BerandaProductsSoftwarePanduan Meningkatkan Produktivitas Tugas Purchasing - Bagian 1

Panduan Meningkatkan Produktivitas Tugas Purchasing – Bagian 1

Apakah Anda seorang staff yang bertanggung jawab atas tugas purchasing dalam pengadaan barang atau jasa untuk perusahaan Anda? Atau manajer departemen ini? Jika menurut Anda departemen Anda telah memiliki tingkat produktivitas yang tinggi, itu berarti karena Anda menyadari betapa pentingnya proses pengadaan barang yang efisien terhadap kesuksesan organisasi.

Tetapi, sebagus apapun manajemen pengadaan barang yang sudah Anda raih, tetap harus melakukan pembaruan secara berkala agar bisa jauh lebih baik. Untuk dapat memaksimalkannya, penggunaan software procurement dapat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi pengelolaan seluruh proses pengadaan barang di dalam perusahaan.

Kondisi ekonomi yang berkembang dengan pesat menuntut bagian pengadaan barang juga harus dapat membantu perusahaan bertahan dan memenangkan kompetisi dengan melakukan penghematan biaya sambil meningkatkan efisiensinya. Untuk itu, artikel ini akan membahas bagaimana meningkatkan produktivitas dan efisiensi pengadaan barang atau jasa.

Artikel ini terbagi menjadi tiga bagian karena tidak bisa kami pungkiri bahwa proses dan tugas purchasing melibatkan banyak pihak. Kami berupaya memberikan masukkan agar semua pihak yang terlibat dalam proses ini bisa mengalami peningkatan. Bagian pertama akan membahas bagaimana cara meningkatkan efisiensi purchasing dalam lingkup internal, berikut adalah tipsnya:

Tugas purchasing

 

Pikir Dua Kali Sebelum Mengeluarkan Purchase Requisition

Related image

Sebelum mengeluarkan purchase requisition, Anda harus memastikan bahwa ada kebutuhan untuk melakukan pembelian barang atau bahan tertentu. Oleh karena itu, Anda harus memiliki akses pada data inventaris. Tujuannya adalah agar dapat menggunakan stok barang secara maksimal. Bayangkan jika Anda memesan barang yang kuantitasnya masih tersedia di gudang dan tidak memesan barang yang sebetulnya dibutuhkan. Kacau, bukan?

Selain itu, Anda harus dapat mengumpulkan dokumen-dokumen penting lainnya yang memperlihatkan keadaan perusahaan Anda saat ini. Dokumen ini akan berguna untuk memahami bagaimana kinerja purchasing sejauh ini, penggunaan sumber daya, biaya setiap departemen, dan pertumbuhan perusahaan.

Standarisasi dan Sentralisasi Proses Purchasing

sentralisasi tugas purchasing

Melakukan standarisasi prosedur pengadaan Anda akan membuat pengelolaan dengan aplikasi inventaris yang lebih baik. Proses ini juga akan membantu dalam pengelolaan dan pemanfaatan inventaris yang tepat yang tersedia di organisasi. Lebih jauh lagi, dengan standarisasi proses purchasing yang terpusat Anda akan semakin mudah memantau keseluruhan prosesnya, memberikan transparansi, menyelesaikan masalah legal dengan lebih efisien, dan mengevaluasi tender dengan lebih mudah.

Pantau Pasar Global

pantau pasar global

Dalam dunia bisnis, memantau keadaan pasar global merupakan hal yang penting. Sering kali, terdapat kondisi-kondisi tertentu yang menyebabkan harga material yang Anda butuhkan naik di pasaran. Kenaikan harga ini sangat bergantung pada tren pasar global dan lokal. Oleh karena itu, sebagai petinggi di departemen procurement, Anda harus terus memantau tren global. Dengan begitu Anda akan memperoleh material dengan harga terbaik saat harga pasaran rendah.

Artikel terkait: Kenali Apa Itu E-Procurement dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda

Fokuslah pada Total Harga Pengadaan Barang, Bukan Harga Item

fokus pada harga

Terkadang, manajer purchasing mencari vendor yang menawarkan harga paling rendah. Tetapi, sebenarnya, keputusan tersebut bukanlah hal yang bijak. Karena mendapatkan harga item yang rendah, memungkinkan Anda masih harus mengeluarkan biaya yang tidak sedikit untuk biaya lainnya. Banyak biaya lain yang harus Anda pertimbangkan saat melakukan pengadaan barang. Biaya tersebut antara lain nilai pengiriman, biaya packaging, bea masuk, payment term, dan pajak lainnya. Biaya-biaya itulah yang harusnya jadi fokus Anda.

Latih Tim Anda Secara Rutin

pelatihan

Agar Anda dapat memaksimalkan output dari staff Anda, Anda harus rajin melatih mereka terkait inovasi-inovasi di bidang ini. Penggunaan sistem manajamen kompetensi juga dapat membantu meningkatkan kemampuan dan kualitas kinerja staff Anda. Hasil yang diharapkan adalah mereka memiliki wawasan yang luas dan meminimalisir kesalahan akibat human error. Selain itu, rapat dan diskusi yang rutin juga memberikan kesempatan bagi staff Anda untuk menyampaikan ide-ide dan inovasi yang mereka miliki. Dengan begitu Anda akan memiliki staff yang berkompeten dan dapat membuat perusahaan menajadi maju serta lebih baik kedepannya.

Kesimpulan

Itulah tips-tips purchasing untuk meningkatkan efisiensi di internal departemen. Salah satu kesuksesan proses pengadaan barang ditentukan oleh kerapihan dari manajemen Anda. Memastikan keadaan terkinini perusahaan Anda dan memiliki daftar barang yang dibutuhkan adalah hal yang tidak boleh dilewatkan. Jika Anda melakukan tips-tips di atas, proses dan tugas purchasing akan minim risiko dan pada akhirnya memuluskan kerja sama dengan vendor.

Tugas purchasing

Agar dapat menjalankan tips di atas dengan baik, HashMicro sebagai penyedia Software ERP terintegrasi dengan sistem procurement akan membantu Anda dalam menyederhanakan seluruh proses operasional bisnis. Dengan begitu opersional bisnis akan berjalan dengan baik dan bisa Anda akses secara real-time dengan hasil yang akurat dan cepat, kapanpun dan dimanapun. Bagian 2 artikel ini akan membahas tips-tips bekerja sama dengan vendor. Simak kelanjutannya.

Tertarik Mendapatkan Tips Cerdas Untuk Meningkatkan Efisiensi Bisnis Anda?

Syifa Fadiyah
Syifa Fadiyah
Syifa is a full-time writer at BusinessTech who focuses on business management improvement and solution.

Coba Gratis Software HashMicro

Diskusikan kebutuhan bisnis Anda dengan konsultan ahli kami dan DAPATKAN DEMO GRATISNYA!

Ingin respon lebih cepat?

Hubungi kami lewat Whatsapp

Nadia

Nadia
Balasan dalam 1 menit

Novia
Ingin Demo Gratis?

Hubungi kami via WhatsApp, dan sampaikan kebutuhan perusahaan Anda dengan tim ahli kami
+6287888000015
×
Jadwalkan Demo Via WA