Cara Menghitung Gaji Prorata bagi Karyawan Perusahaan

Tahukah Anda bahwa sistem penggajian di perusahaan tidak selalu dihitung penuh satu bulan? Dalam kondisi tertentu, seperti karyawan baru bergabung atau mengakhiri masa kerja, perusahaan memiliki mekanisme khusus agar pembayaran tetap adil dan sesuai aturan tanpa merugikan pihak mana pun.

Mekanisme itulah yang dikenal sebagai cara menghitung gaji prorata. Metode ini digunakan untuk menyesuaikan gaji berdasarkan jumlah hari kerja efektif, sehingga perusahaan terhindar dari kelebihan atau kekurangan pembayaran.

Menilik Konsep Gaji Prorata dalam Sistem Penggajian

Gaji prorata adalah perhitungan gaji proporsional berdasarkan jumlah hari kerja dalam satu bulan. Sistem ini umum berlaku untuk karyawan yang baru mulai bekerja, resign di tengah bulan, atau memiliki cuti tidak penuh.

Contoh gaji prorata adalah semisal karyawan A masuk hari pertama kerja pada tanggal 20 Januari dengan 5 hari kerja per minggu, maka pada tanggal 1 Februari (hari menerima gaji), tim HR hanya membayar gaji sebanyak 10 hari kerja, sambil tetap memperhatikan kenaikan gaji karyawan berdasarkan hari kerja efektif.

Alasan Dibalik Pentingnya Penerapan Gaji Prorata di Perusahaan

Jika Anda menerapkan cara menghitung gaji prorata yang baik dan benar, maka sistem ini membawa berbagai fungsi, tujuan, dan manfaat. Beberapa di antaranya adalah:

• Menghitung gaji secara proporsional: Gaji prorata memastikan pembayaran sesuai jumlah hari kerja, ideal untuk karyawan baru, resign, atau cuti sebagian, serta relevan dalam penyesuaian kenaikan gaji karyawan tahunan.

• Meningkatkan keadilan dalam penggajian: Dengan prorata, karyawan dibayar sesuai waktu kerja yang dijalani, menciptakan sistem pembayaran yang adil bagi semua pihak.

• Mendukung efisiensi keuangan: Perhitungan prorata membantu perusahaan menghindari pembayaran berlebih dan menjaga anggaran tetap efisien.

• Meningkatkan transparansi penggajian: Karyawan dapat melihat secara jelas dasar perhitungan gaji mereka dengan menggunakan aplikasi slip gaji, yang membangun kepercayaan dan mengurangi potensi konflik.
• Mempermudah proses administrasi: Perhitungan prorata memudahkan tim HR dalam menentukan gaji sesuai durasi kerja, apalagi bila dibantu aplikasi penggajian.

Aspek Utama dalam Skema Gaji Prorata Karyawan yang Wajib Anda Kuasai

Dalam menghitung gaji prorata yang adil dan benar, terdapat tujuh komponen yang wajib Anda patuhi. Komponen-komponen ini memegang kendali atas tolak ukur terlaksananya manajemen upah karyawan yang ideal dalam sebuah perusahaan. Berikut adalah penjelasannya:

1. Data kehadiran karyawan

Data ini memuat tentang jumlah hari kerja, jam kerja, serta absensi karyawan yang sangat penting untuk menentukan gaji prorata. Anda dapat memperoleh data ini melalui sistem absensi digital guna meminimalkan kesalahan atau tindakan curang lainnya.

2. Gaji pokok

Besaran gaji pokok menjadi dasar utama dalam perhitungan gaji proporsional. Sistem gaji prorata Anda harus menghitung bagian proporsional dari gaji pokok berdasarkan hari kerja aktual karyawan.

3. Periode kerja karyawan

Tanggal mulai bekerja atau tanggal resign karyawan di tengah bulan harus tercatat dengan jelas. Informasi ini menentukan durasi kerja dalam periode penggajian tertentu. Cara paling efisien yang dapat Anda lakukan untuk mencatat data ini adalah dengan menggunakan sistem HRIS Indonesia.

4. Komponen tambahan gaji

Komponen seperti tunjangan tetap, bonus harian, atau insentif harus terintegrasi ke dalam sistem dan cara menghitung gaji prorata Anda. Hal ini didasarkan pada kewajiban perusahaan dalam memenuhi hak kesejahteraan karyawan di luar aspek gaji pokok.

5. Perhitungan hari kerja dalam sebulan

Sistem harus memiliki data jumlah hari kerja dalam satu bulan yang menjadi acuan dalam perhitungan gaji proporsional, baik menggunakan 30 hari kalender maupun jumlah hari kerja efektif.

6. Sistem penghitungan otomatis

Aplikasi atau software HR yang mendukung cara menghitung gaji prorata otomatis dapat mempercepat proses penggajian dan mengurangi risiko kesalahan manual. Untuk itu, perlu Anda ketahui jika pada saat ini, penghitungan manual bukan lagi menjadi langkah bisnis yang bijak.

7. Transparansi laporan gaji

Hasil perhitungan prorata harus tersaji dalam slip gaji yang transparan, mencakup rincian komponen gaji dan perhitungannya agar mudah dipahami karyawan. Dengan sistem ini, gaji karyawan dan rincian perhitungannya secara akurat
akan lebih jelas, memastikan payroll perusahaan berjalan efektif.

Alur Perhitungan Gaji Prorata yang Perlu Anda Pahami 

Menghitung gaji prorata dapat Anda lakukan dengan menyesuaikan gaji berdasarkan jumlah hari kerja, jam kerja, dan situasi tertentu. Beberapa rumus cara menghitung gaji prorata yang bisa Anda terapkan dalam perusahaan adalah sebagai berikut:

1. Prorata berdasarkan jumlah hari kerja

Jika gaji karyawan Anda hitung berdasarkan hari kerja aktual, gunakan rumus cara menghitung gaji prorata berikut ini:

Gaji per jam = Gaji bulanan ÷ Jumlah hari dalam sebulan

Gaji prorata = Gaji per hari × Jumlah hari kerja aktual

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Gaji bulanan Rp 6.000.000, jumlah hari kerja dalam sebulan 30 hari, dan karyawan bekerja 15 hari:

• Gaji per hari = Rp 6.000.000 ÷ 30 = Rp 200.000
• Gaji prorata = Rp 200.000 × 15 = Rp 3.000.000

2. Prorata berdasarkan jam kerja

Jika cara menghitung gaji prorata Anda berdasarkan jam kerja, terutama untuk sistem paruh waktu, Anda dapat menggunakan rumus ini:

Gaji per jam = Gaji bulanan ÷ Total jam kerja dalam sebulan

Gaji prorata = Gaji per jam × Total jam kerja aktual

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Gaji bulanan Rp 6.000.000, total jam kerja dalam sebulan 160 jam, dan karyawan bekerja 80 jam:

• Gaji per hari = Rp 6.000.000 ÷ 160 = Rp 37.500
• Gaji prorata = Rp 37.500 × 80 = Rp 3.000.000

3. Cara menghitung gaji prorata karyawan baru dan resign

Untuk cara menghitung gaji prorata karyawan baru atau resign sebelum masa kerjanya satu bulan penuh, maka cara menghitung gaji prorata menggunakan rumus berikut:

Gaji prorata = (Jumlah hari kerja aktual ÷ Total hari dalam sebulan) × Gaji bulanan

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Karyawan mulai bekerja pada tanggal 16, sehingga hanya bekerja 15 hari, dengan gaji bulanan Rp 6.000.000:

• Gaji prorata = (15 ÷ 30) × Rp 6.000.000 = Rp 3.000.000

4. Rumus THR Prorata

THR biasanya dihitung satu kali gaji bulanan penuh, namun untuk karyawan yang bekerja tidak penuh selama satu tahun, rumus prorata digunakan.

THR prorata = (Jumlah bulan kerja ÷ 12) × Gaji bulanan

Contoh perhitungan gaji karyawan:

Jika seorang karyawan bekerja selama 6 bulan di tahun berjalan, maka slip gaji bulanan karyawan tersebut menggunakan kalkulator THR prorata adalah sebesar Rp 6.000.000:

• THR prorata = (6 ÷ 12) × Rp 6.000.000 = Rp 3.000.000

Prosedur Pemotongan Gaji Prorata Apabila Karyawan Tidak Hadir 

Pemotongan ini biasanya dilakukan ketika karyawan tidak hadir di hari kerja tanpa alasan yang dapat diterima, seperti sakit tanpa surat keterangan dokter atau alasan pribadi. 

Untuk melaksanakan aturan ini, perusahaan perlu mematuhi regulasi ketenagakerjaan yang berlaku agar tetap adil dan transparan.

1. Mengacu pada Undang-Undang Ketenagakerjaan

Pemotongan gaji prorata karena absen harus sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia, seperti yang tercantum dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003. 

Peraturan ini memastikan bahwa perusahaan tidak melanggar hak-hak karyawan. Sebagai contoh, pemotongan hanya boleh dilakukan jika absensi tersebut tidak termasuk cuti tahunan atau hari libur yang telah diatur dalam kontrak kerja.

2. Prosedur pemotongan gaji prorata

Pemotongan dilakukan dengan menghitung gaji harian karyawan berdasarkan total gaji bulanan yang dibagi dengan jumlah hari kerja efektif dalam satu bulan. Rumus sederhananya adalah:

Gaji Harian = Gaji Bulanan / Hari Kerja Efektif

Kemudian, jumlah gaji harian dikalikan dengan jumlah hari absen untuk mendapatkan total pemotongan. Perusahaan wajib menyampaikan hasil perhitungan ini kepada karyawan agar tidak terjadi kesalahpahaman.

3. Penerapan teknologi untuk pemotongan gaji

Menggunakan sistem otomatis seperti sistem akuntansi dapat membantu perusahaan dalam menerapkan aturan pemotongan gaji prorata secara akurat. 

Fitur pengelolaan absensi dan perhitungan gaji otomatis memastikan bahwa data absensi terintegrasi langsung dengan sistem payroll, sehingga meminimalkan risiko kesalahan manual.

4. Transparansi dalam komunikasi

Selain mematuhi peraturan hukum, penting bagi perusahaan untuk menjaga komunikasi yang jelas dengan karyawan mengenai alasan dan perhitungan pemotongan gaji, misalnya yang muncul akibat absensi karyawan harian dan penyesuaian gaji secara otomatis.

Dengan menerapkan aturan pemotongan gaji prorata yang sesuai regulasi dan memanfaatkan teknologi modern, perusahaan dapat menjalankan kebijakan ini secara efisien dan tetap menjaga hubungan yang baik dengan karyawan.

Praktik Nyata Ethos Group dalam Penerapan Sistem HR untuk Proses Gaji yang Akurat

Ethos Group merupakan perusahaan konsultan bisnis dan teknologi yang fokus membantu klien mengoptimalkan operasional mereka. Dengan ratusan karyawan di berbagai divisi, mereka butuh sistem penggajian yang rapi. Di sinilah peran sistem HR menjadi penting dalam operasionalnya.

Karena skalanya besar, Ethos Group menggunakan sistem HR modern untuk otomatisasi proses gaji, termasuk perhitungan prorata dan pemotongan jika ada absensi. Sistem ini membuat tim HR lebih efisien dan memastikan setiap karyawan menerima gaji sesuai haknya tanpa ribet.

1. Otomatisasi perhitungan gaji karyawan

Ethos Group memanfaatkan sistem HR untuk menghitung gaji karyawan secara otomatis, termasuk prorata. Dengan begitu, tidak ada lagi hitung manual yang rawan salah, dan setiap karyawan mendapatkan gaji yang akurat sesuai hari kerja mereka.

2. Integrasi absensi dan kehadiran

Sistem HR Ethos Group terhubung langsung dengan data absensi. Jadi, setiap cuti, izin, atau lembur tercatat real-time, memudahkan perhitungan gaji tanpa perlu input manual, dan mengurangi risiko human error di proses payroll.

3. Pemotongan dan penyesuaian gaji secara tepat

Jika ada ketidakhadiran atau jam kerja yang kurang, sistem langsung menyesuaikan gaji secara otomatis. Hal ini membantu tim HR menjaga fairness, memastikan karyawan dibayar sesuai hak, dan perusahaan tetap efisien dalam pengeluaran.

4. Laporan gaji dan rekapitulasi transparan

Ethos Group bisa menghasilkan laporan gaji lengkap untuk setiap karyawan secara cepat. Dengan fitur ini, manajemen dan HR bisa memantau payroll, memudahkan audit internal, dan memberi transparansi yang jelas bagi karyawan.

Kesimpulan

Secara keseluruhan, gaji prorata membantu perusahaan menghitung upah karyawan secara adil dan akurat, menyesuaikan dengan hari kerja efektif. Dengan rumus yang tepat, perusahaan bisa menghindari overpayment, menjaga transparansi, dan memastikan karyawan dibayar sesuai haknya.

Menghitung gaji prorata manual memang rawan kesalahan, apalagi di perusahaan berskala besar. Jika Anda membutuhkan sistem HR yang dapat mengoptimalkan proses penggajian Anda, hubungi tim kami untuk konsultasi gratis dan temukan solusi payroll yang efisien.

Pertanyaan Seputar Gaji Prorata

• Apa itu biaya prorata?

  Biaya prorata adalah pembagian biaya secara proporsional berdasarkan periode atau penggunaan. Cara ini memastikan biaya dibagi adil antara pihak atau waktu yang terkait.

• Bagaimana cara menghitung kenaikan gaji prorata?

  Untuk mengetahui cara menghitung kenaikan gaji prorata, tentukan total kenaikan dan bagi sesuai dengan jumlah hari atau bulan yang relevan. Kalikan jumlah hari atau bulan yang telah dijalani dengan proporsi kenaikan gaji untuk mendapatkan nilai prorata.

• Apakah bonus gaji dipotong pajak?

  Ya, bonus gaji biasanya dipotong pajak sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku. Pajak yang dipotong bergantung pada besaran bonus dan tarif pajak penghasilan yang dikenakan pada individu.

• Berapa kenaikan gaji yang wajar?

  Kenaikan gaji yang wajar umumnya berkisar antara 5% hingga 10% per tahun, tergantung pada kinerja, inflasi, dan kebijakan perusahaan. Namun, beberapa perusahaan dapat memberikan kenaikan lebih tinggi berdasarkan pencapaian atau kondisi pasar.

• Apa yang menentukan besaran gaji karyawan?

  Besaran gaji ditentukan oleh jabatan dan tanggung jawab, kualifikasi serta pengalaman, serta lokasi dan standar industri. Semakin tinggi faktor-faktor tersebut, semakin besar pula gaji yang diberikan.