Cara Menghitung Gaji Outsourcing: Rumus, Contoh, dan Strategi

Sebagai pemberi kerja, Anda wajib membayar upah karyawan Anda dengan jumlah yang benar. Mereka berhak mendapatkan gaji outsourcing yang sesuai dengan pekerjaan dan kontrak mereka. Meskipun begitu, proses payroll sering bermasalah. 

Sebuah survei global oleh KPMG menemukan bahwa penggajian seringkali mencakup 40% hingga 60% dari biaya operasional. Mereka juga menemukan bahwa kesalahan payroll merugikan bisnis sebesar 2% hingga 4% dari biaya pekerja. Oleh karena itu, Anda perlu memahami cara menghitung upah gaji outsourcing dengan benar. 

Pengertian Outsourcing dan Karyawan Outsourcing

Outsourcing adalah praktik di mana sebuah perusahaan menyerahkan sebagian pekerjaan kepada penyedia jasa. Dalam perjanjian ini, bisnis user akan menggunakan pekerja PKWT dan PKWTT bisnis vendor untuk jangka waktu tertentu. Namun, perusahaan outsourcing tetap bertanggung jawab atas kesejahteraan dan gaji karyawannya, sesuai UU No. 6 Tahun 2023. 

Jenis kontrak pekerja outsourcing dengan perusahaan penyedia jasa mempengaruhi gaji mereka. Meskipun pekerja PKWT dan PKWTT berhak atas THR, pekerja PKWT seringkali mendapatkan tunjangan yang lebih sedikit daripada pekerja PKWTT. Jadi, Anda harus memperhatikan jenis kontrak sebelum menentukan gaji mereka. 

Apa yang Perlu Diperhatikan Selama Penggajian?

Ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan sebelum melakukan pembayaran gaji:

• Komposisi komponen: Upah karyawan dapat terdiri atas upah pokok; upah pokok dan tunjangan tetap; upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap; atau upah pokok dan tunjangan tidak tetap. Anda perlu mengetahui ini untuk menghitung upah lembur (PP No. 35 Tahun 2021). 
• Upah lembur: Pekerja eksternal berhak mendapatkan upah lembur apabila mereka bekerja di luar jam kerja. Ini tidak termasuk sektor industri atau pekerjaan tertentu (UU No. 6 Tahun 2023). 
• THR, bonus dan insentif: Perusahaan wajib membayar THR kepada karyawan outsourcing. Hal ini juga berlaku untuk bonus dan insentif, asalkan sesuai dengan kebijakan perusahaan (PP No. 36 Tahun 2021). 
• Pembayaran gaji: Perusahaan tidak wajib membayar upah jika karyawan tidak masuk kerja. Namun, ini tidak berlaku untuk pekerja yang memenuhi persyaratan Pasal 40 ayat (2) (PP No. 36 Tahun 2021).
• Pemotongan gaji: Perusahaan berhak untuk memotong gaji pekerja untuk membayar hal-hal yang tercantum dalam Pasal 63 ayat (1). Meskipun demikian, total pemotongan maksimum adalah 50% dari setiap pembayaran gaji (PP No. 36 Tahun 2021).

Catatan: List di atas adalah rangkuman dari berbagai regulasi yang berlaku. Agar Anda memahami informasi spesifik, seperti jenis upah dan hak atas upah tersebut; Anda perlu membaca UU Ketenagakerjaan dengan seksama. 

Komponen-Komponen Gaji Karyawan Outsourcing

Saat Anda mulai menghitung gaji, Anda perlu memiliki data lengkap tentang hal-hal berikut:

• Gaji pokok: upah dasar dari perusahaan. Berdasarkan UU No. 6 Tahun 2023, gaji pokok minimal 75% dari total gaji pokok dan tunjangan tetap. 
• Tunjangan tetap: tunjangan yang bersifat rutin, seperti tunjangan kesehatan dan tunjangan keluarga. 
• Tunjangan tidak tetap: tunjangan yang tergantung pada kinerja atau kehadiran pekerja, seperti tunjangan lembur dan tunjangan cuti tahunan.
• Potongan upah: pemotongan upah akibat regulasi atau tindakan disiplin. Potongan ini dapat berupa pemotongan PPh 21, iuran BPJS Kesehatan, ganti rugi, atau pembayaran uang muka. 
• Bonus dan insentif: tambahan penghasilan pekerja untuk menunjukkan apresiasi perusahaan ketika mereka, tim mereka, atau perusahaan secara keseluruhan mencapai target.

Cara Menghitung Gaji Outsourcing

Perhitungan gaji karyawan outsourcing dengan kontrak PKWT dan PKWTT menggunakan rumus yang sama, yaitu:

Namun, gunakan rumus ini untuk pekerja kontrak yang masuk atau keluar di tengah bulan:

Contoh Gaji Pekerja Outsourcing

Sebagai gambaran, berikut contoh praktis perhitungan gaji outsourcing dua pekerja eksternal di PT XYZ.  

1. Contoh gaji pekerja outsourcing

Alice adalah seorang web developer dari perusahaan penyedia jasa. Dia telah bekerja di PT XYZ selama dua tahun. Setiap bulan, ia menerima gaji pokok sebesar Rp4.500.000, dengan tunjangan bulanan sekitar Rp450.000. Bulan ini, Alice bekerja lembur selama 6 jam, yang dibagi selama 3 hari. Berdasarkan keterangan ini, Anda akan menggunakan rumus biasa, seperti:

Gaji = (Rp4.500.000 + Rp450.000 + Rp273.126) – Rp208.924

Gaji = Rp5.014.202

2. Contoh gaji prorata karyawan eksternal

Sementara itu, Bob adalah seorang web developer outsourcing baru. Gaji dia sebesar Rp4.500.000, tetapi dia baru bergabung pada tanggal 14 April. Karena itu, Anda perlu menggunakan rumus gaji prorata untuk menghitung upahnya, seperti:

Gaji = 12 / 20 x Rp4.500.000

Gaji = Rp2.700.000

Kesalahan Umum dalam Menghitung Gaji Outsourcing

Ketika menghitung upah, Anda menghindari dua kesalahan umum, yakni:

1. Data yang tidak akurat

Data yang tidak akurat akan memengaruhi perhitungan pekerja eksternal. Misalnya, Anda perlu data absensi dan lembur untuk menghitung tunjangan lembur dan insentif. Apabila upah lembur tidak sesuai dengan jumlah waktu lembur, Anda berisiko disanksi atau membayar backpay. Sebaliknya, moral karyawan bisa menurun jika jumlah insentif mereka tidak tepat. 

2. Tidak ada prosedur perhitungan

Prosedur perhitungan gaji harus konsisten. Mengubah rumus, metode, alur dan format di tengah jalan hanya akan membingungkan orang dan meningkatkan risiko salah hitung. Setiap kali ada kesalahan, Anda perlu menghitung ulang, sehingga memperlambat dan mempersulit proses penggajian. 

Strategi Menghitung dan Mengelola Gaji Outsourcing

Sejalan dengan perhitungan gaji karyawan outsourcing, Anda perlu mengelola prosesnya. Berikut beberapa cara untuk meningkatkan perhitungan dan manajemen payroll:

1. Standarisasi perhitungan dan SOP

Tetapkan standar operasional prosedur (SOP) yang jelas. Prosedur yang baik harus mencakup format dan alur payroll. Misalnya, Anda menghitung gaji bersih dan kemudian vendor bill di dua halaman standar dan terpisah. Ini akan menyederhanakan pelacakan dan pembukuan keuangan perusahaan Anda. 

2. Gunakan sistem HRIS

Sebelum menghitung upah, beralih ke sistem HRIS terlebih dahulu. Software ini bisa mencatat dan menyimpan data kehadiran secara real-time. Apabila Anda mengintegrasikan software payroll dengan sistem, Anda bisa mengotomatiskan proses penggajian dalam satu platform. Anda juga dapat mengatur sistem agar sesuai dengan prosedur perusahaan dan aturan ketenagakerjaan yang berlaku.

3. Pakai Employee Self-Service (ESS)

Untuk mengurangi beban kerja HR, sediakan platform ESS. Karyawan eksternal dapat mengakses data pribadi dan layanan administrasi secara mandiri. Hal ini menghilangkan waktu yang dihabiskan untuk menanggapi permintaan rutin, seperti pengajuan cuti. Selain itu, sistem ini memudahkan pencatatan data dan audit internal.

4. HR audit secara berkala

Lakukan audit prosedur penggajian dan sistem HRIS setiap kuartal atau tahun. Ketika ada regulasi ketenagakerjaan baru, periksa kesesuaian SOP dengan peraturan tersebut. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan kepatuhan perusahaan terhadap aturan yang berlaku, seperti UU No. 6 Tahun 2023. Secara bersamaan, Anda juga bisa mengidentifikasi dan memperbaiki area yang bermasalah. 

Kesimpulan

Saat Anda menghitung gaji outsourcing, Anda harus memastikan akurasi setiap komponen. Upah pokok minimal harus 75% dari jumlah total upah dan tunjangan tetap. Pemotongan gaji dan gaji lembur pun juga harus tepat dan sesuai regulasi. 

Agar proses penggajian pekerja eksternal berjalan dengan baik, Anda perlu menerapkan manajemen penggajian. Gunakan sistem HRIS yang telah terintegrasi dengan aplikasi, seperti software absensi dan payroll. Terapkan SOP dan lakukan audit secara berkala. Melalui ini, Anda tidak perlu khawatir tentang data keuangan dan payroll yang salah. 

Pertanyaan Seputar Gaji Outsourcing

• Apakah gaji outsourcing dikenakan pajak?

  Ya, karyawan eksternal dapat dikenai pajak berdasarkan regulasi yang berlaku, seperti PPh 21. Potongan ini didasarkan pada sistem progresif, jadi Anda harus menyusun SOP Anda untuk mematuhi aturan ini.

• Apakah gaji outsourcing harus sesuai dengan UMR?

  Ya, karyawan outsourcing berhak menerima gaji sesuai dengan standar UMR. PP No. 36 Tahun 2021 menetapkan bahwa perusahaan tidak boleh membayar gaji dibawah upah minimum. Jadi, perhatikan upah minimum di daerah Anda karena ada penyesuaian upah minimum setiap tahun.

• Bisakah pekerja eksternal naik gaji?

  Ya, gaji seorang pekerja outsourcing dapat dinaikkan, jika ia memenuhi syarat-syarat yang tertulis dalam kontraknya dengan perusahaan penyedia jasa. Karena itu, Anda perlu memahami dan menyimpan kontrak outsourcing dengan rapi.

• Bagaimana cara menentukan gaji pokok?

  Tidak ada cara pasti untuk menentukan gaji pokok. Anda bisa menghitung berdasarkan jam kerja (per hari atau per bulan) dan/atau hasil kerja. Ingatlah untuk menggunakan struktur dan skala upah sebagai pedoman dalam menentukan gaji.