Banyak masalah operasional muncul bukan karena kurangnya pekerjaan tim, tetapi karena adanya data dan prosesnya terpisah di banyak tempat. Akibatnya, stok dan pembelian sering tidak sinkron, approval jadi lambat, laporan keuangan kurang rapi, dan manajemen sulit melihat kondisi bisnis secara utuh. Di situ ERP berperan sebagai “pusat” yang menyatukan alur kerja, dan salah satu opsi yang masih sering dipilih adalah ERP on-premise.
ERP on-premise adalah sistem ERP yang dipasang dan dijalankan di server milik perusahaan, sehingga kontrol atas akses pengguna pengelolaan data berada di tangan tim internal. Model ini biasanya dipertimbangkan saat perusahaan punya kebijakan keamanan yang ketat, kebutuhan yang spesifik, atau preferensi untuk mengelola infrastruktur sendiri. Namun, karena semua tanggung jawab ada di internal, perusahaan juga perlu siap dari sisi server, maintenance, backup, hingga tim teknis yang menjaga sistem tetap stabil.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu On Premise ERP?
On Premise ERP adalah sebuah sistem manajemen sumber daya perusahaan yang diinstal dan dijalankan di server perusahaan sendiri atau dalam infrastruktur IT internal perusahaan. Dalam sistem ini, perusahaan memiliki kendali penuh atas sistem dan data mereka serta bertanggung jawab untuk memelihara dan mengelola sistem tersebut.
Sistem On Premise ERP menyediakan fitur lengkap untuk manajemen bisnis, termasuk keuangan, akuntansi, produksi, persediaan, dan manajemen SDM. Selain itu, dengan adanya sistem yang baik antara modul-modul ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan proses bisnis mereka.
Kelebihan ERP On Premise
Dalam penggunaanya ERP On Premise tentunya memberikan ragam manfaat terhadap perusahaan untuk meningkatkan operasional perusahaan menjadi lebih cepat dan mudah. Berikut adalah penjelasan lebih detail mengenai kelebihan-kelebihan dari penggunaan ERP On Premise:
1. Kontrol penuh
Dalam sistem ERP On-Premise, perusahaan memiliki kendali penuh atas sistem dan data mereka. Model ini mencerminkan asal usul sistem ERP yang awalnya dirancang untuk dijalankan secara lokal, sehingga perusahaan dapat mengatur konfigurasi, melakukan penyesuaian, serta menentukan jadwal upgrade sesuai kebutuhan tanpa terikat kebijakan penyedia cloud.
2. Keamanan lebih baik
Dalam sistem On Premise, infrastruktur IT dan data perusahaan disimpan dan dijaga di dalam ruang lingkup yang terkendali. Hal ini memberikan keamanan yang lebih baik dalam hal pengendalian akses dan proteksi data. Perusahaan dapat menerapkan kebijakan keamanan dan kontrol akses yang lebih ketat, serta mengelola backup dan pemulihan data secara mandiri.
3. Kemudahan kustomisasi
ERP On Premise memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan sistem sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka. Perusahaan dapat memilih untuk mengganti sistem dengan solusi lain, mengubah antarmuka pengguna, atau menambahkan modul atau fitur baru yang tidak tersedia dalam sistem standar. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional dan mengoptimalkan proses bisnis mereka.
4. Biaya yang lebih murah dalam jangka panjang
Meskipun biaya awal untuk membeli dan memelihara infrastruktur On Premise dapat terbilang mahal, dalam jangka panjang, biaya dapat lebih murah karena tidak ada biaya langganan bulanan atau tahunan seperti pada sistem cloud. Perusahaan juga dapat menyesuaikan biaya dengan kebutuhan bisnis mereka, seperti memilih untuk membeli modul-modul yang dibutuhkan saja, tanpa harus membayar fitur yang tidak digunakan.
Kekurangan dalam menggunakan ERP On Premise
ERP (Enterprise Resource Planning) On Premise memiliki beberapa kekurangan, antara lain biaya awal yang tinggi, ketergantungan pada IT internal, perawatan dan pemeliharaan yang membutuhkan biaya dan waktu yang signifikan, serta keterbatasan akses karena hanya dapat mengaksesnya dari lokasi yang sama dengan server ERP:
1. Biaya awal yang tinggi
Menerapkan ERP On Premise memerlukan investasi awal yang besar karena perusahaan harus membeli perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur pendukung lainnya. Selain itu, biaya tambahan seperti biaya pelatihan, konsultasi, dan pengembangan khusus juga dapat meningkatkan biaya total.
2. Ketergantungan pada IT internal
ERP On Premise membutuhkan tim IT internal yang handal untuk membangun, mengelola, dan memelihara infrastruktur IT serta perangkat lunak. Ini berarti bahwa perusahaan harus menanggung biaya penggajian staf IT internal yang terampil dan memiliki pengalaman dalam pengelolaan infrastruktur IT.
3. Tuntutan maintanace yang tinggi
ERP On Premise memerlukan perawatan dan pemeliharaan rutin, termasuk pembaruan perangkat lunak, perbaikan bug, dan patch keamanan. Jika perusahaan tidak dapat memenuhi tuntutan pemeliharaan ini, sistem ERP dapat menjadi rentan terhadap serangan keamanan atau kesalahan sistem.
4. Keterbatasan akses
ERP On Premise umumnya hanya dapat diakses melalui jaringan internal perusahaan. Ini dapat membatasi akses pengguna yang berada di luar jaringan perusahaan, seperti karyawan yang bekerja dari jarak jauh atau pelanggan yang ingin mengakses informasi terkait bisnis. Untuk memberikan akses tambahan, perusahaan harus mempertimbangkan solusi lain seperti VPN atau cloud-based ERP.
Tidak semua perusahaan cocok memakai ERP cloud. Untuk industri yang regulasinya ketat dan rawan audit (misalnya government contracting), kontrol atas data dan akses sistem sering jadi alasan utama memilih ERP on-premise.
Contohnya, Deltek menyebut bahwa pada studi yang dikutip dari Nucleus Research, penggunaan Costpoint dikaitkan dengan penurunan risiko audit dan percepatan proses tutup buku keuangan. Intinya, ERP on-premise dipilih ketika perusahaan butuh kendali lebih ketat atas keamanan, pengaturan sistem, dan tata kelola data, meski konsekuensinya ada biaya awal dan beban pemeliharaan yang lebih tinggi.
Perbandingan ERP On Premise, Cloud dan Hybrid
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah perangkat lunak bisnis yang menyalurkan berbagai fungsi bisnis seperti manajemen persediaan, keuangan, pemasaran, produksi, dan lain-lain. Bermacam-macam jenis software ERP yaitu ERP On Premise, Cloud ERP dan Hybrid ERP. Berikut adalah perbandingannya:
1. ERP On-Premise
ERP On Premise diinstal di server lokal perusahaan dan dikelola oleh tim IT internal. Maka dari itu, ini berarti perusahaan memiliki kendali penuh atas infrastruktur IT dan data yang disimpan. Beberapa keuntungan ERP On Premise antara lain kontrol yang lebih besar atas sistem dan data, serta cara yang lebih mudah dengan aplikasi bisnis lokal lainnya. Namun, ada biaya awal yang besar dan biaya pemeliharaan yang tinggi.
2. ERP Cloud
ERP cloud menjalankan sistem ERP di server milik penyedia layanan, sehingga perusahaan tidak perlu menyiapkan infrastruktur atau mengurus pemeliharaan rutin. Model ini biasanya menekan biaya awal, memudahkan penambahan kapasitas saat bisnis berkembang, dan memungkinkan akses dari berbagai lokasi. Namun, perusahaan tetap bergantung pada kebijakan penyedia dan kestabilan koneksi internet untuk menjaga sistem tetap lancar.
3. Hybrid ERP
Hybrid ERP menggabungkan fitur ERP On Premise dan Cloud. Dalam model ini, perusahaan dapat memilih untuk menjalankan beberapa aplikasi ERP On Premise sementara yang lain beroperasi di cloud. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memilih solusi yang paling sesuai untuk kebutuhan bisnis mereka. Keuntungan Hybrid ERP antara lain fleksibilitas dan kontrol yang lebih besar atas infrastruktur dan data.
Dalam memilih jenis ERP yang sesuai, perusahaan harus mempertimbangkan kebutuhan bisnis, biaya, jangkauan, keamanan, dan kontrol atas data dan infrastruktur. Maka dari itu, pilihan ERP yang tepat dapat membantu perusahaan meningkatkan efisiensi, meningkatkan produktivitas, dan mendapatkan keuntungan yang lebih besar.
Mengapa ERP On-Premise Penting untuk Perusahaan?
ERP (Enterprise Resource Planning) On-Premise adalah solusi perangkat lunak bisnis yang diinstal pada server lokal perusahaan dan dioperasikan oleh tim IT internal. Meskipun saat ini ada alternatif seperti ERP Cloud dan Hybrid ERP, namun ERP On-Premise masih penting untuk beberapa alasan berikut:
1. Kendali penuh atas sistem dan data
Dalam ERP On-Premise, perusahaan memiliki kendali penuh atas sistem dan data yang tersimpan. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan mengelola data mereka sendiri, serta menentukan siapa yang memiliki akses ke data tersebut. Hal ini memberikan rasa aman dan juga kepercayaan dalam pengelolaan data perusahaan.
2. Cara yang lebih mudah dengan aplikasi bisnis lokal lainnya
ERP On-Premise dapat lebih mudah dilakukan dengan aplikasi bisnis lokal lainnya yang digunakan oleh perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas karena data dapat bergerak dengan lancar antara sistem yang berbeda.
3. Jangkauan yang lebih luas dan mudah
Dalam ERP On-Premise, perusahaan dapat mengendalikan kapasitas infrastruktur dan perangkat lunak. Oleh sebab itu, hal ini memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan sistem dengan kebutuhan bisnis yang berkembang seiring waktu, termasuk peningkatan kapasitas atau pengguna tambahan.
4. Penghematan biaya dalam jangka panjang
Walaupun biaya awal untuk membeli dan menginstal ERP On Premise dapat lebih tinggi, tetapi dalam jangka panjang, biaya pemeliharaan dan pengoperasian dapat lebih rendah daripada ERP Cloud. Perusahaan juga tidak perlu membayar biaya berlangganan bulanan atau tahunan seperti dalam model ERP Cloud.
5. Keamanan data yang lebih baik
ERP On Premise memungkinkan perusahaan untuk mengontrol keamanan data mereka sendiri. Dengan menjalankan infrastruktur IT oleh tim IT internal, perusahaan dapat menerapkan kebijakan keamanan dan standar yang tinggi untuk melindungi data bisnis mereka.
Kesimpulan
ERP membantu perusahaan meneliti proses lintas divisi agar data tidak terpencar, membuat pekerjaan lebih terukur, dan membantu membuat keputusan bisnis lebih cepat. Apa pun model yang dipilih (on-premise, cloud, atau hybrid), hasilnya akan maksimal jika sistemnya sesuai jangkauan operasional dan kebutuhan perusahaan Anda.
Pada akhirnya, ERP yang tepat adalah yang menyatukan alur penting seperti inventaris, pembelian, penjualan, produksi, dan keuangan dalam satu sumber data yang konsisten. Jika Anda masih ragu menentukan prioritas modul dan urutan penerapannya, mulailah dari proses yang paling sering membuat pekerjaan tersendat atau memakan waktu lama, lalu susun roadmap bertahap agar dampaknya terasa tanpa mengganggu operasional harian.
Pertanyaan Seputar ERP On Premise
-
Apa itu ERP dan apa fungsinya?
ERP adalah sistem yang membantu perusahaan mengelola proses bisnis seperti keuangan, stok, pembelian, dan produksi dalam satu platform. Perusahaan menggunakan ERP untuk menyatukan data dan mempercepat pengambilan keputusan.
-
Mengapa sistem ini disebut “on-premise”?
Perusahaan menyebutnya “on-premise” karena mereka memasang dan menjalankan sistem tersebut di server internal milik sendiri. Tim IT internal mengelola infrastruktur, keamanan, dan pemeliharaannya secara langsung.
-
Apa contoh layanan on-premise?
Perusahaan menggunakan ERP on-premise, software akuntansi lokal, atau sistem HR yang mereka instal di server kantor sendiri. Tim internal mengoperasikan dan menjaga sistem tersebut tanpa bergantung pada server cloud penyedia layanan.
