Cara Menghitung Gaji Prorata bagi Karyawan Perusahaan

Tahukah Anda? Cara menghitung gaji prorata adalah langkah yang umum perusahaan Indonesia pakai untuk menangani kasus, seperti karyawan resign dan lainnya. Sistem ini membantu tim HR untuk memastikan bahwa perusahaan tidak memberikan over dan under payment.

Sehubungan dengan hal ini, sebagai pemilik usaha atau pemegang tanggung jawab HR perusahaan, Anda perlu mengetahui cara menghitung gaji prorata yang baik dan benar. Bagaimanakah tujuan, komponen, dan rumus lengkap gaji prorata.

Salah satu solusi untuk mempermudah proses ini adalah menggunakan HashMicro HR System. Dengan fitur otomatisasi perhitungan gaji, termasuk prorata, HashMicro membantu memastikan akurasi perhitungan serta menghemat waktu tim HR.

Pastikan Anda menyimak hingga akhir untuk mengetahui tips menghitung prorata yang efisien dengan cepat dan tepat. Tanpa berlama-lama lagi, mari kita mulai pembahasannya!

Apa Itu Gaji Prorata?

Gaji prorata adalah perhitungan gaji proporsional berdasarkan jumlah hari kerja dalam satu bulan. Sistem ini umum berlaku untuk karyawan yang baru mulai bekerja, resign di tengah bulan, atau memiliki cuti tidak penuh.

Contoh gaji prorata adalah semisal karyawan A masuk hari pertama kerja pada tanggal 20 Januari dengan 5 hari kerja per minggu, maka pada tanggal 1 Februari (hari menerima gaji), tim HR atau perusahaan hanya membayar gaji sebanyak 10 hari kerja saja.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan dan karyawan untuk memastikan bahwa jumlah hari kerja yang dihitung sesuai dengan kebijakan kerja yang berlaku, seperti hari libur nasional atau cuti bersama. Transparansi dalam perhitungan ini membantu mencegah kesalahpahaman dan menjaga hubungan kerja yang sehat antara karyawan dan perusahaan.

Tujuan Penerapan Gaji Prorata 

Jika Anda menerapkan cara menghitung gaji prorata yang baik dan benar, maka sistem ini membawa berbagai fungsi, tujuan, dan manfaat. Beberapa di antaranya adalah:

• Menghitung gaji secara proporsional: Gaji prorata memastikan pembayaran sesuai jumlah hari kerja, ideal untuk karyawan baru, resign, atau cuti sebagian, serta relevan dalam penyesuaian kenaikan gaji karyawan tahunan.

• Meningkatkan keadilan dalam penggajian: Dengan prorata, karyawan dibayar sesuai waktu kerja yang dijalani, menciptakan sistem pembayaran yang adil bagi semua pihak.

• Mendukung efisiensi keuangan: Perhitungan prorata membantu perusahaan menghindari pembayaran berlebih dan menjaga anggaran tetap efisien.

• Meningkatkan transparansi penggajian: Karyawan dapat melihat secara jelas dasar perhitungan gaji mereka dengan menggunakan aplikasi slip gaji, yang membangun kepercayaan dan mengurangi potensi konflik.

• Mempermudah proses administrasi: Perhitungan prorata memudahkan tim HR dalam menentukan gaji sesuai durasi kerja, apalagi bila dibantu aplikasi penggajian.

Salah satu cara mempermudah proses administrasi prorata adalah dengan menggunakan sistem HRIS. Bagaimanakah cara kerja dan berapa harga yang harus Anda keluarkan untuk sistem ini? Klik banner berikut untuk mengetahui detail informasinya.

Komponen Penting yang Harus Ada di Sistem Gaji Prorata 

Tahukah Anda? Dalam menghitung gaji prorata yang adil dan benar, terdapat tujuh komponen yang wajib Anda patuhi. Komponen-komponen ini memegang kendali atas tolak ukur terlaksananya manajemen upah karyawan yang ideal dalam sebuah perusahaan. Berikut adalah penjelasannya:

1. Data kehadiran karyawan

Data ini memuat tentang jumlah hari kerja, jam kerja, serta absensi karyawan yang sangat penting untuk menentukan gaji prorata. Anda dapat memperoleh data ini melalui sistem absensi digital guna meminimalkan kesalahan atau tindakan curang lainnya.

2. Gaji pokok

Besaran gaji pokok menjadi dasar utama dalam perhitungan gaji proporsional. Sistem gaji prorata Anda harus menghitung bagian proporsional dari gaji pokok berdasarkan hari kerja aktual karyawan.

3. Periode kerja karyawan

Tanggal mulai bekerja atau tanggal resign karyawan di tengah bulan harus tercatat dengan jelas. Informasi ini menentukan durasi kerja dalam periode penggajian tertentu. Cara paling efisien yang dapat Anda lakukan untuk mencatat data ini adalah dengan menggunakan sistem HRIS Indonesia.

4. Komponen tambahan gaji

Komponen seperti tunjangan tetap, bonus harian, atau insentif harus terintegrasi ke dalam sistem dan cara menghitung gaji prorata Anda. Hal ini didasarkan pada kewajiban perusahaan dalam memenuhi hak kesejahteraan karyawan di luar aspek gaji pokok.

5. Perhitungan hari kerja dalam sebulan

Sistem harus memiliki data jumlah hari kerja dalam satu bulan yang menjadi acuan dalam perhitungan gaji proporsional, baik menggunakan 30 hari kalender maupun jumlah hari kerja efektif.

6. Sistem penghitungan otomatis

Aplikasi atau software HR yang mendukung cara menghitung gaji prorata otomatis dapat mempercepat proses penggajian dan mengurangi risiko kesalahan manual. Untuk itu, perlu Anda ketahui jika pada saat ini, penghitungan manual bukan lagi menjadi langkah bisnis yang bijak.

7. Transparansi laporan gaji

Hasil perhitungan prorata harus tersaji dalam slip gaji yang transparan, mencakup rincian komponen gaji dan perhitungannya agar mudah dipahami karyawan. Jika perusahaan Anda memenuhi tujuh komponen ini, maka dapat dipastikan bahwa sistem payroll Anda berjalan dengan efektif.

Tahukah Anda?

Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!

Dapatkan demo gratis sekarang!

Cara Menghitung Gaji Prorata dalam Perusahaan

Menghitung gaji prorata dapat Anda lakukan dengan menyesuaikan gaji berdasarkan jumlah hari kerja, jam kerja, dan situasi tertentu. Beberapa rumus cara menghitung gaji prorata yang bisa Anda terapkan dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Prorata berdasarkan jumlah hari kerja

Jika gaji karyawan Anda hitung berdasarkan hari kerja aktual, gunakan rumus cara menghitung gaji prorata berikut ini:

Gaji per jam = Gaji bulanan ÷ Jumlah hari dalam sebulan

Gaji prorata = Gaji per hari × Jumlah hari kerja aktual

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Gaji bulanan Rp 6.000.000, jumlah hari kerja dalam sebulan 30 hari, dan karyawan bekerja 15 hari:

• Gaji per hari = Rp 6.000.000 ÷ 30 = Rp 200.000
• Gaji prorata = Rp 200.000 × 15 = Rp 3.000.000

2. Prorata berdasarkan jam kerja

Jika cara menghitung gaji prorata Anda berdasarkan jam kerja, terutama untuk sistem paruh waktu, Anda dapat menggunakan rumus ini:

Gaji per jam = Gaji bulanan ÷ Total jam kerja dalam sebulan

Gaji prorata = Gaji per jam × Total jam kerja aktual

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Gaji bulanan Rp 6.000.000, total jam kerja dalam sebulan 160 jam, dan karyawan bekerja 80 jam:

• Gaji per hari = Rp 6.000.000 ÷ 160 = Rp 37.500
• Gaji prorata = Rp 37.500 × 80 = Rp 3.000.000

3. Cara menghitung gaji prorata karyawan baru dan resign

Untuk cara menghitung gaji prorata karyawan baru atau resign sebelum masa kerjanya satu bulan penuh, maka cara menghitung gaji prorata menggunakan rumus berikut:

Gaji prorata = (Jumlah hari kerja aktual ÷ Total hari dalam sebulan) × Gaji bulanan

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Karyawan mulai bekerja pada tanggal 16, sehingga hanya bekerja 15 hari, dengan gaji bulanan Rp 6.000.000:

• Gaji prorata = (15 ÷ 30) × Rp 6.000.000 = Rp 3.000.000

4. Rumus THR Prorata

THR biasanya dihitung satu kali gaji bulanan penuh, namun untuk karyawan yang bekerja tidak penuh selama satu tahun, rumus prorata digunakan.

THR prorata = (Jumlah bulan kerja ÷ 12) × Gaji bulanan

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Jika seorang karyawan bekerja selama 6 bulan di tahun berjalan, maka slip gaji bulanan karyawan tersebut menggunakan kalkulator THR prorata adalah sebesar Rp 6.000.000:

• THR prorata = (6 ÷ 12) × Rp 6.000.000 = Rp 3.000.000

Anda mungkin juga ingin membaca artikel kami sebelumnya yang membahas mengenai cara hitung THR dengan klik di sini!

Aturan Pemotongan Gaji Prorata Karena Absen

Pemotongan gaji prorata karena absen adalah langkah yang sering diterapkan perusahaan untuk memastikan bahwa pembayaran gaji sesuai dengan jumlah hari kerja yang dilakukan oleh karyawan. 

Pemotongan ini biasanya dilakukan ketika karyawan tidak hadir di hari kerja tanpa alasan yang dapat diterima, seperti sakit tanpa surat keterangan dokter atau alasan pribadi. 

Untuk melaksanakan aturan ini, perusahaan perlu mematuhi regulasi ketenagakerjaan yang berlaku agar tetap adil dan transparan.

1. Mengacu pada Undang-Undang Ketenagakerjaan

Pemotongan gaji prorata karena absen harus sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia, seperti yang tercantum dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003. 

Peraturan ini memastikan bahwa perusahaan tidak melanggar hak-hak karyawan. Sebagai contoh, pemotongan hanya boleh dilakukan jika absensi tersebut tidak termasuk cuti tahunan atau hari libur yang telah diatur dalam kontrak kerja.

2. Prosedur pemotongan gaji prorata

Pemotongan dilakukan dengan menghitung gaji harian karyawan berdasarkan total gaji bulanan yang dibagi dengan jumlah hari kerja efektif dalam satu bulan. Rumus sederhananya adalah:

Gaji Harian = Gaji Bulanan / Hari Kerja Efektif

Kemudian, jumlah gaji harian dikalikan dengan jumlah hari absen untuk mendapatkan total pemotongan. Perusahaan wajib menyampaikan hasil perhitungan ini kepada karyawan agar tidak terjadi kesalahpahaman.

3. Penerapan teknologi untuk pemotongan gaji

Menggunakan sistem otomatis seperti sistem akuntansi dapat membantu perusahaan dalam menerapkan aturan pemotongan gaji prorata secara akurat. 

Fitur pengelolaan absensi dan perhitungan gaji otomatis memastikan bahwa data absensi terintegrasi langsung dengan sistem payroll, sehingga meminimalkan risiko kesalahan manual.

4. Transparansi dalam komunikasi

Selain mematuhi peraturan hukum, penting bagi perusahaan untuk menjaga komunikasi yang jelas dengan karyawan mengenai alasan dan perhitungan pemotongan gaji. Hal ini membantu membangun kepercayaan dan menghindari potensi konflik di tempat kerja.

Dengan menerapkan aturan pemotongan gaji prorata yang sesuai regulasi dan memanfaatkan teknologi modern, perusahaan dapat menjalankan kebijakan ini secara efisien dan tetap menjaga hubungan yang baik dengan karyawan.

Permudah Kalkulasi Gaji Prorata di Perusahaan Anda dengan Software HRIS HashMicro

Cara menghitung gaji prorata secara digital apakah membawa dampak besar bagi perusahaan Anda? Jawabannya adalah iya. Sebagai pebisnis andal, urusan penting Anda tidak hanya berputar di sekitar gaji karyawan. Terdapat belasan meeting penting yang harus Anda hadiri.

Sedangkan, tim HR juga harus menilai performa kerja karyawan lain di saat yang bersamaan. Bisakah Anda membayangkan kekacauan yang terjadi dalam perusahaan Anda? Oleh karena itu, software HRIS hadir sebagai solusi terbaik Anda melalui demo gratis dan fitur-fitur terbaiknya.

Sebagai salah satu penyedia aplikasi HRIS terbaik di Indonesia, HashMicro adalah vendor yang wajib Anda perhitungkan. Berdiri sejak tahun 2015, lebih dari 2.000 perusahaan mempercayakan workflow-nya kepada HashMicro, termasuk Marimas, Semen Gresik, dan Pertamina.

Fitur-fitur dari software HR HashMicro yang dapat Anda andalkan untuk menghitung gaji prorata dan meliputi:

• Daily and hourly worker payslip management: Fitur untuk mengelola jam kerja harian atau per jam karyawan, menghitung upah yang tepat, dan menghasilkan slip gaji secara otomatis berdasarkan data timesheet yang tercatat.
• Roster & dynamic employee working schedule: Fitur untuk membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan secara fleksibel, baik melalui penugasan shift atau jadwal tetap.
• Talent management with KPI tracking: Fitur untuk menetapkan, mengelola, dan melacak pencapaian karyawan berdasarkan Key Performance Indicators (KPI) yang ditetapkan.
• In-depth performance analysis: Analisis mendalam menggunakan 9 Box Matrix, di mana karyawan berada dalam salah satu dari sembilan kotak berdasarkan kinerja dan potensi mereka.
• Slip gaji generator online: Memudahkan pembuatan slip gaji yang terintegrasi dengan email karyawan dan data relevan lainnya guna proses penggajian yang cepat dan akurat.

Mengetahui hal ini, jika Anda tertarik untuk mencoba sistem HRIS dari HashMicro, Anda dapat mencoba demo gratisnya. Selain itu, Anda juga dapat merasakan pengalaman konsultasi bisnis gratis, tambah user gratis, hingga mengoperasikan software yang user-friendly hanya di sini!

Kesimpulan

Secara keseluruhan, cara menghitung gaji prorata memberikan keadilan dan akurasi dalam penghitungan upah. Dengan rumus yang jelas, Anda dapat mengelola upah secara efisien, menghindari overpayment, dan memastikan bahwa setiap karyawan menerima gaji yang sesuai dengan waktu kerjanya.

Meskipun begitu, menghitung gaji prorata secara manual beresiko terjadi kesalahan manual yang dapat mengganggu stabilitas perusahaan. Oleh karena itu, beralih ke software HRIS dari HashMicro merupakan langkah cerdas yang dapat Anda ambil.

Tertarik untuk mencoba demo gratis sistemnya? Klik banner berikut untuk terhubung dengan tim HashMicro secepatnya.

Pertanyaan Seputar Gaji Prorata

• Apa itu biaya prorata?

  Biaya prorata adalah pembagian biaya secara proporsional berdasarkan periode atau penggunaan. Cara ini memastikan biaya dibagi adil antara pihak atau waktu yang terkait.

• Bagaimana cara menghitung kenaikan gaji prorata?

  Untuk mengetahui cara menghitung kenaikan gaji prorata, tentukan total kenaikan dan bagi sesuai dengan jumlah hari atau bulan yang relevan. Kalikan jumlah hari atau bulan yang telah dijalani dengan proporsi kenaikan gaji untuk mendapatkan nilai prorata.

• Apakah bonus gaji dipotong pajak?

  Ya, bonus gaji biasanya dipotong pajak sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku. Pajak yang dipotong bergantung pada besaran bonus dan tarif pajak penghasilan yang dikenakan pada individu.

• Berapa kenaikan gaji yang wajar?

  Kenaikan gaji yang wajar umumnya berkisar antara 5% hingga 10% per tahun, tergantung pada kinerja, inflasi, dan kebijakan perusahaan. Namun, beberapa perusahaan dapat memberikan kenaikan lebih tinggi berdasarkan pencapaian atau kondisi pasar.

• Apa yang menentukan besaran gaji karyawan?

  Besaran gaji ditentukan oleh jabatan dan tanggung jawab, kualifikasi serta pengalaman, serta lokasi dan standar industri. Semakin tinggi faktor-faktor tersebut, semakin besar pula gaji yang diberikan.