Memahami ERP Workflow dan Tips Efektif Menerapkannya

ERP workflow adalah strategi mengoptimalkan penggunaan software ERP (Enterprise Resources Planning) untuk kebutuhan operasional perusahaan. 

Workflow ini memastikan setiap langkah operasional yang dilakukan perusahaan tertata baik dan lebih efisien karena alur kerja yang diintegrasikan dengan ERP sudah rapi.

Peran ERP bertindak seperti denyut nadi bagi operasional bisnis Anda karena mengintegrasikan berbagai proses kerja. Anda dapat mempelajari peran workflow ERP yang rapi dan langkah-langkah menerapkan alur kerja ERP yang efisien.

Pengertian ERP Workflow & Perannya

Alur kerja ERP merupakan serangkaian proses pada bisnis Anda yang diintegrasikan dengan sistem ERP. Alur kerja ini mengintegrasikan budaya kerja (contohnya approval flow purchasing barang) dengan software untuk mencapai efisiensi bisnis yang lebih naik level, yang juga dapat meningkatkan produktivitas karyawan berkat otomasi software.

ERP workflow yang efektif memainkan peran penting dalam manajemen bisnis Anda. Berikut peranannya yang bisa Anda pahami:

• Mengintegrasikan seluruh departemen

Alur kerja yang baik menggunakan ERP dapat membuat integrasi dan kolaborasi antar departemen (finance, human resources, procurement, sales) lebih efektif. Misalnya, approval pengadaan barang dapat disetujui tim finance lebih cepat karena alur kerjanya sudah jelas dan detail approval tersedia di sistem ERP.

• Mengotomatiskan proses kerja yang berulang

Alur kerja terintegrasi dengan ERP menyederhanakan proses kerja yang sebenarnya mudah tapi berulang dan rawan human error, misalnya pencatatan data administrasi karyawan oleh HR yang memerlukan ketelitian tinggi.

Penggunaan ERP dapat mengotomatiskan proses pencatatan administrasi karena data langsung ter-update di sistem dengan tetap mengandalkan pengecekan oleh manusia, memastikan workflow yang lebih efisien.

• Mendukung pengambilan keputusan bisnis secara real-time

Sistem ERP memastikan track record (contoh: record kesehatan keuangan bisnis) ter-update secara real-time. 

Anda sebagai owner bisnis dapat melakukan tracking pada keuangan bisnis Anda dan langsung membuat keputusan yang tepat guna.

• Meningkatkan kepatuhan perusahaan pada regulasi

Menerapkan flow kerja yang jelas meningkatkan kepatuhan perusahaan Anda pada regulasi di Indonesia, contohnya regulasi ketenagakerjaan yang sesekali berubah. Integrasi dengan ERP membantu tracking dalam proses ini.

Di Indonesia, regulasi seperti PP No. 71 Tahun 2019 mengatur tegas bahwa perusahaan harus melakukan audit dan pencatatan aktivitas sistem secara digital untuk menjamin akuntabilitas operasional usaha.

• Mengefisienkan penggunaan biaya operasional

Keputusan bisnis yang diambil berdasarkan flow kerja yang terstruktur ditambah dengan otomasi ERP mengurangi pengambilan keputusan yang merugikan, misalnya keputusan pengadaan barang yang tidak sesuai tren pasar dan malah menyebabkan overstock yang membebani kas bisnis.

Alur Kerja Workflow ERP

Melakukan proses kerja dengan ERP memerlukan alur kerja yang jelas. Di bawah ini, Anda bisa mempelajari tiap alur pada workflow ERP:

1. Pemicu atau input yang masuk pada ERP: User atau karyawan melakukan input (misalnya meminta reimburse pembelian barang) melalui software ERP.
2. Validasi data otomatis: Data yang diinput langsung divalidasi oleh sistem dan input dianggap sah dan tercatat di log.
3. Sistem mengarahkan data ke approver: Sistem ERP mengirimkan dan menampilkan data ke log approver yang sudah di-assign untuk menangani suatu input.
4. Approver melakukan review: Approver, atau dalam kasus ini, approver divisi keuangan, meninjau request reimburse yang dilakukan karyawan dan memastikan apakah request sudah memenuhi regulasi yang berlaku.
5. Jika disetujui, data di-update otomatis: Approver menyetujui input yang diberikan dengan langsung menekan “approve” pada software dan ERP langsung meng-update aktivitas.
6. Seluruh aktivitas di-record pada audit trail: Aktivitas yang sudah dilakukan disimpan pada log ERP, yang sewaktu-waktu bisa dicek untuk keperluan audit trail perusahaan.

Alur di atas merupakan tahapan dasar workflow ERP. Flow kerja ini dapat berubah menyesuaikan dengan budaya dan skala bisnis perusahaan Anda. Setelah ini, Anda akan dapat memahami mengapa ERP workflow gagal untuk menyatu dengan budaya kerja perusahaan.

Mengapa ERP Workflow Gagal Diterima Budaya Perusahaan?

Meski workflow ERP memegang peranan penting dalam menjamin bisnis yang tetap efisien dalam bergerak mengikuti dinamika pasar, nyatanya masih sering ditemukan implementasi workflow gagal dilakukan.

Banyak faktor yang memengaruhi mengapa alur kerja ERP tidak bisa diterima oleh budaya kerja perusahaan. Simak apa saja faktor-faktornya berikut ini:

• Karyawan yang takut kehilangan pekerjaan: Meskipun workflow ERP bagus untuk mengefisiensikan pekerjaan di kantor, masih banyak karyawan yang merasa ERP akan menggantikan pekerjaan mereka, yang menyulitkan proses penerapan alur kerja dengan ERP.

• Workflow ERP membuat semuanya transparan: Workflow ERP menyebabkan kekhawatiran pada sebagian karyawan karena ERP dapat mengungkap penyimpangan pada operasional usaha melalui data real-time nya.

• Kebiasaan pekerjaan perusahaan yang sudah lama bertahan: Baik manajemen maupun karyawan perusahaan bisa kurang nyaman untuk beradaptasi dengan alur kerja yang baru karena menganggap alur kerja lama sudah baik.

• Adanya alur kerja shadow: Tahap kerja ERP mungkin saja sudah diterapkan di lingkungan perusahaan, tetapi pada praktiknya, pencatatan manual menggunakan spreadsheet malah mendominasi alur kerja yang malah menghambat transisi menuju ERP workflow.

• Pelatihan yang tidak relevan: Pelatihan penggunaan ERP yang diberikan kantor tidak relevan, membuat karyawan tidak berminat untuk mengikuti workflow yang baru dan menganggap alur kerja lama tetap lebih efisien.

• Manajemen kurang menganggap pentingnya ERP: Perubahan budaya kerja dimulai dari pemimpin dan pihak manajemen perusahaan terlebih dulu. Jika manajemen tidak menganggap penting peran ERP, maka karyawan tidak akan mengikuti alur kerja ini.

Cara Mapping Workflow Lintas Departemen

Workflow ERP sangat bergantung pada budaya dan keadaan kerja bisnis Anda. Workflow lintas departemen yang berbeda-beda job description nya tentu memerlukan perhatian khusus agar alur kerja ERP tidak mengacaukan pekerjaan seluruh divisi perusahaan Anda.

Anda bisa pahami cara mapping ERP workflow yang tepat guna di bawah:

1. Bentuk tim lintas departemen: Perwakilan tiap departemen dapat membedah struktur kerja masing-masing divisi dan mencari strategi untuk mengintegrasikan alur kerja tiap divisi yang berbeda tapi tetap berhubungan.
2. Identifikasi dan dokumentasikan kondisi perusahaan terkini: Identifikasi semua job description yang memerlukan otomatisasi ERP dan buat record nya untuk menciptakan rancangan kerja yang akurat.
3. Rancang proses alur kerja yang jelas: Proses alur kerja ERP harus dibuat menyesuaikan kondisi perusahaan dan flow kerja yang unik agar tidak menimbulkan kebingungan saat workflow otomasi sudah diterapkan.
4. Analisis gap atau bottleneck yang ada pada tubuh perusahaan: Ketika sudah menentukan alur kerja, tinjau kembali apakah ada gap atau bottleneck yang belum diantisipasi.
5. Buat peta proses kerja yang detail: Terakhir, pastikan untuk membuat peta alur kerja untuk semua divisi, seperti proses approval pembelian barang divisi procurement dan finance, pelaporan manajemen payroll oleh divisi HR dengan finance, dan sebagainya.

Mapping flow kerja ERP yang baik menjadi fondasi awal proses kerja perusahaan yang lancar dan minim hambatan di masa depan.

Kesimpulan

Workflow ERP yang baik memperlancar kinerja bisnis Anda karena semua proses kerja menjadi terstruktur dan terotomatisasi, yang secara tidak langsung juga dapat meningkatkan kompetensi karyawan Anda dalam bekerja.

Meskipun begitu, koordinasi antar karyawan yang baik dan pengambilan keputusan bisnis berdasarkan pertimbangan yang bijak tetap menentukan kesehatan bisnis Anda ke depannya.

Untuk meningkatkan kompetensi karyawan Anda dalam bekerja, Anda dan tim manajemen dapat menyelenggarakan pelatihan karyawan mengenai bagaimana cara bekerja menggunakan ERP. Pelatihan karyawan yang relevan membantu tim Anda tidak bingung mengaplikasikan ERP untuk keseharian kerja mereka.

FAQ Seputar ERP Workflow

• Bagaimana cara kerja ERP?

  Sistem ERP bekerja dengan membuat seluruh alur kerja atau job description dalam satu data terpusat, memungkinkan seluruh modul perusahaan dapat terhubung. Selain itu, ERP juga memungkinkan otomasi proses kerja secara real-time.

• Apa saja proses utama dalam ERP?

  Proses utama yang menjadi cakupan ERP yaitu: proses keuangan, human resources, pengadaan, dan penjualan.

• Akankah AI menggantikan workflow ERP?

  Belum ada tanda-tanda kecerdasan buatan akan menggantikan ERP. Sebaliknya, AI dapat diintegrasikan dengan software ERP, berfungsi sebagai pemberi insight bisnis dan menjawab pertanyaan dari customer secara otomatis, yang malah meningkatkan efisiensi alur kerja ERP.

• Apakah Excel termasuk ERP?

  Meskipun sama-sama perangkat untuk manajemen bisnis, Excel tidak termasuk ERP karena Excel bersifat manual, yaitu manusia harus mengisi data secara manual pada aplikasi ini. ERP memungkinkan pencatatan data bisnis dilakukan secara otomatis.