Manajemen Payroll WFH: Simak Pengertian serta Tips Menerapkannya

Payroll WFH merupakan sistem manajemen penggajian yang akan diperlukan untuk memastikan penggajian karyawan perusahaan Anda yang bekerja secara WFH sesuai dengan mereka berhak terima.

Tentunya dalam perhitungan jam kerja karyawan WFH akan memiliki sedikit perbedaan dengan pekerja WFO karena dipengaruhi ruang lingkungan kerja serta pengawasan disiplin yang berbeda juga. 

Fleksibilitas waktu yang lebih banyak yang dimiliki karyawan WFH perlu menjadi perhatian dalam hal ini juga agar karyawan tetap mendapatkan gaji yang sepadan mengikuti keluwesan pekerjaannya.

Melalui artikel ini, Anda akan memahami apa itu payroll WFH, perbedaannya dengan sistem manajemen penggajian WFO, serta tips-tips menerapkannya di lingkungan perusahaan.

Apa yang Dimaksud dengan Payroll WFH?

Payroll WFH merupakan sistem manajemen penggajian yang dikhususkan untuk menangani pembayaran gaji pekerja yang bekerja dari rumah. Ketika karyawan  perusahaan Anda bekerja dari rumah, tentunya pemantauan seberapa lama pekerja bekerja akan lebih sulit dilakukan karena tidak hadir fisik di kantor.

Sistem penggajian pekerja WFH memiliki beberapa fitur pengawasan yang menyesuaikan dengan fleksibilitas waktu kerja karyawan dari rumah yang mengikuti Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan mengenai pola dan skema kerja mingguan. Pekerja tetap diwajibkan untuk mengikuti skema kerja 7 jam x 6 hari atau 8 jam x 5 hari dan lembur dibatasi hingga 4 jam dalam sehari.

Pengawasan jam kerja atau lembur karyawan Anda akan dipantau melalui bukti digital check-in dan check-out yang dilakukan karyawan untuk melihat lama kerja karyawan dalam sehari.

Dengan begitu, lama kerja karyawan dapat diverifikasi dengan tepat dan software otomatis meng-update data penggajian atau deduksi semisal karyawan tidak memenuhi lama kerja yang sudah ditentukan.

Apa Bedanya dengan Sistem Manajemen Payroll WFO?

Dalam praktik ketenagakerjaan, sistem payroll karyawan WFH dengan WFO sebenarnya hampir sama, hanya terdapat beberapa penyesuaian tambahan pada penggajian pekerja daring.

Bahkan, sebenarnya kedua jenis sistem payroll tersebut dapat berada di satu software HRM saja dan hanya dibedakan section saja. Untuk itu, berikut merupakan perbandingan dari keduanya yang Anda dapat pahami:

• Pencatatan kehadiran dan jam kerja: Pada karyawan WFH, verifikasi kehadiran dan lama kerja akan dilakukan melalui portal self-service karyawan WFH, di mana karyawan bisa melakukan digital check-in dan check-out yang memperlihatkan hari, tanggal, dan jam mulai serta jam selesai kerja.

  Sedangkan, untuk karyawan WFO, verifikasi kehadiran atau absen akan dilakukan dengan check-in face recognition yang hanya bisa dilakukan di koordinat lokasi kantor atau absensi check-in biasa.

• Mekanisme pengajuan lembur dan persetujuannya: Pengajuan dan persetujuan lembur WFH dimulai dari penetapan core hours kerja, kemudian dilanjutkan dengan melakukan check-in digital dan mengisi timesheet untuk tracking waktu, lalu sistem payroll akan mengecek kekonsistenan berdasarkan attendance jam kerja normal. 

  Setelah itu, supervisor karyawan akan melakukan approval di sistem dan data lembur karyawan akan dengan otomatis terupdate di software.

  Untuk karyawan WFO akan dimulai dari penetapan jadwal kerja, yang kemudian karyawan akan melakukan check-in atau check-out onsite untuk kemudian dicek anomali lama kerja oleh sistem.Kemudian, supervisor akan memvalidasi lembur lewat sistem dan sistem memperbarui perhitungan berdasarkan lembur karyawan.

• Pengelolaan reimbursement: Payroll WFH harus mengcover segala bentuk manfaat atau natura yang memang benar-benar dipakai untuk karyawan online seperti biaya bandwidth Wifi atau penggunaan kuota seluler serta pemakaian listrik untuk bekerja.Pada sistem ini, karyawan akan melakukan upload invoice tagihan listrik atau pulsa agar bisa mengklaim reimburse perusahaan.

  Sebaliknya, sistem payroll karyawan onsite berfokus pada reimburse uang makan jika pekerja tersebut merupakan pekerja lapangan yang tidak bisa mendapat catering kantor sesuai dengan PMK 66 yang memperbolehkan kupon makan.

• Tunjangan karyawan: Tunjangan karyawan WFH menekankan pada natura seperti komputer, listrik, ataupun pulsa yang berguna untuk menunjang pekerjaan, sedangkan tunjangan karyawan WFO lebih ke tunjangan transport, makan, dan tugas lapangan.

Anda dapat mengingat bahwa sebenarnya manajemen payroll karyawan WFH dengan  WFO memiliki basis yang sama karena keduanya beracuan pada PPh 21 dalam pengelolaan ketenagakerjaannya.

Mengapa Sebaiknya Manajemen Payroll WFH dan WFO Berada di Software yang Sama?

Pengelolaan payroll di Indonesia berpatokan pada PPh 21 dan peraturan Kemnaker yang sama, baik untuk karyawan WFH maupun WFO. 

Jadi, untuk dasar seperti potongan iuran BPJS, PPh 21, JHT, dan JP sebenarnya sama saja untuk kedua jenis karyawan tersebut. Yang membedakan hanyalah tunjangan karyawan kantor dengan karyawan lapangan.

Penggunaan software HRM terintegrasi untuk manajemen payroll dapat menaungi kasus ini ke dua section yang berbeda. Jika manajemen payroll WFH dan WFO dipisah di software atau template yang berbeda bisa menimbulkan kebingungan dan malah hanya memperbanyak beban kerja yang tidak diperlukan.

Tips-Tips Efektif dalam Menerapkan Manajemen Payroll WFH

Penerapan manajemen payroll WFH dapat membuat bingung pada awalnya karena sering dianggap sama-sama bentuk alur penggajian karyawan. 

Untuk menghindari implementasinya terhambat, khususnya jika perusahaan Anda baru-baru ini mengadakan WFH, Anda bisa menerapkan tips berikut:

1. Buat kebijakan WFH dan sosialisasikan dengan jelas: Agar karyawan mengetahui batasan dan lingkup kerjanya dengan jelas, sosialisasikan peraturan seperti waktu cut-off absensi, core hours, dan perhitungan lembur dengan jelas, kalau perlu dilakukan beberapa kali untuk memastikan semua karyawan sudah mengerti jelas.
2. Gunakan timesheet yang konsisten: Format timesheet yang konsisten akan mencegah kesalahan dalam tracking kehadiran karyawan, jadi pastikan manajemen HR perusahaan Anda menetapkan format timesheet yang sama untuk seluruh lapisan karyawan perusahaan.

   Timesheet digital yang reliable juga akan berpengaruh terhadap audit kepatuhan perusahaan. Jika perusahaan memiliki cukup bukti timesheet kehadiran yang tidak tumpang tindih, potensi hasil audit akan menjadi positif.

3. Sediakan section digital check-in/check-out kerja karyawan: Bagian ini penting untuk diperhatikan untuk memastikan karyawan Anda melakukan WFH sesuai dengan ketentuan jam kerja kantor. Jika informasi lama kerja dapat dipantau, maka penggajian WFH akan akurat.
4. Integrasikan data karyawan dengan data kehadiran serta modul keuangan kantor menggunakan software HRM: Manajemen karyawan WFH dan WFO yang bersamaan bisa menimbulkan kebingungan jika dilakukan melalui pencatatan spreadsheet manual, atau bahkan ada risiko kesalahan pencatatan.

   Maka dari itu, penggunaan software HRM dapat mencegah timbulnya risiko ini karena menjamin integrasi data kehadiran karyawan dengan modul akuntansi perusahaan yang secara otomatis menghitung perhitungan gaji lengkap dengan potongan komponen pajak.

5. Terakhir, implementasikan audit trail yang bertanggung jawab: Semua perubahan data dan adanya anomali aktivitas wajib tercatat di sistem. Misal, jika ada perubahan pada data karyawan, pengubah data harus tercantum dalam data agar proses audit HR nantinya akan mudah dilakukan dan mencegah adanya audit negatif jika sewaktu-waktu proses audit eksternal dilakukan di lingkungan perusahaan.

Implementasi manajemen payroll WFH yang baik dan efektif akan memastikan performa karyawan tetap terjaga serta karyawan tetap puas dalam bekerja.

Kesimpulan

Manajemen payroll WFH bukan merupakan manajemen penggajian HR yang jauh berbeda dengan manajemen payroll karyawan onsite atau WFO. Meski begitu, penting untuk Anda sebagai tim HR untuk mengetahui beberapa perbedaan komponennya seperti adanya penambahan pengharusan check-in dan check-out secara digital, timesheet digital, serta jenis tunjangan atau natura yang diterima oleh karyawan WFH.

Sebagai tim payroll, pastikan Anda selalu mengomunikasikan setiap perubahan peraturan perusahaan dengan departemen HR Anda dan juga selalu memantau update terkini berbagai macam Undang-Undang Ketenagakerjaan yang dapat memengaruhi kebijakan penggajian pekerja WFH.

FAQ Seputar Payroll WFH

• Apa itu WFH bagi pekerja freelance?

  WFH bagi freelancer sedikit berbeda dengan WFH karyawan biasa. Karyawan freelance tidak terikat dengan jam kerja yang ketat tetapi lama pekerjaan dan penggajiannya berpatokan pada setiap proyek yang dikerjakan karyawan dari rumah.

• Apakah payroll termasuk dalam bidang HR?

  Ya, payroll karyawan merupakan salah satu pekerjaan utama yang dilakukan departemen perusahaan dengan bekerja sama dengan tim Finance atau Accounting perusahaan dalam menangani keuangan perusahaan untuk penggajian dan tunjangan.

• Apakah PNS yang bekerja secara WFH tetap mendapatkan uang makan?

  Ya, PNS tetap mendapatkan tunjangan uang makan seperti karyawan pada umumnya dan hal itu sudah diatur oleh PMK No. 72/PMK.05/2016 asalkan PNS mematuhi masuk jam kerja dan melakukan presensi secara online.

• Apakah BPJS juga tetap sama untuk WFH?

  Perhitungan BPJS pekerja WFH secara detail dan komponennya tetap sama dengan perhitungan karyawan WFO. Perhitungan seperti JHT dan JP BPJS untuk keduanya sama-sama sebesar 2% yang ditanggung karyawan dan 3.7% yang ditanggung perusahaan. Perhitungan JP pun juga sama-sama 1% ditanggung karyawan dan 2% oleh perusahaan.