Stock take atau penghitungan fisik persediaan menjadi aktivitas penting yang wajib dilakukan setiap bisnis untuk memastikan data stok sesuai dengan kondisi nyata di gudang.
Menurut laporan Shrinkage Index oleh National Retail Federation, kerugian akibat selisih stok (shrinkage) di sektor ritel mencapai 142 miliar dolar AS pada 2023. Angka tersebut menunjukkan betapa krusialnya proses stock take yang akurat.
Tanpa penghitungan rutin, perusahaan rentan mengalami selisih antara catatan sistem dan stok fisik, yang berujung pada keputusan bisnis yang keliru. Mulai dari pemesanan berlebih, kehabisan barang laku, hingga potensi kecurangan karyawan yang tidak terdeteksi.
Key Takeaways
Stock take adalah proses menghitung stok barang secara fisik dan membandingkannya dengan catatan stok yang ada untuk mencegah kesalahan.
Stock take bermanfaat untuk mendeteksi pencurian, memastikan bisnis memenuhi target, memahami produk, pemesanan stok efektif, dan menentukan harga strategis.
Menggunakan sistem inventaris dapat membantu Anda mengotomatisasi seluruh aktivitas penghitungan dan pengamanan stok.
Daftar Isi:
Apa itu Stock Take?
Stock take adalah proses menghitung dan memverifikasi jumlah stok barang di gudang secara fisik, kemudian mencocokkannya dengan catatan persediaan di sistem.
Bagi bisnis, khususnya di sektor B2B dengan volume transaksi besar, stock take sangat penting untuk memastikan akurasi data persediaan, mencegah selisih stok, serta membantu manajemen mengambil keputusan yang tepat.
Mengapa Stock Take Penting?
Seperti penjelasan di atas, stock take menyoroti masalah pada kontrol stok dan bagian-bagian lain yang berakibat terhambatnya bisnis Anda untuk meraih keuntungan.
Menurut Wallstreetmojo, stock taking berperan penting dalam memverifikasi kembali inventaris di akhir tahun guna memastikan laporan keuangan yang disajikan tetap objektif dan akurat.
Berikut ini adalah alasan-alasan mengapa setiap perusahaan harus melakukannya secara reguler.
1. Membantu memastikan akurasi data stok
Stock take membantu perusahaan mencocokkan catatan inventaris dengan jumlah fisik barang yang sebenarnya. Hal ini penting agar data stok yang digunakan untuk operasional, pembelian, dan penjualan tetap akurat.
2. Menemukan selisih stok lebih cepat
Selisih stok bisa terjadi karena kesalahan input, barang rusak, kehilangan, atau pencurian. Dengan monitor rutin, perusahaan dapat lebih cepat menemukan sumber masalah dan segera melakukan tindak lanjut.
3. Mendukung perencanaan pembelian yang lebih tepat
Hasil stock take memberi gambaran stok mana yang mulai menipis dan mana yang terlalu lama tertahan di gudang. Dengan begitu, perusahaan bisa membuat keputusan pembelian yang lebih efisien.
4. Mengurangi risiko overstock dan stockout
Pengecekan stok secara berkala membantu bisnis menjaga jumlah persediaan tetap seimbang. Ini penting untuk menghindari kelebihan stok yang membebani biaya simpan maupun kekurangan stok yang mengganggu penjualan.
5. Membantu laporan keuangan lebih akurat
Persediaan termasuk komponen penting dalam laporan keuangan perusahaan. Karena itu, stock take membantu memastikan nilai inventaris yang dicatat lebih sesuai dengan kondisi aktual di lapangan.
Dengan proses dan laporan yang akurat, Anda dapat menentukan strategi harga yang baik dan menghasilkan profit tertinggi. Oleh karena itu, adanya penghitungan stok yang akurat menggunakan aplikasi stock opname sangatlah penting agar bisnis Anda berjalan lancar.
Proses Stock Take yang Tepat dan Efisien
Tentukan jadwal dan metode
Tentukan kapan stock take dilakukan dan cara hitung yang akan dipakai.
Siapkan data dan area gudang
Rapikan lokasi penyimpanan dan siapkan data stok sebelumnya.
Hitung stok fisik
Cek jumlah, kode, dan kondisi barang langsung di lapangan.
Cocokkan dengan data sistem
Bandingkan hasil hitung fisik dengan catatan inventaris.
Telusuri selisih stok
Cari penyebab jika ditemukan jumlah yang tidak sesuai.
Sesuaikan dan evaluasi
Perbarui data stok lalu gunakan hasilnya untuk perbaikan.
Agar hasil stock take akurat, perusahaan perlu menjalankannya dengan langkah yang terstruktur. Proses ini bukan hanya menghitung barang di gudang, tetapi juga memastikan data stok benar-benar sesuai dengan kondisi fisik di lapangan.
1. Menentukan jadwal dan metode stock take
Langkah pertama adalah menentukan kapan stock take akan dilakukan serta metode yang digunakan. Perusahaan bisa memilih stock take berkala, stock opname tahunan, atau cycle count tergantung jumlah barang, kapasitas tim, dan kebutuhan operasional.
2. Menyiapkan data stok dan area gudang
Sebelum perhitungan dimulai, tim perlu menyiapkan data persediaan dari sistem atau catatan sebelumnya. Area gudang juga sebaiknya dirapikan terlebih dahulu agar barang mudah ditemukan, tidak tercampur, dan proses penghitungan berjalan lebih lancar.
3. Menghitung stok fisik secara langsung
Setelah persiapan selesai, tim mulai menghitung jumlah barang secara fisik di lokasi penyimpanan. Pada tahap ini, perusahaan biasanya mencocokkan kode barang, nama item, jumlah, dan kondisi produk untuk mengurangi risiko salah hitung.
4. Mencocokkan hasil fisik dengan data sistem
Hasil penghitungan fisik kemudian dibandingkan dengan data stok yang tercatat. Dari sini, perusahaan bisa melihat apakah ada selisih jumlah, barang yang hilang, kesalahan input, atau stok yang sebenarnya sudah tidak layak pakai.
5. Menelusuri penyebab selisih stok
Jika ditemukan perbedaan antara data dan kondisi fisik, langkah berikutnya adalah mencari penyebabnya. Selisih stok bisa terjadi karena pencatatan yang tidak akurat, barang rusak, kehilangan, salah penempatan, atau proses keluar-masuk barang yang tidak tercatat dengan baik.
6. Melakukan penyesuaian dan evaluasi
Setelah penyebabnya diketahui, perusahaan dapat melakukan penyesuaian data stok agar catatan inventaris kembali akurat. Hasil ini juga perlu dievaluasi untuk memperbaiki prosedur penyimpanan, pencatatan, dan pengawasan stok pada periode berikutnya.
Perbedaan Stock Take, Stock Opname, dan Cycle Count
Ketiga istilah ini sering digunakan secara bergantian, padahal memiliki cakupan, frekuensi, dan tujuan yang berbeda. Memahami perbedaannya akan membantu Anda menentukan metode penghitungan stok yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Berikut tabel perbandingan singkatnya:
| Aspek | Stock Take | Stock Opname | Cycle Count |
|---|---|---|---|
| Definisi | Penghitungan fisik seluruh stok untuk dicocokkan dengan data sistem. | Istilah lokal dari stock take, biasanya untuk kebutuhan audit akhir periode. | Penghitungan sebagian stok secara rutin tanpa menghentikan operasional. |
| Cakupan | Seluruh item dalam satu waktu. | Seluruh persediaan di lokasi tertentu. | Sebagian kecil SKU per siklus. |
| Frekuensi | Bulanan, kuartalan, atau tahunan. | Akhir periode akuntansi (bulan, kuartal, tahun). | Harian atau mingguan sepanjang tahun. |
| Dampak Operasional | Operasional sering dihentikan sementara. | Toko atau gudang biasanya ditutup selama proses. | Tidak mengganggu operasional harian. |
| Cocok untuk | Semua bisnis yang ingin akurasi stok menyeluruh. | Perusahaan dengan kewajiban audit dan laporan keuangan. | Ritel, distribusi, dan manufaktur dengan perputaran tinggi. |
Studi Kasus: Penerapan Stock Take di Alfamart
Sebagai salah satu jaringan minimarket terbesar di Indonesia dengan lebih dari 19.000 gerai, Alfamart (PT Sumber Alfaria Trijaya Tbk) menghadapi tantangan besar dalam menjaga akurasi persediaan.
Dengan ribuan SKU di tiap toko dan perputaran barang yang sangat cepat, selisih stok sekecil apa pun dapat berdampak signifikan pada operasional dan profitabilitas perusahaan.
Untuk mengatasinya, Alfamart menerapkan prosedur stock opname rutin yang dibagi menjadi dua kategori: stock opname harian untuk kategori fast-moving seperti rokok, minuman, dan makanan ringan, serta stock opname bulanan untuk seluruh item di gerai.
Proses ini dilakukan di luar jam operasional dan didukung teknologi handheld terminal (HHT) berbasis barcode scanner untuk mempercepat penghitungan sekaligus meminimalkan human error.
Hasilnya, perusahaan mampu menjaga tingkat akurasi stok yang tinggi di seluruh gerai, memastikan ketersediaan barang sesuai permintaan konsumen, sekaligus menekan potensi kerugian akibat kehilangan atau kedaluwarsa produk.
Kesimpulan
Melihat tujuan dan manfaatnya, stock taking jelas tidak boleh terlewatkan. Proses penghitungan perlu dilakukan dengan benar agar hasilnya akurat dan tidak mengganggu kelancaran penjualan. Jika kesalahan terus berulang, bisnis berisiko mengalami kerugian yang cukup besar.
Lebih jauh lagi, agar stock take berjalan lebih efektif dan cepat, pertimbangkan untuk menggunakan sistem yang mampu mengotomatiskan seluruh aktivitas penghitungan stok. Dengan begitu, akurasi data terjaga dan tim Anda dapat fokus pada aktivitas yang lebih strategis.
Masih ragu menentukan sistem yang paling sesuai untuk bisnis Anda? Manfaatkan konsultasi gratis bersama tim ahli kami untuk mendapatkan rekomendasi solusi stock take yang tepat sesuai kebutuhan dan skala usaha Anda.
FAQ Stock Take
-
Apa arti stock out?
Stock out atau stok habis adalah kondisi di mana persediaan suatu produk di gudang atau toko habis dan tidak tersedia untuk dibeli atau dikirimkan oleh pelanggan.
-
Apa arti kehabisan stok?
Kehabisan stok, atau Out of stock (OOS), terjadi ketika suatu bisnis kehabisan stok untuk suatu produk tertentu . Artinya, produk tersebut tidak tersedia di gudang atau toko untuk dibeli oleh pelanggan.
-
Apa itu just in time?
Just in Time (JIT) adalah filosofi manajemen produksi dan inventaris yang bertujuan mengurangi pemborosan, meningkatkan efisiensi, dan menekan biaya dengan memproduksi barang atau mengirimkan bahan baku hanya ketika dibutuhkan untuk memenuhi permintaan spesifik.
