Tidak semua masalah HR muncul karena kurang orang. Ada kalanya tim Anda sudah penuh, tetapi target masih terasa berat karena pembagian kerja tidak rapi dan skill-nya tidak pas.
Maka, Anda harus melakukan workforce planning ketika masalah tersebut terjadi. Workforce planning berarti merencanakan jumlah dan kemampuan tenaga kerja yang dibutuhkan, sesuai target bisnis. Jadi, perusahaan bisa mengurangi lembur, mempercepat rekrutmen di posisi penting, dan menutup gap skill sebelum jadi masalah.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Kapan Workforce Planning Jadi Wajib?
Ada saat di mana workforce planning menjadi wajib. Terutama ketika Anda mulai melihat tanda-tanda di bawah ini.
1. Tim bertumbuh, tapi struktur menjadi berantakan
Saat tim Anda bertambah, koordinasi biasanya ikut berubah. Pekerjaan yang dulu bisa selesai lewat komunikasi cepat mulai butuh pembagian peran yang lebih jelas, karena jumlah orang dan alur kerja sudah tidak sesederhana sebelumnya.
Gejalanya terlihat saat jobdesk antar orang atau antar tim mulai tumpang tindih, penanggung jawab suatu tugas sering tidak jelas, dan pekerjaan bolak-balik karena saling tunggu keputusan. Tak jarang beberapa orang menjadi bottleneck karena hampir semua hal akhirnya bergantung pada mereka.
2. Turnover tinggi di role penting
Turnover menjadi alarm saat yang sering keluar adalah orang di posisi kunci, misalnya role yang pegang operasional inti, data, pelanggan, atau pengambilan keputusan. Kondisi ini membuat ritme kerja tim Anda mudah terganggu, meski total jumlah karyawan terlihat cukup.
Apa yang akan terjadi berikutnya? Beban kerja meningkat di orang yang tersisa, pekerjaan jadi sangat bergantung pada 1–2 orang tertentu, dan serah-terima sering tidak rapi karena pergantian terlalu cepat.
3. Peak season sering membuat lembur dan jadwal kacau
Peak season wajar terjadi pada banyak bisnis, tetapi kondisi ini jadi tanda masalah saat setiap periode ramai selalu memicu kekacauan yang sama. Beban kerja naik, lalu jadwal dan kapasitas tim Anda tidak mampu mengimbanginya secara stabil.
Seringnya, shift pegawai Anda biasanya berantakan dan sering ada perubahan jadwal mendadak. Bahkan, lembur pun sering terjadi ketika peak season atau pekerjaan yang tiba-tiba melunjak.
4. Ekspansi cabang/proyek baru dalam 3-12 bulan
Ekspansi atau proyek baru biasanya menambah kebutuhan tenaga kerja. Bukan hanya jumlah orang, tetapi juga peran, skill, dan pembagian tanggung jawab. Tanpa perencanaan yang rapi, persiapan sering terasa mepet dan memengaruhi tim yang sudah berjalan.
Rencana ekspansi sudah ada, tetapi penanggung jawab peran dan kebutuhan timnya belum jelas, lalu tim terbaik ditarik ke proyek baru.
Tak hanya itu, rekrutmen juga sering dilakukan mendekati go-live, pelatihan baru dimulai saat sudah hampir jalan, dan pekerjaan tambahan mendadak bermunculan seperti setup SOP, reporting, serta koordinasi lintas tim.
5. Perubahan teknologi yang membuat skill lama usang
Saat perusahaan Anda memakai sistem baru, otomatisasi, atau tools digital lain, cara kerja tim biasanya ikut berubah. Tantangan muncul ketika skill yang sebelumnya cukup, sekarang tidak lagi memadai untuk menjalankan proses baru dengan rapi.
Adapun gejala yang muncul biasanya ketika error input meningkat dan tim Anda kembali ke cara manual karena merasa lebih cepat. Alhasil, datanya berceceran dan pegawai Anda harus berkali-kali follow up dan konfirmasi terkait pekerjaan yang seharusnya sudah selesai.
Prinsip Utama Workforce Planning
Setelah mengetahui kapan Anda harus melaksanakan workforce planning, Anda juga perlu tahu prinsip-prinsipnya. Hal tersebut supaya Anda tidak salah fokus dan bisa merencanakan jadwal dengan lebih efektif.
1. Mulai dari setting target bisnis
Workforce planning sebaiknya berangkat dari target yang ingin Anda capai, bukan dari asumsi tim Anda kurang orang. Misalnya, Anda ingin menurunkan waktu respons customer service jadi <2 menit. Artinya, kebutuhan tenaga kerja dilihat dari jumlah chat masuk per jam dan jam operasional.
2. Fokus ke role yang paling berpengaruh ke pendapatan
Tidak semua peran punya dampak yang sama. Karena itu, perencanaan tenaga kerja perlu mendahulukan role yang paling memengaruhi pendapatan atau proses inti yang menopang pendapatan.
Misalnya, di toko retail, kasir dan staf replenishment lebih berdampak ke transaksi harian dibanding role back office tertentu, karena antrean dan stok kosong langsung menurunkan penjualan. Jadi, prioritaskan mengisi role tersebut.
3. Hitung kapasitas karyawan dengan FTE
Jumlah orang tidak selalu sama dengan kapasitas kerja. Alangkah baiknya jika Anda menghitung headcount menggunakan Full Time Equivalent (FTE). Sebagai contoh, Tim Anda terlihat 10 orang, tetapi 3 orang part-time dan 2 orang sering ditarik untuk tugas admin. Di lapangan, kapasitasnya tidak setara 10 orang full-time.
4. Pakai pendekatan skill-based
Seringkali yang Anda butuhkan adalah kemampuan dan keterampilan tertentu. Pendekatan skill-based membantu Anda menilai kecocokan tenaga kerja dari sisi kompetensi yang benar-benar dipakai di lapangan.
Dengan prinsip ini, Anda tidak hanya bertanya butuh berapa orang, tetapi juga butuh orang yang bisa apa, terutama saat target, proses, atau sistem kerja berubah.
5. Pilih strategi antara upskill, hire, outsource, atau otomatisasi
Setelah kebutuhan dan gap terlihat, keputusan workforce tidak selalu harus berujung pada rekrutmen. Ada beberapa jalur yang bisa Anda pilih, tergantung urgensi, tingkat kesulitan skill, dan sifat pekerjaannya.
Prinsip ini membuat keputusan lebih fleksibel. Ada kasus yang cukup diselesaikan lewat peningkatan kemampuan tim, ada yang perlu tenaga baru, ada yang lebih efisien lewat pihak ketiga, dan ada yang paling tepat lewat otomatisasi performance management software.
Langkah Workforce Planning yang Efektif
Dalam perencanaan workforce management, Anda perlu memotret kondisi tim hari ini, lalu membandingkannya dengan kebutuhan kerja ke depan. Setelah itu, baru Anda susun rencana yang bisa dijalankan dan dievaluasi rutin.
Di bawah ini urutannya. Anda bisa pakai untuk skala kecil (satu departemen) sampai skala besar (satu perusahaan), tinggal sesuaikan scope-nya.
1. Tentukan scope dan timeframe plan Anda
Mulailah dari batas yang jelas supaya perencanaan tidak melebar. Fokus dulu pada area yang paling berdampak ke operasional atau target bisnis.
- Scope: satu departemen, satu lokasi, atau satu proses (misal: operasional toko, gudang, CS)
- Jenis tenaga kerja: full-time, part-time, kontrak, outsource, per shift
- Timeframe: 3 bulan / 6 bulan / 12 bulan (sesuaikan ritme bisnis)
- Asumsi dasar: normal, peak season, atau ekspansi
2. Petakan kondisi tim saat ini
Pada tahap ini, Anda membuat baseline seperti kondisi tim sekarang seperti apa, kapasitasnya berapa, dan titik macetnya ada di mana.
Hal yang biasanya dipetakan meliputi:
- Struktur dan pembagian role (siapa pegang apa)
- Headcount dan FTE per tim/shift
- Beban kerja harian dan jam sibuk (bottleneck)
- Overtime, absensi, dan shift yang sering bolong
- Skill inti per role (cukup level dasar/menengah/mahir)
3. Buat proyeksi demand tenaga kerja dari target bisnis
Di sini Anda mengubah target menjadi beban kerja yang bisa dihitung. Anda bisa mulai dari beberapa pertanyaan sederhana:
- Target apa yang ingin dicapai dalam periode plan? (penjualan, output, ekspansi)
- Driver kerjanya apa? (transaksi per jam, order per hari, tiket CS, output produksi, jam operasional, jumlah shift)
- Ada periode ramai atau perubahan proses yang berpengaruh?
Output yang Anda cari adalah gambaran kebutuhan kapasitas per fungsi/shift dalam periode plan.
4. Hitung supply internal
Supply internal adalah kapasitas yang bisa Anda andalkan dari tim yang sudah ada, termasuk perubahan yang mungkin terjadi dalam periode tersebut.
Hal yang perlu Anda perhitungkan adalah:
- Karyawan yang ada sekarang (headcount + FTE)
- Prediksi resign (turnover) dan absensi
- Kontrak yang akan habis, cuti panjang, rotasi internal
- Perubahan kapasitas karena training atau perpindahan role
Tujuannya supaya kapasitas yang Anda pakai untuk perhitungan terasa realistis.
5. Cek gap karyawan dan gap skill
Tahap ini adalah inti workforce planning, yaitu membandingkan kebutuhan (demand) vs kapasitas (supply). Gap biasanya muncul dalam dua bentuk.
- Gap kapasitas: kurang orang di tim tertentu, kurang coverage di shift tertentu, atau beban kerja tidak sebanding
- Gap skill: orangnya ada, tetapi skill yang dibutuhkan belum cukup untuk target atau proses baru
Data karyawan bisa Anda simpan dengan workforce management software.
6. Susun action plan
Setelah gap terlihat, Anda pilih strategi yang paling masuk akal untuk menutupnya. Bagian ini perlu jelas supaya bisa dieksekusi.
Action plan yang rapi biasanya memuat:
- Strategi: upskill / hire / outsource / otomatisasi
- Prioritas: role kritikal dan deadline paling dekat
- Timeline: kapan mulai dan kapan target selesai
- PIC: siapa yang pegang (HR, operasional, finance)
- Estimasi dampak biaya (kasar saja sudah cukup untuk mulai)
7. Monitor hasil dan revisi tiap periode
Anda perlu ritme review supaya plan tetap relevan saat kondisi bisnis berubah. Indikator yang umum dipantau adalah:
- Progress hiring (posisi mana yang masih kosong, time-to-fill)
- Overtime, absensi, turnover (naik atau turun)
- Produktivitas/SLA (apakah target layanan/operasional tercapai)
- Perkembangan skill (training selesai dan dampaknya terasa atau tidak)
Kalau hasilnya melenceng, Anda perlu revisi angka demand, supply, atau strategi action plan dan melakukan performance management.
Contoh Workforce Planning yang Efisien dalam Perusahaan
Untuk membuat workforce planning yang baik, Anda perlu melihat contoh yang baik terlebih dahulu. Mari kita simak kisah dari Unilever berikut ini.
Unilever memakai platform internal bernama Flex Experiences. Di sana, manajer memasang kebutuhan proyek, lalu karyawan yang skill-nya relevan bisa ikut membantu lintas tim atau lintas negara. Platform ini memakai AI untuk mempercepat proses matching orang ke proyek.
Apa saja yang mereka lakukan di dalamnya?
- Proyek dibuka sebagai kebutuhan singkat (misalnya butuh orang untuk bantu campaign, analisis data, perbaikan proses, atau dukungan operasional).
- Karyawan bisa masuk ke proyek lintas fungsi tanpa harus pindah permanen dari role utamanya.
- Sistem membantu mencocokkan kebutuhan proyek dengan skill karyawan, jadi pencarian orang yang pas tidak harus lewat jalur rekrutmen dulu.
Saat pandemi, contoh ini sempat banyak dibahas karena hasilnya terlihat jelas. Deloitte mencatat Unilever memakai Flex Experiences untuk redeploy 8.000+ karyawan dan membuka 300.000 jam kerja dari mobilitas internal.
Seperti contoh Unilever di atas, mereka menggunakan software HR yang terintegrasi untuk mengelola tenaga kerja mereka. Walaupun software HR adalah alat canggih yang bisa mengefisiensikan workflow tim Anda, Anda juga harus bijak dan mampu membagi tugas dan waktu dengan baik agar target tercapai.
Pertanyaan Seputar Workforce Planning
-
Apa yang dimaksud dengan workforce planning?
Workforce planning (perencanaan tenaga kerja) merupakan proses strategis yang memastikan perusahaan memiliki jumlah tenaga kerja yang tepat, dengan keterampilan serta kualifikasi sesuai, berada pada posisi yang tepat, dan tersedia pada waktu yang selaras dengan tujuan bisnis.
-
Apa arti work planning?
Work planning (perencanaan kerja) mencakup penyusunan kerangka strategis yang menggambarkan tahapan, sasaran, peran, kebutuhan sumber daya, dan rentang waktu, agar penyelesaian proyek maupun pencapaian target bisnis berlangsung efisien sekaligus efektif.
-
Sebutkan 4 langkah perencanaan tenaga kerja?
Empat tahapan kunci dalam perencanaan tenaga kerja meliputi peninjauan kondisi tenaga kerja sekaligus identifikasi kesenjangan, proyeksi kebutuhan SDM di masa mendatang, perumusan strategi tindak lanjut, serta penerapan dan penilaian rencana untuk memastikan tujuan perusahaan tercapai.
