Apakah perusahaan Anda masih menghadapi kesulitan dalam menyusun jadwal shift kerja karyawan yang teratur? Masalah seperti jadwal yang tidak merata, beban kerja berlebih, hingga kesulitan mengatur rotasi karyawan kerap muncul bila perencanaan masih dilakukan secara manual.
Dengan penerapan software HR yang terintegrasi, perusahaan dapat mengatur jam kerja lebih adil, memantau kehadiran secara real-time, serta memastikan setiap karyawan mendapat porsi kerja dan waktu istirahat yang seimbang.
Pada artikel ini akan dibahas jenis-jenis, tips membuat serta template jadwal shift kerja untuk pengelolaan jadwal kerja yang tepat sehingga dapat mendukung kelancaran operasional perusahaan. Simak penjelasan lengkapnya!
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Dasar-Dasar Pengaturan Shift Kerja
Beberapa negara menetapkan regulasi mengenai sistem kerja shift untuk melindungi hak tenaga kerja. Di Indonesia, aturan ini tertuang dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, yang menetapkan batasan jumlah jam kerja harian maupun mingguan.
Dalam Undang – Undang tersebut tercantum bahwa:
1. Jam kerja normal
UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 77 ayat (2):
- 7 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk 6 hari kerja dalam seminggu.
- 8 jam per hari dan 40 jam per minggu untuk 5 hari kerja dalam seminggu.
- PP No. 35 Tahun 2021 (Turunan UU Cipta Kerja) mempertegas ketentuan tersebut dan memberikan fleksibilitas untuk jenis pekerjaan tertentu.
Artinya, perusahaan wajib mengikuti ketentuan jam kerja ini kecuali untuk jenis pekerjaan yang sifatnya tertentu (misalnya pekerjaan shift atau industri yang berjalan terus-menerus).
Berdasarkan regulasi tersebut, pekerja dengan sistem shift adalah pekerja yang hanya diperbolehkan bekerja maksimal 40 jam per minggu. Ketentuannya dibedakan menjadi dua pola, yaitu 7 jam per hari untuk 6 hari kerja, atau 8 jam per hari untuk 5 hari kerja.
2. Jam istirahat
UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 79:
- Istirahat minimal 30 menit setelah bekerja selama 4 jam terus-menerus dan tidak termasuk jam kerja.
- Hak istirahat mingguan: 1 hari untuk 6 hari kerja atau 2 hari untuk 5 hari kerja.
Hak istirahat ini wajib diberikan untuk menjaga kesehatan dan produktivitas karyawan.
3. Upah lembur
Pasal 78 UU No. 13 Tahun 2003 menyebutkan bahwa pekerjaan lembur hanya dapat dilakukan dengan persetujuan pekerja.
Kepmenakertrans No. 102/MEN/VI/2004 tentang Waktu Kerja Lembur dan Upah Kerja Lembur mengatur:
- Lembur maksimal 3 jam per hari dan 14 jam per minggu.
- Perhitungan upah lembur:
1 jam pertama = 1,5 kali upah sejam.
Jam berikutnya = 2 kali upah sejam.
Perusahaan wajib membayar upah lembur sesuai peraturan ini untuk melindungi hak pekerja.
Jenis-Jenis Model Shift Kerja
Dalam penerapannya, shift kerja dapat terbagi menjadi beberapa model yang dapat diimplementasikan dan disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Berikut jenis-jenisnya:
1. 2 shift 3 group
Sistem kerja dengan 2 shift umumnya jarang diterapkan di sektor produksi, namun lebih sering digunakan oleh tenaga keamanan atau perusahaan dengan intensitas produksi tinggi berdasarkan kesepakatan bersama.
Pola kerja ini biasanya menggunakan format 2-2-2, yaitu dua hari masuk pada shift pertama, dua hari berikutnya pada shift kedua, lalu dilanjutkan dengan dua hari libur dalam satu pekan.
2. 3 shift 3 group
Tidak seperti pola 3 shift 4 group, pada sistem kerja bergilir ini hari libur karyawan sudah ditentukan secara tetap dalam jadwal. Setiap pekerja umumnya masuk selama 6 hari dalam satu minggu.
Model shift seperti ini banyak dipakai oleh perusahaan skala kecil dengan jumlah tenaga kerja yang tidak terlalu banyak. Sistem ini memberikan fleksibilitas karena waktu libur dapat diatur secara konsisten sesuai jadwal yang berlaku.
3. 3 shift 4 group
Sistem kerja 3 shift dengan 4 group biasanya diterapkan pada perusahaan yang beroperasi penuh 24 jam sehari. Aktivitas kerja berlangsung tanpa henti, kecuali pada momen libur besar atau cuti panjang tertentu.
Dalam pola ini, setiap kelompok bekerja 5 hari per minggu dengan durasi shift 7 jam ditambah waktu istirahat 1 jam. Keunggulan model ini adalah jadwal libur yang lebih fleksibel.
Tips Membuat Jadwal Shift Kerja yang Efektif
Dalam pembuatannya, Anda harus memperhatikan tips-tips berikut agar dapat menciptakan jadwal shift yang benar dan efektif.
1. Menyesuaikan shift kerja dengan kebutuhan perusahaan
Tips pertama yang wajib diperhatikan dalam membuat jadwal shift kerja adalah mengetahui kebutuhan bisnis dan kondisi karyawan Anda sendiri. Penting juga untuk mengetahui alasan perusahaan Anda membutuhkan sistem shift.
Contohnya seperti jika perusahaan Anda bergerak di bidang manufaktur tentu membutuhkan sistem shift untuk terus memproduksi barang.
2. Patuhi aturan yang berlaku
Pemerintah telah mengatur ketentuan mengenai jadwal kerja karyawan melalui Undang-Undang Ketenagakerjaan sehingga perusahaan Anda harus mematuhi aturan yang berlaku.
Oleh karena itu, perusahaan wajib memastikan aturan jam kerja karyawan yang diterapkan tetap sesuai dengan aturan yang berlaku. Perlu diingat, jam kerja karyawan tidak boleh melebihi batas maksimal 40 jam dalam seminggu.
Manfaat Jadwal Shift Kerja
Penerapan sistem shift dalam perusahaan dapat memastikan operasional tetap berjalan lancar tanpa mengurangi produktivitas dan kesejahteraan karyawan.
Berikut adalah manfaat dari jadwal shift kerja:
1. Meningkatkan kualitas layanan
Jadwal shift memungkinkan perusahaan melayani pelanggan atau menjalankan produksi sepanjang waktu tanpa harus menambah tenaga kerja baru. Hal ini memastikan selalu ada karyawan yang siap melayani pelanggan dengan energi optimal, terutama di sektor layanan publik dan retail.
2. Meningkatkan produktivitas perusahaan
Pembagian waktu kerja yang seimbang membantu memaksimalkan output karena setiap shift memiliki tenaga kerja yang fokus dan segar. Dengan sistem shift yang adil, karyawan tidak harus bekerja terlalu lama, sehingga risiko kelelahan dan kesalahan kerja dapat diminimalkan.
3. Mematuhi regulasi ketenagakerjaan
Dengan pembagian shift yang tepat, manajemen dapat mengatur tenaga kerja sesuai kebutuhan beban kerja sehingga perusahaan dapat memenuhi ketentuan jam kerja dan istirahat sesuai undang-undang, sehingga terhindar dari pelanggaran hukum.
Cara Membuat Jadwal Kerja dengan Excel
Excel maupun Google Sheets sering dijadikan sebagai pilihan utama untuk aplikasi pembuat jadwal kerja karena keduanya menyediakan fungsi praktis dalam mengatur shift karyawan agar lebih rapi dan sesuai ketentuan.
Melalui Excel, Anda bisa memantau serta menyesuaikan pembagian shift secara langsung. Membuat jadwal shift kerja Excel tergolong mudah, cukup mengikuti beberapa tahapan berikut:
- Persiapkan data karyawan yang valid: Siapkan informasi penting karyawan, seperti nama, preferensi shift, tanggal mulai bekerja, hingga masa kontrak.
- Buatlah tabel di Excel: Buatlah tabel pada excel yang berisikan nama karyawan, tanggal kerja, serta shift kerja (pagi, siang, malam, libur).
- Masukan data pada tabel yang telah dibuat: Isi tabel sesuai nama karyawan dan tanggal kerja, di mana setiap baris mempresentasikan satu hari kerja.
- Manfaatkan penggunaan rumus COUNTIF: Gunakan rumus untuk menghitung frekuensi penugasan shift. Contoh sederhana: = COUNTIF(B4:H4,”1″) untuk shift pagi, lalu rumus serupa diterapkan pada shift sore, malam, maupun libur.
Hitung total jam kerja: Jumlahkan total shift lalu kalikan dengan jam kerja per hari. Misalnya: (I4*7)+(J4*7)+(K4*7), di mana angka 7 mewakili jam kerja harian.
Download Contoh Jadwal Shift Kerja Gratis
Agar manajer dan HR lebih mudah dalam menyusun jadwal kerja shift yang efisien, kami telah menyiapkan template jadwal shift yang bisa diunduh serta disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.
1. Contoh model jadwal shift kerja 2 shift 3 group
Skema ini mengikuti pola 2-2-2, yakni dalam satu minggu karyawan bekerja 2 hari pada shift pertama, 2 hari pada shift kedua, lalu mendapatkan 2 hari libur. Berikut template jadwal shift kerja excel 2 shift dan 3 group.
2. Contoh model jadwal shift kerja 3 shift 3 group
Contoh jadwal kerja 3 shift 3 group memiliki ketentuan sebagai berikut:
- Waktu kerja cukup fleksibel, di mana shift 1 dapat dimulai pukul 06.00 atau 07.00.
- Pergantian shift dimulai dari shift 3 dan bisa diterapkan pula pada sistem 2 group 2 shift.
- Untuk shift 1, dapat diberlakukan long shift (07.00–19.00) dengan waktu istirahat, namun dibatasi maksimal 15 jam per orang dalam seminggu.
3. Contoh model jadwal shift kerja 3 shift 4 group
Contoh jadwal kerja 3 shift 4 group memiliki ketentuan berikut:
- Jam kerja dibagi menjadi tiga bagian: Shift 1 pukul 07.00–15.00, Shift 2 pukul 15.00–23.00, dan Shift 3 pukul 23.00–07.00.
- Pergantian dimulai dari shift 3 menuju shift 1 dengan aturan khusus. Setelah menyelesaikan shift 3, karyawan mendapat libur 2 hari sebelum masuk ke jadwal shift 1. Sementara itu, dua hari sebelum libur panjang dari shift 3, pekerja hanya mendapatkan satu hari istirahat, lalu harus mulai kembali bekerja pada malam hari pukul 23.00.
Berikut template jadwal shift kerja yang dapat Anda download:
Template Jadwal Shift Kerja
Permudah Pengaturan Jadwal Kerja dengan Sistem HRM HashMicro
Sistem HRM HashMicro hadir dengan sistem berbasis cloud yang dirancang untuk memudahkan perusahaan dalam mengatur jadwal kerja shift karyawan. Sistem ini juga memungkinkan pembagian jadwal yang adil dan transparan sehingga operasional berjalan lebih lancar.
Dengan teknologi canggih dan harga yang kompetitif, HashMicro menjadi pilihan tepat bagi bisnis skala kecil hingga besar yang membutuhkan pengaturan shift kerja yang fleksibel dan akurat.
Berikut fitur unggulan Sistem HRM HashMicro untuk pengelolaan shift:
- Hashy AI: Hashy AI dapat membantu perusahaan Anda untuk menyusun jadwal otomatis, memproses permintaan tukar shift, serta memberikan notifikasi instan kepada karyawan maupun manajer.
- Manajemen Jadwal Terpusat: Semua data jadwal tersimpan rapi dalam satu sistem sehingga mudah diakses kapan saja.
- Kepatuhan Jam Kerja: Menjamin distribusi shift sesuai dengan regulasi ketenagakerjaan di Indonesia, termasuk aturan jam kerja dan lembur.
- Absensi Online dengan Face Recognition & GPS: Kehadiran terekam otomatis saat karyawan masuk shift, mengurangi risiko manipulasi.
- Pemantauan Rotasi Shift: Memudahkan HR dalam memantau pola kerja, menyeimbangkan beban kerja, serta memberikan laporan detail mengenai produktivitas karyawan.
Tertarik melihat bagaimana Sistem HRM HashMicro dapat meningkatkan efisiensi pengaturan jadwal kerja di perusahaan Anda? Segera jadwalkan demo gratis atau klik banner di bawah untuk mendapatkan penawaran harga sesuai kebutuhan.
Kesimpulan
Pengelolaan jadwal shift merupakan aspek penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan, terutama untuk memastikan distribusi jam kerja yang adil, kepatuhan pada regulasi, serta efisiensi manajemen karyawan.
Sistem HRM HashMicro hadir sebagai solusi terpusat yang memudahkan penyusunan jadwal shift, pemantauan absensi, serta rotasi kerja secara otomatis. Dengan fitur-fitur canggih, sistem ini membantu HR mengurangi risiko jadwal bentrok dan meningkatkan produktivitas.
Bagi bisnis yang ingin mengetahui lebih jauh bagaimana sistem ini dapat mendukung pengaturan shift kerja secara profesional, HashMicro juga menyediakan sesi demo gratis yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Pertanyaan Seputar
-
Apa itu jadwal shift kerja?
Jadwal shift kerja adalah suatu ketetapan jam kerja karyawan dalam 24 jam. Umumnya, sistem berikut dipakai oleh perusahaan untuk meningkatkan produktivitas karyawan dengan menyesuaikan beban kerja yang lebih terjadwal.
-
Bagaimana cara kerja jadwal shift?
Jadwal shift menentukan kapan karyawan diharapkan bekerja. Jadwal ini menguraikan hari-hari tertentu, serta waktu mulai dan berakhir untuk setiap shift. Penjadwalan karyawan ini membantu organisasi mempertahankan cakupan tenaga kerja, terutama di industri yang beroperasi di luar jam kerja standar 9-5.
-
Shift 1, 2, 3 jam berapa?
Shift 1 (Pagi): Biasanya dimulai pukul 08.00 hingga 16.00. Shift 2 (Sore): Dimulai pukul 16.00 hingga 00.00. Shift 3 (Malam): Dimulai pukul 00.00 hingga 08.00.
