Setiap perusahaan maupun organisasi yang aktif pasti pernah menyelenggarakan sebuah kegiatan atau event untuk menunjukkan eksistensinya. Ketika kegiatan tersebut selesai, maka perlu membuat suatu laporan pertanggungjawaban sebagai bukti kegiatan sudah terlaksana.
LPJ adalah suatu laporan pertanggungjawaban sebagai bukti bahwa kegiatan sudah berjalan. Bagi Anda yang sering menjalankan acara, tidak asing lagi dengan yang namanya LPJ atau Laporan Pertanggungjawaban.
Fungsi dari laporan ini sendiri adalah sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses kegiatan yang sudah terlaksana. Hasil dari Sistem Manajemen Acara sebagai pertimbangan untuk peningkatan kualitas kegiatan yang akan datang.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu LPJ atau Laporan Pertanggungjawaban?
LPJ adalah laporan berbentuk dokumen tertulis yang berisi laporan suatu kegiatan sudah terlaksana. Penyusunan dari laporan ini berguna bagi perusahaan maupun unit organisasi. Jika tidak ada LPJ, maka suatu kegiatan yang terlaksana disangsikan kebenarannya.
Karena LPJ merupakan suatu bukti laporan bahwa suatu kegiatan telah benar-benar dilakukan. Laporan pertanggungjawaban atau LPJ adalah laporan dalam bentuk dokumen tertulis untuk melaporkan pelaksanaan sebuah kegiatan.
Penyusunan laporan ini dilakukan oleh suatu unit organisasi atau kelompok kepada organisasi lainnya yang memiliki tingkatan lebih tinggi atau minimal sederajat.
Baca juga: 6 Manfaat Event Management Software yang Harus Anda Ketahui
Fungsi LPJ
Fungsi dari LPJ sendiri adalah sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan yang telah berjalan. Dalam penyusunannya, laporan ini berisi mengenai pelaksanaan kegiatan, penggunaan dana, latar belakang, tujuan hingga manfaat dan waktu pelaksanaan secara lengkap.
Dalam perusahaan, laporan dibuat ketika suatu unit telah menyelesaikan satu proyek atau pekerjaan dalam periode tertentu. Pembuatannya pun tidak ada batasan waktu, bisa saja Anda membuat laporan tersebut tiga kali dalam sebulan atau hanya satu kali dalam setahun.
Tujuan LPJ
LPJ merupakan laporan wajib yang tujuannya untuk menjelaskan secara rinci proses pelaksanaan kegiataan. Selain itu, laporan ini diberikan kepada pihak atasan sebagai bentuk tanggung jawab tim pelaksana acara. Berikut ini adalah hal-hal yang termuat dalam laporan pertanggungjawaban:
Informasi pelaksanaan dan berjalannya suatu kegiatan
Pada bagian ini, berisi penjelasan tentang informasi pelaksanaan suatu kegiatan. Keberjalanan sebuah kegiatan yang telah terlaksana adalah hal utama yang harus tercantum.
Pada laporan ini juga perlu menjelaskan tentang manfaat dan tujuan dari rencana kegiatan. Rencana mekanisme kegiatan, anggaran biaya serta daftar susunan panitia juga tercantum pada laporan ini.
Selain menjelaskan manfaat dan tujuan, Anda juga harus menuliskan secara rinci kronologi atau prosesnya, dari awal hingga akhir kegiatan tersebut dan terakhir adalah hambatan yang terjadi dalam proses acaranya.
Dengan adanya laporan ini, pihak atasan dapat mengetahui apakah acara telah tepat sasaran atau tidak.
Evaluasi kegiatan
Dalam bab ini berisi hasil pelaksanaan kegiatan yang sudah berjalan, termasuk terdapat faktor penghambat acara. Dari informasi dalam evaluasi kegiatan, pihak penyelenggara dapat mengevaluasi kegiatan tersebut.
Melalui laporan penggunaan dana yang tercantum dalam LPJ, Anda dapat mengetahui pencapaian apa saja dan seberapa besar target yang ingin tercapai. Hasil pelaksanaan yang terjadi di lapangan akan menjadi bahan evaluasi untuk rencana kegiatan kedepannya supaya menjadi lebih baik lagi daripada sebelumnya.
Alat ukur kemampuan tim
Dalam LPJ tercantum secara rinci informasi kegiatan, terdapat juga susunan tim hingga informasi-informasi mengenai kinerja dan kemampuan panitia pelaksana, Mengenai hal tersebut, terbukti bahwa laporan ini bisa menjadi alat indikator untuk mengukur kemampuan tim pelaksana dalam kinerjanya untuk mengadakan kegiatan.
Melalui LPJ juga, Anda dapat mengetahui bagaimana tim pelaksana bertanggung jawab dalam menjalankan tugasnya. Seperti contoh laporan keuangan perusahaan, tim keuangan bertanggung jawab atas bagian keuangan yang meliputi pendapatan dan pengeluaran acara.
Cakupan Isi Laporan Pertanggungjawaban
Karena laporan ini penting sebagai bahan evaluasi untuk kegiatan yang akan datang, maka menulisnya pun tidak bisa seenaknya. Terdapat aturan atau standar yang baku dalam penulisan laporan tersebut. Selain itu, terdapat isi yang mutlak yaitu mengenai pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana.
Laporan pelaksanaan kegiatan
Hal yang utama dalam cakupan LPJ adalah rincian mengenai proses keberlangsungan kegiatan. Hal yang harus perusahaan cantumkan, seperti tujuan dan manfaat kegiatan, serta pelaksanaan kegiataan dari awal hingga akhir secara lengkap.
Selain itu, perlu juga tercantum hambatan yang ditemui saat kegiatan berlangsung. Dengan adanya laporan ini, pihak atasan akan mengetahui apakah kegiatan sudah terlaksana dengan baik atau belum dan sudah tepat sasaran atau tidak.
LPJ kegiatan harus sesuai dengan proposal yang telah perusahaan ajukan sebelumnya. Jika tidak sesuai maka harus dijelaskan mengenai hal tersebut secara rinci dan menyeluruh terkait permasalahan mengapa bisa ada perbedaan.
Laporan penggunaan dana
Selain mencakup isi pelaksanaan, terdapat juga rincian seputar laporan penggunaan dana. Laporan ini berisi rincian alokasi dana yang telah terpakai selama kegiatan berlangsung. Salah satu fungsinya adalah mempermudah Sistem Manajemen Keuangan dalam melakukan pembukuan pada perusahaan atau organisasi terkait.
Isi dari dalam laporan ini terbilang cukup penting karena memuat informasi besarnya dana yang perusahaan keluarkan agar proses acara berjalan dengan baik. Dari laporan pengguna dana inilah perusahaan akan membuat laporan keuangan.
Informasi dana yang termuat dapat menjadi bahan evaluasi apakah kegiatan tersebut perlu tambahan dana atau dipangkas penggunaannya. Hal ini tujuannya untuk meningkatkan efisiensi dana yang akan terpakai untuk kelangsungan kegiatan.
Prinsip-prinsip LPJ
Dalam mengerjakan sebuah laporan tentunya ada aturan dan ketentuan yang harus diikuti. Oleh karena itu dalam pembuatannya harus dilakukan secara teliti. Sebuah laporan yang baik akan mengacu pada prinsip-prinsip yang benar. Berikut ini adalah hal-hal yang harus tersampaikan dalam LPJ:
Informasi rinci
Prinsip yang pertaman adalah informasi yang rinci. Dalam menyusun LPJ harus menuliskan informasi dengan rinci dari mulai mengenai pelaksanaan kegiatan hingga penggunaan dana. Semua informasi data harus tertulis secara lengkap dan jelas dan tidak boleh ada data yang tertinggal.
Sistematis dan terpadu
Prinsip yang selanjutnya adalah sistemasis dan terpadu. Selain informasi harus rinci, laporan yang baik harus sistematis dan terpadu. Sistematis sesuai dengan urutan atau susunan yang benar. Selain itu juga harus terpadu, yakni saling berkaitan antara bagian satu dengan bagian yang lain.
Transparan dan komprehensif
Arti transparan dalam laporan adalah menulis dengan yang sebenar-benarnya tanpa ada yang harus dilebihkan atau dikurangkan. Terutama pada bagian anggaran dan penggunaan dana, semua pendapatan dan pengeluaran harus tercantum secara transparan.
Sebagai bukti valid yang kuat, Anda bisa melampirkan kwitansi atau bukti pembelian barang pada bab akhir LPJ. Selain mempunyai prinsip transparan, laporan juga harus komprehensif yaitu dengan memuat keseluruhan informasi yang perlu.
Pada dasarnya, LPJ harus bisa menjawab pertanyaan 5W+1H, yakin apa, siapa, mengapa, kapan, dimana dan bagaimana.
Contoh Laporan Pertanggungjawaban
Untuk membuat suatu laporan yang baik dan benar harus menggunakan format dan sistematika yang mudah dipahami. Contoh berikut ini adalah salah satu dari sekian banyaknya format dan sistematika penyusunan LPJ:
- Menggunakan kertas berukuran F4;
- Ukuran margin atas 3, kiri 4, kanan 3, dan bawah 3;
- Penulisan LPJ menggunakan tipe huruf Times New Roman;
- Ukuran huruf adalah 12;
- Spasi 1;
- Paragraf 1.5;
- Alignment justify.
Optimalkan Pengelolaan Dokumen dengan Software Event HashMicro
Software Event HashMicro merupakan solusi yang tepat bagi bisnis Anda untuk mengelola laporan pertanggungjawaban suatu acara dengan mudah dan lebih efisien karena software tersebut telah terintegrasi dengan sistem otomatisasi.
Software ini mampu membuat Anda menyusun, menyimpan, dan mengakses laporan secara real-time sehingga meminimalkan kesalahan manual. Seluruh data acara dapat tercatat dengan rapi, mulai dari anggaran, daftar peserta, hingga evaluasi akhir dengan sistem dari HashMicro.
Berikut beberapa fitur unggulan yang ada pada software event HashMicro:
- Event registration portal: Peserta dapat pendaftaran melalui sistem, menyelesaikan proses registrasi, dan menerima pembaruan status pendaftaran secara real-time.
- Attendance management: Software HashMicro dapat menetapkan batas jumlah peserta, secara otomatis buat kartu ID dengan integrasi barcode, serta catat konfirmasi dan kehadiran peserta.
- Ticketing management: Sistem dapat membuat berbagai jenis tiket dengan harga bervariasi, kelola reservasi, dan otomatis hentikan penjualan saat tiket habis.
- Notification reminder: Dapat mengirimkan notifikasi otomatis kepada peserta tentang batas waktu registrasi, status pendaftaran, dan countdown menuju hari acara.
- Budgeting for events: Mampu mengatur anggaran untuk setiap acara, pantau semua transaksi, kendalikan margin, dan peroleh prediksi keuntungan dengan mudah.
- Comprehensive reporting: Dapat membuat laporan lengkap acara secara otomatis, mencakup seluruh proses dari persiapan hingga pelaksanaan.
Selain menyediakan software event, HashMicro menghadirkan Hashy, sistem AI yang mendukung Document Management System (DMS) dalam mengelola dokumen secara efisien. Hashy memiliki fitur memudahkan penyimpanan file dalam kategori yang tepat dan automated document tracking.
Dengan teknologi seperti Hashy, pengelolaan dokumen acara menjadi lebih praktis, terorganisir, dan membantu bisnis tetap fokus pada pertumbuhan. Ingin tahu bagaimana Hashy dapat meningkatkan efisiensi manajemen dokumen Anda? Hubungi kami untuk demo gratis!
Kesimpulan
Setiap perusahaan pasti membutuhkan sebuah laporan pertanggungjawaban sebagai bukti atas terselenggarakannya suatu kegiatan atau acara untuk menunjukan eksistensinya.
Fungsinya adalah sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh rangkaian kegiatan yang sudah terlaksana. Lalu, hasil tersebut menjadi bahan pertimbangan untuk meningkatkan kualitas kegiatan yang akan datang.
Kelola LPJ perusahaan Anda dalam satu sistem yang terintegrasi dengan menggunakan Sistem Manajemen Dokumen dari HashMicro. Otomatiskan pencarian dokumen yang diinginkan hanya dengan 1 klik.
Siapa saja dapat mengakses file berdasarkan wewenang atau jabatan di perusahaan. Hadirkan kemudahan bagi seluruh karyawan untuk memberikan input dan memasukan dokumen yang sudah dibuat dengan software terbaik kami, jadwalkan demo gratis sekarang!
