Memahami Faktur Pembelian: Format, Komponen, dan Contoh

Di banyak perusahaan, faktur pembelian adalah dokumen yang paling sering bolak-balik antara tim procurement, gudang, dan finance. Isinya merupakan rincian barang atau jasa yang dibeli, harga, pajak, dan termin. Akan tetapi, fungsinya penting untuk memastikan pencatatan pembelian berjalan rapi dan pembayaran ke pemasok sesuai kesepakatan.

Seiring transaksi makin sering dan pemasok makin beragam, format dan pencatatan faktur pembelian perlu dibuat konsisten agar mudah dicek dan ditelusuri. Karena itu, pembahasan berikut akan merangkum pengertian, manfaat, jenis-jenis, komponen penting, serta cara mengelolanya secara rapi.

Apa Itu Faktur Pembelian?

Faktur pembelian adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pemasok sebagai bukti transaksi pembelian barang atau jasa. Dokumen ini dikeluarkan oleh pemasok atau penjual kepada pembeli sebagai bukti transaksi pembelian barang atau jasa.

Faktur pembelian harus mencantumkan informasi penting seperti detail barang, jumlah, dan ketentuan pembayaran yang telah disepakati untuk memastikan transaksi berjalan sesuai ketentuan pembayaran yang ditetapkan.

Perlu diingat bahwa faktur pembelian dan faktur penjualan memiliki fungsi yang berbeda meskipun keduanya terkait dengan transaksi barang. Faktur penjualan digunakan oleh penjual untuk mencatat barang atau jasa yang dijual kepada pelanggan, sementara faktur pembelian adalah dokumen yang diterima oleh pembeli dari pemasok.

Jenis-jenis Faktur Pembelian

Jenis faktur bisa berbeda tergantung cara transaksi dilakukan, timing dokumen diterbitkan, dan kebutuhan administrasi (termasuk pajak). Berikut beberapa jenis yang paling sering ditemui:

• Faktur biasa: Jenis yang paling umum untuk transaksi rutin. Isinya biasanya standar: data pemasok dan pembeli, rincian barang/jasa, kuantitas, harga satuan, subtotal, pajak (jika ada), dan total tagihan.
• Faktur proforma: Dokumen berupa estimasi atau ringkasan biaya sebelum transaksi final. Proforma invoice biasanya dipakai sebagai acuan persetujuan biaya atau pembayaran di awal, terutama untuk pembelian dengan detail yang masih bisa berubah (misalnya pengiriman bertahap atau pembelian lintas negara).
• Faktur konsinyasi: Dipakai pada transaksi konsinyasi, saat barang dititipkan oleh pemasok dan pembayaran dilakukan setelah barang terjual atau setelah periode tertentu. Karena itu, faktur ini sering terkait dengan rekap penjualan dan perhitungan komisi/retur.
• Faktur yang memuat PPN: Untuk transaksi yang dikenakan PPN, faktur perlu mencantumkan rincian pajak secara jelas agar pencatatan dan pelaporan pajak lebih rapi. Biasanya komponen pajak ditulis terpisah dari subtotal supaya mudah dicek.
• Faktur debit dan faktur kredit: Dipakai saat ada koreksi. Faktur debit diterbitkan ketika nilai tagihan perlu ditambah (misalnya ada item yang belum tertagih). Sementara faktur kredit diterbitkan saat tagihan perlu dikurangi, misalnya karena retur, diskon tambahan, atau penyesuaian harga.

Penggunaan aplikasi invoice terintegrasi untuk pembelian memberikan dampak positif pada aspek keuangan, hubungan bisnis, dan kepatuhan hukum.

Isi Faktur Pembelian yang Benar agar Mudah Dicek

Agar faktur pembelian bisa dipakai sebagai dasar verifikasi dan pencatatan, isinya perlu jelas, lengkap, dan konsisten. Dalam praktiknya, tim finance biasanya mengecek beberapa komponen berikut:

• Nomor faktur: Nomor unik untuk melacak dokumen. Contohnya INV-AP/0231/02/26 atau FB-2026-00128, sehingga saat dicari di arsip atau sistem, faktur tidak tertukar.
• Tanggal penerbitan: Menunjukkan kapan faktur dibuat dan jadi acuan periode pencatatan. Misalnya 03/02/26 dengan jatuh tempo 17/02/26 jika termin pembayarannya 14 hari.
• Data pemasok: Identitas pemasok agar dokumen valid dan mudah dikonfirmasi. Contoh penulisan: PT Sinar Abadi, Jl. Gatot Subroto No. 10, Jakarta, sales@…, 021-….
• Data pembeli: Identitas perusahaan pembeli untuk menghindari salah entitas, terutama jika grup punya beberapa cabang. Misalnya PT Alfa Grup, alamat kantor pusat, atau kode cabang jika memang dipisah.
• Rincian barang atau jasa: Bagian paling penting untuk pencocokan dengan PO dan bukti penerimaan. Contohnya: Kertas A4 80 gsm (10 rim) x Rp55.000 = Rp550.000 atau Jasa maintenance AC periode Jan 2026 = Rp2.000.000.
• Subtotal dan total tagihan: Menjelaskan hitungan sebelum dan sesudah pajak/biaya lain agar tidak ada selisih saat dijurnal. Contoh: Subtotal Rp2.550.000, PPN Rp255.000, Ongkir Rp50.000, Total Rp2.855.000.
• Ketentuan pembayaran: Berisi termin dan metode pembayaran agar jadwal bayar jelas. Misalnya TOP 30 hari, Jatuh tempo 05/03/26, serta rekening: Bank BCA 123456789 a.n. PT Sinar Abadi.
• Pajak dan biaya tambahan: Jika ada PPN atau biaya lain, tulis terpisah supaya mudah direkonsiliasi. Contohnya PPN 11% Rp255.000 dan biaya packing Rp25.000, bukan digabung tanpa rincian.

Contoh Faktur Pembelian Kantor

Untuk memberikan gambaran lebih jelas tentang bagaimana faktur yang baik dan benar, berikut adalah elemen-elemen yang biasanya ada dalam contoh faktur pembelian.

Perlakuan Faktur Pembelian Terhadap Perpajakan

Pembahasan mengenai sikap faktur pembelian terhadap pajak di Indonesia penting untuk dipahami, terutama dengan adanya kenaikan PPN 12 persen yang berlaku. Faktur beli barang, sebagai bukti transaksi pembelian barang atau jasa, memiliki peran krusial dalam mendukung transparansi laporan pajak dan memastikan keabsahan setiap transaksi bisnis.

Faktur beli barang, sebagai bukti transaksi pembelian barang atau jasa, memiliki peran krusial dalam mendukung transparansi laporan pajak dan memastikan keabsahan setiap transaksi bisnis.

Kendala Faktur Pembelian yang Masih Manual

Meskipun tampak sederhana, pengelolaan faktur bisnis secara manual dapat menimbulkan berbagai kendala yang signifikan, terutama bagi perusahaan yang sering bertransaksi dengan pemasok dalam jumlah besar. Berikut adalah beberapa kendala utama yang sering dihadapi:

• Rawan kesalahan manusia (human error): Pengelolaan faktur secara manual, seperti menggunakan spreadsheet atau catatan fisik, rentan terhadap kesalahan, terlebih jika perusahaan belum memahami perbedaan penggunaan faktur dan invoice dalam proses administrasi.
• Sulit dilacak dan dikelola: Saat perusahaan menerima banyak faktur setiap bulannya, pelacakan dokumen secara manual menjadi tugas yang sangat memakan waktu. Faktur yang tercampur atau hilang dapat menyebabkan ketidakmampuan perusahaan untuk melakukan pembayaran tepat waktu, yang berujung pada denda atau terganggunya hubungan dengan pemasok.
• Tidak efisien dan memakan waktu: Proses pembuatan dan pengecekan faktur secara manual membutuhkan waktu yang lama, mulai dari penginputan data hingga pengecekan detail setiap transaksi.
• Risiko kehilangan data: Faktur yang masih berbentuk fisik atau hanya disimpan dalam bentuk file di komputer rentan hilang atau rusak. Selain itu, tidak adanya sistem backup yang terintegrasi membuat perusahaan menghadapi risiko kehilangan data penting.
• Kepatuhan pajak yang tidak konsisten: Perhitungan pajak secara manual sering kali menyebabkan kesalahan dalam pelaporan. Faktur yang tidak lengkap atau keliru bisa menyebabkan masalah dalam audit pajak dan menimbulkan denda dari pihak berwenang.
• Sulitnya menyusun laporan keuangan: Karena faktur berperan penting dalam pencatatan keuangan, pengelolaan yang tidak efisien akan memengaruhi proses penyusunan laporan keuangan.

Kendala-kendala ini menunjukkan betapa pentingnya mengadopsi metode yang lebih efisien dalam pengelolaan faktur, terutama bagi perusahaan yang ingin mengurangi risiko kesalahan dan meningkatkan efisiensi operasional.

Tips Mengelola Faktur Pembelian

Pernahkah Anda merasa kesulitan dalam mengelola faktur pembelian? Untuk itu, mengetahui tips mengelolanya dengan efisien sangat esensial bagi Anda. Beberapa di antaranya adalah:

• Simpan faktur belanja dengan sistem teratur: Buat folder digital atau fisik yang terstruktur untuk menyimpan faktur sesuai bulan, pemasok, atau jenis transaksi.
• Cek dan verifikasi informasi faktur: Pastikan detail faktur, seperti jumlah, tanggal, dan nama pemasok, benar dan sesuai pesanan yang diterima.
• Gunakan software akuntansi: Manfaatkan software akuntansi untuk mencatat dan menyimpan faktur secara otomatis guna mengurangi risiko kehilangan dokumen.
• Lakukan rekonsiliasi secara berkala: Rekonsiliasi faktur dengan laporan bank dan laporan bulanan untuk mendeteksi perbedaan atau transaksi yang terlewat.
• Tetapkan kebijakan pengelolaan faktur: Buat kebijakan standar tentang penerimaan, penyimpanan, dan pelaporan faktur pembelian agar proses lebih konsisten.

Kesimpulan

Pengelolaan faktur pembelian membantu perusahaan menjaga pencatatan pembelian tetap rapi, memastikan tagihan vendor sesuai transaksi, dan memudahkan penjadwalan pembayaran sesuai termin.

Ketika volume transaksi meningkat, konsistensi pengecekan komponen faktur, penyimpanan dokumen, dan rekonsiliasi menjadi kunci agar proses administrasi tetap tertib.

Jika Anda ingin prosesnya lebih ringkas dan mudah ditelusuri, penggunaan sistem invoicing dapat membantu mengurangi input berulang, mempercepat verifikasi, serta menjaga jejak dokumen untuk kebutuhan audit. Untuk melihat penerapannya dalam alur kerja tim Anda, jadwalkan konsultasi gratis sesuai waktu yang paling nyaman.

Pertanyaan Seputar Faktur Pembelian

• Apa itu faktur pembelian?

  Faktur pembelian adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pemasok sebagai bukti transaksi pembelian barang atau jasa. Dokumen ini memuat informasi detail tentang produk, harga, kuantitas, pajak, dan ketentuan pembayaran.

• Apa perbedaan antara faktur pembelian dan faktur penjualan?

  Faktur pembelian diterbitkan oleh pemasok kepada pembeli sebagai bukti pembelian, sedangkan faktur penjualan diterbitkan oleh penjual kepada pelanggan sebagai bukti penjualan barang atau jasa.

• Bagaimana cara membuat faktur pembelian yang baik?

  Pastikan semua komponen penting seperti nomor faktur, deskripsi barang, kuantitas, harga, dan pajak tercantum dengan jelas. Menggunakan software invoicing dapat mempermudah proses ini.

• Mengapa harus menggunakan software invoicing untuk faktur pembelian?

  Software invoicing, seperti HashMicro Invoicing Software, membantu mengotomatiskan proses pembuatan dan pengelolaan faktur, mengurangi risiko kesalahan manual, mempermudah pelacakan transaksi, dan memastikan kepatuhan pajak.

• Apa kegunaan faktur dalam bisnis?

  Faktur berguna untuk mencatat transaksi, membantu dalam pelaporan pajak, menjaga hubungan bisnis yang transparan, dan memudahkan perusahaan dalam melakukan audit serta pengelolaan keuangan.