Cara Membuat Purchase Order di Excel dan Download Template

Apakah Anda pernah menghabiskan waktu yang lama untuk membuat dan memproses Purchase Order secara manual? Jika iya, itu berarti Anda perlu membuat Purchase Order di Excel. Excel adalah langkah awal dalam mendigitalisasi proses pengadaan.

Excel membantu Anda mendigitalkan dan menyimpan data-data analog dalam satu platform. Aplikasi ini juga menolong Anda mengotomatiskan pembuatan dokumen-dokumen procurement, seperti Purchase Order. 

Sebuah survei oleh PwC menemukan bahwa departemen pengadaan di sekitar 1.000 perusahaan menargetkan digitalisasi 70% pada tahun 2027. Dari situ, perusahaan kecil membutuhkan dukungan eksternal yang lebih besar dibandingkan dengan perusahaan menengah dan besar, seperti 44% dalam dukungan integrasi dan 27% dalam adaptasi sistem yang ada. Oleh karena itu, Anda harus beralih ke Excel untuk mempermudah transisi.

Kelebihan Membuat Purchase Order di Excel

Purchase Order (PO) adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti pemesanan barang atau jasa. Berbeda dengan membuat Purchase Order secara manual, ada beberapa keuntungan dengan membuat PO di Excel, seperti: 

1. Mengurangi risiko kesalahan

Secara umum, Purchase Order (PO) memuat informasi rinci tentang pembelian, seperti harga per unit dan subtotal. Ini menurunkan risiko kesalahpahaman, dan kesalahan dalam order fulfillment. Vendor hanya perlu menggunakan PO sebagai panduan selama proses pembuatan invoice dan pemenuhan pesanan. 

2. Mengatasi konflik dan sengketa

Dalam proses procurement, Purchase Order berfungsi sebagai bukti bahwa kedua pihak menyetujui perjanjian jual beli. Jika perusahaan Anda menghadapi sengketa hukum, Anda dapat melampirkan dokumen ini sebagai bukti. Ketika terjadi perselisihan, Anda bisa menggunakan mekanisme penyelesaian sengketa yang tercantum dalam terms and conditions. Secara keseluruhan, ini mengurangi kemungkinan terjadinya konflik selama proses pengadaan. 

3. Menyederhanakan proses

Excel menyederhanakan proses pembuatan Purchase Order. Meskipun tidak sekuat software, Excel dapat mengotomatiskan input dan perhitungan lewat rumus-rumus, seperti XLOOKUP dan SUM. Selain itu, Excel memudahkan proses pembuatan PO dan proses pelatihan karyawan baru. 

4. Mempermudah manajemen

Purchase Order membantu Anda mengelola anggaran dan persediaan. Dengan melihat data produk yang akan datang, Anda dapat mencegah overstocking dan stockout. Anda juga bisa mengontrol budget dengan menyetujui vendor dan pembelian terlebih dahulu. 

5. Memudahkan proses tracking dan audit

Purchase Order mempermudah proses pelacakan dan audit internal. Apabila pesanan Anda tampaknya hilang, Anda dapat melacaknya menggunakan nomor PO yang tercantum dalam dokumen. Bersama dengan Goods Received Note (GRN) dan invoice, Anda juga dapat mengaudit persediaan dan inventory record perusahaan Anda. 

Cara Membuat PO di Excel

Untuk membuat Purchase Order di Excel, Anda perlu mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Siapkan semua data yang Anda butuhkan

Pertama, kumpulkan semua informasi yang Anda butuhkan untuk membuat Purchase Order di Excel. Anda harus mencantumkan data produk dan informasi penjual, seperti nomor telepon dan alamat email. Jadi, Anda tinggal menggunakan XLOOKUP saat ingin memasukkan data.

Rumus XLOOKUP adalah:

2. Buat Purchase Order

Di sheet lain (dalam file yang sama), buat Purchase Order. Susun formatnya serapi dan sesederhana mungkin, tetapi tetap sertakan komponen berikut:

• Header yang berisi informasi perusahaan,
• Nomor PO dan tanggal pembuatan,
• Informasi vendor,
• Tabel deskripsi produk,
• Rincian total harga pesanan,
• Detail pengiriman dan pembayaran,
• Syarat dan ketentuan, dan
• Area untuk tanda tangan.

3. Isi Purchase Order

Gunakan rumus-rumus Excel untuk menginput data dan menghitung harga pesanan. XLOOKUP memasukkan data secara langsung. Sebaliknya, Anda perlu menggunakan rumus-rumus berikut untuk menghitung:

• Total harga produk

• Subtotal

Misalnya, =sum(H10:H14)

• PPN dan pajak lain

Seperti, =H15*11%

• Total harga akhir pesanan

Contoh, =H15+H16+H17 / =SUM(H15:H17)

4. Minta persetujuan dan revisi jika perlu

Setelah Anda membuat PO, kirimkan dokumen itu kepada orang yang berwenang. Pihak ini dapat berupa manajer departemen, kepala departemen, procurement officer, atau executive. Apabila mereka tidak setuju, tinjau kembali dokumen dan perbaiki masalah yang Anda temukan, seperti: 

• Informasi tidak lengkap atau tidak ada,
• Kuantitas dan/atau harga berbeda dari angka dalam Request for Quotation (RFQ),
• Total harga pesanan melebihi budget, atau
• Vendor tidak ada dalam Approved Vendor List (AVL). 

Setelah Anda selesai merevisi dokumen, Anda dapat mengirim ulang Purchase Order untuk mendapatkan approval. 

Komponen Wajib dalam Purchase Order

Dalam sebuah Purchase Order, Anda harus mencantumkan komponen-komponen berikut untuk memastikan kejelasan selama proses procurement:

• Informasi perusahaan: nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email perusahaan yang menerbitkan Purchase Order (PO).
• Informasi vendor: nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email vendor.
• Alamat pengiriman: alamat tujuan pengiriman produk.
• Alamat penagihan: alamat untuk menerima invoice dari vendor dan melakukan pembayaran. 
• Nomor PO: nomor unik setiap Purchase Order agar mempermudah pelacakan dokumen dan audit proses Procure 2 Pay (P2P). Misalnya, Anda dapat menggunakan format PO-2026-2000 atau membuat format berbasis departemen, seperti PO-2026-IT-2000. 
• Tanggal pembuatan: tanggal PO dibuat. 
• Deskripsi produk: tabel berisi nama produk, kode SKU, jumlah produk yang dibeli, dan total harga produk. 
• Total biaya: angka subtotal, biaya pengiriman, PPN, dan total harga akhir pesanan. Rumus menghitung harga akhir adalah subtotal + biaya pengiriman + pajak. 
• Detail pengiriman: tanggal pengiriman, metode pengiriman, dan ketentuan pengiriman suatu pesanan.
• Detail pembayaran: metode pembayaran dan jadwal pembayaran suatu pesanan. 
• Syarat dan ketentuan: berisi ketentuan mengenai hak dan tanggung jawab kedua belah pihak; seperti garansi produk dan mekanisme penyelesaian sengketa. 
• Tanda tangan: untuk membuat kontrak resmi dan menunjukkan approval antara kedua belah pihak. 

Contoh Surat Purchase Order di Excel

Sebagai gambaran, berikut adalah contoh Purchase Order dari PT ABC kepada PT XYZ di Excel:

Download Template Purchase Order

Setelah memahami cara membuat dan komponen apa saja yang harus ada dalam PO, Anda dapat membuat Purchase Order Anda sendiri. Namun, Anda juga bisa menggunakan template saja. Tanpa menunda-nunda lagi, berikut template Purchase Order di Excel yang dapat Anda download:

template purchase order di Excel

Download Sekarang

Download Sekarang

Di dalam sheet tersebut, sudah ada rumus-rumus Excel yang tercantum. Maka dari itu, Anda hanya tinggal menginput data Anda saja. Namun, Anda sebaiknya beralih ke procurement software jika Anda ingin proses yang lebih efisien. Sistem ini dapat mengotomatiskan proses pembuatan PO dan order fulfillment.

Tips Mengelola Purchase Order di Excel

Dalam praktiknya, proses pembuatan PO tidak selalu berjalan lancar. Anda bisa salah input data atau rumus Excel. Agar ini tidak terjadi, Anda harus menggunakan tips-tips ini:

1. Standardisasi proses dan format

Buat Standar Operasional Prosedur (SOP) Purchase Order yang konsisten. SOP ini harus merinci standar untuk:

• PO template,
• Penamaan file,
• Penomoran PO, 
• Alur pembuatan PO, dan
• Proses verifikasi dan approval.

Jangan mengubah standar PO secara tiba-tiba atau di tengah tahun. Ingat, konsistensi dalam proses pembuatan PO Anda memastikan hasil yang seragam dan menurunkan tingkat rejection. 

2. Buat PO tracker

Lacak Purchase Order Anda menggunakan PO tracker. Anda dapat melacak pesanan dan mengidentifikasi bottlenecks secara real-time. Alat ini ada dalam bentuk template Excel atau software manajemen. Jadi, pilihlah alat yang tepat berdasarkan kebutuhan dan kapasitas bisnis Anda. 

3. Amankan file

Lindungi Purchase Order dan data penting Anda dengan fitur built-in. Dalam proses PO, prioritas utama Anda adalah mencegah pemindahan atau penghapusan cell secara tidak sengaja. Karena itu, kunci cell-cell penting dengan fitur Locked. Selain itu, Anda juga dapat menggunakan:

• Password untuk mengunci worksheet dan workbook,
• Fitur Mark as Final, sehingga file hanya bisa dibaca, dan
• Sensitivity labels.

4. Konversikan PO ke PDF sebelum dikirim

Saat mengirim Purchase Order kepada vendor atau pihak pemberi persetujuan, Anda harus mengkonversi sheet Anda ke PDF. Ini memastikan bahwa tidak ada yang dapat mengedit PO Anda tanpa mengkonversinya kembali ke Excel. PO yang belum dikonversi memiliki risiko perubahan. 

PO di Excel atau Software, Mana yang Tepat untuk Bisnis Anda?

Seiring pertumbuhan bisnis Anda, PO Anda di Excel mungkin tidak berfungsi sebaik sebelumnya. Excel kesulitan dalam menangani database yang besar dibandingkan dengan procurement software. Namun, aplikasi ini cocok untuk perusahaan kecil dan menengah. Karena itu, berikut perbedaan antara Excel dan software, serta bisnis mana yang sebaiknya menggunakan masing-masing tools:

Kesimpulan

Membuat Purchase Order di Excel adalah pilihan yang baik apabila Anda ingin menyederhanakan proses procurement. Dokumen ini mengurangi risiko masalah selama proses pemenuhan pesanan. Anda dapat meningkatkan pengelolaan anggaran dan inventaris dengan PO. 

Namun, Anda perlu PO yang benar melakukan ini. Purchase Order Anda harus memiliki tabel pesanan yang rinci, dan detail pengiriman dan pembayaran. PO tersebut juga harus memiliki nomor PO yang unik untuk memudahkan pelacakan. Jadi, Anda harus memahami cara membuat Purchase Order di Excel dengan baik. 

Pertanyaan Seputar Purchase Order di Excel

• Apa alur proses PO?

  Alur Purchase Order dimulai dengan membuat dan mengirim PO untuk approval. Setelah disetujui, Anda akan mengirim PO kepada vendor dan mereka akan mengirim pesanan Anda. Anda harus mengirimkan goods receipt dan mencocokkannya dengan PO dan invoice.

• Bagaimana cara membuat Purchase Order otomatis di Excel?

  Proses pembuatan PO otomatis mirip dengan PO di Excel. Pertama-tama, buat atau pakai template Purchase Order buatan Anda. Kemudian, masukkan rumus Excel Anda dan kunci cell-cell dengan rumus tersebut.

• Bagaimana cara membuat Purchase Order template di Excel?

  Buat Purchase Order (PO) seperti biasa di Excel, lalu simpan file itu sebagai master template. Dengan cara ini, Anda hanya perlu menyalin file itu setiap kali Anda perlu membuat PO.

• Bagaimana cara membuat nomor PO di Excel?

  Pertama, buat prosedur penomoran PO; misalnya, penomoran berdasarkan bulan atau tahun pembuatan dokumen. Selanjutnya, gunakan formula Excel untuk mengotomatiskan prosesnya.