Pentingnya Job Description untuk Bisnis Anda!

Anda pasti tidak asing atau pernah mendengar istilah jobdesk. Job description atau job desc penting untuk sebuah perusahaan karena dapat membantu dan menjelaskan pekerjaan dan tanggung jawab para pekerja.

Istilah ini pasti sudah tidak asing bagi karyawan dan calon karyawan karena pada saat mendaftar pekerjaan, mereka perlu mengetahui jobdesk masing-masing terlebih dahulu. Dengan kata lain, deskripsi pekerjaan biasanya berguna untuk menggambarkan tugas, tanggung jawab, dan wewenang dalam suatu pekerjaan.

Dalam sebuah perusahaan, setiap karyawan memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Pencari kerja biasanya  mempertimbangkan lowongan berdasarkan deskripsi pekerjaan mereka.

Maka dari itu, hal ini tentunya sangat penting dan fundamental bagi perusahaan dan karyawan. Perusahaan dapat menggunakan Software HRM dari HashMicro untuk memantau dan meningkatkan kualitas pekerjaan para karyawan.

Software dan aplikasi payroll ini merupakan sistem terlengkap untuk enterprise di Indonesia. Segera jadwalkan demo gratis untuk menerapkan sistem ini pada bisnis Anda.

Pengertian Job Description (Jobdesk)

Job description atau jobdesk adalah catatan tentang tugas-tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi untuk suatu jabatan atau pekerjaan atas informasi dari proses analisis jabatan. Job desc juga menjelaskan tentang kemampuan, kriteria, dan spesifikasi yang diperlukan pada posisi jabatan. Selain itu, tercantum juga penanggung jawab atau bawahan pada posisi jabatan tersebut. 

Suatu pekerjaan atau uraian tugas bersifat lengkap, terfokus pada suatu tugas tertentu, dan tidak boleh menyimpang dari pedoman semula. Biasanya deskripsi pekerjaan ini hanya memberikan gambaran sederhana mengenai pekerjaan yang akan dilakukan dan tidak menjelaskan hal tersebut secara rinci. Karena biasanya, hal-hal rinci akan ada dalam Standar Operasional Prosedur (SOP). 

Sebagai contoh, seorang pekerja desain grafis memiliki job description untuk membuat desain, logo, banner, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan desain. Artinya, tugas atau job description merupakan hal yang perlu seorang pekerja desain grafis penuhi dan tidak melenceng dari pedoman atau kontrak awal tersebut.

Maka dari itu, setiap karyawan akan berpegang dan fokus terhadap job desc mereka ketika bekerja. Hal ini bertujuan untuk memberi kejelasan kepada setiap karyawan ketika bekerja dan mencapai target. Selain itu, deskripsi pekerjaan juga bermanfaat bagi keberlangsungan dan aktivitas karyawan pada semua divisi dan posisi. 

Fungsi Jobdesk pada Perusahaan

Semua jabatan dan pekerjaan memiliki perannya masing-masing untuk mencapai suatu tujuan. Untuk itu, job description berguna untuk membantu perusahaan dalam menguraikan jabatan atau pekerjaan tersebut.

Deskripsi pekerjaan berfokus pada sistematis tugas, wewenang, dan tanggung jawab suatu jabatan berdasarkan fakta-fakta yang ada. Dalam perusahaan, ini berfokus pada pekerjaan itu sendiri, bukan orang yang menjalankan pekerjaan tersebut.

Artinya, job description harus berfokus pada jabatan atau pekerjaan, bukan suatu personil yang menjalankan pekerjaan tersebut. Beberapa fungsi jobdesk untuk perusahaan sebagai berikut:

• Memaksimalkan peran dan tanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan
• Pemimpin dapat memimpin dan juga memberikan motivasi agar semua karyawan dapat bekerja dengan optimal
• Membuat kebijakan, prosedur dan standar perusahaan
• Memahami apa yang perlu dilakukan sehingga dapat fokus
• Mengetahui kandidat yang tepat ketika merekrut karyawan baru
• Mengetahui kebutuhan pelatihan untuk pemegang jabatan dengan kebutuhan spesifik
• Dapat melakukan analisis dan menentukan langkah selanjutnya
• Menempatkan masing-masing individu sesuai dengan peran, tanggung jawab, dan kebutuhan perusahaan
• Membuat rencana pengembangan perusahaan
• Mengevaluasi dan juga membandingkan dengan jabatan lain yang ada dalam satu perusahaan

Komponen Jobdesk

Jobdesk yang efektif harus mencakup elemen-elemen berikut agar dapat menarik kandidat terbaik:

1. Tugas dan Tanggung Jawab yang Jelas

Kandidat perlu memahami dengan pasti apa yang akan mereka kerjakan. Perusahaan sebaiknya menekankan tugas utama agar kandidat tahu prioritasnya, sekaligus membantu mereka menyesuaikan pengalaman saat wawancara.

2. Keterampilan dan Kualifikasi yang Dibutuhkan

Cantumkan kemampuan teknis maupun nonteknis yang dibutuhkan, meskipun pelatihan lanjutan akan disediakan. Ini membantu menyaring kandidat yang paling sesuai sejak awal.

3. Persyaratan Fisik (Jika Relevan)

Jika pekerjaan menuntut kemampuan fisik tertentu, hal ini perlu dijelaskan dalam jobdesk agar kandidat dapat menilai kecocokan mereka. Ini juga menunjukkan komitmen perusahaan terhadap inklusivitas.

4. Posisi dalam Struktur Organisasi

Jelaskan kepada siapa kandidat akan melapor dan bagaimana peran ini mendukung tujuan perusahaan. Ini memberi gambaran karier yang jelas bagi kandidat yang ingin berkembang.

5. Informasi Gaji dan Tunjangan

Meski tidak wajib menyebut nominal pasti, mencantumkan kisaran gaji dan tunjangan (seperti asuransi atau cuti) dalam jobdesk bisa meningkatkan daya tarik posisi dan mencegah ketidaksesuaian ekspektasi.

Cara Menyusun Jobdesk yang Baik

Jabatan atau pekerjaan seorang karyawan akan berjalan sesuai dengan deskripsi pekerjaan. Artinya, jabatan atau pekerjaan merupakan tanggung jawab yang berguna untuk menghasilkan sesuatu.

Penyusunan jobdesk memiliki lima unsur penting, yaitu akuntabilitas, tugas dan tanggung jawab pekerjaan, identifikasi pekerjaan, ringkasan pekerjaan, dan juga spesifikasi pekerjaan.

Dengan bantuan sistem HRIS, proses penyusunan ini dapat dilakukan secara lebih cepat, akurat, dan terdokumentasi dengan baik dalam satu platform terpusat.

Semuanya harus berada dalam satu garis lurus sehingga orang yang akan menyusun deskripsi pekerjaan menjadi lebih paham. Berikut merupakan cara dan langkah-langkah dalam menyusun jobdesk:

1. Mengetahui spesifikasi pekerjaan sebuah jabatan atau persyaratan yang menjadi dasar untuk menilai pekerjaan tersebut
2. Menentukan akuntabilitas atau hal-hal yang berkaitan dengan administrasi seperti kebijakan, keputusan, dan tindakan. Maka dari itu, perusahaan memerlukan jobdesk yang memiliki akuntabilitas agar pemegang jabatan menjalankan pekerjaannya dengan baik.
3. Tanggung jawab pada semua kegagalan dan keberhasilan dalam mencapai tujuan pekerjaan. Biasanya, akan ada standar tertentu untuk mengukur kinerja atau menggambarkan hasil akhir sebuah pekerjaan.
4. Ringkasan pekerjaan atau deskripsi umum yang perlu dilakukan oleh orang yang bertanggung jawab dan juga karakteristik umum dari pekerjaan tersebut. Ini dapat dibuat secara manual atau melalui alat pembuat ringkasan online.
5. Identifikasi pekerjaan atau tingkatan yang memberikan informasi mengenai isi pekerjaan, jabatan, dan juga jenjang atau tingkat keterampilan penanggung jawab

Tahukah Anda?

Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!

Dapatkan demo gratis sekarang!

Contoh Jobdesk dalam Suatu Perusahaan

Berikut adalah contoh jobdesk yang sering muncul ketika rekrutmen perusahaan dibuka:

1. Contoh Jobdesk Digital Marketing Specialist

Kami sedang mencari seorang Digital Marketing Specialist yang kreatif dan analitis untuk meningkatkan visibilitas online dan mengelola kampanye pemasaran digital perusahaan.

Deskripsi Pekerjaan:

• Merancang, menjalankan, dan memantau kampanye digital melalui platform seperti Google Ads, Meta Ads, dan email marketing.
• Mengelola konten media sosial dan website untuk meningkatkan engagement dan brand awareness.
• Melakukan analisis performa kampanye dan mengoptimalkan strategi berdasarkan data dan tren pasar.
• Berkolaborasi dengan tim desain dan konten untuk menghasilkan materi promosi yang efektif.
• Menyusun laporan rutin mengenai performa kampanye dan rekomendasi perbaikan untuk manajemen.

2. Contoh Jobdesk Finance & Accounting Manager

Kami membuka posisi untuk Finance & Accounting Manager yang akan bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan perusahaan serta memastikan laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu.

Deskripsi Pekerjaan:

• Menyusun dan mengawasi laporan keuangan bulanan, kuartalan, dan tahunan.
• Mengelola arus kas, perencanaan anggaran, serta pengawasan terhadap biaya operasional.
• Memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi dan peraturan perpajakan yang berlaku.
• Mengembangkan prosedur keuangan internal dan memastikan efisiensi dalam pengelolaan dana.
• Memberikan analisis keuangan dan laporan performa untuk mendukung pengambilan keputusan strategis.

Tips Melamar Kerja Sesuai dengan Job Description

Menjadi kandidat terbaik yang memenuhi semua persyaratan dan deskripsi pekerjaan agar mendapatkan perhatian dari perusahaan merupakan hal yang sangat sulit.

Hal tersebut tentu sangat terasa untuk fresh graduate, mencari pekerjaan dengan pengalaman yang minim merupakan hal yang sangat sulit. Untuk itu, simak tips berikut ini untuk melamar kerja sesuai dengan job description:

• Mengidentifikasi pekerjaan dan judul mulai dari tingkat pendidikan, pengalaman kerja, dan persyaratan lainnya. 
• Setelah Anda memahami posisi tersebut, Anda perlu memahami tanggung jawab untuk menempati posisi itu. Anda juga dapat membandingkan pekerjaan itu dengan pengalaman Anda yang sebelumnya.
• Mengetahui segala kewajiban sebagai pekerja pada sebuah perusahaan
• Menjelaskan keterampilan yang Anda miliki baik itu berhubungan atau tidak. Anda juga dapat memberikan dokumen atau sertifikat yang Anda miliki yang akan memperbesar kemungkinan untuk mendapatkan jabatan tersebut.
• Memahami deskripsi pekerjaan tersebut dengan baik lalu dapat menjalankannya dengan baik pula. Biasanya, ada beberapa perusahaan yang akan bertanya mengenai job description yang mereka butuhkan untuk posisi itu. Untuk itu, Anda perlu memahami jobdesk tersebut dengan baik.

Kesimpulan

Pada setiap organisasi dan perusahaan, terdapat rincian tanggung jawab dan pekerjaan yang harus dilakukan oleh setiap orang yang terlibat dan yang bekerja di sana. Tanpa detail yang baik, sebuah perusahaan tidak akan mampu melaksanakan tugas dan tentunya tidak akan dapat mencapai tujuan.

Deskripsi pekerjaan akan menjadi sangat berguna untuk mempermudah proses kerja di suatu perusahaan tersebut. Job description merupakan hal penting dalam melakukan suatu jabatan atau pekerjaan.

Job description yang baik akan membantu karyawan ketika mereka merasa bingung dengan tugasnya. Hal ini juga dapat menjadi acuan untuk setiap karyawan dalam menentukan sesuatu terkait pekerjaan.

Maka dari itu, sangat penting untuk menghasilkan jobdesk yang baik dan jelas pada semua divisi dalam sebuah perusahaan. Perusahaan juga harus terus memantau kualitas dari setiap deskripsi pekerjaan yang ada.

Selain itu, perusahaan juga dapat memantau serta meningkatkan kualitas pekerjaan karyawan dengan Software HRM dari HashMicro. Dengan sistem ini, Anda dapat mengatur cuti dan daftar kehadiran karyawan, proses reimbursement, dan juga kegiatan operasional lainnya.

Selain itu, Anda juga dapat melakukan tugas HR dan administrasi karyawan secara otomatis melalui satu sistem. Software dan aplikasi payroll ini merupakan sistem terlengkap untuk enterprise di Indonesia. Segera jadwalkan demo gratis untuk menerapkan sistem ini pada bisnis Anda.

Pertanyaan Seputar Job Description

• Apa itu job description dan mengapa penting bagi perusahaan?

  Job description adalah dokumen yang merinci tugas, tanggung jawab, dan wewenang suatu posisi dalam perusahaan. Ini penting karena membantu mengklarifikasi peran karyawan, mempermudah proses rekrutmen, dan menjadi dasar evaluasi kinerja.

• Bagaimana cara menyusun job description yang efektif?

  Menyusun job description yang efektif dimulai dengan mengidentifikasi tujuan posisi tersebut, kemudian merinci tugas dan tanggung jawab utama, serta menetapkan kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan. Pastikan deskripsi tersebut jelas, ringkas, dan mencerminkan kebutuhan aktual perusahaan.

• Apa manfaat memiliki job description yang jelas bagi karyawan dan perusahaan?

  Job description yang jelas membantu karyawan memahami ekspektasi peran mereka, meningkatkan produktivitas, dan mengurangi kebingungan. Bagi perusahaan, ini mempermudah dalam proses evaluasi kinerja, pelatihan, dan pengembangan karier karyawan.