Proses produksi barang yang kompleks dan memakan banyak waktu serta angka kuantiti barang yang tinggi dapat menyebabkan proses quality control atau QC di perusahaan manufaktur menjadi rumit dan rentan akan kesalahan.
Jika tidak dilakukan secara teliti, maka reputasi perusahaan bisa hancur hanya karena pelanggan yang kecewa dengan kualitas barang yang diberikan. Sebuah riset dari McKinsey mengenai customer experience mencatat bahwa meningkatkan pengalaman pelanggan dapat mengurangi churn rate sekitar 15% dan meningkatkan win rates hampir 40%.
Di sini, peran form dan standar quality control yang baik menjadi suatu keharusan bagi perusahaan yang ingin berkembang secara bisnis. Manajemen quality control yang berkualitas akan menentukan arah perusahaan ke depannya. Pada artikel ini, kita akan terjun lebih dalam untuk mengenal dan mengetahui tips dan trik membuat form quality control yang relevan fungsinya bagi perusahaan.
Key Takeaways
Form quality control produksi adalah dokumen penting yang digunakan untuk mencatat hasil pemeriksaan kualitas produk, memastikan proses produksi serta produk memenuhi standar yang telah ditetapkan perusahaan.
Elemen utama form QC meliputi informasi produk, tahap pemeriksaan, parameter kualitas barang, hasil pemeriksaan, catatan temuan QC, dan data petugas QC yang melakukan pemeriksaan.
Untuk membuat form QC produksi yang efektif, penting untuk memastikan form tersebut mudah dipahami, memuat parameter yang relevan, serta memungkinkan pelacakan dan analisis kualitas produk secara sistematis.
Daftar Isi:
Mengenal Form Quality Control Produksi
Quality control merupakan tahapan krusial dalam proses produksi. Bayangkan jika tidak ada quality control, akan ada banyak produk yang gagal atau cacat. Produk cacat bisa berdampak pada penurunan reputasi perusahaan jika sampai ke tangan pelanggan. Pelanggan akan menilai perusahaan tidak becus dengan produknya dan kehilangan kepercayaan untuk membeli lagi.
Karena itu, penggunaan form quality control produksi dalam proses tracking produksi akan sangat membantu perusahaan dalam menjaga reputasi jangka panjang yang dapat memengaruhi pendapatan perusahaan yang diterima. Form quality control produk memastikan setiap barang yang diproduksi memenuhi standar yang sudah ditentukan.
Melalui form ini, tim QC akan dapat memantau setiap produk baru secara sistematis dan mendokumentasikan setiap temuan selama proses produksi. Lebih jauh lagi, form quality control dapat digunakan sebagai bukti pencatatan kualitas untuk keperluan analisis, evaluasi proses produksi, bahkan keperluan audit sewaktu-waktu. Maka itu, banyak perusahaan yang menggunakan form ini untuk menjaga kualitas produksi.
Manfaat Form Quality Control
Penggunaan form quality control memberikan manfaat yang signifikan dan berkelanjutan bagi perusahaan, terutama dalam menjaga konsistensi kualitas produk dan meningkatkan efisiensi operasional. Apa saja manfaatnya? Mari kita kulik lebih dalam:
1. Menjaga standar kualitas produk
Sering kita temui ketika kita membeli barang yang sama di waktu yang berbeda, ada perbedaan pada kualitas barang yang dapat kita rasakan. Dengan adanya form quality control, kualitas suatu produk dapat terjaga dengan mengikuti standar utama yang sudah dijadikan patokan sejak awal.
2. Memudahkan pemantauan proses produksi
Seperti pada poin sebelumnya mengenai kekonsistenan, tim QC dapat memantau keseluruhan tahap produksi, misalnya dimulai dari pembentukan, pengecatan, dan packing barang. Setiap tahap tersebut akan dapat dipastikan berjalan sesuai regulasi yang sudah diatur.
3. Identifikasi masalah kualitas yang lebih cepat
Jika ditemukan adanya cacat produk, tim QC dapat memeriksa laporan form quality control yang menjelaskan bagaimana proses produksi berjalan sehingga langkah antisipasi untuk kecacatan produk tersebut dapat dilakukan dengan lebih cepat karena akar masalahnya sudah ditemukan.
4. Mendukung proses audit kualitas
Bukti konkrit dan riil sangat dituntut dalam proses audit, terutama bukti material. Sehingga, dengan adanya laporan quality control dari tempat produksi, perusahaan bisa mencegah terjadinya audit negatif. Kalaupun ada audit negatif, itu dapat dijadikan sebagai evaluasi perusahaan untuk meningkatkan dan menjaga kualitas produk ke depannya.
5. Meningkatkan efisiensi operasional produk
Kecacatan produk dapat menyebabkan proses produksi bisa menjadi ngaret dari waktu yang sudah ditentukan karena proses produksi ulang. Ini juga dapat menyebabkan pembengkakan biaya produksi karena material yang dipakai bertambah banyak hanya untuk menciptakan produk baru yang kualitasnya bagus. Pencatatan quality control akan sangat membantu dalam tracking operasional produk sehingga menjaga proses produksi tetap efisien.
Elemen Wajib dalam Form Quality Control Produksi
Agar form quality control produksi atau form checklist quality dapat digunakan secara tepat guna bagi kebutuhan perusahaan, maka ada beberapa elemen utama yang harus diperhatikan untuk diimplementasikan ke dalam laporan. Elemen-elemen tersebut yakni:
1. Informasi produk
Pada bagian ini berisi data dasar dari jenis-jenis produk yang diproduksi oleh perusahaan seperti nama produk, kode produk, nomor batch, serta informasi tanggal produksi.
2. Kolom tahap pemeriksaan
Bagian ini berisi untuk menjelaskan tahap produksi yang sedang diperiksa, misalnya pemeriksaan bahan baku, proses produksi, atau pengecekan produk yang sudah jadi.
3. Parameter kualitas barang
Parameter ini berfungsi sebagai ukuran dan standar yang harus dipatuhi tim produksi dalam penciptaan produk. Lolos atau tidaknya suatu produk dari segi quality control sangat ditentukan oleh parameter kualitas barang, memastikan kontrol terhadap kualitas barang yang lebih ketat yang bisa menjamin minim risiko dari barang yang diproduksi.
4. Hasil pemeriksaan
Kolom ini digunakan sebagai update dari status hasil cek kualitas barang berdasarkan parameter yang tertera. Pada bagian ini berisi apakah suatu barang lolos (pass) atau gagal (fail) setelah dicek kualitasnya.
5. Catatan atau temuan QC
Bagian ini berfungsi sebagai notice dari pihak QC jika ditemukan adanya kekurangan pada proses produksi. Setiap temuan seperti cacat produk atau penyimpangan produksi akan dicatat di sini yang dapat digunakan untuk evaluasi produksi atau pengambilan keputusan proses produksi.
6. Nama petugas QC
Pada bagian ini berisi data petugas atau PIC yang melakukan proses quality control produk. Data seperti nama dan tanda tangan petugas akan dijadikan bukti valid bahwa proses QC telah dilakukan dan menunggu penindaklanjutannya.
Bagaimana Cara Membuat Form Quality Control yang Baik?
Sebelum membuat form quality control produksi, kita harus pahami teknik-teknik yang tepat untuk membuat form quality control proyek yang baik dan tepat guna. Di bawah ini merupakan cara-cara membuat form keperluan QC yang efisien:
1. Tentukan standar kualitas produk
Pertama-tama, penting untuk menetapkan standar produk karena merupakan fondasi awal bagi kekonsistenan produksi barang ke depannya. Pastikan standar produk yang akan ditetapkan berkualitas sesuai dengan value barang, modal, dan material yang tersedia di perusahaan.
2. Identifikasi titik-titik pivotal pemeriksaan produksi
Setiap proses produksi memiliki tahap pemeriksaannya masing-masing sesuai dengan karakteristik proses produksi. Oleh sebab itu, penentuan titik-titik pivotal setiap tahap produksi harus diidentifikasi dan ditentukan agar proses pemeriksaan dapat berjalan lebih efisien. Jika tidak ada titik pivot, pemeriksaan yang tidak terlalu penting atau berpengaruh bisa saja terjadi dan malah memperlambat operasional.
3. Tentukan parameter pemeriksaan
Parameter pemeriksaan memberikan kejelasan jika suatu produk layak untuk masuk pasaran atau harus dimusnahkan. Parameter pemeriksaan yang jelas akan sangat membantu tim produksi dan QC untuk cepat mengkategorikan barang-barang yang akan dipasarkan tanpa harus dipikirkan terlalu lama.
4. Buat format form quality control menyesuaikan kebutuhan
Format form quality control membantu tim QC dalam mencatat setiap temuan produksi, jadi pastikan untuk membuat format yang mudah dimengerti dan menyesuaikan kebutuhan produksi barang. Jika format terlalu kompleks atau melenceng dari kebutuhan, akan timbul potensi kebingungan dalam proses pencatatan QC.
5. Lakukan uji coba dan evaluasi form
Sebelum digunakan secara merata di seluruh jaringan perusahaan, pastikan untuk mengadakan masa uji coba form quality control selama beberapa waktu untuk memastikan form mudah dimengerti oleh tim QC serta standarnya mudah dipahami oleh tim produksi. Hal ini bertujuan untuk mencegah kesalahpahaman QC di kemudian hari, serta memberi perusahaan kesempatan untuk mengevaluasi apakah form sudah dapat diandalkan.
Apa Saja Tools Untuk Membuat Form Quality Control Produksi?
Pembuatan form quality control sekarang tidak perlu lagi dilakukan secara manual. Sudah banyak tools yang tersedia dilengkapi dengan fitur-fitur seperti tabel, kolom pemeriksaan, kolom centang, serta chart untuk parameter pemeriksaan. Tools yang umum dipakai untuk pembuatan form ada beberapa jenis, yakni:
1. Microsoft Excel
Excel sering digunakan untuk membuat form QC sederhana karena mudah digunakan dan fleksibel untuk berbagai kebutuhan pencatatan. Excel juga menyediakan tabel, chart, dan formula yang berguna untuk pencatatan temuan QC serta perhitungan kualitas suatu produk.
2. Google Sheets
Mirip dengan Excel, Google Sheets juga menyediakan tabel, chart, dan formula untuk pencatatan dan perhitungan QC, tetapi Sheets memungkinkan pencatatan dan pembaruan data secara real-time yang dapat memudahkan kolaborasi.
4. Software Quality Management System (QMS)
Sistem QMS membantu perusahaan mengelola proses pengendalian kualitas secara lebih terstruktur dan terdokumentasi karena sifatnya yang terintegrasi dengan setiap detail QC.
5. Software ERP Manufaktur
ERP manufaktur memungkinkan integrasi antara proses produksi, pengendalian kualitas, hingga pelaporan sehingga data QC dapat dipantau secara lebih akurat. Selain itu, software ERP manufaktur juga memungkinkan integrasi dengan modul inventaris dan akuntansi perusahaan yang berguna bagi pengambilan keputusan QC karena menyesuaikan dengan kondisi sumber daya dan finansial perusahaan.
Contoh Form Quality Control Manufaktur
Sebagai gambaran, berikut kami berikan contoh form quality control perusahaan manufaktur yang dapat Anda pelajari atau implementasikan. Check sheet contoh form quality control berikut mencakup seperti tahap pemeriksaan, parameter kualitas, dan hasil pemeriksaan:
Contoh Template Form Quality Control Produksi
Kesimpulan
Form quality control produksi merupakan dokumen penting yang membantu perusahaan memastikan kualitas produk tetap terjaga selama proses produksi. Melalui form ini, tim QC dapat mencatat hasil pemeriksaan kualitas secara sistematis sehingga potensi cacat produk dapat terdeteksi lebih cepat.
Selain membantu menjaga standar kualitas, form quality control produksi juga memudahkan perusahaan dalam melakukan analisis kualitas, audit produksi, serta perbaikan proses produksi secara berkelanjutan. Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa form yang digunakan memiliki struktur yang jelas dan memuat parameter pemeriksaan yang relevan.
Seiring berkembangnya teknologi, banyak perusahaan mulai menggunakan sistem digital seperti software manufaktur atau ERP untuk mengelola proses quality control. Dengan sistem yang memungkinkan integrasi dengan modul inventaris dan akuntansi, perusahaan dapat memantau kualitas produksi secara lebih efisien dan akurat, menyesuaikan QC dengan berbagai kondisi rumah tangga perusahaan.
FAQ Seputar Form Quality Control
-
Apa itu form quality control produksi, mengapa penting bagi proses produksi?
Form quality control produksi adalah dokumen yang digunakan untuk memantau dan mencatat hasil pemeriksaan kualitas produk selama proses produksi. Form ini penting untuk memastikan setiap produk yang dihasilkan memenuhi standar kualitas yang ditetapkan dan mengurangi potensi cacat produk.
-
Apakah form quality control dapat digunakan untuk mendeteksi kesalahan yang lebih besar dalam proses produksi?
Ya, form quality control dapat membantu mendeteksi kesalahan yang lebih besar dalam proses produksi. Melalui pencatatannya yang sistematis, setiap temuan atau penyimpangan kualitas dapat diidentifikasi sejak awal, yang memungkinkan tim produksi untuk segera mengambil tindakan perbaikan untuk mencegah masalah lebih besar.
-
Seberapa sering form quality control perlu diperbarui?
Form QC produksi perlu diperbarui secara berkala untuk menyesuaikan dengan perubahan dalam proses produksi atau standar kualitas yang baru. Update ini bertujuan agar form selalu relevan dengan kebutuhan pemantauan kualitas barang, terutama jika ada perubahan pada bahan baku atau parameter produk.
-
Bisakah form QC digunakan untuk pelatihan karyawan baru?
Tentu, form quality control bisa menjadi alat yang sangat baik untuk pelatihan karyawan baru. Dengan menggunakan form ini, karyawan baru bisa lebih paham dengan standar kualitas perusahaan serta mengetahui cara yang tepat dalam memeriksa produk. Form ini juga membantu mereka belajar untuk mendokumentasikan hasil pemeriksaan dengan benar untuk pelaporan dan analisis kualitas.
