Laporan kunjungan sales merekam aktivitas dan hasil kunjungan tim penjualan ke pelanggan. Dokumen ini krusial untuk mengidentifikasi peluang, mengevaluasi strategi, dan merencanakan proyek peningkatan kepuasan pelanggan.
Pernahkah bisnis Anda kesulitan menyusun rencana penjualan yang efektif karena laporan kunjungan sales yang tidak komprehensif atau data lapangan yang tidak lengkap akibat proses manual yang rumit? Faktanya, sekitar 20% perusahaan kehilangan pelanggan dan 15% gagal kontrak karena informasi yang tidak akurat.
Oleh karena itu, laporan kunjungan sales manual tidak lagi relevan. Solusi dan pentingnya contoh laporan penjualan Excel akan dibahas dalam artikel ini.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Laporan Kunjungan Sales beserta Contohnya
Laporan kunjungan sales adalah dokumen yang mencatat aktivitas dan hasil kunjungan tim penjualan ke customer atau leads (prospek). Laporan ini penting untuk mengidentifikasi peluang penjualan serta mengevaluasi strategi marketing yang telah atau sedang diterapkan oleh perusahaan.
Pelaporan kunjungan sales sangat penting bagi perusahaan karena membantu dalam mengevaluasi dan mengoptimalkan strategi penjualan. Selain itu, laporan ini juga meningkatkan transparansi dan akuntabilitas tim sales, memastikan setiap anggota tim bertanggung jawab atas kinerjanya.
Contoh Laporan Kunjungan Sales
Dalam kegiatan lapangan, sales perlu melakukan kunjungan langsung ke calon maupun pelanggan lama. Sebagai bagian dari laporan harian, mereka harus mengisi form kunjungan secara lengkap agar aktivitas dapat terpantau dengan baik.
Secara manual, tiap-tiap perusahaan dapat memiliki format laporan visit sales yang berbeda-beda. Namun, secara umum, berikut adalah contoh laporan kunjungan sales profesional yang baik.
Berikut adalah contoh lain form kunjungan ke customer sederhana yang dapat Anda buat dengan Excel atau Google Sheets:
Template Laporan Kunjungan Kerja Sales Sederhana
Contoh laporan sales marketing di atas merupakan format yang baik karena memuat aspek-aspek penting, seperti tanggal kunjungan, informasi pelanggan, jenis usaha, informasi kunjungan, beserta aktivitas pelanggan dalam usaha bisnisnya.
Unsur-unsur laporan sales tersebut menjadi syarat minimal sebuah laporan dapat menjadi bukti pertanggungjawaban. Namun, tentunya pengisian secara manual memiliki beberapa kendala yang dapat menghambat bisnis. Lalu, manakah yang efektif untuk bisnis Anda? Berikut adalah jawabannya.
Jenis Laporan Kunjungan Sales
Ada berbagai jenis laporan penjualan untuk mencatat aktivitas dan hasil kerja tim sales, salah satunya adalah laporan bulanan. Beberapa jenis laporan sales marketing meliputi:
Jenis laporan kunjungan sales bulanan:
- Laporan KPI Sales: memantau progres penjualan dan mengevaluasi strategi yang sales gunakan.
- Sales Forecast: memperkirakan jumlah penjualan dalam periode tertentu.
- Sales Cycle Length: mencatat seluruh proses penjualan, dari prospek hingga transaksi selesai.
- Sales Conversion Report: melihat perkembangan prospek dalam sales funnel, termasuk prospek yang memenuhi syarat dan berhasil dikonversi.
- Sales & Order Report: meninjau proses pemesanan dan mendeteksi masalah lebih awal.
- Sales Performance Report: menyajikan ringkasan performa penjualan selama sebulan.
Jenis laporan kunjungan sales harian:
- Jumlah pertemuan harian yang sales lakukan
- Jumlah prospek potensial yang menunjukkan minat
- Jumlah prospek yang hilang, beserta alasannya (misalnya: tidak merespons, kendala anggaran, kalah saing, dll.)
- Jumlah prospek baru yang diperoleh
- Jumlah transaksi yang berhasil diselesaikan (closing)
Seperti laporan lainnya, laporan kunjungan sales berguna bagi manajer untuk memantau aktivitas tim lapangan. Karena sales bekerja remote dan sering berpindah tempat, penting bagi manajer untuk menjaga komunikasi dan memastikan tim memahami prioritas mereka.
Laporan Visit Sales Online vs Manual, Mana yang Cocok bagi Bisnis Anda?
Selain laporan kunjungan manual yang Anda kenal, kini ada juga laporan visit sales online yang terbukti lebih mudah digunakan. Anda juga dapat melakukan kustomisasi format laporan sesuai kebutuhan unik bisnis Anda.
Dengan teknologi yang semakin canggih, aplikasi sales management menawarkan berbagai fitur yang tidak hanya mempermudah proses pencatatan, tetapi juga meningkatkan efisiensi dan akurasi data. Jika Anda masih bingung mengenai perbedaan di antara keduanya, simaklah tabel berikut.
| Aspek | Laporan Visit Sales | Laporan Visit Sales Online |
| Kemudahan penggunaan | Membutuhkan waktu dan tenaga untuk pencatatan dan penyimpanan | Mudah digunakan dengan fitur otomatisasi dan sinkronisasi |
| Real-time tracking | Anda tidak bisa mengetahui lokasi karyawan, berisiko tindak kecurangan yang memengaruhi KPI | Melalui fitur GPS, Anda akan tahu kinerja karyawan Anda secara real-time |
| Akurasi data | Rentan terhadap human error dan kehilangan data | Data lebih akurat dan real-time dengan backup otomatis |
| Transparansi dan akuntabilitas | Sulit untuk memantau dan mengaudit secara efektif | Memudahkan monitoring dan audit dengan akses yang terpusat |
| Kustomisasi | Terbatas pada format yang digunakan | Sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis |
Waktunya Beralih ke Sistem yang Lebih Efisien
Kelola kunjungan sales, follow up, dan dokumentasi harian dalam satu aplikasi terintegrasi. Klik untuk mencoba demo gratis.
Manfaat Laporan Kunjungan Sales
Menggunakan laporan kunjungan sales online memberikan manfaat utama berupa akurasi data yang tinggi, menghemat waktu, dan memberikan kemudahan akses. Dengan fitur otomatisasi dan sinkronisasi, laporan ini memudahkan monitoring dan analisis data real-time.
Daftar kunjungan sales yang disusun secara online menawarkan berbagai keunggulan yang tidak hanya memudahkan proses pencatatan, beberapa di antaranya adalah:
- Mengurangi biaya operasional
- Aplikasi sales management mempercepat proses penyusunan laporan
- Memberikan insight berharga untuk pengambilan keputusan strategis
- Menyediakan contoh laporan sales marketing kustom sesuai kebutuhan bisnis
- Mengurangi risiko human error
- Meningkatkan kolaborasi tim
- Menyediakan data historis terpusat melalui sales dashboard
- Meningkatkan kepuasan pelanggan melalui respons yang cepat
Jika Anda ingin mendapatkan manfaat dan kemudahan laporan kunjungan sales online, namun ragu dari segi biaya, Anda bisa mengetahui skema harga sistemnya terlebih dahulu. Dengan memahami investasi yang dibutuhkan, Anda bisa membuat keputusan yang tepat untuk bisnis hebat Anda.
5 Tanda Perusahaan Anda Butuh Laporan Visit Sales Online Sesegera Mungkin
Tahukah Anda bagaimana kisah panjang Semen Gresik dan Marimas mengelola strategi penjualan mereka? Jika dilihat sekarang, kesuksesan mereka pastinya tidak luput dari kendala-kendala bisnis yang ada.
Kendala tersebut menjadi tanda-tanda Anda butuh aplikasi sales yang prima mulai dari hari ini. Beberapa masalah yang menjadi sinyal bagi perusahaan Anda butuh software adalah:
1. Waktu terbuang banyak untuk menyusun laporan form kunjungan sales
Penyusunan laporan manual yang memakan waktu seharusnya digunakan untuk berinteraksi dengan pelanggan dan mengembangkan bisnis. Jika bisnis Anda banyak menghabiskan waktu untuk mengisi form kunjungan sales dan menyusun laporan secara manual, itu artinya Anda butuh sistem online.
2. Sering terjadi kesalahan dalam pelaporan
Human error dalam laporan manual bisa mengakibatkan data yang tidak akurat, sehingga keputusan bisnis yang Anda ambil kurang tepat. Kesalahan dalam pencatatan informasi kunjungan sales dapat memengaruhi strategi penjualan dan pertumbuhan bisnis Anda.
3. Kurangnya transparansi dan akuntabilitas
Transparansi dalam form kunjungan sales sangat penting untuk memastikan bahwa setiap anggota tim bertanggung jawab atas kinerjanya dan target penjualan dapat tercapai dengan efisien.
4. Tindak lanjut pelanggan yang tidak efektif
Tanpa laporan yang terstruktur, tugas sales akan menurun dan berdampak pada kepuasan pelanggan. Laporan online memastikan bahwa tidak ada kesempatan penjualan yang terlewat dan hubungan dengan pelanggan terjaga baik.
5. Sulitnya mengidentifikasi peluang penjualan baru
Data yang tersebar dan tidak terintegrasi membuat Anda kesulitan dalam menganalisis tren dan peluang penjualan baru. Dengan laporan kunjungan sales online, semua data tersimpan secara terpusat dan mudah untuk Anda analisis.
Tips Cara Membuat Laporan Kunjungan Sales dengan Mudah
Bagaimana jika kami memberikan anda tips agar Anda mampu membuat laporan kunjungan sales dalam hitungan menit? Jika Anda ingin membuktikannya, pastikan jika setiap langkah-langkah berikut Anda terapkan dengan seksama.
1. Bangun template yang konsisten
Susun satu template form kunjungan sales yang dipakai seluruh tim, berisi elemen penting seperti nama outlet/perusahaan, PIC, tujuan kunjungan, waktu, dan status tindak lanjut. Format yang seragam memudahkan Anda menarik laporan dan membandingkan performa antar sales.
2. Catat informasi penting
Fokus pada poin yang benar-benar berguna: apa yang dibahas, keberatan pelanggan, peluang follow up, dan komitmen berikutnya. Hindari catatan terlalu umum seperti ‘sudah dikunjungi’ tanpa konteks yang membantu keputusan ke depan.
3. Lampirkan bukti pendukung seperlunya
Tambahkan foto rak display, posisi produk, ataupun capture PO/nota jika relevan. Bukti visual ini membantu manajemen memahami kondisi di lapangan tanpa harus selalu menanyakan ulang ke sales.
4. Jadwalkan waktu khusus untuk pengisian
Biasakan pengisian form kunjungan maksimal beberapa menit setelah pertemuan selesai, misalnya sebelum berangkat ke lokasi berikutnya. Rutinitas sederhana ini menjaga data tetap segar dan mengurangi risiko lupa detail penting.
5. Manfaatkan software laporan kunjungan sales
Alih-alih mengandalkan file Excel terpisah atau chat, gunakan aplikasi pencatatan laporan sales yang bisa menyatukan jadwal kunjungan, form laporan, dan histori interaksi pelanggan dalam satu sistem.
6. Optimalkan fitur otomatisasi yang tersedia
Gunakan pengingat kunjungan, auto-fill data pelanggan, hingga integrasi dengan GPS atau check-in lokasi. Fitur-fitur ini membantu menjaga konsistensi daftar kunjungan sales tanpa menambah beban administrasi ke tim.
Baca juga : 20 Rekomendasi Software CRM Terbaik Indonesia 2025
Memilih HashMicro sebagai Solusi Laporan Kunjungan Sales Terbaik bagi Bisnis Anda
Software CRM-Sales HashMicro adalah solusi utama bagi bisnis di Indonesia karena fitur canggih dan kemudahan penggunaannya. Dengan integrasi otomatisasi dan analisis real-time, bisnis dapat meningkatkan efisiensi penjualan.
Berdiri sejak tahun 2015, HashMicro berkembang menjadi penyedia software laporan kunjungan sales atau sales system yang prima di Asia Tenggara. Melalui demo gratis, HashMicro memberikan jaminan keamanan dan kenyamanan bagi Anda untuk bebas memilih mengimplementasikan sistemnya atau tidak.
Bersama dengan lebih dari 1750 pengusaha terkemuka di Indonesia, Singapura, Malaysia, dan Filipina, HashMicro memberikan pengalaman pengguna yang mengesankan melalui UI software laporan kunjungan sales yang mudah Anda pahami.
Brinks, Marimas, Semen Gresik, hingga Pertamina telah menjadi pengguna sistem HashMicro. Mengapa hal ini terjadi dan apa yang membuat HashMicro berbeda? Fitur-fitur berikut mungkin akan dapat menjawab pertanyaan Anda.
Fitur unggulan software sales HashMicro:
- GPS Tracking: Melacak posisi sales secara real-time untuk memastikan kinerjanya selama jam kerja. Fitur ini mencegah terjadinya kecurangan atau pemalsuan laporan kinerja karyawan, memastikan KPI tercapai dengan baik.
- Customer segment (RFM analysis): Analisis historis yang mengelompokkan customer berdasarkan kapan terakhir kali mereka membeli (recency), seberapa sering mereka membeli (frequency), dan berapa banyak yang mereka belanjakan (monetary).
- Sales mobile apps (Android & iOS): Aplikasi yang terintegrasi dengan sistem dan tersedia di platform Android juga iOS.
- Custom printout in quotation: Fitur untuk membuat variasi quotation atau penawaran berdasarkan kebutuhan dan tipe klien.
- Customer portal: Portal yang memberikan akses secara langsung kepada customer untuk melihat dan memperbarui data-data terkait customer, serta berkomunikasi dengan salesperson perusahaan.
- Online quotation with online signature: Pernahkah Anda sulit menemui customer yang sering bepergian ke luar kota? Fitur ini akan menjadi hal favorit dalam sistem HashMicro karena dapat mengirim quotation dan juga mendapat tanda tangan digital yang aman dan terverifikasi aman.
- Multi discount methods: Menerapkan beberapa jenis diskon seperti order line/global, percentage/amount, dan multi diskon (promosi, poin loyalitas, diskon) dalam satu dokumen penjualan.
- Sales loyalty management: Fitur yang mengelola program loyalitas penjualan dengan cara memberikan insentif kepada pelanggan setia melalui poin berdasarkan aktivitas pembelian mereka.
Apa yang dapat HashMicro berikan kepada Anda?
Lebih dari sekedar aplikasi atau software sales biasa, HashMicro menawarkan beragam keuntungan bagi para pelanggannya, termasuk Anda jika ingin bergabung bersama jajaran pengusaha sukses lainnya. Sedikit di antara keuntungan tersebut adalah:
- Gratis tambah user tanpa biaya tambahan
- Mendapat sistem dengan UI yang mudah Anda pahami dan gunakan
- Kustomisasi sistem laporan kunjungan sales yang fleksibel
- Skalabilitas software yang dapat mengikuti perkembangan usaha Anda
- Fitur komprehensif, tetapi tidak membebani pengguna baru
- Layanan pelanggan yang hadir 24/7 untuk Anda
- Tawaran demo gratis khusus setiap hari
Untuk itu, jika Anda ingin mencoba atau mengetahui bagaimana sistem sales HashMicro bekerja dalam mengefisiensikan laporan kunjungan sales Anda, Anda dapat mengakses demo gratis HashMicro yang hadir mulai dari hari ini.
Kesimpulan
Dalam dunia bisnis yang kompetitif, memiliki alat yang tepat untuk mengelola tim sales adalah kunci sukses. HashMicro dengan software CRM-Sales-nya menawarkan solusi meningkatkan efisiensi, akurasi, dan produktivitas.
Dengan fitur-fitur canggih yang ada, jangan biarkan bisnis Anda tertinggal. Bergabunglah dengan ribuan perusahaan yang telah merasakan manfaat dari CRM-Sales HashMicro. Hubungi tim expertnya atau coba demo gratis untuk melihat bagaimana sistem HashMicro dapat membawa bisnis Anda ke level maksimal.
Pertanyaan Seputar Laporan Kunjungan Sales
-
Apa yang harus ditulis dalam contoh laporan sales marketing?
Beberapa poin penting yang perlu disampaikan dalam laporan hasil kunjungan meliputi: 1) lokasi yang dikunjungi, 2) waktu serta tujuan kunjungan, dan 3) temuan menarik yang diperoleh selama kunjungan.
-
Apa saja 7 langkah kunjungan salesman?
Berikut adalah langkah-langkah profesional dalam proses penjualan:
1. Identifikasi Prospek
2. Persiapan Strategis
3. Pendekatan Taktis
4. Presentasi Solusi
5. Penanganan Keberatan
6. Penutupan Transaksi
7. Tindak Lanjut Lanjutan -
Sales report itu apa?
Laporan penjualan, atau sales report, adalah ringkasan rutin yang disusun dalam interval tertentu—baik bulanan, kuartalan, maupun tahunan—yang mencakup berbagai aspek penting terkait penjualan di perusahaan.
