Sales atau penjualan adalah tujuan utama bagi sebuah perusahaan. Dengan menghasilkan penjualan, suatu bisnis akan dapat mempertahankan dan mengembangkan perusahaannya. Tanpa sales, kerugian dan hambatan dalam berjalannya suatu perusahaan akan sulit untuk dihindari. Untuk menghindari itu, perusahaan harus memperhatikan performa salesnya setiap hari dengan melakukan sales tracking menggunakan sales tracking system.
Sales tracking system merupakan alat yang sangat penting bagi perusahaan dalam memantau aktivitas penjualan, mengelola transaksi bisnis, serta mendapatkan informasi yang akurat mengenai pelanggan dan prospek. Oleh karena itu, penggunaan sistem tersebut sangatlah krusial dalam menjaga performa penjualan perusahaan. Dengan performa penjualan yang baik, perusahaan dapat mempertahankan klien tetap maupun menarik klien baru, sehingga dapat meningkatkan pendapatan dan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan. Dalam hal ini, sales tracking system dapat membantu perusahaan untuk memperoleh insight dan informasi yang lebih detail mengenai penjualan, sehingga perusahaan dapat membuat strategi pemasaran yang lebih efektif dan efisien untuk mencapai target penjualan yang diinginkan
Untuk lebih mengerti mengenai sistem ini, simak penjelasan berikut ini! Artikel ini akan membahas pengertian sales tracking system, cara kerjanya, mengapa sistem sales tracking penting dalam menjalankan bisnis, serta fitur yang harus ada pada sales tracking system.
Daftar Isi
Apa Itu Sales Tracking System?
Sales tracking system adalah proses mendokumentasi seluruh interaksi antara calon pelanggan dengan bisnis. Dokumentasi tersebut meliputi segala kegiatan termasuk touchpoint awal seperti riwayat chat dan telepon, proses melewati sales funnel, sampai penjualan ketika mereka benar-benar menjadi pelanggan. Melalui data-data tersebut, bisnis bisa mendapatkan gambaran visual mengenai proses mana calon pelanggan dengan bisnis muncul di titik siklus sales.
Sales tracking system akan sangat membantu bisnis dan memudahkannya untuk mengerti dan memahami efektivitas sales funnel. sistem ini dapat berbentuk software atau aplikasi. Software CRM adalah salah satu software yang paling banyak digunakan saat ini. Program CRM tidak terbatas untuk melacak penjualan saja, namun sekaligus menjalin relasi yang baik dengan pelanggan.
Mengapa Bisnis Membutuhkan Sales Tracking System?
Tanda sebuah bisnis telah menerapkan strategi marketing yang baik adalah ketika bisnis tersebut menghasilkan pendapatan. Pendapatan yang merupakan hasil dari penjualan merupakan suatu aspek yang paling penting dalam menjalankan sebuah bisnis. Sebelum adanya sistem ini, informasi dan data penjualan satu demi satu dicatat dengan menggunakan spreadsheet.
Sementara itu, untuk mencari tahu suatu informasi mengenai bisnis seperti total penjualan dalam satu periode, ukuran penjualan berdasarkan anggota tim penjualan, maupun untuk mengetahui informasi mengenai perusahaan secara umum karyawan harus melakukan pencarian secara manual. Tentunya, teknik tersebut membutuhkan waktu yang lama karena tidak ada perpaduan atau otomatisasi di antara aplikasi pelacak email, CRM, intelijen perusahaan, aplikasi produktivitas, manajemen tenaga kerja, dan sebagainya.
Dalam hal ini, dengan menentukan metrik yang akan dikumpulkan dan dipantau sebelum menggunakan sales tracking system, bisnis dapat memastikan bahwa data yang terkumpul dapat memberikan informasi yang relevan dan berguna dalam menganalisis perilaku dan preferensi pelanggan. Metrik tersebut dapat mencakup hal-hal seperti jumlah penjualan, retensi pelanggan, rata-rata nilai transaksi, dan sebagainya. Selain itu, data tersebut dapat membantu bisnis untuk menentukan inisiatif dan strategi bisnis di masa depan, seperti peningkatan produk atau layanan yang ditawarkan, atau pengembangan kampanye pemasaran yang lebih efektif.
Sistem sales tracking yang baik harus mampu memberikan informasi yang akurat dan lengkap mengenai performa penjualan perusahaan. Oleh karena itu, sistem tersebut harus dapat membantu perusahaan mengukur beberapa indikator penting seperti total penjualan dalam jangka waktu tertentu, jumlah penjualan dari tiap sumber, jumlah penjualan per tenaga penjual, dan waktu rata-rata yang digunakan untuk menutup kesepakatan. Dengan kata lain, sistem sales tracking yang baik harus dapat memberikan data yang lengkap dan terstruktur agar perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat dan efektif dalam meningkatkan performa penjualan.
Baca Juga: 10 Software CRM Terbaik 2023 Untuk Peningkatan Performa Bisnis
Bagaimana Cara Kerja Sales Tracking System?
Sebelum adanya sistem sales tracking, spreadsheet dan teknik sederhana lainnya menjadi pilihan banyak bisnis untuk melihat kinerja tim sales. Tentunya, teknik tersebut menghabiskan waktu yang cukup banyak untuk menghasilkan suatu informasi. Dengan menggunakan sales tracking system, bisnis dapat meningkatkan kinerja mereka dengan cepat dan efisien. Selain itu, bisnis juga dapat meminimalkan kesalahan manusia yang terjadi pada proses manual, menghemat waktu, dan mengoptimalkan produktivitas karyawan dalam mengelola data penjualan dan pelanggan.
Berikut adalah cara kerja sales tracking system:
1. Identifikasi target audiens
Pertama, bisnis perlu memahami pelanggannya sebelum merencanakan proses salesnya. Untuk itu, bisnis harus mengumpulkan data klien seperti usia, jenis kelamin, lingkungan sosial pelanggan, dan lainnya.
2. Identifikasi sumber audiens
Selanjutnya, bisnis harus mencari tahu platform mana yang sering digunakan pelanggannya, baik online maupun offline. Setelah mengetahui informasi ini, bisnis dapat membuat daftar point of entry yang memungkinkan.
3. Tentukan tahapan prospek masuk
Selanjutnya, perusahaan menentukan tahap yang prospek kemungkinan masuk. Melalui tahap ini, bisnis dapat melihat dengan sekilas prospek berada pada tahap apa.
4. Tentukan cara agar customer tertarik
Selanjutnya, bisnis mengidentifikasi bagaimana cara mempengaruhi prospek agar menarik. Misalnya melalui webinar, marketing, konten media sosial, dan lainnya. Langkah ini membantu bisnis melacak tindakannya yang dapat mempengaruhi prospek melakukan pembelian.
5. Tentukan metriks
Bisnis perlu mengetahui hal-hal yang harus diukur dengan sistem sales tracking, salah satunya seperti jumlah traffic website. Untuk menentukannya dapat menggunakan metode OKR (Objectives and key results) atau KPI (Key performance indicator) sebelum membuat laporan kebutuhan.
Setelah menggunakan sales tracking system, terdapat beberapa indikator yang dapat perusahaan gunakan untuk mengukur keberhasilan sales. Pertama-tama, dapat diukur jumlah sales yang didapatkan dari setiap sumber. Selain itu, dapat pula dihitung total sales yang tercapai dalam jangka waktu tertentu. Selanjutnya, dapat dipantau jumlah sales yang dihasilkan oleh setiap tenaga sales. Dan yang terakhir, dapat diukur waktu rata-rata yang dibutuhkan oleh tenaga sales untuk melakukan close deal.
Manfaat Sales Tracking System untuk Bisnis
Sistem sales tracking memiliki peran besar dalam membantu bisnis untuk mengumpulkan data penjualan. Tidak hanya menaikkan efisiensi pengumpulan data penjualan, berikut adalah manfaat menggunakan Sistem sales tracking bagi bisnis:
1. Sales Tracking System dapat Melacak Penjualan dalam Waktu Tertentu
Tools yang ada dalam sistem ini akan menyimpan semua aktivitas penjualan yang datanya terakses oleh manajer dan tim sales. Melaluinya, bisnis dapat menganalisis strategi penjualan yang paling efektif, efisien, serta membantu membuat keputusan terbaik.
2. Sales Tracking System dapat Memonitor Aktivitas Tim Sales
Walau memiliki mobilitas yang tinggi, dengan sistem sales tracking para sales dapat dipantau secara real time.
3. Alat Ukur Kinerja Pegawai
Setelah mengukur kinerja pegawai, pegawai akan mampu bekerja lebih optimal sehingga perusahaan mendapat lebih banyak keuntungan.
4. Sales Tracking System dapat Memonitor Keberhasilan Bisnis
Selanjutnya, sistem sales tracking ini dapat memantau performance bisnis secara real time sehingga data yang dihasilkan bisa menjadi bahan pertimbangan saat menyusun strategi mengembangkan bisnis.
5. Sales Tracking System dapat Membuat Laporan Otomatis
Sales tracking system memiliki fitur laporan otomatis mengenai semua data penjualan dan kinerja karyawan yang dapat manajer akses secara real time.
6. Mendapatkan Insight yang Detail dan Mendalam
Selanjutnya, Sistem ini juga dapat memberikan wawasan dan perspektif holistik terkait penjualan pada tim sales sehingga lebih mudah untuk mengetahui apa yang ada pada sales funnel.
7. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Melalui wawasan dan informasi yang ada karena sales tracking, tim sales lebih mudah untuk memperbaiki serta meningkatkan setiap tahapan penjualan.
8. Meningkatkan produktivitas dan pendapatan tim sales
Aplikasi sales tracker menyebabkan tim sales untuk lebih fokus terhadap tugas dan pekerjaan yang lebih penting sehingga produktivitas keseluruhannya meningkat.
9. Menghemat biaya operasional perusahaan
Penghematan biaya operasional perusahaan tidak kalah penting dengan poin lainnya karena perusahaan dapat menggunakan dana tersebut untuk kebutuhan yang lebih penting.
Baca juga: 5 Tips Mengoptimalkan Akurasi Sales Forecasting
Fitur yang Harus Ada pada Sales Tracking System
Sales tracking system merupakan alat yang sangat penting, bahkan wajib ada dalam suatu bisnis. Terdapat beberapa fitur yang menandakan suatu sistem sales tracking akan mendukung peningkatan bisnis. Fitur-fitur ini membantu sales berfungsi dengan baik dan efektif. Berikut adalah fitur-fitur tersebut:
1. Manajemen saluran penjualan
Fitur ini berfungsi untuk membantu perusahaan dalam memilih saluran distribusi yang tepat dan efisien untuk produknya. Dengan demikian, produk dapat dijual dan didistribusikan ke pasar dengan lebih efektif dan efisien.
2. Manajemen tim penjualan
Fitur selanjutnya, fitur ini berguna untuk melacak setiap update oleh sales person, mendelegasikan tugas yang tepat, dan memantau setiap pencapaian penjualan.
3. Peramalan pendapatan
Untuk mendapatkan estimasi revenue dari setiap prospek secara akurat dan membuat daftar prioritas prospek dengan lebih mudah.
4. Manajemen pemasaran email
Berfungsi membuat dan mengirim email campaign yang relevan berdasarkan prospek atau klien yang pembagiannya telah tersebar oleh sistem menjadi beberapa segmen.
5. Manajemen pencatatan panggilan
Selanjutnya, fitur ini berfungsi untuk mencatat percakapan dalam setiap panggilan untuk meningkatkan pemahaman tentang prospek dan untuk mengoptimalkan layanan pelanggan.
6. Pembuatan laporan penjualan
Untuk menghasilkan laporan penjualan lengkap secara real time yang mencakup aktivitas penjualan, kinerja tim penjualan, keuntungan dan kerugian, dan lain-lain.
Kesimpulan
Sales tracking system merupakan salah satu sistem yang penting untuk digunakan oleh perusahaan. Dengan menggunakan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas proses penjualan dan memperkuat hubungan dengan pelanggan. Selain itu, sistem ini juga dapat meningkatkan kinerja dan profitabilitas perusahaan.
HashMicro adalah solusi utama dalam membantu bisnis memonitor penjualan dan kinerja karyawan. HashMicro menyediakan aplikasi penjualan barang untuk proses penjualan yang lebih cerdas, cepat, dan efektif. Dengan ini, bisnis Anda dapat mendapat keuntungan yang optimal.
Aplikasi sales tracking system Hashmicro dilengkapi oleh berbagai fitur yang menjadi kepercayaan banyak bisnis dalam menangani penjualannya. Saat ini, sudah banyak perusahaan yang mempercayai HashMicro sebagai penyedia layanan ERP untuk perusahaannya.
