Sebagian besar transaksi perusahaan adalah pembelian bernilai kecil yang seringkali tidak diawasi secara ketat. Padahal dalam praktik procurement, tali spend bisa mencakup hingga 80% dari jumlah total transaksi tetapi hanya sekitar 20% dari total nilai pengeluaran, sehingga membuatnya mudah terlewat dari kontrol.
Tail spend management adalah pendekatan untuk mengidentifikasi dan mengelola pengeluaran kecil agar visibilitas serta kontrol perusahaan meningkat. Tanpa pengawasan, ribuan transaksi tersebar di banyak pemasok dapat menimbulkan inefisiensi biaya dan risiko compliance.
Banyak organisasi belum secara aktif mengelola tail spend, padahal ada potensi penghematan signifikan jika ditangani secara sistematis. Strategi yang tepat memungkinkan perusahaan memantau pengeluaran kecil sekaligus meningkatkan efisiensi biaya tahunan.
Karena sifatnya tersebar dan frekuensinya tinggi, tail spend sering memunculkan maverick buying dan fragmentasi data. Hal ini menuntut proses pengendalian dan analitik data yang lebih baik agar setiap pengeluaran bisa dipantau secara transparan.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Tail Spend Management dan Mengapa Penting bagi Bisnis?
Tail spend management adalah pendekatan strategis untuk mengidentifikasi, mengelola, dan mengoptimalkan pengeluaran bernilai kecil dengan volume tinggi, yang sering mencakup 20% dari total belanja tetapi melibatkan hingga 80% pemasok. Proses ini memastikan setiap pengeluaran, sekecil apapun, tetap terkontrol dan transparan.
Segmen tail spend sering berada pada bagian akhir dari distribusi pengeluaran perusahaan dan cenderung diabaikan karena nilai transaksinya rendah. Pengelolaan yang tepat dapat mencegah kebocoran anggaran, risiko compliance, serta inefisiensi operasional yang tidak terlihat.
Manfaat utama tail spend management terletak pada peningkatan efisiensi biaya dan produktivitas tim pengadaan. Dengan kontrol sistematis, perusahaan tidak hanya menekan pengeluaran, tetapi juga memperkuat tata kelola, mempersingkat proses administrasi, dan meningkatkan kapasitas alokasi sumber daya ke kegiatan strategis.
Berikut adalah beberapa manfaat konkret dari penerapan tail spend management yang efektif:
1. Memahami prinsip pareto 80/20 dalam procurement
Prinsip Pareto atau aturan 80/20 relevan untuk memetakan struktur pengeluaran perusahaan. Sekitar 80% nilai pengeluaran biasanya dikelola secara strategis melalui 20% pemasok utama karena kontrak mereka berdampak langsung pada kinerja finansial.
Sebaliknya, tail spend mewakili 20% nilai pengeluaran yang melibatkan hingga 80% pemasok. Transaksi pada segmen ini bersifat kecil, frekuensinya tinggi, dan sering melibatkan vendor yang tidak tercatat dalam sistem utama, sehingga pengelolaannya menjadi tantangan administratif yang kompleks, terutama ketika definisi proses procurement dari hulu ke hilir dalam operasional bisnis belum dibakukan di seluruh departemen.
2. Dampak finansial dari tail spend yang tidak terkelola
Risiko utama dari tail spend yang tidak terkelola adalah munculnya biaya tersembunyi (invisible cost) yang perlahan menggerus margin keuntungan. Pembelian kecil yang tidak terkontrol, seperti ATK mendadak atau jasa perbaikan ringan tanpa perbandingan harga, sering dibayar lebih mahal dibanding harga pasar.
Selain kerugian langsung dari harga beli, inefisiensi administrasi membebani tim keuangan. Memproses ribuan faktur kecil dari ratusan vendor secara manual meningkatkan biaya operasional sekaligus risiko kesalahan pembayaran dan audit bermasalah.
Tantangan Utama Dalam Mengelola Tail Spend Di Perusahaan
Tantangan terbesar dalam tail spend adalah kurangnya visibilitas data, banyaknya jumlah vendor yang tidak terverifikasi, serta sulitnya menegakkan kepatuhan (compliance) karena karyawan sering melakukan pembelian mendesak tanpa persetujuan pusat.
Mengelola pengeluaran minor tidak semudah mengelola pengadaan strategis karena sifatnya yang sangat terfragmentasi dan seringkali luput dari pantauan sistem pusat. Banyak perusahaan gagal menertibkan tail spend bukan karena tidak mau, tetapi karena tidak memiliki alat atau sumber daya manusia yang memadai untuk memproses ribuan data transaksi kecil tersebut. Kompleksitas ini seringkali membuat manajer pengadaan frustrasi dan memilih untuk mengabaikannya.
Berdasarkan pengamatan saya di lapangan, tantangan ini semakin berat ketika budaya perusahaan tidak mendukung kedisiplinan administrasi. Karyawan seringkali merasa bahwa pembelian kecil tidak perlu melalui prosedur yang rumit, padahal itulah celah kebocoran terjadi. Berikut adalah rincian hambatan utama yang sering dihadapi dan perlu segera diatasi.
1. Kurangnya visibilitas data dan transparansi
Masalah paling mendasar dalam manajemen tail spend adalah data yang tersebar dan tidak terstruktur dengan baik. Seringkali, data pembelian tersimpan di berbagai departemen dalam bentuk spreadsheet lokal, email, atau bahkan kwitansi fisik yang menumpuk di laci meja. Kondisi ini membuat manajemen sulit untuk melacak pengeluaran secara real-time dan mendapatkan gambaran utuh tentang arus kas keluar.
Kesulitan dalam melakukan audit juga menjadi konsekuensi logis dari data yang tidak tersentralisasi ini. Tanpa database vendor yang rapi dan riwayat harga yang tercatat, perusahaan tidak bisa melakukan analisis tren pembelian atau membandingkan kinerja vendor. Akibatnya, keputusan pembelian seringkali didasarkan pada intuisi sesaat atau kebiasaan lama, bukan pada data yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Fenomena maverick buying yang sulit dikontrol
Maverick buying adalah istilah untuk pembelian yang dilakukan oleh karyawan tanpa mengikuti prosedur standar operasional (SOP) perusahaan atau di luar kontrak yang telah disepakati. Fenomena ini sangat umum terjadi pada kategori tail spend karena karyawan seringkali memprioritaskan kecepatan pemenuhan kebutuhan operasional dibandingkan kepatuhan prosedur. Mereka mungkin membeli barang dari toko ritel terdekat dengan harga eceran tertinggi karena proses persetujuan internal dianggap terlalu lambat.
Dampak dari perilaku ini sangat merugikan perusahaan, baik dari sisi finansial maupun kualitas barang yang didapatkan. Selain kehilangan kesempatan mendapatkan harga korporat, barang yang dibeli secara maverick seringkali tidak memiliki jaminan garansi atau standar kualitas yang sesuai dengan kebijakan perusahaan. Mengubah perilaku ini membutuhkan kombinasi antara penegakan kebijakan yang tegas dan penyediaan sistem pengadaan yang user-friendly.
Strategi Efektif Untuk Mengoptimalkan Tail Spend Management
Strategi ini meliputi konsolidasi vendor, penggunaan katalog digital, dan sistem persetujuan berjenjang untuk mencegah pembelian tidak sah. Pendekatan ini bertujuan mengubah pengeluaran yang tidak teratur menjadi peluang penghematan biaya sekaligus menyederhanakan proses kerja.
Kunci keberhasilan terletak pada keseimbangan antara kontrol dan fleksibilitas operasional. Sistem yang terlalu kaku memicu maverick buying, sedangkan sistem yang terlalu longgar menimbulkan pemborosan, sehingga pengelolaan tail spend harus dirancang dengan cermat.
Berikut adalah strategi yang dapat Anda terapkan untuk mengendalikan pengeluaran bisnis Anda secara efektif.
1. Konsolidasi vendor dan negosiasi kontrak
Strategi pertama yang paling ampuh adalah mengurangi jumlah vendor dengan melakukan konsolidasi pembelian barang-barang umum ke beberapa pemasok terpilih. Alih-alih membeli ATK dari 10 toko berbeda, perusahaan dapat menunjuk 1-2 vendor utama untuk menyuplai seluruh kebutuhan tersebut. Langkah ini memberikan posisi tawar yang lebih kuat bagi perusahaan untuk mendapatkan harga grosir dan layanan prioritas.
Memiliki database vendor yang terpusat, seperti yang difasilitasi oleh fitur vendor management pada sistem otomatisasi procurement untuk bisnis, sangat membantu dalam proses ini. Dengan data yang terpusat, tim pengadaan dapat dengan mudah memantau kinerja vendor, menegosiasikan term of payment yang lebih menguntungkan, dan memastikan standar kualitas tetap terjaga. Ini adalah langkah awal menuju ekosistem pengadaan yang lebih sehat dan terkontrol.
2. Penerapan spot buying dan katalog internal
Penggunaan katalog internal atau e-catalog adalah solusi cerdas untuk memfasilitasi kebutuhan pembelian rutin karyawan tanpa mengorbankan kontrol. Katalog ini berisi daftar barang-barang yang sudah disetujui spesifikasi dan harganya oleh tim pengadaan, sehingga karyawan hanya perlu memilih dari daftar tersebut. Cara ini mirip dengan pengalaman belanja di e-commerce yang familiar, sehingga tingkat adopsi pengguna biasanya sangat tinggi.
Strategi ini secara drastis mempercepat proses pengadaan barang bernilai rendah tanpa harus melalui proses tender atau pencarian vendor yang panjang. Karyawan mendapatkan barang yang mereka butuhkan dengan cepat, sementara perusahaan tetap tenang karena harga dan vendor sudah terverifikasi sebelumnya. Ini adalah win-win solution untuk mengatasi isu kecepatan yang sering menjadi alasan utama terjadinya maverick buying.
3. Digitalisasi proses persetujuan (approval workflow)
Penting bagi perusahaan untuk memiliki alur persetujuan yang berjenjang namun tetap ringkas untuk menjaga kontrol tanpa menghambat operasional. Misalnya, pembelian di bawah nilai tertentu cukup disetujui oleh manajer lini, sedangkan pembelian di atas nilai tersebut baru memerlukan persetujuan direktur keuangan. Kebijakan ini mencegah penumpukan persetujuan di level atas untuk hal-hal yang sepele.
Penerapan fitur Approval Matrix yang fleksibel dalam sistem AI procurement software sangat membantu dalam mengotomatisasi aturan ini. Sistem akan secara otomatis mengarahkan permintaan pembelian ke pihak yang berwenang sesuai dengan nilai dan kategori barangnya. Hal ini menghilangkan bottleneck birokrasi manual dan memastikan setiap rupiah yang keluar telah melalui proses verifikasi yang proporsional, sekaligus memperjelas kapan dokumen resmi seperti permintaan penawaran yang rapi sebelum memilih vendor perlu digunakan agar pembelian kecil tidak berubah jadi pemborosan.
Peran Software Procurement dalam Mengelola Tail Spend
Software Procurement mengotomatiskan seluruh siklus pembelian, dari PR (Purchase Request) hingga pembayaran, sekaligus menyediakan portal vendor dan analisis biaya untuk memantau penghematan. Pengelolaan tail spend secara manual sulit karena volume transaksi yang tinggi dan tersebar, sehingga sistem terintegrasi sangat penting untuk visibilitas dan kontrol.
Sistem modern memungkinkan konversi PR menjadi PO otomatis, pengawasan anggaran real-time, dan pelaporan cost saving yang mendukung keputusan strategis. Integrasi dengan modul akuntansi juga mempercepat rekonsiliasi pembayaran sekaligus mengurangi risiko kesalahan dan audit bermasalah.
Beberapa perusahaan di Indonesia telah memanfaatkan solusi ini secara nyata. Misalnya, solusi sistem pengadaan yang digunakan Alfa Group, memungkinkan pengelolaan pembelian secara efisien, memonitor vendor, dan menghasilkan laporan cost saving tracking secara real-time. Pendekatan ini membantu mengendalikan tail spend tanpa membebani tim administrasi internal.
Kesimpulan
Tail spend management merupakan pendekatan strategis untuk mengendalikan pengeluaran bernilai kecil namun berfrekuensi tinggi yang sering luput dari pengawasan. Pengelolaan yang tepat membantu meningkatkan visibilitas, menjaga kepatuhan, dan mencegah kebocoran biaya yang tidak terlihat.
Melalui strategi terstruktur seperti konsolidasi vendor, standarisasi katalog, dan digitalisasi proses persetujuan, tail spend dapat diarahkan menjadi sumber efisiensi operasional. Dukungan sistem procurement terintegrasi juga berperan dalam menyederhanakan proses dan memperkuat pengambilan keputusan berbasis data.
Agar penerapan tail spend management berjalan optimal dan sesuai kebutuhan bisnis, perusahaan dapat memulainya dengan diskusi bersama tim yang berpengalaman. Sesi konsultasi tersebut dapat membantu mengevaluasi kondisi pengeluaran saat ini dan menentukan pendekatan yang paling relevan.
Pertanyaan Seputar Tail Spend Management
-
Apa perbedaan antara strategic spend dan tail spend?
Strategic spend berfokus pada pengeluaran bernilai tinggi dengan vendor utama yang kritis bagi bisnis, sedangkan tail spend adalah pengeluaran bernilai rendah dengan volume transaksi tinggi dan banyak vendor kecil.
-
Mengapa tail spend sering disebut sebagai invisible spend?
Disebut invisible spend karena transaksinya seringkali kecil-kecil, tidak terpusat, dan sering tidak tercatat dengan baik dalam sistem utama perusahaan sehingga sulit dilacak.
-
Apakah software ERP mahal untuk mengelola tail spend?
Investasi software ERP sebanding dengan ROI jangka panjang dari efisiensi dan penghematan biaya yang dihasilkan, dan HashMicro menawarkan model harga transparan tanpa biaya tersembunyi.
-
Bagaimana cara memulai audit tail spend?
Langkah awal audit adalah mengumpulkan seluruh data pengeluaran setahun terakhir, lalu mengkategorikannya berdasarkan vendor dan nilai transaksi untuk melihat pola pengeluaran.
