Seperti yang kita ketahui, pengelolaan warehouse atau gudang merupakan salah satu aspek penting dalam bisnis, terutama bagi perusahaan yang memiliki produk barang. Dalam mengelola gudang, memerlukan banyak orang yang terampil dan berpengalaman untuk menjamin efisiensi dan produktivitas yang optimal. Namun, ketika jumlah orang yang terlibat semakin banyak, maka perusahaan akan memerlukan struktur organisasi gudang yang tersusun dengan baik.
Hal tersebut bertujuan untuk memudahkan pengelolaan gudang dan mencegah terjadinya kekacauan atau kesalahan yang berpotensi merugikan perusahaan. Selain itu, dengan mengimplementasikan struktur organisasi gudang yang baik, operasional perusahaan menjadi efisien. Artikel ini akan membahas lebih lanjut mengenai pentingnya struktur gudang dalam pengelolaan gudang.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Pilih daftar isi
Pengertian Struktur Organisasi Gudang
Struktur organisasi gudang adalah suatu konsep berbentuk susunan yang berisikan komponen yang menyusun perusahaan. Pada susunan ini, tiap individu memiliki posisi atau jabatan dan fungsinya masing-masing mengacu pada susunan atau tata letak sistematis dari berbagai posisi atau jabatan yang terdapat dalam sebuah gudang. Struktur organisasi gudang biasanya terdiri dari serangkaian unit fungsional atau departemen yang menjalankan tugas area gudang.
Dengan menempatkan seseorang ke dalam sebuah posisi struktural, HRD akan mampu untuk membagi peran dan tanggung jawab kepada karyawan-karyawan yang memiliki kapabilitas. Selain itu, dalam menyusun struktur, perusahaan juga harus mampu untuk memperhatikan pembagian kerja agar efektifitas dan efisiensi pengelolaan gudang dapat tercapai.
Apa Saja Fungsi Utama dari Adanya Struktur Organisasi Gudang?
Struktur organisasi gudang memiliki peran penting di dalam suatu perusahaan, sebab struktur tersebut akan menjadi pedoman bagi manajemen untuk menyusun rencana dalam mencapai target perusahaan. Apabila suatu daerah gudang tidak memiliki struktur yang jelas, maka dapat dipastikan situasi gudang tersebut tidak terarah dan operasionalnya terhambat. Berikut penjelasan lebih lengkap mengenai fungsi struktur organisasi gudang:
Memberikan peran bagi setiap karyawan di area gudang
Pada struktur organisasi gudang, Anda dapat melihat langsung peran dan tanggung jawab karyawan gudang yang tersusun secara hirarki. Semakin tinggi posisi seorang karyawan, maka tanggung jawab yang mereka pegang pun semakin besar.
Memperjelas alur dan hubungan kinerja antar karyawan
Fungsi ini akan membuat karyawan lebih paham akan alur operasional gudang. Selain itu, dengan mengetahui perbedaan hubungan kerja, karyawan dapat memahami cara memposisikan diri, cara berkomunikasi hingga memilih orang yang tepat untuk berkolaborasi.
Menjabarkan tugas dan tanggung jawab karyawan
Dengan memanfaatkan struktur gudang, tugas dan tanggung jawab karyawan pun dapat terjabarkan dengan jelas sehingga memudahkan pihak manajemen dalam menyusun strategi dalam mencapai target perusahaan. Sebab, tiap-tiap karyawan dapat fokus dengan bidang yang paling mereka kuasai.
Bentuk Struktur Organisasi Gudang
Terdapat beberapa jabatan dalam suatu struktur gudang. Jabatan yang dijabarkan pun berbeda-beda pada setiap gudang, tergantung kepada skala serta kebutuhannya masing-masing. Akan tetapi, secara umum terdapat empat posisi yang menempati struktur gudang, yaitu kepala gudang, staff gudang, operator gudang, dan admin gudang. Berikut penjelasan dari keempat posisi tersebut.
Kepala Gudang
Posisi kepala gudang merupakan bagian puncak dari hirarki perusahaan di gudang. Biasanya, kepala gudang harus mempunyai pengalaman setidaknya lima tahun di perusahaan logistik maupun manufaktur. Dengan pengalaman tersebut, kepala gudang diharapkan memiliki pengetahuan akan MS Office, sistem FIFO (First In First Out) dan FEFO (First Expired First Out), hingga sistem inventory control dan cycle count.
Staff Gudang
Posisi kedua tertinggi dalam struktur gudang adalah staf gudang. Staff gudang pada umumnya memiliki kriteria tertentu, seperti paham akan mekanisme supply chain management, mampu melakukan administrasi gudang, dan mampu mengoperasikan WMS (Warehouse Management System).
Admin Gudang
Kemudian pada posisi admin gudang, pengalaman kerja di bagian logistik juga menjadi kebutuhan perusahaan. Selain itu, kemampuan untuk melakukan akuntansi dasar, manajemen gudang logistik, manajemen inventaris gudang, hingga literasi komputer adalah hal-hal yang menjadi kriteria dari admin gudang.
Operator Gudang
Posisi operator gudang merupakan posisi penting untuk mendukung fungsional dari gudang. Bagian operator gudang biasanya terbagi menjadi beberapa posisi yang melakukan operasional gudang secara langsung. Biasanya operator gudang terbagi menjadi, petugas cek segel, pengawas bongkar, pengawas supply, dan pengawas rekap timbang.
Tugas dan Tanggung Jawab Tiap Struktur Organisasi Gudang
Tiap-tiap posisi dalam struktur gudang memiliki tugas dan tanggung jawab yang penting. Apabila pengelolaan gudang hanya dilakukan oleh satu sampai dua orang saja, maka operasional gudang akan bermasalah. Misalnya, seorang kepala gudang yang memiliki tugas untuk mengendalikan kegiatan organisasi gudang, melakukan check fisik sesuai jadwal hingga menyampaikan laporan secara berkala kepada pimpinan manajemen.
Di sisi lain, ada staff gudang yang bertanggung jawab untuk mengontrol inventaris, mengisi buku harian inventaris yang akan dilaporkan kepada kepala gudang, dan mengawasi lingkungan kerja agar tetap terkontrol. Selain itu, pada admin gudang tugas dan tanggung jawabnya adalah melakukan pencatatan sebagai contoh laporan stok barang gudang yang biasanya dibantu dengan aplikasi gudang.
Operator gudang juga memiliki tugas dan tanggung jawab. Umumnya, operator gudang memiliki peran yang spesifik sesuai dengan penamaan di struktur gudang. Misalnya, pada bagian operator gudang terdapat posisi pengawas supply yang bertugas untuk memastikan kebutuhan stok gudang tercukupi. Biasanya, pengawas supply akan dibantu dengan aplikasi yang memiliki program stock gudang.
Kesimpulan
Struktur organisasi gudang merupakan elemen penting yang perlu untuk perusahaan atur. Gudang membutuhkan struktur yang baik agar proses operasionalnya dapat terarah dan tidak terhambat. Sebagai kepala gudang, Anda pun dapat membagi peran, tugas, dan tanggung jawab sesuai dengan struktur organisasi gudang. Selain itu, tugas Anda sebagai kepala gudang juga dapat Anda efisiensikan dengan menggunakan Warehouse Management System HashMicro.
Dengan aplikasi ini, proses pengaturan multi-gudang, pelacakan barang, penyimpanan barang hingga pembuatan laporan analitik gudang dapat Anda lakukan secara otomatis. Apabila Anda tertarik, Anda dapat mencoba demo gratis hanya di sini.
