Pentingnya Fitur E-faktur untuk Kemudahan Pengurusan Invoice

Apakah Anda sudah mengetahui beberapa jenis e-faktur? Atau mungkin sebagian dari Anda belum mengetahui apa pengertian dari e-faktur?

Bila Anda seorang Pengusaha Kena Pajak (PKP), mungkin Anda sudah tidak asing dengan istilah faktur pajak. Faktur pajak adalah dokumen yang dikeluarkan oleh para PKP sebagai pelaporan barang atau jasa dan bentuk informasi dalam Pajak Pertambahan Nilai (PPN).

Di sisi lain, perpajakan dan pembukuan adalah dua hal yang tidak dapat Anda pisahkan dalam bisnis. Proses pembukuan yang benar adalah dasar dari pelaporan pajak untuk usaha Anda.

Penggunaan software dalam transaksi perpajakan dan pembukuan secara elektronik dapat memberikan banyak hal positif. Hal positif tersebut antara lain adalah dalam hal kecepatan, pengelolaan data, dan kemudahan mencatat atau melaporkan transaksi.

Anda tidak perlu repot-repot untuk datang ke kantor pajak untuk mengurus faktur karena e-Faktur adalah alat yang dapat menjadi solusi menyeluruh untuk pengelolaan faktur perpajakan bisnis Anda. Untuk penjelasan lebih lanjut, baca artikel ini lebih lanjut.

Baca juga: Purchase Order (PO) dan Invoice, Apa Bedanya?

Key Takeaways

E-Faktur mencatat transaksi kena pajak secara elektronik, memvalidasi NSFP, memudahkan pelaporan, serta membantu bisnis memperbaiki kesalahan data faktur dengan mudah.

E-Faktur mempercepat administrasi, melindungi pembeli melalui verifikasi QR, mengurangi kesalahan data, dan memudahkan pemerintah mengawasi kepatuhan pajak secara lebih efektif.

Lima aplikasi faktur pajak menawarkan fitur berbeda, mulai dari kepatuhan DJP hingga integrasi invoice, akuntansi, rekonsiliasi, dan ERP bisnis terpadu.

Pengertian E-Faktur

E-Faktur adalah faktur pajak elektronik yang mencatat transaksi kena pajak antara penjual dan pembeli. Dokumen ini memuat identitas pihak terkait, detail barang atau jasa, nilai transaksi, DPP, PPN, dan informasi pajak lainnya.

Sebelum sistem digital berlaku, banyak bisnis membuat faktur dalam bentuk hardcopy. Penjual dan pembeli menyimpan salinannya untuk pencatatan, penagihan, dan pelaporan. Kini, perusahaan dapat membuat, mengirim, dan menyimpan faktur secara elektronik.

Pemerintah mulai mewajibkan e-Faktur secara bertahap untuk mengurangi risiko faktur pajak palsu. Sistem ini memakai Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP yang tervalidasi. Karena itu, data faktur menjadi lebih mudah dilacak dan diperiksa.

Dalam praktiknya, e-Faktur juga membantu bisnis memperbaiki faktur yang salah melalui faktur pajak pengganti. Perubahan bisa terjadi pada nama lawan transaksi, alamat, item, harga, atau nilai pajak. Istilah seperti e-faktur SSE pajak sering dikaitkan dengan proses perpajakan digital karena sama-sama mendukung administrasi pajak yang lebih tertib.

Baca juga: Pentingnya Purchase Order (PO) dalam Bisnis

Beberapa Manfaat dari Penggunaan E-faktur

Manfaat penggunaan e-Faktur dapat dirasakan oleh penjual, pembeli, dan pemerintah. Melalui aplikasi invoice atau aplikasi e-Faktur, pengguna dapat membuat berbagai jenis faktur pajak, merekam faktur pajak pembelian, mengimpor faktur pajak, memanfaatkan scan QR code, serta menikmati beberapa manfaat berikut:

Nyaman dan praktis: penjual tidak perlu lagi membubuhkan tanda tangan secara manual karena sistem sudah mendukung tanda tangan elektronik. Selain itu, penjual bisa mendapatkan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) tanpa harus datang langsung ke KPP, sehingga proses administrasi menjadi lebih cepat dan hemat waktu.
Data lebih aman: Pembeli terlindungi dari penyalahgunaan faktur pajak tidak sah karena e-Faktur dilengkapi dengan fitur verifikasi melalui pemindaian atau pemindaian QR code. Sistem ini membantu memastikan faktur yang diterima benar-benar valid dan tercatat secara resmi.
Mengurangi risiko faktur pajak tidak lengkap: E-Faktur membantu penjual menghindari kesalahan data karena informasi yang dimasukkan langsung terverifikasi oleh DJP. Dengan begitu, risiko faktur tidak lengkap, tidak valid, atau tidak sesuai ketentuan bisa dikurangi.
Memudahkan penilaian dan pengawasan: Bagi pemerintah, e-Faktur memudahkan pengawasan melalui validasi pajak keluaran, pajak masukan, dan kelengkapan data setiap faktur pajak. Sistem ini juga mempercepat proses pelaporan, pemeriksaan, serta pemberian nomor seri faktur pajak.

Baca juga: Pentingnya Analisis DuPont bagi Manajemen Keuangan Perusahaan

Fitur-Fitur yang Dibutuhkan dalam Aplikasi Faktur Pajak

Fitur yang diperlukan dalam faktur pajak

Aplikasi faktur pajak yang baik tidak hanya membantu bisnis membuat dokumen pajak secara digital. Sistem juga harus mampu memastikan data transaksi, PPN, identitas pelanggan, dan pelaporan pajak tercatat rapi sesuai ketentuan DJP. Berikut fitur utama yang perlu tersedia:

1. Pembuatan e-Faktur otomatis

Aplikasi harus bisa membuat e-Faktur langsung dari data transaksi penjualan. Dengan begitu, tim tidak perlu mengetik ulang data invoice seperti nama pelanggan, NPWP, nilai DPP, PPN, atau detail barang dan jasa secara manual. Fitur ini membantu mengurangi risiko salah input dan mempercepat proses administrasi pajak harian.

2. Validasi data pajak

Sistem perlu mendukung validasi data penting seperti NPWP, NIK, nomor seri faktur pajak, dan kode transaksi. Validasi memastikan faktur yang dibuat sudah sesuai sebelum dikirim atau dilaporkan. Jika ada data yang belum lengkap, sistem sebaiknya memberi notifikasi agar tim bisa segera memperbaikinya.

3. Integrasi dengan invoice dan transaksi

Aplikasi faktur pajak idealnya terhubung dengan invoice, penjualan, dan pembayaran pelanggan. Integrasi ini membuat data pajak selalu mengikuti transaksi asli. Bisnis pun lebih mudah mencocokkan tagihan, pembayaran, dan faktur pajak tanpa membuka banyak file atau sistem terpisah.

4. Arsip dan pencarian dokumen

Fitur arsip digital membantu bisnis menyimpan semua faktur pajak dalam satu tempat. Tim dapat mencari dokumen berdasarkan tanggal, nomor faktur, nama pelanggan, atau status transaksi. Fitur ini sangat berguna saat audit, rekonsiliasi, atau ketika pelanggan meminta salinan faktur lama.

5. Dashboard dengan analitik

Dashboard dengan analitik membantu bisnis memantau aktivitas faktur pajak dari satu tampilan. Sistem menampilkan ringkasan jumlah faktur yang diterbitkan, nilai PPN terutang, serta status faktur seperti draft, diterbitkan, dibatalkan, atau diganti. Grafik dan laporan juga tim finance membaca tren pajak dan mengambil keputusan lebih cepat.membantu

6. Pelaporan pajak yang lebih praktis

Aplikasi perlu menyediakan ringkasan pajak keluaran, pajak masukan, dan status faktur. Dengan laporan yang rapi, tim finance lebih mudah menyiapkan pelaporan pajak bulanan. Bisnis juga bisa memantau kewajiban pajak lebih cepat tanpa menunggu rekap manual dari banyak sumber.

7. Keamanan akses pengguna

Karena faktur pajak berisi data sensitif, aplikasi harus memiliki pengaturan hak akses. Admin dapat menentukan siapa yang boleh membuat, mengubah, menghapus, atau menyetujui faktur. Fitur ini membantu menjaga kontrol internal dan mencegah perubahan data tanpa otorisasi.

8. Keamanan akses pengguna

Aplikasi faktur pajak memiliki keamanan akses pengguna agar data pajak tidak diubah sembarangan. Admin dapat mengatur siapa yang boleh membuat, memeriksa, menyetujui, atau membatalkan faktur. Sistem yang terbaik juga perlu menghitung PPN, PPnBM jika berlaku, dan komponen pajak lain secara otomatis untuk mengurangi risiko kesalahan perhitungan.

Proses e-faktur yang berjalan di luar sistem pembukuan memaksa tim finance melakukan pekerjaan ganda. Invoice diinput di satu sistem, pajak dihitung di tempat lain, lalu keduanya direkonsiliasi secara manual pada akhir setiap periode. Software Akuntansi HashMicro mengintegrasikan penerbitan e-faktur, perhitungan PPN, dan pencatatan pembukuan dalam satu platform, sehingga setiap faktur yang diterbitkan langsung masuk ke jurnal dan laporan pajak siap dikirim tanpa rekap terpisah.

5 Rekomendasi Aplikasi Faktur Pajak

Mengingat betapa pentingnya E-faktur untuk mengelola faktur, Anda harus memilih yang terbaik untuk bisnis Anda. Jangan mencari yang paling mahal, tetapi cari yang memiliki fitur yang Anda butuhkan. Perhatikan lima sistem terbaik dan tentukan mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda:

1. Coretax DJP

Coretax DJP adalah sistem resmi Direktorat Jenderal Pajak untuk mengelola administrasi perpajakan secara digital. Sistem ini menjadi pilihan utama bagi PKP yang ingin membuat dan mengelola faktur pajak secara langsung melalui kanal pemerintah dengan akses resmi ke proses pajak inti DJP.

Fitur utama:

Pembuatan e-Faktur melalui portal resmi DJP bertujuan membantu PKP menjalankan kewajiban faktur pajak sesuai sistem pemerintah.
Integrasi proses pajak dasar, termasuk administrasi wajib pajak, pembayaran, pelaporan, dan pemeriksaan dalam satu ekosistem.
Validasi langsung dari sistem DJP agar bisnis dapat mengurangi risiko ketidaksesuaian data faktur pajak.

Kelebihan	Kekurangan
Resmi dari DJP Cocok untuk kepatuhan dasar Tidak bergantung vendor komersial	Kurang fleksibel untuk otomasi bisnis Integrasi invoice internal terbatas Butuh pemahaman alur teknis

🎯 Cocok untuk: PKP yang ingin mengelola faktur pajak langsung melalui sistem resmi DJP.

2. OnlinePajak

OnlinePajak adalah aplikasi pajak online yang membantu bisnis mengelola invoice, e-Faktur, dan rekonsiliasi dalam satu platform. Karakteristik uniknya ada pada otomasi pembuatan e-Faktur setelah invoice dibuat, sehingga tim finance dapat mengurangi pekerjaan manual dalam pencatatan pajak.

Fitur utama:

Pembuatan e-Faktur otomatis dari invoice untuk membantu tim mendeteksi tagihan yang belum memiliki faktur pajak.
Sinkronisasi Faktur Pajak Masukan dan alokasi Nomor Seri Faktur Pajak agar data pajak lebih tertata.
Pengaturan peran dan izin akses pengguna untuk mendukung kolaborasi tim pajak secara lebih terkontrol.

Kelebihan	Kekurangan
Resmi dari DJP Cocok untuk kepatuhan dasar Tidak bergantung vendor komersial	Kurang fleksibel untuk otomasi bisnis Integrasi invoice internal terbatas Butuh pemahaman alur teknis

🎯 Cocok untuk: Bisnis yang ingin menghubungkan invoice dan e-Faktur tanpa terlalu banyak input manual.

3. Mekari Klikpajak

Mekari Klikpajak adalah aplikasi pajak online untuk membuat faktur pajak, membayar pajak, dan melaporkan SPT Masa PPN. Karakteristik uniknya ada pada integrasi dengan ekosistem Mekari, sehingga bisnis yang sudah memakai produk Mekari dapat menghubungkan proses pajak dengan pencatatan akuntansi.

Fitur utama:

Pembuatan, pembayaran, dan pelaporan SPT Masa PPN dalam satu aplikasi untuk menyederhanakan administrasi pajak.
Impor CSV dan prepopulated Faktur Pajak Masukan dari DJP untuk menangani volume faktur yang besar.
Integrasi API dan koneksi dengan Jurnal agar data transaksi dapat ditarik untuk kebutuhan e-Faktur dan rekonsiliasi.

Kelebihan	Kekurangan
Fitur pajak cukup lengkap Mendukung impor data Terhubung ekosistem Mekari	Lebih optimal untuk pengguna Mekari Bisa kurang fleksibel untuk ERP lain Perlu konfigurasi integrasi

🎯 Cocok untuk: Perusahaan yang membutuhkan aplikasi pajak online dengan fitur impor, rekonsiliasi, dan integrasi akuntansi.

4. Pajakku

Pajakku adalah penyedia aplikasi pajak yang membantu perusahaan mengelola e-Faktur, SPT PPN, monitoring pajak, dan dokumen perpajakan. Sistem ini punya cakupan layanan pajak yang luas, terutama untuk perusahaan yang membutuhkan kontrol data dan pemantauan aktivitas pajak secara real-time.

Fitur utama:

Pengelolaan faktur pajak dan SPT PPN dalam satu sistem agar tim pajak tidak perlu menyusun rekap manual.
Monitoring status perpajakan secara real-time untuk membantu perusahaan melihat progres faktur dan pelaporan.
Rekonsiliasi data, pengelolaan dokumen, e-Meterai, dan pengaturan akses untuk mendukung kontrol internal.

Kelebihan	Kekurangan
Cakupan fitur pajak luas Ada monitoring real-time Mendukung kontrol akses	Fitur bisa terasa kompleks Perlu penyesuaian internal Tidak selalu cocok untuk kebutuhan sederhana

🎯 Cocok untuk: Perusahaan yang membutuhkan platform pajak dengan kontrol akses, monitoring, dan pengelolaan dokumen yang lebih lengkap.

5. HashMicro

HashMicro adalah software bisnis terintegrasi yang menghubungkan invoicing, akuntansi, approval, pembayaran, dan pajak dalam satu sistem. Karakteristik uniknya ada pada integrasi ERP, sehingga proses faktur tidak berdiri sendiri, tetapi langsung terhubung dengan transaksi, laporan keuangan, dan kontrol operasional bisnis.

Fitur utama:

Otomatisasi dengan sistem invoicing untuk membuat, mengirim, memantau, dan merekonsiliasi tagihan langsung dari data transaksi bisnis.
Perhitungan pajak dan PPN yang terhubung dengan invoice untuk mengurangi risiko salah hitung dan input ulang.
Dashboard, approval, dan pengingat proses untuk membantu tim menghindari keterlambatan pencatatan, pembayaran, atau pelaporan pajak.

Kelebihan	Kekurangan
Terintegrasi dengan ERP Mengurangi input manual Cocok untuk bisnis berkembang	Bukan sekadar aplikasi pajak sederhana Implementasi butuh konfigurasi Lebih cocok untuk kebutuhan terintegrasi

🎯 Cocok untuk: Bisnis yang ingin menghindari salah hitung PPN, telat lapor, dan rekonsiliasi manual antara invoice, pajak, dan akuntansi.

Kesimpulan

Dapat kita simpulkan faktur adalah sebuah dokumen komersial dimana dalamnya mengandung secara rinci mengenai transaksi antara pembeli dan penjual, atau yang biasa disebut dengan invoice. Faktur merupakan dokumen yang akan Anda butuhkan saat terjadinya transaksi pembelian secara tunai maupun secara kredit.

Biasanya, faktur tradisional dibuat dalam format cetak atau hardcopy, namun seiring perkembangan jaman dan teknologi hadirlah fitur e-faktur yang menyediakan faktur dalam format PDF yang dapat dengan mudah Anda kirim melalui email kepada pihak yang berkepentingan.

Pembuatan dan pengolahan tagihan pada perusahaan Anda dapat dilakukan secara sederhana dengan Sistem E-Invoicing dari HashMicro. Fitur ini dapat membantu melancarkan arus kas dengan melakukan payment follow-up secara otomatis dengan sistem e-faktur terbaik. Coba konsultasi gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar E-Faktur

E-faktur adalah faktur pajak berbentuk elektronik yang dibuat melalui sistem DJP (Direktorat Jenderal Pajak). Pengusaha Kena Pajak (PKP) di Indonesia wajib menggunakan e-faktur untuk setiap transaksi penjualan yang dikenai PPN. Sejak diberlakukannya sistem Coretax pada 2025, seluruh proses pembuatan, validasi, dan pelaporan e-faktur dilakukan secara digital melalui platform terintegrasi DJP.

Ketika invoice dan pembukuan tidak terintegrasi, setiap transaksi harus diinput dua kali; sekali di sistem invoicing, sekali lagi di sistem akuntansi. Risiko yang menimbul selisih data antara laporan pajak dan laporan keuangan, keterlambatan rekonsiliasi yang menyebabkan terlambat melaporkan SPT, hingga denda administrasi dari DJP akibat ketidaksesuaian data PPN yang dilaporkan.

E-faktur yang valid sesuai Coretax harus memuat NPWP penjual dan pembeli, nomor seri faktur pajak (NSFP) yang diperoleh dari DJP, kode transaksi yang tepat, serta rincian barang/jasa dengan DPP dan PPN yang benar. Software akuntansi yang sudah terintegrasi dengan Coretax, seperti HashMicro, akan mengisi kolom-kolom tersebut secara otomatis berdasarkan data transaksi di sistem.

Ya. HashMicro mendukung kepatuhan perpajakan Indonesia, termasuk integrasi dengan sistem Coretax dan perhitungan otomatis PPN serta PPh. Setiap invoice yang diterbitkan melalui HashMicro langsung menghasilkan data pajak yang sesuai format DJP, sehingga proses pelaporan SPT Masa PPN bisa dilakukan tanpa perlu rekap atau input ulang.

HashMicro dilengkapi dengan pengingat tenggat waktu pelaporan pajak dan laporan pajak yang sudah terisi otomatis berdasarkan transaksi di sistem. Tim finance tidak perlu lagi mengumpulkan data invoice secara manual setiap akhir bulan karena semua data sudah tersedia dan siap dilaporkan. Ini secara signifikan mengurangi risiko keterlambatan yang berujung pada sanksi administrasi dari DJP.