General Affair: Tugas dan Fungsinya pada Perusahaan

Setiap perusahaan memiliki struktur organisasi dengan berbagai posisi yang memiliki fungsi dan tanggung jawab tertentu. Salah satu posisi penting adalah General Affair (GA), yang bertanggung jawab atas administrasi dan operasional non-spesifik. 

GA memastikan fasilitas, aset, dan kebutuhan perusahaan dikelola dengan optimal. Seiring berkembangnya teknologi, banyak perusahaan yang menggunakan software ERP untuk mengelola operasional. 

Artikel ini akan membahas bagaimana peran staff GA berkontribusi dalam memastikan efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan.

Apa itu General Affair?

General Affair adalah divisi yang bertanggung jawab atas pengelolaan berbagai kebutuhan operasional dan administrasi yang mendukung kelancaran kegiatan perusahaan secara keseluruhan.

Staff GA bertugas dalam memberikan pelayanan kepada seluruh unit kerja di perusahan, baik dalam hal administrasi hingga pengelolaan pelayanan rutin perusahaan. Keberadaan divisi ini pada setiap perusahaan tentu saja berbeda-beda sesuai SOP General Affair masing-masing.

Ada yang bertugas di bawah HRD dan ada yang bertugas sendiri. Namun, banyak perusahaan yang menggabungkan antara general affair dengan  divisi HRD. Hal ini karena tugas dan fungsi keduanya memang tidak jauh berbeda.

Peran GA juga meliputi kegiatan lainnya yang memiliki hubungan dengan tanggung jawab perusahaan terhadap masyarakat sekitarnya, seperti pada program community development atau corporate social responsibility (CSR).

Tugas General Affair

General Affair (GA) memiliki peran penting dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan. Berikut adalah beberapa tugas utama yang dilakukan oleh staff GA:

1. Pengadaan barang dan aset

GA bertanggung jawab atas pembelian barang dan aset perusahaan, seperti komputer atau printer. Sebelum membeli, GA membandingkan harga untuk memastikan efisiensi biaya dan menekan pengeluaran perusahaan.

Setelahnya, HRGA akan membuat dokumen contoh laporan bulanan general affairs Excel.

2. Pembelian dan pembayaran rutin

Tugas GA lainnya adalah menangani pembelian barang habis pakai seperti ATK, tinta printer, dan kebutuhan operasional lainnya. Selain itu, staff GA mengelola pembayaran rutin seperti listrik, air, telepon, dan internet, sering kali melalui sistem otomatis perusahaan.  

3. Pembayaran tenaga kerja harian

Tugas lain staff GA adalah menghitung dan membayarkan upah pekerja harian atau freelancer. Pembayaran ini dicatat dalam anggaran operasional perusahaan sebagai bagian dari pengelolaan sumber daya manusia.  

4. Pemeliharaan dan pengawasan aset

Tugas General Affair staff adalah memastikan aset perusahaan digunakan dengan baik dan bertanggung jawab atas perawatannya. GA juga berwenang menindaklanjuti jika terjadi penyalahgunaan atau kerusakan aset.  

5. Renovasi dan pembukaan kantor cabang

Tugas lain General Affair staff adalah menentukan kelayakan lokasi, estimasi anggaran, dan kebutuhan renovasi saat perusahaan membuka cabang baru. Semua keputusan dibuat dengan pertimbangan efisiensi dan keberlanjutan operasional.  

6. Pengelolaan fasilitas dan kebersihan

GA juga bertanggung jawab untuk memastikan fasilitas perusahaan dalam kondisi baik, bersih, dan nyaman digunakan. Ini termasuk pemeliharaan kebersihan kantor dan ruang kerja serta koordinasi dengan penyedia layanan kebersihan.

7. Pengelolaan jadwal dan perjalanan dinas

Staff GA mengatur jadwal perjalanan dinas untuk karyawan perusahaan, termasuk pemesanan tiket, akomodasi, dan transportasi. GA juga memastikan bahwa semua perjalanan dinas sesuai dengan anggaran dan kebijakan perusahaan.

8. Pengelolaan dokumen dan arsip

GA bertugas dalam pengelolaan dokumen perusahaan, baik berupa fisik maupun digital. Mereka memastikan bahwa dokumen penting tersimpan dengan rapi, mudah diakses, dan aman dari kerusakan atau kehilangan.

9. Pelaksanaan acara perusahaan

Tugas tambahan GA adalah mengatur acara perusahaan seperti rapat, seminar, atau perayaan internal perusahaan. GA bertanggung jawab untuk koordinasi logistik, lokasi, konsumsi, dan berbagai aspek lainnya agar acara berjalan dengan sukses.

Keahlian yang Harus Dimiliki General Affair

Sebagai seorang general affair, memiliki berbagai keahlian yang beragam sangat penting untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Posisi ini membutuhkan kemampuan yang mencakup banyak aspek, mulai dari administrasi hingga manajemen fasilitas.

Berikut adalah beberapa keahlian yang harus dimiliki oleh seorang General Affair agar dapat menjalankan tugasnya secara efektif:

1. Keahlian administrasi

Kemampuan yang harus dimiliki General Affair adalah administrasi. Keahlian ini mencakup pengelolaan dokumen, penyusunan laporan, hingga pengaturan jadwal dan inventarisasi kantor. Dengan keahlian ini, GA dapat memastikan operasional perusahaan berjalan lancar.

2. Kemampuan negosiasi dan komunikasi

Kemampuan ini penting bagi General Affair karena berhubungan dengan berbagai pihak. Dengan komunikasi yang baik, General Affair dapat menyampaikan kebutuhan perusahaan secara jelas, sementara keterampilan negosiasi membantu mendapatkan penawaran terbaik dalam hal harga maupun kualitas layanan.

3. Kemampuan analisis dan pemecahan masalah

Keahlian ini sangat dibutuhkan oleh General Affair untuk menghadapi berbagai tantangan operasional di perusahaan. Staff GA harus mampu menganalisis situasi, mengidentifikasi akar permasalahan, dan menemukan solusi yang efektif dengan cepat.

4. Kemampuan organisasi dan perencanaan

Kemampuan organisasi dan perencanaan sangat penting bagi General Affair dalam mengatur aspek operasional perusahaan. Mulai dari pengelolaan fasilitas, pengadaan barang, hingga perencanaan acara internal, semua membutuhkan keterampilan organisasi yang baik.

Fungsi General Affair dalam Perusahaan

1. Fungsi pemeliharaan dan perawatan

Fungsi General Affair adalah mengadakan penilaian kondisi dan fasilitas yang dibutuhkan dan membuat prioritas sebelum mengajukan anggaran. GA dalam perusahaan akan memprioritaskan pada hal-hal yang akan meningkatkan produktivitas karyawan terlebih dahulu.

Akan tetapi, tetap bergantung pada banyak faktor, misalnya untuk perusahaan yang sering menerima kunjungan pelanggan, tentunya lebih baik mempunyai lobby, ruang tunggu atau pertemuan yang lebih representatif.

Selain itu, fungsi GA officer adalah melakukan perawatan dari beberapa aspek meliputi kebersihan dan tampilan gedung kantor, lingkungan kantor, kebersihan lingkungan kerja bagi karyawan, dan perawatan instalasi listrik.

2. Membina hubungan baik

Aspek penting lain dari tugas dari divisi umum adalah membina hubungan baik dengan para pemasok barang atau jasa. Didalamnya juga termasuk untuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, dan melakukan komplain mewakili perusahaan jika diperlukan.

Hubungan ini secara tidak langsung memiliki dampak pada produktivitas karyawan serta pada citra perusahaan di mata klien.

3. Menyiapkan laporan secara berkala

Fungsi GA selanjutnya tidak kalah penting dari fungsi-fungsi sebelumnya yaitu, mempersiapkan laporan berkala demi keperluan rapat anggaran. Laporan keuangan ini harus terdiri atas aset dan beban biaya kantor sehingga perusahaan bisa menilai efektivitas investasi internal di dalam perusahaan.

Untuk mempermudah pengelolaan laporan keuangan, HashMicro menyediakan software akuntansi yang dapat terintegrasi dengan sistem HR dan software inventaris. Dengan otomatisasi, sistem ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas operasional perusahaan.

4. Membantu urusan perizinan

Sudah menjadi fungsi divisi umum dalam suatu perusahaan untuk membantu dalam pengurusan segala bentuk perizinan yang dibutuhkan. Dapat juga berfungsi untuk menjalin hubungan dengan pihak eksternal, seperti pemda, kepolisian, ormas, wartawan, kelurahan, kecamatan, dan sebagainya.

Jenjang Karier General Affair

Ketika kita membahas tentang General Affair, penting bagi kita untuk mengetahui jenjang karier dari GA itu sendiri. Jenjang karier ini memberikan gambaran jelas tentang perkembangan karier seorang profesional GA di perusahaan. Berikut adalah beberapa jenjang karier yang bisa ditempuh dalam bidang General Affair:

1. Staff general affair

Posisi awal di mana seseorang mulai bekerja di bidang GA, bertanggung jawab atas tugas administratif dan operasional sehari-hari.

1. Senior general affair

Setelah memiliki pengalaman, seorang staff GA dapat naik menjadi senior, yang menangani tugas lebih kompleks dan memimpin tim kecil di departemen GA.

1. Supervisor general affair

Sebagai supervisor, seseorang akan memimpin tim GA, bertanggung jawab atas pengelolaan aset, fasilitas, dan pembelian barang, serta koordinasi dengan departemen lainnya.

1. Manager general affair

Seorang manager GA memimpin seluruh departemen General Affair, mengelola anggaran, merencanakan kegiatan operasional, dan memastikan bahwa semua tugas GA berjalan dengan efisien.

1. Head of general affair

Posisi ini adalah pemimpin tertinggi dalam departemen GA, dengan tanggung jawab strategis dalam pengelolaan sumber daya, anggaran, dan kebijakan perusahaan terkait dengan fasilitas dan administrasi.

1. Director of operations

Setelah melewati jenjang Head of General Affair, seseorang dapat berkembang menjadi Director of Operations yang mengawasi seluruh operasional perusahaan, termasuk General Affair dan fungsi-fungsi lainnya yang mendukung kelancaran bisnis.

Tantangan yang Umum Ditemui General Affair

Sebagai bagian penting dari operasional perusahaan, General Affair (GA) menghadapi berbagai tantangan dalam menjalankan tugasnya sehari-hari. Berikut adalah beberapa tantangan umum yang sering ditemui oleh staff GA:

1. Pengelolaan sumber daya yang terbatas

Salah satu tantangan terbesar GA adalah mengelola berbagai kebutuhan perusahaan dengan anggaran yang terbatas. Memastikan semua kebutuhan operasional terpenuhi tanpa melampaui batas anggaran dapat menjadi tugas yang sulit.

1. Menjaga keseimbangan antara kualitas dan efisiensi

GA harus memastikan fasilitas dan layanan yang diberikan kepada karyawan dan perusahaan selalu dalam kondisi terbaik, namun tetap mengutamakan efisiensi biaya. Menjaga keseimbangan ini sering kali menjadi tantangan dalam pengambilan keputusan sehari-hari.

1. Koordinasi dengan berbagai departemen

GA sering berinteraksi dengan berbagai departemen dalam perusahaan. Mengelola komunikasi dan koordinasi yang efektif antar departemen, serta memastikan kebutuhan operasional dipenuhi tepat waktu, adalah tantangan yang sering dihadapi.

1. Mengelola kebutuhan administratif yang kompleks

GA bertanggung jawab atas administrasi perusahaan, termasuk pengelolaan aset, pembayaran rutin, dan pemeliharaan fasilitas. Proses administrasi yang rumit dan seringkali memerlukan pemantauan detail menjadi salah satu tantangan terbesar dalam pekerjaan ini.

1. Menangani krisis dan keadaan darurat

GA juga harus siap menghadapi situasi darurat, seperti kerusakan fasilitas atau kebutuhan mendesak lainnya. Kemampuan untuk merespons cepat dan mengatasi krisis adalah keterampilan penting bagi staf GA.

1. Teknologi yang terus berkembang

Dalam era digital, GA perlu terus beradaptasi dengan teknologi baru yang dapat membantu mempermudah tugas-tugas administratif dan operasional. Implementasi teknologi seperti software HRM  HashMicro dapat  membantu GA dalam mengelola data karyawan dan proses administrasi dengan lebih efisien. 

Sistem HRM HashMicro memungkinkan otomatisasi berbagai tugas, sehingga GA dapat lebih fokus pada tugas strategis lainnya. Dengan memanfaatkan teknologi ini, GA dapat mengelola data karyawan dan proses administrasi secara lebih efisien dan akurat. 

Cek banner skema harga di bawah ini untuk mengetahui bagaimana HashMicro HRM dapat membantu meningkatkan efisiensi operasional perusahaan Anda.

Permudah Peran General Affair dengan Software HashMicro

HashMicro HRM Software adalah sistem manajemen SDM yang membantu mengelola administrasi karyawan secara otomatis. Sistem ini juga mendukung pengelolaan General Affair (GA) dengan mempermudah pengelolaan fasilitas perusahaan, pemeliharaan aset, dan koordinasi kebutuhan administrasi lainnya, sehingga memungkinkan tim GA untuk fokus pada tugas-tugas strategis dan efisiensi operasional yang lebih baik.

HashMicro juga menawarkan demo gratis dan konsultasi untuk membantu bisnis memahami solusi terbaik sesuai kebutuhan. Dengan dukungan tim ahli, perusahaan dapat mengeksplorasi fitur secara langsung sebelum mengimplementasikan sistem HRM yang optimal.

1. Face Recognition & GPS Attendance: Aplikasi HR digital membantu dalam monitoring kehadiran karyawan, termasuk pencegahan kecurangan. General Affairs biasanya bertanggung jawab atas pengelolaan absensi.
2. Roster & Dynamic Employee Working Schedule Management: Aplikasi General Affairs mengatur jadwal kerja karyawan, terutama jika melibatkan karyawan dengan jadwal yang dinamis. Fitur ini mempermudah pengelolaan roster dan distribusi jadwal.
3. Approval Delegation with Auto Follow-up Notification: HR software membantu dalam delegasi dan manajemen approval terkait permintaan fasilitas, pengeluaran, atau persetujuan operasional lainnya, yang sering menjadi tanggung jawab staff GA.
4. Facility Management: Sistem ini memudahkan pemantauan fasilitas perusahaan, termasuk ruangan, peralatan, dan aset lainnya. General Affair dapat memastikan semua fasilitas berfungsi optimal dan melakukan perawatan secara terjadwal.

Kesimpulan

Peran General Affair penting dalam menjaga kelancaran operasional perusahaan. Dengan tugas yang luas dan kompleks, GA harus memastikan setiap aspek operasional berjalan efisien agar karyawan dapat bekerja dengan nyaman dan produktif.

Untuk mempermudah pengelolaan tugas-tugas administratif dan operasional, perusahaan dapat mengandalkan Aplikasi HRM HashMicro. Sistem ini dilengkapi dengan fitur attendance management, payroll otomatis, serta manajemen jadwal kerja yang membantu meningkatkan efisiensi kerja GA dan tim HR.

Dengan solusi otomatisasi, perusahaan dapat mengurangi kesalahan pencatatan, meningkatkan efisiensi administrasi, dan memastikan operasional berjalan lebih lancar. Coba demo gratis sekarang dan rasakan kemudahan mengelola SDM secara lebih profesional dengan aplikasi General Affair.

Pertanyaan Seputar General Affair

• Apa Perbedaan HR dan GA?

  Perbedaan HRD dan HRGA adalah HR (Human Resources) fokus pada pengelolaan sumber daya manusia, seperti rekrutmen, pelatihan, pengembangan, serta kesejahteraan karyawan. Sementara itu, GA (General Affair) bertanggung jawab atas pengelolaan operasional non-spesifik perusahaan, seperti pengadaan barang, pemeliharaan fasilitas, dan pembayaran rutin, yang mendukung kelancaran aktivitas bisnis secara keseluruhan.

• Apa tugas utama divisi general affair dalam perusahaan?

  Tugas utama general affair adalah mengelola kebutuhan operasional sehari-hari, seperti pengelolaan fasilitas, perawatan gedung, inventaris, hingga pengelolaan kendaraan perusahaan.

• Bagaimana general affair mendukung operasional perusahaan?

  General affair memastikan semua kebutuhan logistik dan administratif perusahaan berjalan lancar, sehingga karyawan dapat bekerja dengan efektif tanpa gangguan fasilitas atau layanan.