Dalam operasional bisnis, transaksi pembelian melibatkan beberapa dokumen yang saling terhubung dari awal pemesanan sampai penagihan. Three way matching membantu memastikan hubungan antar dokumen itu tetap rapi dan konsisten.
Metode ini bekerja dengan mencocokkan purchase order, receiving report, dan invoice sebelum transaksi diproses. Fokusnya adalah memastikan detail utama seperti item, jumlah, dan harga selaras di ketiga dokumen.
Secara lebih lanjut, proses approval menjadi lebih terstruktur dan mudah ditelusuri. Tim terkait juga punya acuan yang sama saat melakukan pencatatan dan administrasi pembelian.
Daftar Isi:
Key Takeaways
|
Apa itu Three Way Matching dalam Akuntansi?
Three way matching adalah proses verifikasi akuntansi yang mencocokkan tiga dokumen penting, yaitu purchase order, receiving report, dan invoice. Proses ini membantu perusahaan memastikan bahwa pembelian yang dilakukan sesuai dengan barang yang diterima dan tagihan yang diberikan.
Dalam praktiknya, purchase order mencatat detail pesanan yang diajukan ke pemasok. Receiving report mencatat barang yang diterima oleh gudang atau tim logistik. Sementara itu, invoice menunjukkan jumlah yang harus dibayar sesuai dengan barang yang telah dikirim.
Umumnya, proses pencocokan ini biasanya dilakukan sebelum persetujuan pembayaran diberikan oleh tim keuangan.
Komponen-komponen Three Way Matching
Sebelumnya telah dijelaskan bahwa three way matching terdiri dari tiga komponen penting, yaitu purchase order, receiving report, dan invoice. Namun, apa sebenarnya isi dari masing-masing dokumen tersebut dan bagaimana perannya dalam proses pencocokan?
Berikut ini adalah penjelasan lengkap dari ketiga komponen tersebut:
1. Purchase Order (PO)
Purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh tim pembelian saat perusahaan memesan barang atau jasa dari pemasok. Dokumen ini menjadi dasar kesepakatan awal antara kedua pihak dan berfungsi untuk mengontrol proses pengadaan agar sesuai kebijakan internal dan anggaran perusahaan.
Selain menjadi acuan saat penerimaan barang, PO juga berperan penting dalam proses verifikasi sebelum pembayaran dilakukan.
Isi utama dalam PO:
- Nama dan alamat pemasok
- Nomor PO dan tanggal pemesanan
- Daftar barang atau jasa yang dipesan
- Jumlah unit dan harga satuan
- Total nilai pesanan
- Estimasi tanggal pengiriman
- Syarat dan metode pembayaran
- Tanda tangan atau otorisasi dari pihak berwenang
2. Receiving Report (Laporan Penerimaan Barang)
Dokumen kedua dalam proses three way matching adalah receiving report yang dibuat oleh tim gudang atau bagian penerima saat barang tiba di lokasi perusahaan. Dokumen ini berperan untuk mencatat rincian barang yang diterima dan membandingkannya dengan purchase order dan invoice.
Selain berfungsi sebagai bukti penerimaan fisik, receiving report juga penting untuk pengelolaan stok dan proses klaim jika terjadi ketidaksesuaian.
Isi utama dalam receiving report:
- Nomor dan tanggal laporan
- Nomor PO yang sesuai
- Tanggal penerimaan barang
- Nama pemasok
- Daftar barang yang diterima
- Jumlah barang dan satuannya
- Kondisi barang saat diterima
- Tanda tangan petugas penerima
3. Invoice (Faktur Penagihan)
Dokumen ketiga adalah invoice perusahaan adalah dokumen yang dikirimkan oleh pemasok kepada perusahaan sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan. Dalam perusahaan, invoice adalah dasar bagi tim keuangan untuk mencatat utang usaha dan melakukan proses pembayaran.
Invoice harus dicocokkan dengan PO dan receiving report untuk memastikan keakuratan data sebelum dana dikeluarkan.
Isi utama dalam invoice:
- Nama dan alamat perusahaan pembeli
- Nama dan informasi pemasok
- Nomor dan tanggal invoice
- Nomor PO atau referensi pesanan
- Daftar barang atau jasa yang ditagihkan
- Jumlah dan harga total
- Pajak dan biaya tambahan (jika ada)
- Total yang harus dibayar
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Informasi rekening atau metode pembayaran
Mengapa Proses Verifikasi Tigas Dokumen Itu Penting?
Three way matching penting bukan hanya untuk menjaga keakuratan pembayaran, tetapi juga menjadi langkah lanjut ketika langkah-langkah two way matching tidak cukup memberikan data yang akurat. Banyak perusahaan sering menemukan perbedaan antara barang yang dipesan dan barang yang benar-benar diterima, sehingga perlu satu lapisan verifikasi tambahan.
Dengan mencocokkan PO, receiving report, dan invoice sekaligus, perusahaan bisa memastikan bahwa pemasok mengirim barang sesuai pesanan dan menagih sesuai dengan barang yang diterima.
Alhasil, tim keuangan jadi bisa mencegah kesalahan pembayaran, menghindari pencatatan stok yang salah, dan mendeteksi potensi kecurangan lebih cepat. Pada akhirnya, three way matching membantu perusahaan menjaga transparansi, mengontrol pengeluaran, dan meningkatkan kepercayaan dalam setiap proses transaksi pembelian.
Manfaat Pencocokan PO, Invoice, dan Receiving Report
Three way matching bukan hanya sekadar prosedur verifikasi dokumen, tetapi juga membawa banyak keuntungan bagi operasional dan keuangan perusahaan. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari penerapan three way matching dalam bisnis:
1. Mencegah kesalahan pembayaran
Three way matching memastikan perusahaan hanya membayar tagihan yang sesuai dengan pesanan dan barang yang diterima. Proses ini membantu menghindari pembayaran ganda, kelebihan bayar, atau pembayaran untuk barang yang belum dikirim.
2. Mengurangi risiko fraud
Dengan mencocokkan tiga dokumen penting, perusahaan bisa lebih cepat mendeteksi transaksi mencurigakan, manipulasi data, dan memantau potensi penipuan invoice. Alhasil dapat memperkuat kontrol internal dan mengurangi peluang terjadinya penipuan oleh pihak internal maupun eksternal.
3. Meningkatkan akurasi pencatatan keuangan
Three way matching membantu perusahaan mencatat transaksi secara tepat, karena hanya mencatat pembayaran jika data PO, receiving report, dan invoice benar-benar cocok. Proses ini memastikan bahwa setiap transaksi tercermin secara akurat dalam laporan keuangan, terlebih jika two way matching tidak menghasilkan hasil yang valid, misalnya ketika barang belum diterima, namun invoice sudah dikirim oleh pemasok.
4. Memperkuat pengendalian stok dan gudang
Dengan mencocokkan receiving report, perusahaan bisa memastikan bahwa barang yang masuk ke gudang benar-benar sesuai dengan PO. Hal ini membantu tim inventaris dalam mencatat stok masuk secara tepat dan menghindari selisih data.
5. Mempercepat proses audit dan revisi
Three way matching menyediakan jejak dokumen yang jelas dan terstruktur, sehingga auditor atau tim internal bisa dengan mudah melacak dan memverifikasi transaksi. Proses audit pun jadi lebih cepat dan efisien tanpa perlu banyak klarifikasi tambahan.
Tahapan Proses Pencocokan Dokumen Pembelian
Berikut adalah langkah-langkah three way matching yang biasanya dilakukan oleh perusahaan sebelum menyetujui pembayaran atas pembelian barang atau jasa:
1. Menerima invoice dari pemasok
Tim keuangan atau akuntansi menerima invoice yang dikirim oleh pemasok sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disediakan.
2. Mengakses Purchase Order (PO) yang terkait
Tim memeriksa purchase order yang sebelumnya dibuat oleh bagian pembelian. PO ini menjadi acuan awal untuk mengetahui rincian pesanan, seperti jenis barang, jumlah, dan harga yang disepakati.
3. Memeriksa receiving report
Tim kemudian mengecek receiving report dari gudang atau tim penerima barang. Dokumen ini menunjukkan barang apa saja yang benar-benar diterima, lengkap dengan jumlah dan kondisi fisiknya.
4. Mencocokkan tiga dokumen
Setelah memiliki ketiga dokumen (invoice, PO, dan receiving report), tim mencocokkannya satu per satu untuk memastikan kesesuaian data terutama dalam hal jumlah barang, harga satuan, dan total nilai transaksi.
5. Mengidentifikasi ketidaksesuaian (jika ada)
Jika ditemukan ketidaksesuaian, tim harus menghubungi pihak terkait seperti pemasok, tim pembelian, atau gudang untuk klarifikasi dan penyelesaian sebelum melanjutkan proses pembayaran.
6. Menyetujui pembayaran
Jika semua data sudah cocok dan tidak ada perbedaan, tim keuangan dapat melanjutkan ke proses persetujuan dan pembayaran kepada pemasok.
Kapan Perusahaan Perlu Beralih dari Two Way ke Three Way Matching?
Perusahaan biasanya mulai mempertimbangkan three way matching ketika volume transaksi pembelian meningkat dan melibatkan banyak pemasok. Pada tahap ini, pencocokan antara purchase order dan invoice saja sering kali belum cukup untuk memberikan gambaran yang utuh tentang transaksi.
Dengan adanya bukti penerimaan yang tercatat rapi, perusahaan dapat menambahkan lapisan verifikasi tanpa mengubah alur kerja secara drastis.
Selain itu, metode ini lebih tepat diterapkan saat struktur organisasi dan proses approval semakin matang. Tim procurement, gudang, dan keuangan dapat berkolaborasi menggunakan data yang sama.
Solusi Otomatisasi Three Way Matching Tanpa Risiko Salah Bayar
Perkembangan teknologi membuat proses operasional perusahaan semakin terstruktur dan berbasis data. Aktivitas yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat dijalankan melalui sistem yang saling terintegrasi, sehingga alur kerja lebih konsisten dan mudah dipantau.
Pada area procurement dan accounts payable, teknologi membantu memastikan alur dokumen berjalan selaras melalui mekanisme three way matching. Sistem mencocokkan purchase order, dokumen penerimaan, dan invoice secara otomatis berdasarkan metode pencocokan yang telah ditetapkan.
Dengan dukungan teknologi digital, perusahaan seperti Marimas dapat mengelola proses operasional dengan lebih rapi dan terukur. Marimas memanfaatkan sistem akuntansi untuk menyatukan pencatatan transaksi pembelian, verifikasi dokumen, hingga pelaporan keuangan dalam satu alur yang konsisten.
Kesimpulan
Three way matching menjadi bagian penting dalam menjaga keteraturan proses pembelian karena menyatukan alur pemesanan, penerimaan, dan penagihan dalam satu kerangka verifikasi.
Proses ini membantu perusahaan membangun proses approval yang lebih terstruktur dan mudah ditelusuri. Tim procurement dan keuangan juga memiliki acuan yang sama saat melakukan pencatatan dan pengecekan transaksi.
Seiring meningkatnya volume dan kompleksitas operasional, three way matching membantu dalam pengelolaan pembelian yang konsisten dan mendukung akurasi administrasi yang lebih rapi dan terkontrol.
Pertanyaan Seputar Three Way Matching
-
Apa itu konsep 3 way matching?
Three way matching adalah konsep pencocokan tiga dokumen, yaitu purchase order, receiving report, dan invoice untuk memastikan keakuratan transaksi sebelum melakukan pembayaran.
-
Apa saja syarat agar pencocokan 3 arah dapat berhasil?
Agar pencocokan tiga arah berhasil, semua data dalam purchase order, receiving report, dan invoice harus sesuai dalam hal jumlah, harga, dan barang atau jasa yang tercantum.
-
Apa perbedaan utama antara 2 way matching, 3 way matching, dan 4 way matching?
Perbedaan utama antara 2 way matching, 3 way matching, dan 4 way matching terletak pada jumlah dan jenis dokumen yang dicocokkan. Pada 2 way matching, perusahaan hanya mencocokkan purchase order dengan invoice. Sementara itu, 3 way matching menambahkan receiving report untuk memastikan barang benar-benar diterima. Sedangkan pada 4 way matching, perusahaan juga memverifikasi inspection report untuk memastikan kualitas barang sesuai sebelum melakukan pembayaran.
