BerandaProductsHelp Desk & Ticketing5 Skill yang Harus Customer Service Miliki

5 Skill yang Harus Customer Service Miliki

Banyak dari Anda mungkin secara tidak langsung sudah pernah berhubungan dengan customer service (CS), baik untuk menanyakan perihal informasi mengenai produk dari suatu perusahaan atau untuk komplain karena ketidakpuasan terhadap produk mereka. Singkatnya, customer service adalah pasukan paling depan yang berhadapan langsung dengan customer baik sesudah atau sebelum membeli produk. Para customer service harus mampu memberikan kenyamanan bagi customer sehingga dapat memenuhi ekspektasi mereka. Maka dari itu, pentingnya jasa dari customer service sangat wajib Anda ketahui bagi perusahaan.

Sebagian besar peran CS adalah untuk mendengar keluhan maupun menjawab pertanyaan customer. Para CS juga kerap dituntut untuk menjadi pemecah masalah yang dihadapi mereka, dan CS sebisa mungkin harus mampu menemukan jalan keluar atau win-win solution untuk pelanggan dan perusahaan sendiri. Tidak jarang juga orang-orang meremehkan posisi ini atau bahkan memandang dengan sebelah mata. Padahal menjadi seorang customer service bukanlah pekerjaan yang tidak membutuhkan kemampuan dan skills tertentu. Mari simak ulasan lebih jauh mengenai customer service dibawah ini!

Baca juga: Memahami Brand Identity dan Manfaatnya Untuk Bisnis Anda

customer service

Daftar Isi

Apa Itu Customer Service?

Sebelum mengetahui lebih jauh, kami akan membahas terlebih dahulu pengertian dari customer service itu sendiri. Customer service adalah divisi yang memainkan peran penting dalam proses pertahanan sebuah perusahaan yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Meski sering dianggap sepele, sebenarnya customer service/customer care merupakan pekerjaan yang memiliki banyak peran dan fungsi bagi suatu perusahaan.

Adapun dua fungsi utama seorang customer care. Fungsi utama yang pertama adalah menjadi humas terdepan, dan fungsi kedua adalah untuk menciptakan kultur perusahaan yang baik dan positif. Umumnya, customer care dapat pelanggan hubungi melalui layanan telepon dan sosial media perusahaan. Karena posisi mereka berada di garis terdepan dalam menghadapi konsumen, mereka tentunya memiliki peranan yang penting bagi tingkat kepuasan konsumen dalam menggunakan produk atau jasa perusahaan. 

Baca juga: Wiraswasta adalah: Memahami Perbedaannya dengan Wirausaha

Peran Customer Service bagi Bisnis atau Perusahaan Anda

Peranan Customer Care bagi bisnis merupakan hal yang cukup penting melihat dari deskripsi pekerjaan yang mereka lakukan. Berikut ini beberapa peran mereka:

Sebagai public relation

Divisi customer care sebagian besar berperan sebagai media untuk membangun dan memperkuat hubungan perusahaan dengan pihak eksternal, atau secara tidak langsung mereka adalah bagian dari public relation. Mereka mewakili perusahaan sebagai jalur kontak utama dari pihak eksternal.

Perusahaan yang memiliki pelayanan CS yang baik akan memiliki citra yang baik pula di mata eksternal. Bahkan, jika pelayanannya sangat bagus, customer service dapat membantu kontinuitas hubungan perusahaan dengan klien agar dapat terus berlanjut.

Sebagai media pemasaran

Bagi beberapa perusahaan, CS terkadang bertugas untuk melakukan pemasaran kepada pelanggan. Ketika seorang pelanggan menelepon untuk bertanya atau mengeluhkan sesuatu, seorang CS dapat memanfaatkan momen ini untuk menjual jasa atau produk perusahaan jika masalah dari pelanggan telah diatasi dengan baik.

Seorang CS umumnya harus mampu melakukan layanan tambahan dalam penjualan produk dan jasa perusahaan setelah membantu pelanggan menyelesaikan masalah mereka. Anda juga dapat menggunakan sistem marketing automation untuk mengoptimalkan upaya pemasaran Anda, sekaligus membangun hubungan baik dengan klien.

Penjaga kepercayaan klien

Seorang customer service akan berhubungan langsung dengan peran sebagai penjaga kepercayaan klien. Melalui interaksi dengan klien yang berkesinambungan, CS mampu meninggalkan kesan mendalam mengenai baik buruknya pelayanannya.

Tidak jarang jika pelayanan sebuah perusahaan untuk pelanggan dan kliennya sangat baik, mereka bersedia membayar lebih dan lebih loyal hanya untuk suatu produk yang bisa didapatkan di tempat lain dengan harga lebih murah.

Sebagai data entry

Customer service pada dasarnya juga bertugas memasukan data ke dalam komputer. Ketika pelanggan membuat pesanan, CS biasanya akan memasukkan informasi ke dalam sistem komputer dan mengirimkan email konfirmasi pada pelanggan. Sistem CRM-Leads dapat menjadi pilihan Anda untuk memasukkan detail pelanggan yang pernah membutuhkan layanan Help Desk Anda untuk kemudian Anda kirimkan promosi produk atau servis Anda.

Baca juga: 5 Kesalahan yang Harus Dihindari Staf Purchasing

Skills yang Sebaiknya Customer Service Miliki

Customer Service

Memiliki pengetahuan yang mendalam mengenai produk

Customer Service yang sukses memiliki pengetahuan yang mendalam tentang cara kerja produk atau layanan di perusahaan tempat  mereka bekerja. Jika tidak, maka tentu akan adanya kesulitan dalam membantu menyelesaikan masalah pelanggan.

Menjadi pendengar yang baik

Seperti yang Anda ketahui bahwa customer adalah raja. Tidak sedikit klien yang menghubungi customer care untuk komplain dan mengajukan banyak pertanyaan seputar permasalahan mereka. Seorang CS selain harus menguasai segala informasi mengenai perusahaan, mereka pun juga harus mampu menjadi pendengar yang baik demi mendapatkan loyalitas dari customer.

Komunikatif

Kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik saat berhubungan dengan klien adalah salah satu skill utama yang harus dimiliki oleh customer care. Pasalnya, sedikit miskomunikasi saja dapat membuat pelanggan kecewa dan frustasi terhadap pelayanan yang perusahaan Anda berikan. 

Persuasi 

Terkadang customer care juga harus menghadapi situasi dimana mereka harus menawarkan produk atau layanan pada pelanggan. Dalam situasi ini sangat membutuhkan kemampuan persuasi yang baik agar mereka dapat meyakinkan pelanggan bahwa produk perusahaan Anda layak untuk mereka beli.

Fast response

Customer menghubungi CS karena mereka pasti memiliki keluhan ataupun pertanyaan yang ingin mereka tanyakan yang memerlukan jawaban secepat mungkin. Respon yang cepat dan tanggap dapat mempengaruhi seberapa besar loyalitas klien terhadap brand Anda karena  waktu pelanggan yang terbuang menunjukkan bahwa perusahaan Anda kurang menghargai mereka.

Baca juga: Vendor Adalah: Definisi, Tugas dan Cara Kerjanya

Kesimpulan

Dapat kami simpulkan bahwa menjadi customer service tidak hanya berhubungan dengan komunikasi dan sekedar menjawab pertanyaan dari pelanggan. Namun, dalam melakukan hal tersebut banyak faktor yang harus mereka pertimbangkan dan sudah pasti disertai dengan skills atau kemampuan. Termasuk mengatur emosi dan tanggapan serta menguasai suasana saat berhadapan dengan konsumen dalam situasi apapun. 

Peran customer service menjadi penting karena merupakan garda terdepan dalam membangun hubungan antara perusahaan dengan pelanggan. Namun, seringkali CS  mengalami kendala dalam mengelola interaksi dengan ribuan pelanggan. Belum lagi ketika perusahaan membuat layanan 24 jam yang akan dijalani oleh CS sesuai shift kerja mereka masing-masing. Kendala tersebut memiliki dampak buruk pada hubungan perusahaan dengan pelanggan karena menganggap pelayanan yang perusahaan berikan belum memuaskan. Oleh karena itu, Anda membutuhkan software customer service sebagai solusinya. Sistem Help Desk & Ticketing dari HashMicro dapat menjadi pilihan Anda untuk memberikan pelayanan terbaik bagi para klien dengan memudahkan tugas administrasi back-end. Sistem ini emiliki banyak manfaat, seperti satu aplikasi untuk semua, memudahkan delegasi tugas, sederhanakan manajemen SLA, dan notifikasi tiket otomatis. Dengan bantuan sistem terbaik dari HashMicro, bagian CS perusahaan Anda dapat bekerja dengan efektif dan efisien, serta pelanggan dapat memperoleh pelayanan yang memuaskan. 

Jadi, tunggu apa lagi? Jadwalkan demo gratis dari kami sekarang!

customer service

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Olivia Mariane Gunawan
Olivia Mariane Gunawan
Looking forward to give the readers more new insights and useful informations everyday! For business inquiries: [email protected]

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA