena masih tetap mengenakan harga lama sampai pembayaran terlaksanakan.
  • Surat penawaran juga memberikan kejelasan kepada pembeli, mengenai kapan barang tersebut selambat-lambatnya harus terbayarkan. Hal ini berguna untuk menghindari konflik antara pembeli dan penjual di masa depan. 

Baca Juga: Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda

Metode Pembayaran Quotation

Selain berisi kesepakatan harga, juga berisi tentang kesepakatan pembayaran antara kedua belah pihak, baik pembeli maupun penjual.  Contoh kesepakatan pembayaran adalah seperti berikut: 

  • Cash on delivery

    COD
    Sumber: Presisi.CO

Sistem pembayaran ini menerapkan sistem secara tunai, tepat saat barang yang Anda pesan sampai tujuan. Metode ini ada guna menghindari terjadinya penipuan, baik pihak pembeli yang takut barangnya tidak sampai maupun penjual yang barangnya tidak terbayarkan.

  • Cash before delivery

Sistem pembayaran cash before delivery adalah pembayaran sebelum barang dikirim ke pelanggan. Jenis pembayaran ini juga cukup banyak perusahaan jalankan setelah Cash on Delivery. Sistem pembayaran ini lebih menguntungkan penjual, karena barang yang akan dibeli oleh pembeli dibayarkan terlebih dahulu. 

  • Term of payment

Metode pembayaran term of payment merupakan cara pembayaran dengan menggunakan jangka waktu atau jatuh tempo. Yang tentunya, jika si pembeli tidak memenuhi ketentuan, maka akan ada sanksi dari penjual kepada pembeli.

Agar terhindar dari kesalahan tersebut, gunakan software akuntansi dari HashMicro untuk mengelola berbagai arus kas perusahaan Anda.

Jenis-jenis Quotation

Surat penawaran tentunya memiliki peran yang berbeda dalam setiap terjadinya transaksi. Hal ini menyebabkan ada dua jenis surat penawaran:

1. Vendor’s Quotation

Vendor’s quotation merupakan surat penawaran atau dokumen kesepakatan yang dibuat oleh perusahaan manufaktur atau perusahaan jasa. Saat akan terjadi kesepakatan baik dari perusahaan jasa dan manufaktur dengan vendor, perusahaan tersebut akan memberikan surat penawaran kepada vendor. Akan tetapi, surat penawaran jenis ini umumnya lebih sering perusahaan manufaktur gunakan daripada perusahaan jasa.

2. Customer’s Quotation

Berbeda dengan jenis vendor, Customer’s Quotation merupakan penawaran atau dokumen kesepakatan yang perusahaan manufaktur maupun jasa susun untuk pelanggannya. Ketika perusahaan ingin melakukan penawaran mengenai penjualan kepada pelanggan, perusahaan akan mengeluarkan surat penawaran pelanggan tersebut.

Perbedaan antara vendor’s  dan customer’s quotation sebenarnya bisa dilihat dari siapa pihak yang diberikan penawaran. Tergantung dari perspektif masing-masing jika misalnya ada sebuah vendor yang ingin mengajukan penawaran kepada perusahaan, bagi perusahaan tersebut penawaran akan dianggap sebagai vendor’s quotation. Begitu juga sebaliknya bagi vendor, penawaran tersebut merupakan customer’s quotation. 

Susunan Quotation

Quotation adalah surat penawaran penting yang memiliki format penulisan tersendiri. Karena itu, tiap-tiap perusahaan perlu memperhatikan format penulisannya dengan seksama sehingga mampu menjalin kerjasama secara maksimal. Berikut susunan atau format penulisan yang benar:

1.Pembuka

Pada bagian pembuka ini terdapat informasi mengenai perusahaan. biasanya berupa profil singkat dari perusahaan tersebut. Dalam bagian pembuka juga perlu mempromosikan perusahaan. Tujuannya tentu saja untuk memperkenalkan diri ke pihak kedua.

Tidak lupa, bagian pembuka juga perlu kita buat dengan baik untuk menarik minat pembaca agar mampu mendapatkan penawaran yang lebih lanjut. Penambahan bagian profil perusahaan juga sangat kami sarankan guna melengkapi berbagai macam surat wajib mulai dari SIUP, NPWP, TDR dan sertifikat-sertifikat lainnya yang mendukung legalitas perusahaan dan pemilik.

2. Isi konten surat

Isi konten surat, merupakan bagian yang memuat detail surat penawaran. Perlu kita tekankan bahwa  dalam penulisannya harus secara lengkap tanpa ada pengurangan sedikitpun. Mulai dari jenis tawaran barang dan jasa, kuantitas, jumlah minimal pemesanan hingga metode pembayarannya seperti apa.

Bagian isi surat juga perlu tambahan keterangan maupun informasi lainnya pada bagian bawah sehingga nantinya bisa menarik minat dari calon pembeli. Khusus pada bagian isi, detail-detailnya harus tersusun dengan baik, rapi dan berbobot. Apalagi jika membuat direct quotation.

3. Bagian penutup

Lalu pada bagian terakhir ada penutup. Isi bagian penutup dengan menggunakan kalimat yang berisi harapan besar untuk menjalin kerjasama dengan para calon pelanggan. Hal ini juga berlaku dalam membuat direct quotation. Direct quotation sendiri adalah surat penawaran yang bersifat langsung. 

Tidak lupa sebagai tambahan, untuk bisa terus menarik minat calon pelanggan maka jangan lupa untuk melampirkan berkas dokumentasi pekerjaan yang pernah terlaksanakan sebelumnya. Khususnya jenis penawaran yang telah kita tawarkan. Lampiran tersebut juga bisa jadi bukti pengalaman. Sehingga pelanggan nantinya akan menjadi semakin tertarik untuk melakukan kesepakatan.

Baca Juga: Pemasaran Langsung: Strategi Meningkatkan Penjualan

Manfaat Quotation

Menggunakan surat penawaran dalam pengadaan barang tentunya dapat memberikan berbagai keuntungan dan manfaat untuk perusahaan. Berikut manfaatnya:

1. Efektifitas dan efisiensi kerja

Dalam menggunakan surat penawaran, Seluruh harga dan jumlah yang kedua belah pihak inginkan tertulis jelas pada selembar kertas, baik dari pihak perusahaan dan vendor lebih mudah ketika membutuhkan suatu barang atau jasa. Dengan begitu akan menghemat waktu dan lebih karena cara kerja yang efektif.

2. Meminimalisir resiko

Dengan surat penawaran, meminimalisir resiko dari kejadian atau hal-hal yang tidak kita inginkan itu sangatlah mungkin. Misalnya seperti terjadi pembatalan pembelian, perubahan harga, ketersediaan stok dan sebagainya. Jika hal-hal tersebut terjadi, maka dapat menghambat proses pengadaan barang. 

3. Mempermudah proses pengadaan barang dan jasa

Hadirnya quotation dalam transaksi, dapat meminimalisir kekhawatiran Anda dalam melakukan permintaan produk atau jasa dalam jumlah yang besar, permasalahan dalam biaya kirim, dan kesulitan dalam memperoleh barang atau jasa. Dalam informasi lengkap yang tertera di quotation dapat membantu Anda dalam memperoleh produk atau jasa sesuai dengan kualitas, spesifikasi, anggaran dan lokasi yang Anda inginkan.

4. Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang

Surat penawaran membuat perusahaan dapat lebih teratur dalam mengatur uang yang masuk dan keluar jika rincian barangnya jelas. Sehingga kondisi keuangan perusahaan tetap berada dalam anggaran yang telah mereka tentukan sebelumnya.

Contoh Quotation

Berikut merupakan contoh dari surat penawaran:

Contoh Quotation

Quotation, Hal yang Harus Diketahui Pemilik Usaha B2B

Quotation
Sumber : www.scribd.com, bicarafilmanimasi.blogspot.com, dan kumpulanideinformasi.web.app

 

Kesimpulan

Itu lah pembahasan artikel kali ini mengenai surat penawaran. Bisa kita simpulkan bahwa surat penawaran tersebut sangatlah penting bagi sebuah bisnis. Selain itu dengan adanya surat penawaran, akan membuat kedua belah pihak baik penjual maupun pembeli untung. Terakhir, dalam bisnis, quotation adalah hal yang berguna ketika melakukan penawaran kerjasama dengan pihak lain. Jadi harus siap kelengkapannya.

Software ERP HashMicro

 

Pengelolaan dokumen maupun administrasi lainnya merupakan salah satu hal krusial, sehingga perusahaan harus melakukannya dengan benar. Lakukan pengelolaan dokumen menggunakan Sistem ERP dari HashMicro yang menyediakan berbagai layanan pengelolaan sumber daya. Pengelolaan sumber daya ini dapat berupa pengelolaan dalam segi keuangan, akuntansi, inventory, supply chain, dan lain sebagainya.

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Afkar Azhfar
Afkar Azhfar
Full-Time Internship Content Writer at HashMicro. Always explore new things to develop content writing skills.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA