Mengelola barang operasional seperti ATK, perangkat elektronik, dan perlengkapan kantor sering kali menyulitkan. Tanpa daftar inventaris yang rapi, perusahaan bisa kesulitan memantau keluar-masuk barang, kondisi aset, hingga ketersediaan stok di tiap divisi.
Masalah seperti kehilangan, penggunaan tanpa izin, atau stok yang tidak sesuai kebutuhan pun bisa terjadi. Karena itu, daftar inventaris menjadi alat penting untuk memastikan transparansi dan efisiensi pengelolaan barang.
Kini, banyak perusahaan mulai beralih ke sistem inventaris digital. Dengan software stok barang, pencatatan dilakukan otomatis dan real-time sehingga memudahkan pemantauan stok, pengadaan barang, dan audit internal. Simak cara membuat daftar inventaris yang efektif beserta tipsnya di artikel ini.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa itu Daftar Inventaris?
Daftar inventaris adalah daftar atau catatan yang berisi informasi mengenai semua barang atau aset yang dimiliki oleh suatu organisasi, perusahaan, instansi, atau individu pada suatu waktu tertentu. Ini mencakup berbagai jenis barang, mulai dari peralatan, properti, bahan baku, produk jadi, dan lain sebagainya.
Daftar inventaris secara umum berfungsi untuk mencatat seluruh aset atau barang milik suatu organisasi, termasuk jumlah, kondisi, lokasi, dan pergerakannya, yang bermanfaat untuk mengendalikan dan melindungi aset dari kehilangan atau pengurangan nilai.
Manfaat Daftar Inventaris dalam Pencatatan Persediaan Barang
Daftar inventaris barang berperan lebih dari sekadar catatan barang; ia menjadi tulang punggung pengelolaan aset dan persediaan. Perusahaan wajib menjaga efisiensi, transparansi, dan akurasi di setiap lini operasional.
Dengan menata serta memperbarui sistem inventarisasi secara rutin, perusahaan langsung merasakan setidaknya tujuh manfaat berikut:
1. Menjaga aset tetap aman dan terpantau
Tanpa daftar inventaris yang jelas, perusahaan tidak akan tahu pasti apakah asetnya masih utuh, rusak ataupun hilang. Terutama di lingkungan kerja yang melibatkan banyak peralatan, mulai dari laptop, mesin, sampai rak display.
Inventaris yang rapi membantu tim mengetahui lokasi dan kondisi aset, sehingga potensi kehilangan atau penyalahgunaan bisa dicegah sejak awal.
2. Menghindari ketimpangan stok dan human error
Staff gudang pasti sering menemui skenario berikut: data menunjukkan masih ada stok, tetapi barangnya tidak ada di gudang. Atau sebaliknya, barang overstock tapi tidak ada staff yang tahu.
Dengan mencatat arus keluar–masuk secara real-time, perusahaan bisa mendeteksi selisih lebih cepat dan mencegah kesalahan pengiriman atau keterlambatan produksi.
3. Membantu pengambilan keputusan operasional
Misalnya, tim produksi perlu tahu apakah bahan baku masih cukup untuk minggu ini. Atau tim sales ingin pastikan barang yang dijanjikan ke klien benar-benar tersedia. Dengan daftar inventaris yang selalu diperbarui, semua divisi bisa ambil keputusan lebih cepat tanpa perlu “bertanya ke gudang” berkali-kali.
4. Mempermudah proses picking, packing, dan pengiriman
Jika Anda bekerja di bisnis retail, distribusi, atau e-commerce, daftar inventaris bisa dikaitkan langsung dengan sistem picking list. Artinya, setiap pesanan pelanggan bisa ditelusuri ke rak atau lokasi penyimpanan tertentu, jadi proses pengambilan barang jauh lebih cepat dan akurat.
5. Menghemat anggaran
Terkadang, perusahaan melakukan pembelian barang karena mengira stok sudah habis; padahal masih ada, hanya tidak tercatat. Dengan sistem inventaris yang tertata, tim pengadaan dapat melihat kebutuhan aktual secara lebih jelas dan menghindari pemborosan anggaran.
6. Mempermudah perhitungan nilai aset dan audit keuangan
Bagi tim keuangan, inventaris bukan hanya soal barang fisik, tetapi juga berkaitan dengan laporan kekayaan perusahaan. Data inventaris kantor yang rapi dapat mempercepat proses audit internal maupun eksternal, termasuk pelaporan pajak.
Selain itu, nilai aset dapat dihitung secara lebih akurat (termasuk depresiasi jika diperlukan) sehingga menghasilkan laporan keuangan yang lebih andal.
7. Menjadi dasar strategi jangka panjang
Inventaris juga berperan dalam perencanaan strategis jangka panjang. Dari data inventaris kantor yang ada, perusahaan bisa melihat pola penggunaan aset, masa pakai barang, hingga rotasi persediaan.
Hal tersebut menjadi dasar untuk menentukan kapan saatnya mengganti aset lama, menambah kapasitas, atau melakukan investasi baru. Di sektor F&B yang bahan bakunya cepat kedaluwarsa, misalnya. Tanpa sistem inventaris yang akurat, risiko kerugiannya pun tinggi.
Baca juga: Buku Induk Inventaris: Panduan Lengkap dan Contoh Template
Komponen dalam Daftar Inventaris Barang
Sebuah daftar inventaris kantor tidak hanya berisi nama barang semata, tetapi juga detail penting yang mendukung akurasi data inventaris. Dengan memahami komponen-komponen utama ini, perusahaan dapat membuat contoh daftar inventaris barang yang lebih terstruktur dan mudah digunakan dalam laporan resmi.
- Kode inventaris barang: Kode barang berfungsi sebagai identitas unik untuk setiap item dalam daftar inventaris barang. Dengan adanya kode, pengelolaan data inventaris menjadi lebih terstruktur, baik untuk daftar inventaris kantor maupun gudang.
- Nama barang: Nama barang menjelaskan jenis aset yang tercatat dalam daftar inventaris. Hal ini memudahkan dalam membuat contoh daftar inventaris kantor maupun contoh laporan inventaris barang kantor yang akurat.
- Kategori barang: Kategori barang memisahkan item berdasarkan jenis, misalnya elektronik, furnitur, atau alat tulis. Komponen ini penting dalam contoh daftar inventaris barang agar perusahaan mudah mengelompokkan data inventaris sesuai kebutuhan.
- Jumlah barang: Jumlah barang menunjukkan total kuantitas aset yang tercatat. Informasi ini membantu mencegah kekeliruan dalam contoh data inventaris kantor sekaligus menjaga transparansi laporan.
- Lokasi penyimpanan: Lokasi penyimpanan menjelaskan di mana barang ditempatkan, apakah di kantor pusat, cabang, atau gudang. Dengan daftar inventaris kantor yang jelas, pemantauan aset lebih efisien.
- Harga barang: Harga barang mencatat nilai aset yang dimiliki perusahaan. Komponen ini mendukung evaluasi finansial dan mempermudah pembuatan contoh laporan inventaris barang kantor yang valid.
- Tanggal pembelian atau penerimaan: Tanggal pembelian atau penerimaan memberikan informasi kapan barang masuk ke daftar inventaris barang. Hal ini penting untuk menilai umur aset dan keperluan depresiasi.
- Kondisi barang: Kondisi barang menjelaskan apakah aset masih layak pakai atau perlu perawatan. Pencatatan kondisi ini membantu perusahaan menjaga kualitas inventaris adalah sesuai standar.
- Keterangan tambahan: Keterangan tambahan digunakan untuk detail lain, misalnya garansi atau nomor seri. Elemen ini membuat contoh daftar inventaris lebih lengkap dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
Cara Membuat Daftar Inventaris yang Tepat dan Contohnya
Pembuatan daftar inventaris kantor dapat dilakukan secara manual menggunakan buku atau digital menggunakan komputer dengan bantuan aplikasi Microsoft Excel. Berikut adalah cara membuat contoh daftar inventaris barang yang tepat untuk efisiensi pengelolaan stok barang perusahaan.
1. Membuat format tabel
Langkah pertama yang harus perusahaan lakukan adalah membuat format excel stok barang dengan menggunakan template Excel stok barang. Tujuannya adalah mempermudah pembuatan daftar inventaris. Perusahaan dapat membuatnya secara manual dengan buku folio atau menggunakan aplikasi.
Penggunaan buku folio bertujuan agar dapat memuat lebih banyak tabel daripada buku biasa karena ukuran bukunya yang lebih besar.
2. Masukkan informasi inventaris sesuai kebutuhan
Langkah selanjutnya yang dapat perusahaan lakukan adalah dengan memasukkan informasi mengenai inventaris sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, nama atau jenis barang, jumlah, status, harga, kode produk, dan informasi lain sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini terjadi karena umumnya setiap jenis bisnis mempunyai informasi daftar inventaris yang berbeda.
3. Sediakan waktu khusus
Dalam membuat daftar inventaris kantor, perusahaan perlu menyediakan waktu khusus karena pembuatannya tidak bisa diabaikan. Untuk meminimalkan kesalahan pencatatan dan menghindari hal-hal yang dapat merugikan perusahaan, pemilik bisa meminta bantuan dari pegawai yang jujur dan teliti atau memanfaatkan teknologi seperti sistem inventaris.
Klik gambar di bawah untuk mengetahui skema harga aplikasi stok barang dan temukan solusi terbaik yang sesuai dengan kebutuhan inventaris Anda!
Download Contoh Daftar Inventaris Kantor
Berikut merupakan contoh daftar inventaris barang yang umumnya perusahaan gunakan sebagai acuan dalam mengelola aset tetap dan persediaan mereka secara efektif dan terstruktur.
Akan tetapi tahukah Anda bahwa membuat daftar inventaris secara manual justru berisiko bagi bisnis? Tanpa sistem yang terintegrasi, perusahaan masih menghadapi berbagai tantangan besar, seperti
- Risiko data inventaris hilang atau tidak sinkron antar tim
- Sulit melacak status barang yang masuk atau keluar
- Tidak terhubung langsung ke sistem inventaris, akuntansi, atau approval
Sistem manual juga menyulitkan pengambilan keputusan cepat, yang akhirnya bisa menunda pengadaan penting dan menyebabkan pemborosan anggaran.
Contoh Daftar Inventaris Kantor
Ingin proses PO Anda lebih cepat, akurat, dan otomatis? Coba HashMicro Procurement System. Kelola PO, approval, dan vendor hanya dari satu dashboard saja! Klik banner demo gratis di bawah ini untuk memulai.
Tips Membuat Daftar Inventaris
Membuat daftar inventaris barang yang rapi dan akurat sangat penting untuk memastikan pengelolaan aset berjalan efektif. Dengan mengikuti tips berikut, Anda dapat menyusun contoh daftar inventaris kantor yang lebih terstruktur, akurat, dan mudah diperbarui untuk kebutuhan operasional maupun laporan resmi.
- Buat daftar inventaris dua rangkap: Daftar inventaris sebaiknya dibuat dalam dua rangkap agar perusahaan memiliki salinan cadangan. Selain versi cetak, simpan juga data inventaris dalam bentuk digital di perangkat penyimpanan atau cloud agar lebih aman.
- Perbarui daftar inventaris secara berkala: Inventaris adalah aset yang selalu mengalami perubahan karena ada barang masuk, keluar, atau rusak. Dengan memperbarui daftar inventaris kantor secara rutin, data inventaris akan selalu akurat dan bisa digunakan untuk membuat contoh laporan inventaris barang kantor.
- Lakukan kategorisasi barang: Kategorisasi membantu memisahkan item dalam daftar inventaris barang berdasarkan jenisnya. Misalnya, peralatan kantor, perabotan, atau elektronik dapat dikelompokkan agar contoh daftar inventaris barang lebih mudah dibaca dan dipantau.
- Gunakan aplikasi inventaris: Mengandalkan aplikasi manajemen inventaris dapat mempercepat pencatatan dan mengurangi risiko kesalahan. Dengan HashMicro Inventory Software, perusahaan dapat memantau data inventaris, membuat contoh daftar inventaris kantor secara digital, hingga menghasilkan contoh laporan inventaris barang kantor yang real-time dan akurat.
Maksimalkan Pembuatan Daftar Inventaris dengan Software Inventory HashMicro
Di era digital saat ini, banyak perusahaan mulai beralih dari pengelolaan manual menjadi digital dengan bantuan aplikasi inventaris barang seperti Software Inventory HashMicro. Salah satu software inventory terbaik dan layak dipertimbangkan adalah software dari HashMicro.
Selain itu, sistem ini juga mendukung praktik bisnis yang sesuai dengan standar keamanan informasi internasional seperti ISO/IEC 27001, sehingga data inventaris lebih terjamin. Kepatuhan terhadap regulasi ini membuat perusahaan lebih percaya diri dalam mengelola daftar inventaris barang secara digital dan terintegrasi.
Aplikasi inventory management ini memiliki berbagai fitur yang dapat mempermudah pengelolaan persediaan barang dan meminimalisir kesalahan pencatatan yang dapat merugikan perusahaan.
Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan oleh software inventory dari HashMicro:
- Barcode Management:Memudahkan pelacakan dan pengelolaan stok melalui pembuatan, pencetakan, dan pemindaian barcode secara cepat dan akurat.
- Lot and Serial Number Tracking:Melacak nomor lot dan serial unik setiap produk untuk mempermudah identifikasi, pengembalian, dan layanan purna jual.
- Stock Request Management:Mengatur proses permintaan stok dari berbagai divisi secara efisien melalui sistem persetujuan terpusat.
- Inventory Forecasting: Memprediksi kebutuhan stok di masa depan dengan analisis data historis untuk mencegah kekurangan atau kelebihan persediaan.
- Inventory Valuation:Menyajikan laporan nilai inventaris seluruh gudang secara instan guna mendukung keputusan pembelian dan penjualan.
- Stock Aging Analysis:Menganalisis usia stok agar perusahaan dapat mengelola barang lama dan menyesuaikan strategi penjualan dengan tepat.
Simak bagaimana Software Inventory HashMicro membantu bisnis F&B sekelas Banban Tea dalam menyederhanakan pengelolaan stoknya dengan menonton video di bawah ini.
Kesimpulan
Itulah pengertian, fungsi, contoh data inventaris kantor dan tips membuat daftar inventaris kantor yang tepat. Perusahaan dapat membuatnya dengan cara manual ataupun digital menggunakan Software Inventory HashMicro untuk meminimalkan kesalahan pencatatan dan mengefisiensikan waktu yang dibutuhkan.
Pemanfaatan software juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, memantau stok, stok transfer, mengetahui estimasi kebutuhan inventaris, dan mengefektifkan pengelolaan stok di banyak lokasi.
Untuk mengetahui lebih lanjut, jadwalkan demo gratis sekarang juga!
Pertanyaan Seputar Daftar Program Inventaris
-
Apa itu aplikasi inventaris barang?
Aplikasi inventaris adalah perangkat lunak yang perusahaan manfaatkan untuk memonitor, mencatat, dan mengelola perawatan aset inventaris kantor dan perusahaan. Tujuannya adalah untuk menjaga nilai barang-barang tersebut dan mengurangi biaya penyimpanan.
-
Apa saja contoh barang inventaris?
Beberapa contoh barang inventaris meliputi komputer, speaker, mesin ketik, telepon, mesin fotokopi, printer, dan lain-lain.
-
Apa saja langkah-langkah kegiatan inventarisasi?
Langkah-langkah dalam inventarisasi adalah:
1. Menyiapkan semua informasi mengenai aset.
2. Mencatat informasi mengenai aset.
3. Menyelaraskan informasi aset dengan data yang ada.
4. Mempermudah pengendalian aset.
5. Meningkatkan keamanan aset.Baca selengkapnya di sini!
-
Apa tujuan adanya inventarisasi?
Beberapa tujuan inventarisasi sarana dan prasarana meliputi:
1. Mencegah terjadinya kehilangan peralatan.
2. Mencatat secara tertulis kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat Anda pertanggungjawabkan. -
Dokumen apa saja yang harus dipersiapkan dalam proses inventarisasi?
Untuk proses penerimaan sarana dan prasarana perusahaan, terdapat lima dokumen yang Anda perlukan, yaitu:
1. Surat perintah pengiriman (delivery order).
2. Surat pengantar barang (surat jalan).
3. Dokumen pemesanan (purchase order).
4. Tanda terima barang (bukti tanda terima barang).
5. Faktur penagihan (bukti penagihan). -
Apa saja komponen dalam format inventaris barang?
Format inventaris barang umumnya mencakup beberapa komponen penting untuk memastikan pencatatan aset dilakukan secara akurat dan terorganisir. Komponen tersebut meliputi: Kode Barang, Nama Barang, Kategori Barang, Jumlah Barang, Lokasi Penyimpanan, Harga Barang, Tanggal Pembelian atau Penerimaan, Kondisi Barang, serta Keterangan Tambahan yang berfungsi sebagai catatan khusus bila diperlukan.
