Panduan Meningkatkan Produktivitas Tugas Purchasing – Bagian 1

Syifa Fadiyah
tugas purchasing

Apakah Anda seorang staff yang bertanggung jawab atas tugas purchasing dalam pengadaan barang atau jasa untuk perusahaan Anda? Atau Anda manajer departemen ini?

Jika menurut Anda departemen Anda telah memiliki tingkat produktivitas yang tinggi, itu berarti karena Anda menyadari betapa pentingnya proses pengadaan barang yang efisien terhadap kesuksesan organisasi. Tetapi, sebagus apapun manajemen pengadaan barang yang sudah diraih, Anda tetap harus melakukan pembaruan secara berkala agar bisa jauh lebih baik.

Kondisi ekonomi yang berkembang dengan pesat menuntut bagian pengadaan barang juga harus dapat membantu perusahaan bertahan dan memenangkan kompetisi dengan melakukan penghematan biaya sambil meningkatkan efisiensinya.

Untuk itu, artikel ini akan membahas bagaimana meningkatkan produktivitas dan efisiensi pengadaan barang atau jasa. Artikel ini akan dibagi dalam tiga bagian karena tidak bisa dipungkiri bahwa proses dan tugas purchasing melibatkan bayak pihak. Kami berupaya memberikan masukkan agar semua pihak yang terlibat dalam proses ini bisa ditingkatkan.

Bagian pertama akan membahas bagaimana cara meningkatkan efisiensi purchasing  dalam lingkup internal: apa saja yang bisa ditingkatkan atau ditinggalkan. Berikut adalah tipsnya.

Berpikir dua kali sebelum mengeluarkan purchase requisition

Related image

Sebelum mengeluarkan purchase requisition, Anda harus memastikan bahwa ada kebutuhan untuk melakukan pembelian barang atau bahan tertentu. Oleh karena itu, Anda harus memiliki akses pada data inventaris. Tujuannya adalah agar stok barang dapat digunakan secara maksimal.

Bayangkan jika Anda memesan barang yang kuantitasnya masih tersedia di gudang dan tidak memesan barang yang sebetulnya dibutuhkan. Kacau, bukan?

Selain itu, Anda harus dapat mengumpulkan dokumen-dokumen penting lainnya yang memperlihatkan keadaan perusahaan Anda saat ini. Dokumen ini akan berguna untuk memahami bagaimana kinerja purchasing sejauh ini, sumber daya yang digunakan, biaya setiap departemen, dan pertumbuhan perusahaan.

Standarisasi dan sentralisasi proses purchasing

Image result for centralize picture

Melakukan standarisasi prosedur pengadaan Anda akan membuat pengelolaan inventaris yang lebih baik. Proses ini juga akan membantu dalam pengelolaan dan pemanfaatan inventaris yang tepat yang tersedia di organisasi.

Lebih jauh lagi, dengan standarisasi proses purchasing yang terpusat Anda akan semakin mudah memantau keseluruhan prosesnya, memberikan transparansi, menyelesaikan masalah legal dengan lebih efisien, dan mengevaluasi tender dengan lebih mudah.

Pantau pasar global

Related image

Sering kali, terdapat kondisi-kondisi tertenut yang menyebabkan harga material yang Anda butuhkan naik di pasaran. Kenaikan harga ini sangat bergantung pada tren pasar global dan lokal.

Oleh karena itu, sebagai petinggi di departemen procurement, Anda harus terus memantau tren global dan memperoleh material dengan harga terbaik saat harga pasaran rendah.

Fokuslah pada total harga pengadaan barang, bukan harga item

Image result for cost hd picture

Terkadang, manajer purchasing mencari vendor yang menawarkan harga paling rendah. Tetapi, sebenarnya, keputusan tersebut bukanlah hal yang bijak. Banyak biaya lain yang harus dipertimbangkan saat melakukan pengadaan barang.

Biaya tersebut antara lain nilai pengiriman, biaya packaging, bea masuk, payment term, dan pajak lainnya. Biaya-biaya itulah yang harusnya jadi fokus Anda.

Latih tim Anda secara rutin

Related image

Agar Anda dapat memaksimalkan output dari staff Anda, Anda harus rajin melatih mereka terkait inovasi-inovasi di bidang ini. Hasil yang diharapkan adalah mereka memiliki wawasan yang luas dan meminimalisir kesalahan akibat human error. 

Selain itu, rapat dan diskusi yang rutin juga memberikan kesempatan bagi staff Anda untuk menyampaikan ide-ide dan inovasi yang mereka miliki.

Kesimpulan

Itulah tips-tips purchasing untuk meningkatkan efisiensi di internal departemen. Salah satu kesuksesan proses pengadaan barang ditentukan oleh kerapihan dari manajemen Anda.

Memastikan keadaan terkinini perusahaan Anda dan memiliki daftar barang yang dibutuhkan adalah hal yang tidak boleh dilewatkan. Jika Anda melakukan tips-tips di atas, proses dan tugas purchasing akan minim risiko dan pada akhirnya memuluskan kerja sama dengan vendor.

Bagian 2 artikel ini akan membahas tips-tips bekerja sama dengan vendor. Simak kelanjutannya.

Artikel terkait: Kenali Apa Itu E-Procurement dan Manfaatnya untuk Bisnis Anda

Dapatkan

Konsultasi Software ERP

GRATIS via WhatsApp

related articles