Apakah Anda tahu berapa banyak waktu yang terbuang hanya untuk mengelola dokumen dan invoice secara manual? Tanpa OCR software, bisnis Anda berisiko menghabiskan banyak waktu untuk memindahkan data dan rentan terhadap kesalahan yang bisa merugikan perusahaan.
Lebih parah lagi, kesalahan dalam pengolahan dokumen bisa menyebabkan keterlambatan pembayaran atau kehilangan data penting. Hal ini tentu dapat mengganggu kelancaran operasional dan merugikan reputasi bisnis Anda.
Jangan biarkan hal ini terus terjadi! Artikel ini akan menunjukkan bagaimana OCR bisa meningkatkan efisiensi beserta 8 rekomendasi vendor OCR terbaik yang bahkan dapat Anda coba secara gratis. Baca artikel ini untuk mengetahui jawabannya!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu OCR Software?
Optical Character Recognition atau OCR software adalah teknologi yang mampu mengubah teks dalam gambar atau dokumen cetak menjadi teks digital yang dapat Anda edit. Utamanya, teknologi OCR memiliki peran dalam pengelolaan e-invoice bisnis terkini.
Invoice tekstual menjadi penting karena akan mempermudah pengolahan data keuangan melalui sistem terpusat, seperti ERP atau accounting software. Dampaknya, Anda akan merasakan pencatatan transaksi dan pelacakan invoice bisnis yang lebih cepat.
4 Jenis Optical Character Recognition
Di masa lalu, bisnis menghabiskan banyak waktu untuk memproses dokumen secara manual. Kini, dengan adanya teknologi OCR, seluruh proses bisa selesai dalam hitungan detik.
Namun, tidak semua OCR diciptakan sama. Setiap jenis menawarkan solusi berbeda untuk kebutuhan bisnis yang beragam. Berikut adalah daftar jenis-jenis OCR yang perlu Anda ketahui:
1. Simple OCR
Simple OCR bekerja dengan menganalisis teks per karakter melalui pencocokan pola. Proses ini membandingkan karakter tekstual dengan glyph dalam software. Glyph sendiri merupakan visualisasi angka dan huruf yang tersimpan dalam database sistem.
Meskipun teknologi ini cukup efektif, penggunaannya terbatas karena tidak semua font bahasa tersedia. Oleh karena itu, jenis OCR ini lebih cocok untuk dokumen yang menggunakan font standar, seperti invoice dasar atau formulir sederhana.
2. Optical Mark Recognition (OMR)
OMR berfokus pada identifikasi tanda dalam formulir, seperti checkbox atau lingkaran survei. Teknologi document management system ini mengenali logo, simbol, dan watermark dengan mencocokkan gambar yang ada dengan database sistem.
3. Intelligent Character Recognition (ICR)
ICR membawa kemampuan OCR software ke level yang lebih tinggi dengan memanfaatkan kecerdasan buatan (AI), seperti pembelajaran mesin (machine learning). Dengan ini, program OCR bisa “belajar” untuk membaca teks seperti manusia, melalui latihan dan pelatihan berkelanjutan.
Neural network dalam ICR terus-menerus memeriksa teks untuk menemukan atribut khas, seperti lokasi garis, persimpangan, kurva, dan loop, sehingga kemampuan mengenali tulisan tangan menjadi lebih akurat. Program ini cocok untuk Anda yang sering berjibaku dengan dokumen tulis tangan di perusahaan.
4. Intelligent Word Recognition (IWR)
Berbeda dengan ICR yang mengenali karakter per karakter, IWR mengenali kata secara keseluruhan, membuat proses OCR lebih cepat dan efisien. Dalam aplikasi invoice, IWR memindai dokumen dengan format kompleks atau tulisan tangan bebas, seperti kontrak kerja dalam waktu singkat.
Dari keempat jenis OCR software di atas, selain dari fungsi dan tujuan, terdapat pula harga sistem yang perlu Anda ketahui. Jika Anda ingin mengetahuinya, klik banner berikut untuk mengakses informasi selengkapnya.
Manfaat OCR Software
Keberadaaan optical character recognition software membawa berbagai manfaat signifikan bagi bisnis. Beberapa manfaat OCR tersebut meliputi:
- OCR mengurangi risiko kesalahan dalam pencatatan data manual akibat human error.
- Jika Anda menggunakan sistem OCR, maka pengolahan transaksi Anda akan berjalan cepat, meminimalkan waktu tunggu pembayaran dan berujung pada peningkatan cash flow.
- Dengan mengurangi ketergantungan pada proses manual, OCR software mengurangi biaya pencatatan manual, pengarsipan, dan pengolahan dokumen tradisional.
- Alat ini memudahkan Anda dalam mencari informasi melalui pencarian teks, mengurangi waktu pencarian dokumen fisik.
- Karena data OCR lebih akurat dan terstruktur, Anda dapat membuat keputusan lebih tepat berdasarkan informasi terpercaya.
8 Rekomendasi OCR Software Terbaik
Berikut adalah rekomendasi OCR software terbaik di Indonesia pada tahun 2025 yang dapat Anda jadikan sebagai pertimbangan keputusan bisnis:
1. HashMicro OCR Software
HashMicro adalah vendor OCR yang berdiri sejak tahun 2015 di Singapura. Meskipun demikian, vendor ini berasal dari Indonesia dengan lebih dari 2.000+ jejak profesional yang mengesankan. Hadir dengan opsi OCR berbasis AI dan cloud, HashMicro menawarkan kemudahan pengelolaan dokumen invoice.
Melalui demo gratis, HashMicro memberikan Anda kesempatan lebar untuk mencoba dan menilai performa kerja sistemnya sebelum membeli. Ini mencegah Anda dari “membeli kucing di dalam karung”, mencegah kerugian pasca pembelian.
Tidak berhenti sampai di situ, HashMicro menyediakan bantuan konsultasi bisnis gratis. Tawaran ini membantu Anda untuk memetakan masalah dan kesulitan bisnis yang sering terjadi dalam perusahaan, mencegah Anda dari profit loss berkepanjangan.
Fitur unggulan:
- Document scanner: Memungkinkan pemindaian dokumen sederhana dan kompleks dengan cepat, mengonversi gambar ke teks digital yang siap proses.
- Integrasi kuat dengan AI-based accounting: Semua data yang selesai scan langsung terintegrasi dengan sistem akuntansi berbasis AI, mempermudah pencatatan dan pelacakan transaksi keuangan.
- Custom printout for invoice: Mempermudah pencetakan invoice untuk berbagai kebutuhan dan format identitas bisnis sehingga dapat meningkatkan kesan positif kepada pelanggan.
- Online payment management: Permudah pembayaran pelanggan dengan online payment gateway. Kirim resi melalui portal yang sama.
- Invoice approval and delegation: Sistem memungkinkan Anda untuk memproses approval dan memvalidasi setiap faktur yang diberi harga khusus atau diskon.
- Real-time invoice reporting: Ketahui usia faktur Anda dan temukan faktur-faktur yang belum dibayar untuk mengetahui total pendapatan Anda.
| Pros | Cons |
| Terintegrasi dengan banyak modul, seperti akuntansi, inventpry, dan sales | Lebih cocok untuk bisnis menengah ke atas karena fiturnya yang komprehensif |
| Skalabilitas sistem HashMicro sangat fleksibel | Waktu implementasi bervariatif tergantung pada kebutuhan perusahaan Anda |
| Opsi kustomisasi terbuka luas | |
| Gratis biaya tambah user | |
| UI/UX yang ramah pengguna |
2. Abbyy FineReader
Abbyy FineReader adalah salah satu pionir teknologi OCR yang telah lama beroperasi. Dengan fokus pada solusi pengolahan dokumen untuk bisnis, Abbyy FineReader mampu mengonversi berbagai jenis dokumen dengan tingkat akurasi yang sangat tinggi.
Fitur unggulan:
- Dukungan lebih dari 190 bahasa.
- Pemrosesan dokumen dalam batch.
- Integrasi dengan cloud dan aplikasi pihak ketiga.
| Pros | Cons |
| Akurasi tinggi dalam pemrosesan dokumen | Harga cukup mahal untuk bisnis kecil |
| Kompatibel dengan berbagai format file | Kurang cocok untuk dokumen yang sangat kompleks |
| Dapat memproses dokumen dalam jumlah besar | Proses instalasi cukup lama |
3. Adobe Scan
Adobe Scan menawarkan aplikasi OCR berbasis mobile yang memungkinkan pengguna untuk memindai dan mengonversi dokumen menggunakan smartphone mereka. Dikenal dengan kemudahan penggunaan, Adobe Scan memungkinkan pengguna untuk memindai dokumen kapan saja dan di mana saja.
Fitur unggulan:
- Konversi otomatis dokumen menjadi PDF yang editable.
- Pemindai dokumen multi-fungsi.
- Terintegrasi dengan Adobe Cloud.
| Pros | Cons |
| Dapat Anda akses melalui perangkat mobile | Fitur terbatas tanpa langganan Adobe |
| Mengintegrasikan file ke dalam Adobe Cloud | Beberapa fitur hanya tersedia pada versi premium |
| Pengenalan teks cepat dan akurat | Terkadang kesulitan membaca dokumen dengan format kompleks |
4. Paper.id
Paper.id adalah platform yang memungkinkan bisnis untuk mengelola invoice, laporan, dan dokumen lainnya secara digital. Melalui solusi OCR mereka, Paper.id membantu mengonversi dokumen fisik menjadi digital dengan efisien.
Fitur unggulan:
- Automatisasi pencatatan invoice.
- Akses data secara real-time.
- Penyimpanan dokumen cloud terintegrasi.
| Pros | Cons |
| Terintegrasi dengan sistem keuangan | Fokus utama pada invoice dan transaksi |
| Mempermudah pengarsipan dokumen | Kurang fleksibel dalam mengelola jenis dokumen lain |
| Akses data dan laporan secara langsung | Terbatas pada penggunaan di Indonesia |
5. Read Iris 17
Read Iris 17 adalah solusi yang sangat cocok untuk bisnis yang membutuhkan pengolahan dokumen skala besar. Dengan teknologi pengenalan karakter yang sangat baik, Read Iris 17 mampu mengonversi berbagai dokumen dengan cepat dan akurat.
Fitur unggulan:
- Kemampuan konversi dalam berbagai format file.
- Dukungan multi-bahasa.
- Integrasi dengan sistem akuntansi cloud.
| Pros | Cons |
| Kemampuan mengenali berbagai jenis dokumen | Performa masing-masing fitur mengalami kendala jika Anda tidak berlangganan |
| Mendukung berbagai format file | Butuh kustomisasi jika kebutuhan Anda spesifik |
| Kapasitas penyimpanan dokumen yang cukup besar | Pengguna baru mungkin membutuhkan waktu untuk beradaptasi |
6. Rossum
Rossum adalah OCR software berbasis AI yang menawarkan solusi cerdas untuk ekstraksi data dari dokumen seperti invoice dan formulir. Dengan deep learning, Rossum mampu memproses dokumen yang lebih kompleks dengan akurasi tinggi.
Fitur unggulan:
- Penggunaan AI untuk ekstraksi data yang lebih cerdas.
- Otomatisasi alur kerja dokumen.
- Pengolahan dokumen dalam skala besar.
| Pros | Cons |
| Kemampuan ekstraksi datanya cepat | Biaya implementasi awal cukup tinggi untuk bisnis kecil |
| Mampu mengelola dokumen dengan format kompleks | Memerlukan konfigurasi lanjutan untuk hasil optimal |
| Dapat menangani volume dokumen besar | Pengguna perlu pelatihan untuk memaksimalkan fitur |
7. Genius Scan
Genius Scan adalah aplikasi OCR mobile yang memungkinkan pengguna untuk memindai, mengonversi, dan mengorganisir dokumen secara efisien. Dengan antarmuka yang sederhana, aplikasi ini cocok untuk penggunaan individu atau bisnis kecil.
Fitur unggulan:
- Pemindai dokumen otomatis.
- Pengolahan dokumen langsung ke PDF.
- Integrasi dengan aplikasi penyimpanan cloud.
| Pros | Cons |
| UI/UX yang mudah untuk user baru | Fitur terbatas pada versi gratis |
| Kecepatan rata-rata konversinya cukup tinggi | Kurang cocok untuk dokumen panjang |
| Opsi penyimpanan cloud terbilang besar | Tidak memiliki banyak opsi pengaturan |
8. Cam Scanner
Cam Scanner adalah aplikasi OCR berbasis mobile yang membantu pengguna untuk memindai, menyimpan, dan berbagi dokumen dengan mudah. Aplikasi ini sangat populer di kalangan profesional yang sering bekerja dengan dokumen fisik.
Fitur unggulan:
- Pemindai otomatis untuk berbagai jenis dokumen.
- Pengonversi dokumen ke PDF dan berbagai format lainnya.
- Penyimpanan dan berbagi dokumen yang mudah.
| Pros | Cons |
| Mudah penggunaannya | Terkadang kesulitan memindai dokumen dengan kualitas rendah |
| Dapat memindai berbagai dokumen dalam format berbeda | Beberapa fitur hanya tersedia pada versi premium |
| Menyediakan opsi penyimpanan cloud | Aplikasi dapat terasa berat di perangkat lama |
Tips Memilih Optical Character Recognition Software Terbaik
Dari invoice hingga laporan, OCR software terbukti dapat membuat segalanya lebih mudah. Namun, bagaimana memilih yang terbaik untuk bisnis Anda? Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda terapkan:
- Tentukan jenis dokumen yang sering Anda proses.
- Pastikan OCR bisa terhubung dengan sistem yang sudah Anda gunakan.
- Pilih sistem dengan tingkat akurasi tinggi dalam pemrosesan dokumen.
- Pastikan aplikasi Anda mendukung bahasa yang relevan untuk bisnis.
- Pilih software dengan antarmuka yang intuitif.
- Vendor dan aplikasi harus dapat menangani volume dokumen bisnis yang berkembang.
- Pilih vendor dengan fitur keamanan tinggi dan sesuai standar.
- Pastikan ada layanan pelanggan yang baik dan pembaruan berkala.
Kesimpulan
Penggunaan OCR adalah hal esensial untuk bisnis karena mampu meningkatkan efisiensi bisnis dan meminimalkan kesalahan dalam pengolahan dokumen. Dengan berbagai tips memilih vendor OCR terbaik, Anda akan dapat mengetahui solusi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Salah satu opsi yang ada adalah HashMicro OCR software. Vendor ini menawarkan solusi lengkap yang dapat mengotomatiskan proses pengelolaan dokumen. Coba demo gratisnya untuk merasakan kemudahan dalam mengelola invoice dan dokumen lainnya dengan teknologi canggih HashMicro.
Pertanyaan Seputar OCR Software
-
Apa itu OCR dalam invoice?
OCR dalam invoice adalah teknologi yang mengonversi data teks pada invoice fisik atau PDF menjadi format digital yang dapat pebisnis olah. Ini memudahkan pencatatan dan pengelolaan transaksi bisnis.
-
Apa kegunaan software OCR?
Sistem OCR berguna untuk mengonversi dokumen tercetak atau gambar menjadi teks yang dapat mudah pebisnis edit dan cari. Ini menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manual dalam pengolahan dokumen.
-
Bagaimana sistem OCR bekerja?
Aplikasi OCR memindai dokumen atau gambar dan menganalisis pola karakter untuk mengonversinya menjadi teks. Algoritma OCR mencocokkan karakter yang dipindai dengan database glyph untuk mengenali teks.
-
Apakah ChatGPT dapat melakukan proses OCR?
ChatGPT tidak dapat langsung melakukan proses OCR karena tidak memiliki kemampuan untuk memindai atau mengenali gambar. Namun, ChatGPT dapat memberikan panduan atau menjelaskan cara menggunakan software OCR.
-
Apakah ChatGPT dapat melakukan proses OCR?
ChatGPT tidak dapat langsung melakukan proses OCR karena tidak memiliki kemampuan untuk memindai atau mengenali gambar. Namun, ChatGPT dapat memberikan panduan atau menjelaskan cara menggunakan software OCR.
-
Software OCR mana yang terbaik?
Software OCR terbaik bergantung pada kebutuhan bisnis dan jenis dokumen yang akan Anda proses. HashMicro menjadi pilihan terbaik yang dapat Anda pertimbangkan karena fiturnya yang canggih dan tawaran demo gratis yang ada.
