Apakah software HR (seperti HRIS/HCM) harus patuh dengan regulasi ketenagakerjaan dan pajak di Indonesia?

Ya — software HR yang baik di Indonesia wajib mendukung kepatuhan terhadap regulasi, termasuk penghitungan PPh 21, pelaporan BPJS, dan penyimpanan data karyawan sesuai aturan ketenagakerjaan agar proses audit lebih mudah dilakukan.

Kapan waktu yang tepat bagi UMKM atau startup di Indonesia untuk mulai menggunakan software HR digital?

Saat proses HR manual mulai menghabiskan waktu, data karyawan tersebar di banyak dokumen, atau perusahaan sedang bertumbuh dan membutuhkan skalabilitas — itu tandanya sudah waktunya beralih ke sistem HR digital agar operasional lebih efisien.

Apakah software HR berbasis cloud aman digunakan untuk perusahaan Indonesia?

Ya — banyak vendor HR lokal kini menyediakan solusi cloud-based dengan enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan sistem backup otomatis yang menjaga keamanan informasi perusahaan dan karyawan.

Bagaimana cara memilih software HR yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan Indonesia?

Perusahaan dapat menilai software HR berdasarkan tiga kriteria utama: apakah sistem tersebut membuat pekerjaan HR menjadi lebih baik (better), lebih cepat (faster), dan lebih hemat biaya (cheaper). Pilih vendor yang memenuhi tiga aspek ini agar investasi lebih optimal.

Mengenal Jenis Software HRM untuk Manajemen SDM yang Efektif

Mungkin Anda sudah mengetahui fungsi aplikasi HRM secara general, bukan?

Namun, Anda juga harus mengetahui bahwa software HRM terbagi dalam beberapa klasifikasi yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan staf HR perusahaan.

Sistem HRIS atau aplikasi manajemen karyawan telah mengalami perubahan yang luar biasa seiring dengan perkembangan teknologi. Salah satu aspek yang paling mencolok adalah penggunaan software HRM yang inovatif untuk mendukung proses rekrutmen, KPI, appraisal, dan pelatihan karyawan.

Dalam dunia bisnis yang semakin kompetitif dan kompleks, pemilihan jenis software HRM yang tepat menjadi kunci kesuksesan dalam mengelola karyawan dengan efisien dan efektif.

Di artikel ini, kami akan menguraikan beberapa klasifikasi jenis software HRM yang dapat Anda pertimbangkan dengan melihat penjelasan fitur untuk mengefisiensikan proses kerja HR perusahaan Anda.

Key Takeaways

Jenis HRM on-premise menyimpan data di server perusahaan, memberikan kontrol penuh kepada perusahaan, cocok untuk industri yang mengutamakan privasi dan keamanan.
Perusahaan perlu memilih jenis software HRM berdasarkan tujuan penggunaan, seperti HRIS untuk administrasi, HRMS/HCM untuk rekrutmen dan pengembangan karyawan.
Perkembangan teknologi membawa inovasi dalam penggunaan software HRM untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen sumber daya manusia.

Daftar Isi:

Apa itu Software HRM?

Software HRM adalah solusi digital yang dirancang untuk mengotomatiskan dan mengelola proses terkait karyawan, seperti penggajian, absensi, dan penilaian kinerja. Dengan mengintegrasikan data, software ini mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan efisiensi manajemen SDM.

Cara kerja sistem HR didasarkan pada otomatisasi dan integrasi data dari berbagai aplikasi seperti aplikasi attendance management.

Sistem ini mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola informasi karyawan dalam satu platform terpusat, memungkinkan HR untuk mengakses dan memproses data dengan mudah.

Melalui fitur seperti pengelolaan jadwal kerja, pemantauan dan pengajuan cuti, serta integrasi dengan sistem penggajian, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan kebijakan HR diterapkan secara konsisten.

Jenis-jenis Software HRM

1. Human Resource Information System (HRIS)

Jenis ini paling umum digunakan karena fokus utamanya adalah pada pengelolaan dan pengorganisasian data karyawan. Pengumpulan serta penyimpanan data yang rapi membantu HR menjalankan banyak fungsi penting seperti berikut:

Onboarding: proses orientasi karyawan baru jadi lebih mudah karena mereka cukup sekali mengisi data, dan sistem akan otomatis memperbarui informasi di seluruh departemen terkait.
Rekrutmen: Applicant Tracking System (ATS) menyimpan CV dan kredensial kandidat, serta mencocokkan lowongan yang tersedia dengan talent pool yang ada.
Absensi dan Waktu Kerja: jam masuk dan keluar karyawan otomatis tercatat untuk pembuatan timesheet.
Kepatuhan (Compliance): sistem memberi notifikasi jika ada potensi pelanggaran, misalnya waktu istirahat terlewat atau lembur berlebih, dan memeriksa kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
Payroll: karena jam kerja tercatat otomatis, pembayaran gaji dilakukan tepat waktu dan akurat, sementara karyawan dapat mengakses slip gaji mereka kapan saja.
Employee Self-Service: fitur ini memungkinkan karyawan memperbarui data pribadi, mengajukan cuti, dan mendapatkan persetujuan tanpa perlu menghubungi HR secara langsung.
Manajemen Kinerja: pimpinan dan manajer dapat dengan mudah mengakses catatan performa dan hasil penilaian karyawan.
Learning Management: sistem mencatat keterampilan dan sertifikasi karyawan, serta menampilkan kursus atau pelatihan yang tersedia sesuai strategi L&D perusahaan.
Analytics: laporan dapat dibuat dengan cepat setelah parameter ditentukan, dan tersedia berbagai template untuk metrik HR umum.

Berkat efisiensi HRIS, beban administratif HR berkurang drastis. Pencatatan yang akurat dan pelaporan yang efisien juga memberi ruang bagi tim HR untuk fokus menyusun strategi.

Salah satu HRIS yang bisa Anda pertimbangkan adalah Pro-int HRIS dan HashMicro, yang menyediakan HRMS lengkap.

2. Human Capital Management (HCM)

Human Capital Management (HCM) adalah pengembangan dari HRIS yang mencakup semua fiturnya, namun menawarkan solusi yang lebih komprehensif dan mendalam. Fokus utama HCM adalah pada perjalanan karyawan di dalam perusahaan — mulai dari perekrutan, pengelolaan, hingga optimalisasi.

Berikut penjelasannya:

a. Acquisition (Akuisisi)

Proses mencari, merekrut, dan meng-onboard kandidat baru. Pengalaman kandidat di tahap awal sering kali berantakan jika tidak tertata dengan baik. Fakta menunjukkan bahwa 33% karyawan baru berhenti dalam 90 hari pertama.

HCM membantu menciptakan pengalaman onboarding yang lancar, sehingga karyawan baru bisa fokus beradaptasi di lingkungan kerja tanpa terbebani administrasi.

b. Management (Pengelolaan)

Sepanjang masa kerja, HCM memantau performa karyawan melalui data waktu dan kehadiran, penilaian kinerja, serta review rutin. Selain itu, sistem ini juga memperhatikan budaya perusahaan, talent mapping, dan bagaimana budaya tersebut dibentuk sembari mengelola aktivitas harian karyawan.

c. Optimization (Optimalisasi)

Aspek ini berfokus pada pengembangan potensi terbaik setiap karyawan. HCM mengatur strategi employee engagement, learning & development (L&D), kompensasi, kompetensi, serta succession planning untuk membangun perjalanan karier yang bermakna dan berkelanjutan.

Secara keseluruhan, HCM menyelami perjalanan karier karyawan untuk memastikan kepuasan kerja dan tingkat retensi yang tinggi. Sistem ini juga sangat fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan tiap organisasi, jadi bisa menyelesaikan permasalahan human capital management.

3. Human Resource Management System (HRMS)

HRMS adalah yang paling canggih di antara ketiganya: ia mencakup seluruh fitur HRIS dan HCM sekaligus memberi penekanan ekstra pada administrasi hubungan ketenagakerjaan.

Pengelolaan waktu dan tenaga kerja ditangani pada tingkat yang lebih kompleks, termasuk sistem payroll otomatis yang menghitung upah secara tepat. HRMS juga berorientasi pada peningkatan efisiensi melalui laporan produktivitas dan analisis yang membantu pengambilan keputusan.

Tahukah Anda?

Dengan software HR HashMicro berbasis AI, Anda dapat mengecek dan menyetujui cuti hanya lewat chatbox, mengelola reimburse dengan mudah, dan membuat laporan cuti instan. Permudah pengelolaan karyawan dengan software HR HashMicro!

Dapatkan demo gratis sekarang!

4. Applicant Tracking System (ATS)

ATS adalah jenis software HRM yang menata seluruh proses hiring, dari pasang lowongan hingga tanda tangan offer dalam satu alur yang rapi.

Posting lowongan multi-channel: sekali klik sebar ke job portal, LinkedIn, career page, dan media sosial.
Resume parsing & de-dupe: CV dibaca otomatis, data kandidat diekstrak, duplikasi tersaring.
Pipeline kandidat (kanban): pantau tahapan applied → screening → interview → offer dengan drag-and-drop.
Screening & scoring otomatis: pertanyaan knockout, penilaian berbobot, dan (opsional) AI matching.
Penjadwalan interview terintegrasi: sinkron kalender, undangan otomatis, reschedule, dan pengingat.
Wawancara terstruktur: scorecard, bank pertanyaan, dan catatan panel untuk meminimalkan bias.
Komunikasi cepat: template email/WhatsApp/SMS, pembaruan status real-time.
Offer management & e-signature: draf surat, approval chain, hingga tanda tangan digital.
Compliance & audit trail: log aktivitas, persetujuan privasi (GDPR/PDPA), dan laporan D&I.
Analytics rekrutmen: time-to-fill, cost-per-hire, source-of-hire, quality-of-hire, dan lainnya.
Talent pool & nurturing: simpan kandidat potensial dan jalankan kampanye engagement.
Integrasi ekosistem: terhubung ke HRIS/HRMS, background check, assessment, dan payroll saat onboarding.

Hasil menggunakan aplikasi HRM rekrutmen lebih cepat, pengalaman kandidat lebih baik, dan keputusan berbasis data.

Jenis Software HR	Fokus Utama	Fitur Unggulan
HRIS (Human Resource Information System)	Manajemen data dan administrasi karyawan secara digital.	Onboarding otomatis, pengelolaan data personal, absensi & waktu kerja, payroll, compliance, dan portal self-service.
HCM (Human Capital Management)	Perjalanan karier dan pengembangan karyawan dari awal hingga puncak karier.	Talent acquisition, performance management, budaya perusahaan, engagement, learning & development, dan succession planning.
HRMS (Human Resource Management System)	Pengelolaan hubungan ketenagakerjaan dan efisiensi administratif HR.	Payroll otomatis, pengelolaan waktu dan tenaga kerja, laporan produktivitas, serta analisis efisiensi kinerja.
ATS (Applicant Tracking System)	Rekrutmen dan pengelolaan kandidat secara terpusat.	Posting lowongan multi-channel, resume parsing, pipeline kandidat, interview scheduling, e-signature, dan analytics rekrutmen.

Meskipun HRMS dan HCM sering dianggap serupa, ada perbedaan penting di antara keduanya yang dapat memengaruhi strategi bisnis Anda—pelajari lebih lanjut dalam artikel perbandingan kami.

Untuk pilihan fitur terlengkap, software HRM dari HashMicro bisa menjadi solusi terbaik bagi perusahaan Anda.

Kesimpulan

Pemilihan jenis software HRM yang tepat harus disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Anda perlu mempertimbangkan faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, kompleksitas kebutuhan HR, strategi HRM, dan anggaran yang tersedia.

HashMicro hadir sebagai solusi software HRM dengan fitur lengkap yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Solusi ini memungkinkan perusahaan Anda untuk dengan mudah mengatur jadwal kerja karyawan dengan efisien. Mulai dari menentukan shift kerja, jadwal libur, dan perubahan lainnya secara cepat dan mudah.

Software HRM dari HashMicro menawarkan fitur-fitur yang lengkap sehingga memudahkan HR dalam melakukan pekerjaannya. Anda juga bisa mendapatkan demo gratis untuk mengetahui kebutuhan bisnis Anda secara komprehensif sekarang!

Pertanyaan Seputar Software HR di Indonesia

Apakah software HR (seperti HRIS/HCM) harus patuh dengan regulasi ketenagakerjaan dan pajak di Indonesia?

Ya — software HR yang baik di Indonesia wajib mendukung kepatuhan terhadap regulasi, termasuk penghitungan PPh 21, pelaporan BPJS, dan penyimpanan data karyawan sesuai aturan ketenagakerjaan agar proses audit lebih mudah dilakukan.
Kapan waktu yang tepat bagi UMKM atau startup di Indonesia untuk mulai menggunakan software HR digital?

Saat proses HR manual mulai menghabiskan waktu, data karyawan tersebar di banyak dokumen, atau perusahaan sedang bertumbuh dan membutuhkan skalabilitas — itu tandanya sudah waktunya beralih ke sistem HR digital agar operasional lebih efisien.
Apakah software HR berbasis cloud aman digunakan untuk perusahaan Indonesia?

Ya — banyak vendor HR lokal kini menyediakan solusi cloud-based dengan enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan sistem backup otomatis yang menjaga keamanan informasi perusahaan dan karyawan.
Bagaimana cara memilih software HR yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran perusahaan Indonesia?

Perusahaan dapat menilai software HR berdasarkan tiga kriteria utama: apakah sistem tersebut membuat pekerjaan HR menjadi lebih baik (better), lebih cepat (faster), dan lebih hemat biaya (cheaper). Pilih vendor yang memenuhi tiga aspek ini agar investasi lebih optimal.