Struktur dan skala upah menjadi salah satu fondasi penting dalam pengelolaan SDM, terutama saat perusahaan mulai bertumbuh dan jumlah karyawan makin beragam. Melalui pendekatan yang rapi, kebijakan upah dapat lebih mudah dipahami, dijalankan, dan dievaluasi secara konsisten.
Pada dasarnya, struktur dan skala upah membantu perusahaan memetakan kisaran gaji berdasarkan jabatan, level, kompetensi, serta masa kerja. Dengan acuan yang jelas, proses penawaran gaji, kenaikan, hingga promosi bisa berjalan lebih terarah dan transparan.
Struktur yang tersusun baik membantu menjaga konsistensi antar divisi dan lokasi kerja, sehingga keputusan pengupahan tidak bergantung pada negosiasi semata. Dampaknya, perusahaan lebih mudah mengelola anggaran SDM sekaligus membangun sistem internal yang sehat.
Key Takeaways
Memahami Konsep Dasar Struktur dan Skala Upah sangat penting untuk membangun fondasi keadilan internal dan kepatuhan regulasi dalam sistem kompensasi perusahaan.
Melalui Tahapan Implementasi Teknis yang terstruktur, perusahaan dapat menerjemahkan analisis jabatan menjadi nominal gaji yang kompetitif dan adil.
Perbedaan karakter operasional dan dinamika pasar membuat penerapan struktur dan skala upah perlu disesuaikan di tiap industri agar kompetitif, dan terkendali secara biaya.
Daftar Isi:
Konsep Dasar Struktur dan Skala Upah dalam Regulasi Indonesia
Di Indonesia, struktur dan skala upah merupakan ketentuan yang diatur dalam regulasi ketenagakerjaan. Mengacu pada Permenaker Nomor 1 Tahun 2017, struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah (dari terendah ke tertinggi atau sebaliknya) yang memuat kisaran nominal upah untuk setiap golongan jabatan.
Struktur upah menggambarkan susunan golongan jabatan dalam organisasi sesuai tingkat tanggung jawabnya. Skala upah menunjukkan rentang nominal gaji (batas bawah dan batas atas) untuk tiap golongan sehingga perusahaan memiliki acuan dalam penetapan upah.
Kewajiban penyusunan sistem upah ini berlaku bagi perusahaan untuk menjaga keadilan internal, yaitu upah sejalan dengan bobot pekerjaan, risiko, dan kompetensi yang dibutuhkan.
Komponen Utama Penyusun Struktur Upah
Struktur upah yang rapi biasanya dibangun dari beberapa komponen yang saling terkait. Setiap komponen membantu perusahaan menetapkan upah secara lebih konsisten, adil, dan dapat dipertanggungjawabkan.
1. Analisis jabatan (Job analysis)
Tahap ini ditujukan untuk mengumpulkan informasi detail tentang sebuah posisi, mulai dari tugas, tanggung jawab, hingga kualifikasi yang dibutuhkan. Output utamanya biasanya berupa job description dan job specification.
2. Evaluasi jabatan (Job evaluation)
Setelah data jabatan terkumpul, perusahaan menilai bobot relatif tiap jabatan dibanding jabatan lain. Penilaian ini dilakukan berdasarkan kriteria seperti tingkat kesulitan, dampak kesalahan, dan kompetensi yang dibutuhkan. Tujuannya agar perbedaan gaji punya dasar yang jelas, bukan sekadar asumsi.
3. Pengelompokan jabatan (Job grading)
Hasil evaluasi lalu dikelompokkan ke dalam grade atau golongan. Jabatan yang bobotnya setara, meski beda fungsi, bisa masuk grade yang sama dan memiliki rentang gaji yang mirip. Cara ini membantu perusahaan membuat struktur yang lebih sederhana dan mudah dikelola.
4. Survei upah pasar (Market salary survey)
Struktur internal tetap perlu dibandingkan dengan kondisi pasar agar perusahaan tetap kompetitif. Survei gaji membantu melihat kisaran upah untuk posisi serupa di industri yang sama.
Dari sini, perusahaan bisa menentukan strategi, misalnya mengikuti rata-rata pasar atau memberi kompensasi lebih tinggi untuk menarik talenta tertentu.
Metode Penyusunan Struktur dan Skala Upah
Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 memberi ruang bagi perusahaan untuk memilih metode penyusunan yang paling sesuai dengan kondisi internal. Umumnya, metode yang digunakan bervariasi dari yang sederhana hingga yang lebih analitis, tergantung jumlah jabatan dan kebutuhan ketelitian.
1. Metode ranking sederhana
Metode ini paling sering dipakai di perusahaan kecil–menengah dengan jumlah jabatan yang belum terlalu banyak.
Jabatan diurutkan dari level terendah hingga tertinggi berdasarkan penilaian manajemen terkait peran dan kontribusinya. Prosesnya cepat, tetapi bisa rentan bias dan biasanya perlu diperbarui saat organisasi makin kompleks.
2. Metode klasifikasi jabatan
Pada metode ini, perusahaan menetapkan kelas atau golongan jabatan beserta definisi umumnya, misalnya level administratif, teknis, hingga supervisi.
Setiap jabatan kemudian dicocokkan ke kelas yang paling sesuai dengan deskripsi tersebut. Metode ini lebih rapi dibanding ranking dan sering digunakan karena mudah dipahami serta relatif konsisten.
3. Metode poin faktor
Metode ini lebih komprehensif karena menilai jabatan berdasarkan faktor-faktor tertentu, seperti keahlian, beban kerja, tanggung jawab, dan kondisi kerja.
Setiap faktor diberi bobot poin, lalu jabatan dinilai untuk menghasilkan total skor yang menentukan posisinya dalam struktur upah. Hasilnya cenderung lebih objektif, namun proses penyusunannya lebih memakan waktu dan biasanya membutuhkan keahlian khusus.
Tahapan Penyusunan Struktur dan Skala Upah
Secara praktik, penyusunan struktur dan skala upah biasanya mengikuti alur yang rapi dari pemetaan jabatan sampai penetapan rentang gaji per golongan. Di regulasi, tahapan intinya mencakup analisa jabatan, evaluasi jabatan, lalu penentuan struktur dan skala upah.
1. Persiapan data dan ruang lingkup
Tahap ini menjadi penentu kelancaran penyusunan, karena tim menyiapkan data dan dasar kebijakannya sejak awal. Fokusnya belum pada penetapan angka, melainkan memastikan informasi yang dipakai akurat dan aturan kerjanya jelas.
- Tetapkan cakupan: unit bisnis mana, jabatan mana, dan komponen apa yang dipakai (di regulasi, acuan SSU adalah upah pokok).
- Kumpulkan data: daftar jabatan terbaru, struktur organisasi, data masa kerja, kompetensi/pendidikan, serta kondisi upah minimum yang berlaku.
- Bentuk tim kecil: HR + perwakilan pimpinan + kepala fungsi untuk validasi jabatan dan kalibrasi penilaian (agar tidak hanya satu perspektif).
2. Analisa jabatan
Tujuan analisa jabatan adalah membuat deskripsi tiap peran jadi jelas dan konsisten, sehingga penilaian upah punya dasar yang kuat. Output utamanya adalah informasi jabatan yang tertulis rapi dalam uraian jabatan.
- Ambil data dari lapangan: wawancara atasan langsung, kuesioner, observasi singkat untuk peran operasional, lalu cocokkan dengan SOP yang ada.
- Susun uraian jabatan: ringkas tapi lengkap (tugas inti, tanggung jawab, scope keputusan, relasi kerja, kompetensi wajib).
- Validasi: minta sign-off kepala fungsi agar tidak ada “jabatan kembar” atau tugas yang sudah berubah tapi belum terdokumentasi.
3. Evaluasi jabatan
Di tahap ini, perusahaan menilai bobot relatif antarjabatan secara adil, bukan menilai orangnya. Regulasi menjelaskan evaluasi jabatan sebagai proses menilai, membandingkan, dan memeringkat jabatan.
- Pilih metode yang paling cocok: ranking sederhana untuk struktur kecil, klasifikasi untuk organisasi yang sudah punya level jelas, atau point factor untuk kebutuhan yang lebih detail.
- Tentukan faktor penilai (contoh point factor): keahlian, dampak keputusan, kompleksitas, tanggung jawab anggaran/risiko, kondisi kerja, lalu beri bobot agar konsisten.
- Kalibrasi hasil: bandingkan jabatan lintas fungsi (misalnya Finance vs Sales) supaya peringkatnya masuk akal, tidak berat ke satu departemen saja.
4. Penentuan struktur dan skala upah
Bagian ini menerjemahkan bobot jabatan menjadi grade/golongan (struktur) dan rentang nominal (skala). Penentuannya dilakukan berdasarkan kemampuan perusahaan dan tetap harus memperhatikan upah minimum yang berlaku.
- Susun grade/golongan: Kelompokkan jabatan dengan bobot yang setara ke dalam satu grade (misalnya Grade 1–8). Jika diperlukan, tetapkan juga jalur karier antargrade agar perpindahan level lebih terarah.
- Tentukan rentang gaji tiap grade: Buat batas minimum–midpoint–maksimum untuk setiap grade, lalu pilih pola penerapannya. Misalnya kenaikan mengikuti masa kerja, rentang lebih fleksibel untuk posisi tertentu, atau band gaji yang lebih sempit/lebar sesuai kebutuhan.
- Petakan gaji aktual (mapping): Cocokkan gaji karyawan saat ini dengan rentang grade masing-masing. Jika ada yang berada di bawah minimum, siapkan rencana penyesuaian; jika ada yang melewati maksimum, tetapkan kebijakan penanganan yang konsisten.
5. Penetapan, pemberitahuan, dan peninjauan
Setelah struktur dan skala upah jadi, tahap ini memastikan dokumennya sah, dipahami, dan tetap relevan dari waktu ke waktu. Regulasi mengatur penetapan melalui surat keputusan pimpinan, pemberitahuan secara perorangan, serta kemungkinan peninjauan dan pemberitahuan bila ada perubahan golongan.
- Tetapkan secara formal: ditetapkan pimpinan dalam bentuk surat keputusan, dan dalam konteks tertentu dilampirkan saat pengajuan/pembaruan peraturan perusahaan atau PKB.
- Komunikasikan secara individual: sampaikan minimal struktur & skala pada golongan jabatan yang relevan untuk masing-masing karyawan, agar tidak menimbulkan salah paham.
- Tinjau berkala: lakukan review saat ada perubahan struktur organisasi, kebijakan upah minimum, atau kebutuhan bisnis; hasil peninjauan diberitahukan ke karyawan yang golongannya berubah.
Penerapan Struktur dan Skala Upah di Berbagai Industri dengan Studi Kasus
Prinsip penyusunan struktur dan skala upah pada dasarnya sama, tetapi cara penerapannya bisa berbeda di tiap sektor. Perbedaan operasional, profil tenaga kerja, dan margin bisnis membuat strategi kompensasi perlu disesuaikan.
1. Manufaktur: fokus produktivitas dan kepatuhan K3
Di manufaktur, struktur upah biasanya lebih detail karena ada sistem shift, lembur, dan insentif. Perusahaan juga perlu memastikan bobot risiko kerja tercermin dalam evaluasi jabatan.
Studi kasus singkat:
Sebuah pabrik FMCG dengan 3 shift memiliki banyak peran operator dengan paparan risiko berbeda (mesin, bahan kimia ringan, area panas).
Tim HR menyusun grade yang lebih rapat untuk level operasional, lalu menambahkan komponen variabel berupa tunjangan kehadiran dan insentif output. Hasilnya, kenaikan upah menjadi lebih konsisten antarline produksi karena basisnya jelas: bobot kerja + risiko + produktivitas.
2. Ritel dan distribusi: mengelola perbedaan UMK antarwilayah
Ritel dan distribusi sering punya cabang lintas kota, sehingga standar upah minimum bisa berbeda. Karena itu, grade jabatannya bisa tetap sama, tetapi rentang gajinya menyesuaikan zona wilayah (geographic differentials).
Studi kasus singkat:
Sebuah jaringan minimarket memiliki 80 toko di 12 kota dengan UMK berbeda. Perusahaan menetapkan “Store Supervisor” sebagai grade yang sama, tetapi membuat 3 zona lokasi dengan rentang nominal yang berbeda agar tetap patuh dan kompetitif.
Dengan pola ini, perpindahan karyawan antarwilayah jadi lebih mudah diatur karena aturan penyesuaian upahnya sudah baku.
3) Teknologi dan e-commerce: kompetensi sering lebih dominan dari jabatan
Di sektor teknologi, struktur cenderung lebih datar dan peran cepat berkembang. Banyak perusahaan memilih broadbanding: grade lebih sedikit, rentang gaji lebih lebar, sehingga penyesuaian kompensasi bisa mengikuti impact dan kompetensi.
Studi kasus singkat:
Sebuah startup e-commerce bertumbuh cepat dan membutuhkan senior engineer, tetapi tidak ingin jalur karier selalu berujung manajerial.
Perusahaan membangun empat band engineering dan menetapkan gaji berdasarkan kompetensi serta dampak kontribusi (kualitas rilis, skala sistem, ownership). Paket kompensasi diperkuat dengan bonus proyek dan komponen jangka panjang untuk retensi.
Metrik dan KPI Utama untuk Mengukur Efektivitas Struktur Upah
Memiliki struktur upah hanyalah langkah awal. Untuk memastikan sistem tersebut berjalan efektif dan mendukung tujuan bisnis, manajemen perlu memantau serangkaian indikator kinerja utama (KPI) secara berkala.
1. Compa-ratio (Comparative ratio)
Ini adalah metrik paling fundamental untuk melihat posisi gaji karyawan terhadap titik tengah (midpoint) yang telah ditentukan perusahaan. Rumusnya adalah:
Compa-Ratio = (Gaji Aktual Karyawan / Midpoint Grade) x 100%
Jika rata-rata Compa-Ratio departemen berada di angka 85%, ini mungkin mengindikasikan bahwa banyak karyawan masih baru atau perusahaan membayar di bawah pasar, yang berisiko pada tingginya turnover.
Sebaliknya, jika angka berada di 115% ke atas, perusahaan mungkin mengalami pembengkakan biaya (overpaid) atau karyawan sudah terlalu lama berada di posisi yang sama tanpa promosi.
2. Salary range penetration
Metrik ini mengukur seberapa jauh seorang karyawan telah melangkah dalam rentang gajinya (dari batas bawah hingga batas atas). Ini sangat berguna untuk komunikasi transparan dengan karyawan mengenai sisa ruang pertumbuhan gaji mereka di posisi saat ini.
Karyawan dengan penetrasi rentang di atas 90% biasanya adalah kandidat utama untuk promosi. Jika promosi tidak memungkinkan, mereka berisiko tinggi mengalami demotivasi karena kenaikan gaji tahunan mereka akan semakin kecil atau terhenti (red circle rate).
3. Payroll to revenue ratio
Metrik ini penting untuk menjaga kesehatan finansial karena menunjukkan porsi pendapatan yang habis untuk biaya tenaga kerja. Perusahaan perlu menetapkan batas aman sesuai industri.
Untuk industri jasa umumnya 30–50%, sedangkan manufaktur/perdagangan di atas 15–20% sering menjadi sinyal inefisiensi. Struktur upah yang baik membantu menjaga rasio tetap terkendali seiring kenaikan gaji tahunan, dengan produktivitas yang ikut meningkat.
Kesimpulan
Penyusunan struktur dan skala upah adalah langkah strategis yang berdampak jangka panjang bagi perusahaan. Sistem ini membantu kebijakan gaji berjalan lebih adil, konsisten, dan mudah dijelaskan, sehingga keputusan kompensasi tidak bergantung pada asumsi atau negosiasi semata.
Prosesnya memang membutuhkan waktu dan analisis, terutama untuk memastikan bobot jabatan, rentang gaji, serta kesesuaian dengan kondisi pasar. Namun, manfaatnya terasa dalam stabilitas organisasi mulai dari retensi talenta kunci, proses rekrutmen yang lebih rapi, hingga kontrol biaya tenaga kerja yang lebih terukur.
Jika Anda ingin menyusun struktur dan skala upah yang sesuai dengan kondisi perusahaan, silakan jadwalkan konsultasi gratis untuk membahas tahapan, data yang diperlukan, dan pendekatan yang paling relevan.
Frequently Asked Question
Struktur upah adalah susunan tingkatan jabatan dari yang terendah hingga tertinggi, sedangkan skala upah adalah kisaran nilai nominal gaji (minimum hingga maksimum) untuk setiap tingkatan jabatan tersebut.
Ya, berdasarkan Permenaker Nomor 1 Tahun 2017, setiap perusahaan wajib menyusun struktur dan skala upah serta memberitahukannya kepada seluruh pekerja.
Perusahaan yang tidak menyusun dan menerapkan struktur dan skala upah dapat dikenakan sanksi administratif mulai dari teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, hingga pembekuan kegiatan usaha.
Tidak ada satu metode terbaik untuk semua. Metode Poin Faktor (Point Factor) dianggap paling objektif dan akurat untuk perusahaan besar, sementara Metode Ranking atau Klasifikasi mungkin lebih cocok untuk perusahaan kecil dengan struktur sederhana.
Disarankan untuk meninjau struktur dan skala upah setidaknya satu tahun sekali atau dua tahun sekali untuk menyesuaikan dengan inflasi, kenaikan UMP, dan perubahan harga pasar tenaga kerja.
