Mengelola pengeluaran bisnis tanpa expense management software yang tepat bisa berujung pada kekacauan anggaran dan pemborosan yang tidak terkendali. Anda akan sering berhadapan dengan kesalahan pencatatan, klaim fiktif, dan keterlambatan proses reimbursement.
Ujungnya, masalah dapat memperlambat operasional dan membuat profit usaha Anda menipis. Bayangkan jika setiap klaim pengeluaran berjalan manual, tim keuangan akan sulit mengambil keputusan secara cepat dan akurat.
Untuk itu, memilih expense management system yang tepat adalah langkah penting untuk menjaga stabilitas keuangan bisnis Anda. Dalam artikel ini, saya akan memberikan 10 rekomendasi lengkapnya dalam artikel ini dan temukan solusi yang sesuai untuk kebutuhan bisnis Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Expense Management Software?
Expense management software adalah sistem digital yang mengelola, memantau, dan mengendalikan pengeluaran perusahaan secara efisien. Dengan software ini, semua data tersimpan dalam satu platform terpusat, sehingga memudahkan pelacakan transaksi operasional dan reimbursement.
Secara umum, perusahaan dengan expense management system terbaik bisa mengurangi risiko kesalahan manual dan meningkatkan transparansi anggaran. Pada akhirnya, akan terjadi percepatan proses klaim pengeluaran dan pelaporan, mendukung efisiensi dan akuntabilitas bisnis Anda.
Apa Saja Fungsi Expense Management Software?
Tahukah Anda? Expense management software memiliki fungsi yang cukup signifikan, terutama di lingkup akuntansi perusahaan. Beberapa di antaranya seperti:
- Mencatat dan melacak setiap pengeluaran bisnis secara otomatis dan akurat
- Mempermudah karyawan dalam mengajukan klaim reimbursement dengan bukti digital
- Mempercepat proses persetujuan pengeluaran melalui alur kerja otomatis
- Memberikan visibilitas real-time terhadap penggunaan anggaran perusahaan
- Mengintegrasikan data pengeluaran dengan software akuntansi untuk pelaporan keuangan
- Menyediakan jejak audit lengkap untuk memastikan kepatuhan dan mencegah kecurangan yang sesuai dengan ISO/ICE 27001
Fitur & Kemampuan Perangkat Lunak Manajemen Pengeluaran
Ciri utama expense management software yang andal adalah keberadaan lima fitur inti yang saling melengkapi. Tanpa salah satu fitur ini, alur akuntansi bisnis Anda bisa menjadi kurang efisien atau bahkan tersendat. Berikut ini lima fitur penting yang perlu Anda miliki:
1. Integrasi bank dengan rekonsiliasi otomatis
Fitur ini langsung menghubungkan sistem dengan akun bank Anda, lalu mencocokkan transaksi secara otomatis. Hasilnya, proses rekonsiliasi jadi lebih cepat dan bebas dari kesalahan manual.
2. Analitik mendalam
Melalui analitik yang komprehensif, Anda bisa menggali data expense secara lebih tajam. Dengan begitu, pengambilan keputusan keuangan bisa dilakukan dengan lebih percaya diri dan berbasis data. Lebih lanjut, Anda bisa bisa menjaga setiap pengeluaran perusahaan tetap sesuai dengan yang diatur oleh regulasi PSAK.
3. Manajemen profit & loss
Fitur ini menyajikan laporan untung-rugi secara real-time. Hasilnya, Anda dapat memantau kesehatan finansial perusahaan kapan saja dan mengidentifikasi area yang perlu efisiensi.
4. Laporan cash flow mendalam
Dengan laporan arus kas yang detail, Anda dapat melihat aliran dana masuk dan keluar secara menyeluruh. Ini penting untuk menjaga kestabilan keuangan dan menghindari krisis likuiditas.
5. Budget forecast
Fitur ini memproyeksikan anggaran masa depan berdasarkan tren dan data historis. Sebagai hasilnya, Anda dapat merencanakan keuangan dengan lebih matang dan mencegah pemborosan.
10 Rekomendasi Expense Management Software Terbaik
Sebelum lanjut ke daftar rekomendasi, berikut adalah tujuh pilihan yang paling menonjol secara keseluruhan baik itu fitur, harga, dan kapabilitas:
Terbaik Karena
Ideal untuk perusahaan menengah hingga enterprise yang butuh software akuntansi lengkap
Terbaik Karena
Ideal untuk bisnis yang sedang bertumbuh
Terbaik Karena
Ideal untuk perusahaan yang butuh integrasi luas
Berikut adalah 10 rekomendasi expense management software terbaik untuk bisnis Indonesia di tahun 2025:
1. HashMicro
Berdiri sejak tahun 2015, HashMicro telah mengembangkan solusi akuntansi canggih yang dipercaya oleh lebih dari 2000 perusahaan di Asia Tenggara, termasuk Indonesia. Vendor ini menyediakan sistem manajemen pengeluaran dengan UI/UX yang ramah pengguna.
Tidak berhenti sampai di situ, perusahaan asli Indonesia ini menyediakan berbagai keuntungan, seperti demo gratis dan konsultasi bisnis tanpa biaya tambahan. HashMicro juga menjadi vendor dengan sistem akuntansi yang sudah sesuai mengikuti aturan dari PSAK dan DJP.
Fitur-fitur HashMicro berikut juga dapat membantu Anda menjaga stabilitas expenser:
- Hashy AI: Anda dapat memantau dan mengelola pemasukan, pengeluaran, serta utang dan piutang secara rinci melalui prompt sederhana kapan saja dan dimana saja.
- Financial dashboard: Monitor kondisi keuangan bisnis Anda secara menyeluruh, seperti accounts payable, pendapatan, saldo kas, accounts receivable, dan lain-lain.
- Cash flow reports: Memantau arus kas masuk dan keluar perusahaan, membantu merencanakan keuangan dengan tepat dan mengidentifikasi masalah likuiditas lebih awal.
- Budget management: Kelola anggaran serta approval matrix berdasarkan budget yang tersedia.
- Bank integration: Mempermudah proses pencocokan otomatis antara transaksi yang tercatat di bank dan pembukuan internal dalam sistem.
- Automated currency update: Memberikan informasi nilai tukar mata uang secara otomatis dan real-time untuk mengurangi potensi kesalahan dalam perhitungan nilai transaksi internasional.
“Implementasi sistem akuntansi HashMicro mengubah alur produktivitas bisnis menjadi berubah drastis. Perusahaan tidak lagi memproses kerja secara terpisah karena semuanya sudah all-in one dalam satu platform utuh.”
– Jennifer Santoso, Head of Finance and Accounting
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
2. Xero
Xero berkembang menjadi salah satu penyedia perangkat lunak akuntansi di dunia. Dengan solusi cloud yang mudah digunakan untuk usaha kecil dan menengah, Xero membantu bisnis mengelola pengeluaran mereka melalui proses yang terotomatisasi dan laporan yang customizable.
Fitur unggulan:
- Laporan keuangan otomatis
- Pelacakan pengeluaran berbasis kategori
- Integrasi dengan berbagai aplikasi pihak ketiga
- Pengingat pembayaran otomatis
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
3. Odoo
Odoo adalah platform terbuka yang menawarkan berbagai aplikasi bisnis, termasuk manajemen pengeluaran.Sistem mereka memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengelola pengeluaran dalam satu platform yang terintegrasi penuh dengan modul-modul lain.
Fitur unggulan:
- Laporan pengeluaran per proyek
- Integrasi dengan aplikasi pihak ketiga
- Dashboard interaktif untuk pengelolaan keuangan
- Pelacakan transaksi multi-mata uang
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
4. ExpenseMonkey
ExpenseMonkey adalah solusi manajemen pengeluaran berbasis AI untuk usaha kecil dan menengah. Dengan antarmuka yang sederhana, ExpenseMonkey memungkinkan pengguna untuk melacak pengeluaran, memindai tanda terima, dan menghasilkan laporan pajak secara otomatis.
Fitur unggulan:
- Pemindaian dan pengenalan tanda terima otomatis
- Pelaporan pajak otomatis
- Manajemen pengeluaran berbasis kategori
- Pembuatan laporan keuangan otomatis
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
5. Mekari Jurnal
Mekari Jurnal adalah perangkat lunak akuntansi berbasis cloud untuk usaha kecil dan menengah di Indonesia. Fokus utama mereka adalah membantu bisnis kecil mengelola pengeluaran dan membuat keputusan keuangan yang tepat dengan alat yang sederhana.
Fitur unggulan:
- Pengelolaan anggaran per proyek
- Laporan keuangan yang dapat disesuaikan
- Pemantauan arus kas otomatis
- Manajemen biaya dan pengeluaran berbasis akun
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
6. Expensify
Expensify menawarkan solusi yang mengotomatiskan pelacakan pengeluaran, penggantian biaya, dan pembuatan laporan. Sistem mereka mengelola pengeluaran, termasuk prepaid expense dengan efisien, mengurangi beban administratif, dan meningkatkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Fitur unggulan:
- Pemindaian tanda terima berbasis AI
- Laporan pengeluaran terintegrasi
- Manajemen penggantian biaya otomatis
- Pengelolaan pengeluaran berbasis proyek
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
7. Rydoo
Rydoo adalah platform manajemen pengeluaran berbasis cloud untuk tim keuangan global. Vendor ini menawarkan solusi yang mengotomatiskan alur pengeluaran dan siklus penggantian biaya, memastikan kepatuhan global dan meningkatkan efisiensi manajemen pengeluaran.
Fitur unggulan:
- Pemantauan pengeluaran global
- Manajemen pengeluaran berbasis kebijakan
- Pelaporan pengeluaran real-time
- Integrasi dengan sistem ERP dan akuntansi
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
8. Zoho Expense
Zoho Expense adalah perangkat lunak manajemen pengeluaran berbasis cloud untuk usaha kecil dan menengah. Vendor inimengotomatiskan pelacakan pengeluaran, penggantian biaya, dan pembuatan laporan untuk meningkatkan efisiensi perusahaan.
Fitur unggulan:
- Laporan keuangan berbasis kategori
- Pelacakan pengeluaran otomatis
- Integrasi dengan aplikasi Zoho lainnya
- Pemantauan anggaran dan biaya proyek
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
9. SAP Concur
SAP Concur adalah solusi manajemen perjalanan dan pengeluaran berbasis cloud untuk perusahaan besar. Penyedia ini menawarkan solusi yang mengotomatiskan pelacakan pengeluaran, penggantian biaya, dan pembuatan laporan untuk memastikan kontrol biaya yang lebih baik.
Fitur unggulan:
- Manajemen pengeluaran berbasis perjalanan
- Kepatuhan pengeluaran global
- Laporan pengeluaran real-time
- Integrasi dengan berbagai aplikasi SAP lainnya
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
10. QuickBooks
QuickBooks adalah perangkat lunak akuntansi dan manajemen pengeluaran dari Intuit. Sistem QuickBooks sangat cocok untuk usaha kecil hingga menengah yang mencari kemudahan dalam mengelola pengeluaran dan laporan keuangan mereka.
Fitur unggulan:
- Laporan keuangan otomatis
- Pengelolaan pengeluaran berbasis akun
- Integrasi dengan aplikasi akuntansi pihak ketiga
- Pemantauan pengeluaran secara real-time
| Kelebihan | Kekurangan |
|
|
Perbandingan Sistem Manajemen Pengeluaran Terbaik Secara Keseluruhan
| Vendor Akuntansi | UI/UX | Fitur | Integrasi | Skalabilitas |
|---|---|---|---|---|
| HashMicro | ||||
| Xero | ||||
| Odoo | ||||
| ExpenseMonkey | ||||
| Mekari Jurnal | ||||
| Expensify | ||||
| Rydoo | ||||
| Zoho Expense |
Cara Memilih Sistem Manajemen Pengeluaran yang Tepat
Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu Anda perhatikan saat memilih expense management software:
- Tentukan tujuan utama penggunaan seperti efisiensi pelaporan, kontrol anggaran, atau percepatan reimbursment.
- Pastikan fitur sesuai kebutuhan bisnis Anda, seperti integrasi bank dan pelaporan otomatis
- Pilih sistem yang mudah Anda gunakan agar pelatihan berjalan cepat.
- Perhatikan skalabilitas sistem agar tetap relevan seiring pertumbuhan bisnis Anda.
- Pilih vendor dengan dukungan pelanggan yang responsif untuk memastikan kelancaran penggunaan jangka panjang.
- Uji coba demo gratis untuk menilai kenyamanan dan kelengkapan fiturnya langsung.
Kesimpulan
Expense management software membantu Anda dalam mengelola pengeluaran dengan lebih efisien, transparan, dan terstruktur. Dengan fitur penting yang ada, sistem ini memastikan setiap transaksi tercatat dengan akurat dan mendukung pengambilan keputusan keuangan cerdas.
Jika Anda mencari solusi yang lengkap dan mudah penggunaannya, HashMicro hadir sebagai pilihan terbaik. Dengan fitur yang terintegrasi dan dukungan penuh dari tim profesional, HashMicro siap membantu Anda mengoptimalkan manajemen pengeluaran perusahaan.
Coba semua fiturnya sekarang melalui demo gratis dan rasakan langsung kemudahannya!
Pertanyaan Seputar Expense Management Software
-
Apa cara termudah untuk melacak pengeluaran?
Gunakan expense management system otomatis mencatat transaksi secara real-time. Dengan sistem ini, Anda dapat memantau semua pengeluaran dalam satu dashboard terpusat.
-
Apa saja tiga jenis pengeluaran?
Tiga jenis pengeluaran utama adalah pengeluaran tetap, variabel, dan tak terduga. Ketiganya penting untuk dipantau agar perencanaan keuangan tetap seimbang.
-
Apa saja 5 langkah untuk membuat rencana pengeluaran?
Langkah pertama adalah menentukan total anggaran yang tersedia. Selanjutnya, catat semua kebutuhan, klasifikasikan pengeluaran, tetapkan prioritas, lalu pantau dan evaluasi secara berkala.
