Retro Pay: Definisi & Contoh Cara Menghitungnya yang Mudah

Pernahkah Anda berpikir, bagaimana jika karyawan merasa dirugikan karena gaji yang diterima tidak sesuai? Kekurangan atau keterlambatan pembayaran bisa menurunkan loyalitas dan memicu konflik internal. Di sinilah retro pay hadir sebagai solusi.

Pembayaran retroaktif ini penting karena akurasi gaji menyangkut reputasi perusahaan. Dengan perhitungan yang tepat, retro pay membantu mempertahankan karyawan dan menjaga hubungan kerja tetap harmonis. Simak penjelasan berikut untuk memahami pentingnya retro pay dan cara menghitungnya.

Apa itu Retro Pay?

Retro pay atau retroactive pay adalah pembayaran tambahan kepada karyawan untuk membayar kekurangan gaji atau tunjangan yang belum dibayarkan sebelumnya. Biasanya, pembayaran ini terjadi akibat kesalahan dalam perhitungan gaji sebelumnya.

Adanya pembayaran retro memastikan karyawan menerima jumlah gaji yang seharusnya, meskipun ada keterlambatan dalam pembayarannya. Selain itu, retroactive pay juga bisa terjadi saat ada perubahan dalam kebijakan gaji atau penyesuaian yang berlaku pada periode tertentu.

Misalnya, ketika sebuah perusahaan merubah struktur gaji atau memberikan kenaikan gaji yang mulai berlaku retroaktif, maka karyawan akan menerima selisih yang belum terbayar pada periode sebelumnya.

Contoh Situasi Retro Pay

Agar lebih mudah dipahami, berikut beberapa contoh umum yang dapat menimbulkan kebutuhan untuk melakukan retro pay:

1. Kenaikan gaji yang diterapkan terlambat

Seorang karyawan mendapatkan kenaikan gaji dari Rp6.000.000 menjadi Rp6.500.000 yang seharusnya berlaku sejak Januari. Namun, pembaruan baru dilakukan pada bulan April. Maka, perusahaan perlu membayar selisih Rp500.000 per bulan untuk Januari hingga Maret, dengan total Rp1.500.000 sebagai retro pay.

2. Penyesuaian tunjangan atau potongan gaji

Perusahaan menambah tunjangan transportasi dari Rp20.000 menjadi Rp30.000 per hari efektif sejak awal kuartal. Karena sistem payroll baru diperbarui di akhir bulan kedua, karyawan belum menerima selisih tunjangan untuk periode sebelumnya. Akibatnya, perusahaan wajib membayar kekurangan tersebut sebagai retro pay.

3. Koreksi data penggajian

Kadang, kesalahan administrasi seperti data lembur yang tidak tercatat atau absensi yang salah input membuat nominal gaji lebih rendah dari seharusnya. Setelah ditemukan, perusahaan wajib membayarkan selisih kekurangan itu pada periode berikutnya dalam bentuk retro pay.

Situasi seperti ini bisa terjadi di berbagai perusahaan. Karena itu, tim HR dan payroll perlu memahami konsep retro pay agar proses penggajian tetap transparan dan akurat.

Bagaimana Cara Kerja Pembayaran Retro?

Retro pay dilakukan dengan menghitung dan membayarkan selisih gaji yang belum diterima karyawan dari periode sebelumnya. Umumnya, hal ini terjadi karena perubahan gaji, tunjangan, atau kesalahan penggajian yang baru disadari setelah pembayaran dilakukan.

Untuk mempermudah proses tersebut, perusahaan dapat memanfaatkan software HR yang mampu mendeteksi perbedaan nominal secara otomatis. Setelah ditemukan selisihnya, tim HR atau payroll dapat menambahkan jumlah tersebut ke slip gaji periode berikutnya, sehingga hak karyawan tetap terpenuhi dan sistem penggajian berjalan lebih akurat.

Cara Menghitung Retro Pay

Menghitung retro pay dapat Anda mulai dengan mengidentifikasi selisih antara jumlah gaji atau tunjangan yang seharusnya karyawan terima dengan yang sudah Anda bayar sebelumnya.

Pertama, kumpulkan data gaji historis dan kebijakan kenaikan gaji yang berlaku selama periode tertunda. Pastikan semua komponen penghasilan, seperti bonus, tunjangan, dan potongan, Anda hitung secara akurat.

Selanjutnya, hitung selisih gaji yang belum Anda bayar untuk setiap periode yang terlewat. Kalikan selisih tersebut dengan jumlah bulan atau waktu keterlambatan pembayaran.

Terakhir, verifikasi hasil perhitungan dengan data payroll dan pastikan semua pihak terkait menyetujui angka tersebut sebelum melakukan pembayaran. Jika proses perhitungan ini masih Anda jalankan secara manual dan bukan melalui software payroll, pastikan agar tidak ada step yang terlewat.

Kendala Saat Melakukan Pembayaran Retro

Pembayaran retro seharusnya menjadi langkah yang memudahkan perusahaan memperbaiki kesalahan penggajian dan menjaga kepuasan karyawan. Namun, ironisnya, proses ini seringkali menghadapi kendala yang merepotkan. Apa sajakah kendala-kendala tersebut? Berikut adalah penjelasannya:

• Data gaji yang tidak lengkap: Kesulitan muncul ketika informasi gaji historis kurang atau tidak terdokumentasi dengan baik sehingga perhitungan retro pay menjadi kurang akurat.
• Perubahan kebijakan yang kompleks: Jika ada banyak perubahan aturan gaji atau tunjangan selama periode tertunda, proses penyesuaian menjadi rumit dan memerlukan perhatian ekstra.
• Koordinasi antar departemen: Retro pay seringkali melibatkan tim HR dan keuangan Kurangnya komunikasi dapat menyebabkan keterlambatan atau kesalahan dalam pembayaran.
• Sistem payroll yang kurang fleksibel: Sistem payroll yang Anda gunakan mungkin tidak mendukung penyesuaian retroaktif membuat proses ini memakan waktu dan berisiko salah hitung. Lebih buruk lagi jika ternyata Anda belum menggunakan sistem canggih ini.

Mengetahui kendala-kendala ini, menjadi wajar apabila Anda mulai mempertimbangkan untuk mengotomatisasikan proses penggajian melalui software HRIS terkemuka yang komprehensif.

Untuk itu, guna membantu Anda memetakan manakah penyedia sistem HRIS yang baik, berikut kami berikan solusi terefisien bagi bisnis Anda.

Hindari Kerugian Akibat Penghitungan Gaji Manual dengan Akurasi Sistem HRIS HashMicro

Apa itu sistem HRIS? Sistem HRIS adalah software yang membantu perusahaan mengelola data dan gaji karyawan secara terpusat dan otomatis. Dalam konteks retro pay, sistem ini memudahkan pelacakan data historis dan penyesuaian gaji tanpa proses manual yang rumit.

Untuk itu, penting bagi Anda untuk menyeleksi dan memilih penyedia software HRIS agar nilai implementasi Anda sebanding dengan manfaat yang tersedia. Salah satu solusi sistem gaji terbaik yang dapat Anda pertimbangkan adalah HashMicro.

Berdiri sejak tahun 2015 di Singapura, HashMicro merupakan perusahaan pengembang software karya Indonesia yang fokus pada efisiensi dan kolaborasi dengan teknologi masa kini. Dalam hal penggajian, HashMicro telah berkolaborasi dengan AI untuk menghasilkan laporan gaji dan data dengan mudah.

Bersama dengan 2.000+ klien yang membersamainya, HashMicro menawarkan beragam keuntungan bagi Anda yang ingin bergabung bersama. Keuntungan tersebut di antaranya berupa demo gratis, konsultasi bisnis gratis, hingga bebas biaya tambah user.

Performa sistem HashMicro yang mumpuni pun berbanding lurus dengan UI/UX-nya yang ramah pengguna. Tidak berhenti sampai di situ, jajaran fitur-fitur HRIS HashMicro juga memungkinkan Anda untuk mengelola pembayaran retroaktif dengan efektif, meliputi:

• Hashy AI: Berbasis kecerdasan buatan, Anda dapat memantau dan mengelola absensi, gaji, cuti, hingga laporan terperinci melalui satu prompt sederhana kapan saja dan dimana saja.
• Dokumen terpusat: Seluruh data dan dokumen-dokumen karyawan Anda tersedia dalam satu dashboard terpusat yang mudah diakses, mencegah data tercecer atau tidak terekam yang dapat menyulitkan.
• Penghitungan akurat: Melalui EVA HRIS HashMicro, Anda tidak perlu lagi menghitung gaji, retro fee, pajak, hingga reimbursement secara manual. Ini mencegah perusahaan dari kerugian waktu dan finansial akibat human error.
• Multi-approval: Software ini memungkinkan komunikasi tim berjalan lancar sekaligus dengan mengatur skema persetujuan bertingkat secara efisien. Ini akan menghemat waktu Anda dalam skema kerja efektif.
• Laporan komprehensif: Hasil laporan dan slip gaji karyawan Anda akan tersedia secara lengkap, detail, dan akurat. Ini mencegah Anda dari revisi berulang serta memangkas waktu saat pemrosesan data.

Kesimpulan

Retro pay memegang peran penting dalam menjaga keadilan dan transparansi dalam penggajian. Lebih dari sekadar kewajiban administratif, retro fee juga menjadi strategi untuk meningkatkan kepercayaan, loyalitas, dan kepuasan tim kerja.

Namun, menghitung pembayaran retoraktif secara manual sangat berisiko dan memakan waktu. Di sinilah Anda mendapat alasan penting untuk menggunakan sistem HRIS HashMicro, yang secara otomatis mencatat, menghitung, dan menyesuaikan gaji karyawan berdasarkan data historis yang akurat.

Coba demo gratis sistemnya dan rasakan langsung kemudahan mengelola gaji secara efisien.

Pertanyaan Seputar Retro Pay

• Apa itu retro pay?

  Retro pay adalah pembayaran tambahan untuk menyesuaikan gaji yang sebelumnya kurang dibayarkan. Biasanya terjadi karena kesalahan perhitungan atau keterlambatan kenaikan gaji. Perusahaan membayar selisih tersebut pada periode berikutnya.

• Kapan retro pay biasanya diberikan?

  Retro fee terjadi saat ada revisi gaji atau tunjangan yang berlaku surut. Misalnya setelah penyesuaian gaji, lembur, atau bonus yang terlewat.

• Apa perbedaan retro pay dengan back pay?

  Retro pay adalah penyesuaian atas gaji yang sudah dibayar, tetapi nilainya kurang. Sedangkan, back pay adalah pembayaran gaji yang sepenuhnya belum terbayar akibat penundaan atau sengketa.

• Apakah retro pay dikenakan pajak?

  Ya, pembayaran retroaktif tetap dikenakan pajak sesuai aturan penghasilan. Nilainya terhitung sebagai bagian dari total gaji karyawan. Pemotongan pajak berlangsung saat pembayaran retroaktif terjadi.