Strategi Pengendalian Persediaan untuk Efisiensi Bisnis

Mengapa banyak bisnis merasa stok selalu habis di saat dibutuhkan, namun justru menumpuk ketika permintaan menurun? Kondisi ini sering muncul karena keputusan persediaan diambil tanpa visibilitas dan perencanaan yang memadai.

Persediaan bukan sekadar soal jumlah barang di gudang, tetapi tentang keseimbangan antara kebutuhan operasional dan kesehatan arus kas. Kesalahan kecil dalam pengelolaan stok dapat berdampak besar pada biaya, layanan pelanggan, hingga kelancaran proses bisnis.

Di tengah dinamika permintaan dan kompleksitas operasional, bisnis membutuhkan kontrol yang lebih terstruktur dan berbasis data. Di situlah pengendalian persediaan berperan penting untuk membantu perusahaan menjaga efisiensi, ketersediaan, dan stabilitas operasional secara berkelanjutan.

Apa Itu Pengendalian Persediaan dan Mengapa Sangat Krusial?

Pengendalian persediaan adalah proses manajerial untuk memastikan ketersediaan stok yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan biaya penyimpanan seminimal mungkin. Tujuannya adalah menyeimbangkan investasi modal pada stok agar tidak mengganggu likuiditas operasional harian.

Pengendalian persediaan perlu selaras dengan PSAK 14, terutama dalam penentuan biaya perolehan persediaan serta pemilihan rumus biaya seperti FIFO atau rata-rata tertimbang yang diterapkan secara konsisten. Selain itu, PSAK 14 juga menekankan penilaian persediaan pada nilai terendah antara biaya dan nilai realisasi bersih (NRV).

Dampak langsung dari ketidakakuratan data persediaan sangat signifikan terhadap profitabilitas dan reputasi bisnis di mata pelanggan. Kesalahan kecil dalam pencatatan dapat memicu efek domino, mulai dari pembengkakan biaya sewa gudang hingga hilangnya peluang penjualan akibat stockout.

Tipe Bisnis yang Membutuhkan Sistem Pengendalian Persediaan

Tidak semua bisnis memiliki tantangan persediaan yang sama, sehingga kebutuhan pengendaliannya pun bisa berbeda tingkat urgensinya. Berikut ini adalah pembagian tipe bisnis beserta metode pengendalian yang cocok.

Kapan Stok Harus Dikendalikan dan Tidak Dikendalikan?

Pengendalian stok perlu dibedakan karena tidak semua item memberi dampak yang sama terhadap biaya, risiko, dan kelancaran operasional. Ini makin penting karena menurut UGM yang mengutip kalkulasi Bappenas, biaya logistik nasional Indonesia pada 2023 tercatat 14,29% dari PDB, sehingga inefisiensi seperti pembelian darurat dan stok menumpuk jadi semakin mahal.

Kapan stok harus dikendalikan

1. Barang bernilai tinggi atau rawan selisih, karena dampaknya langsung ke kerugian dan audit.
2. Item kritikal operasional (spare part mesin, bahan baku utama), karena stockout bisa menghentikan proses.
3. Persediaan dengan masa simpan terbatas atau mudah usang, untuk mencegah penurunan nilai dan write-off.
4. Produk fast-moving, agar replenishment tepat waktu dan penjualan tidak hilang karena kehabisan stok.
5. Item dengan lead time pemasok panjang, supaya perencanaan pembelian tidak terlambat.

Kapan stok tidak perlu dikendalikan

1. Barang bernilai rendah dengan risiko kecil, karena biaya pengawasannya bisa lebih mahal dari nilai barang.
2. Item penunjang non-kritikal (ATK umum, perlengkapan minor), cukup dimonitor periodik atau sampling.
3. Persediaan barang yang jarang dipakai dan tidak berdampak ke layanan utama, cukup pakai kontrol minimum.
4. Barang dengan akses terbatas dan pemakaian sangat terprediksi, cukup gunakan batas minimum-maksimum sederhana.
5. Item yang mudah dan cepat dibeli ulang, sehingga kontrol ketat tidak memberi tambahan manfaat yang signifikan.

Fungsi dan Manfaat Utama Penerapan Pengendalian Persediaan

Penerapan sistem kontrol stok yang baik memberikan dampak positif langsung terhadap efisiensi operasional dan kesehatan finansial jangka panjang. Berikut adalah manfaat strategis yang akan Anda dapatkan:

1. Menjaga Keseimbangan Arus Kas Perusahaan

Pengendalian yang efektif mencegah terjadinya penumpukan stok berlebih yang sering kali mematikan perputaran modal kerja. Dengan menjaga rasio stok yang sehat, dana perusahaan dapat dialokasikan untuk kebutuhan ekspansi atau investasi strategis lainnya. Hal ini sangat krusial untuk menjaga likuiditas bisnis tetap stabil di tengah ketidakpastian ekonomi.

2. Meningkatkan Tingkat Kepuasan Pelanggan

Ketersediaan produk adalah kunci utama dalam membangun loyalitas pelanggan di era persaingan bisnis yang semakin ketat saat ini. Sistem persediaan yang terkelola dengan baik memastikan setiap pesanan dapat dipenuhi tepat waktu tanpa adanya pembatalan sepihak. Konsistensi layanan ini akan membangun reputasi positif dan kepercayaan jangka panjang dari konsumen.

3. Mengantisipasi Risiko Kerugian Dead Stock

Kontrol yang ketat memungkinkan manajer gudang untuk mendeteksi barang yang pergerakannya lambat (slow-moving) atau mendekati masa kedaluwarsa lebih awal. Informasi ini memungkinkan tim penjualan untuk segera mengambil tindakan taktis, seperti membuat promosi bundling atau diskon khusus. Langkah proaktif ini sangat efektif untuk meminimalisir kerugian akibat pemusnahan barang rusak.

Metode Kontrol Stok Efektif untuk Berbagai Industri

Setiap industri memiliki karakteristik unik, sehingga pemilihan metode kontrol stok harus disesuaikan dengan model bisnis yang dijalankan. Berikut adalah beberapa pendekatan yang paling umum digunakan:

1. Metode Economic Order Quantity (EOQ)

EOQ adalah rumus matematis yang digunakan untuk menentukan jumlah pemesanan paling ideal guna menekan total biaya inventaris. Metode ini sangat cocok bagi perusahaan yang memiliki permintaan stabil dan ingin meminimalkan biaya pemesanan serta penyimpanan sekaligus. Dengan EOQ, Anda dapat menghindari pembelian berlebihan yang membebani kapasitas gudang.

2. Metode Just In Time (JIT)

Strategi JIT berfokus pada efisiensi tinggi dengan mendatangkan bahan baku hanya pada saat dibutuhkan untuk proses produksi. Pendekatan ini sangat populer di industri manufaktur modern karena mampu memangkas biaya penyimpanan secara drastis. Namun, keberhasilan metode ini sangat bergantung pada keandalan dan kecepatan respon dari para pemasok Anda.

3. Metode FIFO dan FEFO

Metode ini sangat krusial bagi industri yang menangani produk dengan masa simpan terbatas. Penerapan metode ini memastikan barang yang masuk lebih awal atau yang kedaluwarsanya paling dekat akan dijual terlebih dahulu. Strategi ini efektif untuk mengurangi risiko kerugian akibat barang yang rusak atau usang di gudang.

4. Penentuan Minimum dan Maximum Stock

Menetapkan batas minimum dan maksimum stok adalah langkah preventif untuk menjaga ketersediaan barang tetap pada level aman. Batas minimum berfungsi sebagai sinyal peringatan untuk segera melakukan pemesanan ulang sebelum stok benar-benar habis. Sementara itu, batas maksimum mencegah pembelian berlebihan yang dapat membebani arus kas perusahaan.

Untuk lebih jelasnya, simak infografis berikut ini.

Tantangan Umum dalam Manajemen Stok Manual

Banyak perusahaan masih mengandalkan cara manual yang rentan terhadap kesalahan manusia dan ketidakefisienan data. Tantangan ini sering kali menjadi penghambat utama pertumbuhan bisnis.

Risiko human error dalam pencatatan data administrasi sering menyebabkan ketidakcocokan antara data di sistem dengan fisik barang di gudang. Kesalahan input kecil atau kelalaian mencatat barang keluar dapat memicu selisih stok yang signifikan saat audit akhir tahun. Hal ini tentu akan merugikan laporan keuangan dan mempersulit pelacakan aset perusahaan.

Kesulitan lain yang sering dihadapi adalah ketidakmampuan melacak pergerakan stok secara real-time, terutama bagi bisnis dengan banyak cabang. Keterlambatan informasi stok antar lokasi sering membuat perusahaan kehilangan peluang penjualan karena transfer barang tidak bisa dilakukan dengan cepat. Akibatnya, kepuasan pelanggan menurun karena ketidaksiapan barang saat dibutuhkan.

Strategi Optimasi Persediaan dengan Teknologi Modern

Transformasi digital menjadi kunci untuk mengatasi kompleksitas manajemen gudang dan meningkatkan akurasi data inventaris. Penggunaan teknologi seperti software stok barang menjadi solusi yang tak terelakkan dalam mengoptimasikan startegi persediaan.

Solusi pengelolaan persediaan terintegrasi harus mempunya fitur-fitur yang dapat membantu bisnis. Fitur-fitur seperti otomatisasi stock opname dan pelacakan, integrasi data inventaris dan keuangan, dan forecasting dapat memberikan visibilitas menyeluruh atas pergerakan barang dan nilai stok secara real-time.

Bagaimana Pertamina Mengendalikan Persediaan Bisnis Mereka dengan Sistem Digital Inventaris?

Sebagai perusahaan energi dengan jaringan operasional yang luas, Pertamina menghadapi tantangan besar dalam menjaga ketersediaan dan akurasi persediaan bisnisnya. Untuk menjawab kompleksitas tersebut, pengendalian persediaan dilakukan dengan solusi pengelolaan persediaan terintegrasi.

1. Visibilitas stok lintas lokasi (depot, terminal, SPBU, gudang spare part)
   Dalam operasional Pertamina yang tersebar, ketersediaan barang harus terlihat jelas per lokasi agar distribusi dan pemenuhan kebutuhan tidak terlambat. Visibilitas real-time membantu mencegah stockout di titik kritikal dan mengurangi penumpukan stok di lokasi yang tidak membutuhkan.
2. Pengendalian item kritikal dengan jejak transaksi
   Pertamina mengelola banyak item yang berdampak langsung ke kelancaran operasi, seperti spare part perawatan, material pendukung, dan perlengkapan keselamatan. Jejak transaksi yang rapi membantu menekan risiko kehilangan, salah alokasi, dan memudahkan audit di lingkungan operasional yang ketat.
3. Perencanaan pengadaan berbasis konsumsi aktual
   Pola pemakaian di setiap site bisa berbeda, sehingga batas minimum stok perlu disesuaikan dengan konsumsi dan lead time pemasok. Dengan reorder point, pengadaan lebih disiplin, pembelian darurat berkurang, dan kontinuitas operasional lebih terjaga.
4. Stock opname lebih cepat
   Skala gudang dan jumlah lokasi membuat stock opname manual rawan memakan waktu dan menghasilkan discrepancy. Proses yang lebih terstandarisasi mempercepat verifikasi fisik dan mempercepat tindak lanjut saat ada selisih.
5. Integrasi inventaris dan keuangan
   Di bisnis energi, persediaan bukan hanya jumlah barang, tetapi juga nilai dan dampaknya ke biaya operasional tiap unit kerja. Integrasi membantu memastikan nilai persediaan akurat, pembebanan biaya lebih tepat, dan laporan lebih siap untuk kebutuhan audit serta budgeting.

Kesimpulan

Pengendalian persediaan yang efektif adalah fondasi penting untuk menjaga stabilitas arus kas dan operasional bisnis. Tanpa kontrol yang rapi, stok mudah bocor lewat selisih inventori, dead stock, atau stockout yang memaksa pembelian darurat dengan biaya lebih mahal.

Ini saat yang tepat untuk mempertimbangkan pendekatan yang lebih cerdas agar potensi kerugian berkurang dan produktivitas tim meningkat. Anda bisa mulai dari konsultasi gratis untuk membahas kondisi persediaan saat ini dan menemukan langkah optimasi yang paling relevan untuk kebutuhan bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Pengendalian Persediaan

• Apa perbedaan manajemen persediaan dan pengendalian persediaan?

  Manajemen persediaan mencakup keseluruhan proses pengelolaan stok dari hulu ke hilir, sedangkan pengendalian persediaan lebih fokus pada pengaturan jumlah stok agar tetap optimal dan efisien.

• Kapan waktu yang tepat untuk restock barang?

  Waktu restock terbaik adalah saat stok mencapai ‘Reorder Point’ (titik pemesanan ulang) yang telah dihitung berdasarkan rata-rata penjualan harian dan waktu tunggu pengiriman (lead time).

• Bagaimana cara mengatasi selisih stok saat audit?

  Lakukan investigasi menyeluruh untuk mencari penyebab selisih, lakukan penyesuaian stok (stock adjustment) di sistem, dan perbaiki SOP penerimaan serta pengeluaran barang untuk mencegah kejadian berulang.