SOP Purchasing, Cara Menyusun, dan Contoh Lengkapnya

Kalau Anda sering terlibat di procurement, SOP purchasing biasanya jadi dokumen yang paling sering dibuka saat proses pembelian berjalan. SOP ini membantu tim mengikuti urutan kerja yang jelas, mulai dari permintaan barang sampai pembayaran, supaya prosesnya konsisten dan mudah dicek kembali.

Di lapangan, SOP sering ada tapi penggunaannya belum seragam. Ada yang masih bingung soal alur dokumen, batas approval, atau format yang paling enak dipakai, sehingga proses antar tim jadi berbeda-beda.

Pembahasan berikut merangkum fungsi SOP purchasing, format yang umum dipakai, dan contoh struktur yang bisa Anda sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Tujuannya agar proses pembelian lebih rapi, koordinasi lebih cepat, dan pencatatan dokumen lebih tertib.

Contoh Penerapan SOP Purchasing

SOP purchasing menjadi pedoman standar yang mengatur alur pembelian, mulai dari permintaan hingga pembayaran, agar proses tetap transparan dan sesuai anggaran. Namun, tantangan terbesar biasanya bukan di menyusun dokumennya, melainkan memastikan setiap orang menjalankannya secara konsisten.

Contoh penerapan SOP purchasing bisa dilihat dari pengalaman Morin yang menemukan bahwa SOP manual di atas kertas sering sulit dipatuhi di lapangan. Karena itu, mereka memasukkan SOP ke sistem digital, lalu memakai fitur seperti Automatic Vendor Rating dan Budget Tracking sebagai “penjaga gawang” otomatis di setiap tahapan transaksi.

Insight-nya jelas: SOP purchasing yang benar-benar berjalan bukan hanya kumpulan aturan tertulis, tetapi alur kerja yang membuat setiap pembelian otomatis mengikuti standar tanpa pengawasan manual berlebihan.

Contoh SOP Purchasing

Contoh SOP purchasing di atas bisa Anda gunakan sebagai template dasar untuk menyusun prosedur pembelian yang konsisten, terutama untuk pengadaan stok barang. Struktur dokumen ini membantu tim melihat alur kerja dari awal sampai akhir, sekaligus memastikan setiap langkah punya dokumen pendukung yang jelas.

Agar template ini benar-benar terpakai, perhatikan tiga hal saat mengisinya:

1. Sesuaikan peran dan tanggung jawab tiap pihak (user, purchasing, finance, gudang) agar tidak ada langkah yang menggantung.
2. Tetapkan batas approval berdasarkan nilai transaksi dan kategori barang, supaya keputusan tidak menumpuk di satu orang.
3. Pastikan kolom dokumen wajib (misalnya PR, RFQ/quotation, PO, GR, invoice) terisi lengkap agar proses mudah ditelusuri saat evaluasi atau audit.

Jika Anda ingin SOP lebih mudah dijalankan sehari-hari, langkah berikutnya adalah memastikan alur dan dokumennya tidak tersebar di banyak tempat. Banyak perusahaan memilih memusatkan proses purchasing dalam satu sistem agar status pengajuan, approval, dan arsip dokumen bisa dipantau tanpa follow-up manual berulang.

Tujuan dan Manfaat SOP Purchasing

Tujuan SOP purchasing menyamakan standar pengadaan agar keputusan pembelian tidak bergantung pada kebiasaan tiap orang. Ketika semua pihak mengikuti aturan yang sama, perusahaan lebih mudah menjaga biaya, kualitas vendor, dan kerapian dokumen tanpa sering “memadamkan masalah” di tengah proses.

Manfaatnya biasanya terasa di empat area berikut:

• Pembelian lebih terarah, bukan sekadar “urgent”: SOP membantu perusahaan membedakan mana kebutuhan yang benar-benar prioritas, mana yang bisa dijadwalkan. Dampaknya, pembelian jadi lebih terencana dan tidak mengganggu operasional karena mendadak.
• Anggaran lebih mudah dijaga dan dievaluasi: Dengan prosedur yang jelas, purchasing punya alasan yang kuat untuk menolak pembelian di luar rencana atau memerlukan justifikasi tambahan. Ini memudahkan manajemen melihat pola belanja, kebocoran, dan peluang penghematan dari data yang konsisten.
• Koordinasi lintas divisi lebih rapi: SOP mengurangi “bolak-balik revisi” karena kebutuhan dan spesifikasi sudah ditulis dengan format yang sama. Alhasil, komunikasi procurement dengan user, finance, dan gudang jadi lebih cepat, dan risiko miskomunikasi berkurang.
• Relasi vendor lebih profesional: Vendor lebih mudah memenuhi ekspektasi karena permintaan penawaran, spesifikasi, dan syarat pengiriman tersampaikan jelas. Perusahaan juga lebih punya posisi saat mengevaluasi performa vendor karena indikatornya konsisten.

Secara keseluruhan, SOP purchasing membantu perusahaan membuat pengadaan lebih terkendali dan mudah dipertanggungjawabkan, sekaligus menjaga ritme kerja tetap stabil saat volume pembelian meningkat.

Fungsi SOP Purchasing dalam Pengadaan Barang dan Jasa

SOP purchasing adalah pedoman pembelian dalam bisnis yang memiliki lima fungsi penting, di antara lain:

1. Pedoman proses pembelian: Mengatur setiap tahapan pembelian dari permintaan hingga pembayaran secara konsisten.
2. Meningkatkan efisiensi: Menghindari pengulangan tugas dan mempercepat proses pengadaan.
3. Menjamin kepatuhan: SOP pembelian barang memastikan semua langkah sesuai dengan kebijakan perusahaan dan hukum yang berlaku.
4. Meminimalkan risiko kesalahan: Mengurangi potensi kesalahan dalam pemilihan vendor atau negosiasi kontrak.
5. Mempermudah audit: Memberikan dokumentasi lengkap dan transparan untuk evaluasi dan pengawasan.

Format SOP Purchasing 

SOP (Standard Operating Procedure) purchasing adalah dokumen yang menjabarkan prosedur pembelian barang atau jasa secara sistematis. Untuk itu, selayaknya dokumen bisnis lain, SOP purchasing memiliki format yang jelas, meliputi:

1. Tujuan SOP

Bagian ini menjelaskan alasan SOP pembelian barang Anda buat beserta apa yang ingin Anda capai. Tujuan harus spesifik, jelas, dan langsung terkait dengan manfaat yang diharapkan untuk perusahaan. Misalnya, tujuan SOP ini adalah untuk standarisasi proses pembelian dan memastikan transparansi.

2. Ruang lingkup

Bagian ruang lingkup mencakup keseluruhan proses pembelian, mulai dari identifikasi kebutuhan, evaluasi vendor, hingga penerimaan barang. Anda dapat menuliskannya seperti: SOP purchasing ini berlaku untuk semua pembelian barang rutin, barang proyek, dan pembelian darurat.

3. Tanggung jawab pihak terkait

Bagian SOP pembelian barang ini menjelaskan pihak-pihak yang terlibat dalam proses purchasing dan tugas masing-masing. Misalnya, tim purchasing bertugas mencari dan menilai vendor, sedangkan manajer bertanggung jawab memberikan persetujuan pembelian.

4. Detail prosedur purchasing

Bagian ini menjelaskan langkah-langkah rinci dalam proses purchasing. Langkah-langkah tersebut dapat mencakup:

• Mengidentifikasi kebutuhan pembelian stok barang.
• Membuat dokumen RFP (Request for Proposal) untuk pemasok.
• Evaluasi penawaran stok barang terkait dengan harga, kualitas, dan kuantitas.
• Membuat dokumen PO (Purchase Order) untuk fix order ke pemasok.
• Penerimaan barang dan cek kondisi produk agar sesuai dengan standar kualitas yang berlaku.
• Proses pembayaran purchasing.
• Dokumentasi proses pembelian barang dan mengarsipkannya sesuai regulasi perusahaan.

5. Dokumentasi dan catatan

Dokumentasi menjelaskan berkas dan catatan yang harus Anda siapkan dalam setiap proses purchasing, seperti PO, faktur, dan bukti penerimaan barang. Umumnya, bagian ini perusahaan kelola melalui program purchasing terbaik bagi bisnis untuk menjamin ketersediaan bahan untuk audit, evaluasi kinerja, dan bukti hukum.

6. Pengesahan dan tanggal efektif

Pengesahaan menjadi titik otoritas yang menentukan kapan SOP purchasing mulai berlaku. Isiannya dapat berupa: SOP ini disahkan oleh Direktur Keuangan dan berlaku efektif mulai tanggal 1 Januari 2025. Ini bertujuan agar dokumen memiliki legalitas dan waktu implementasi yang jelas.

8 Langkah Membuat SOP Pembelian Barang

Berikut adalah 8 langkah membuat SOP purchasing yang dapat Anda lakukan:

1. Identifikasi kebutuhan: Cari tahu alasan Anda membuat SOP purchasing, seperti untuk standarisasi proses atau meningkatkan efisiensi kerja.
2. Analisis proses pembelian: Lihat bagaimana alur pembelian yang ada berjalan. Identifikasi apa yang perlu Anda perbaiki dan tingkatkan.
3. Tentukan struktur dan format SOP: Buat kerangka yang mencakup elemen-elemen penting, seperti tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, dan prosedur.
4. Rumuskan detail proses pembelian: Jelaskan detail proses pembelian, mulai dari permintaan barang hingga penerimaan, beserta pihak yang bertanggung jawab.
5. Identifikasi dokumen penting:Tetapkan dokumen wajib (PR, PO, Berita Acara). Pastikan formatnya mematuhi standar audit (UU No. 8/1997) dan ketentuan pajak (UU PPN) agar aman secara hukum.
6. Libatkan pihak terkait: Diskusikan draft SOP pembelian barang dengan tim terkait, seperti tim purchasing dan manajemen, agar sesuai kebutuhan operasional.
7. Pengesahan & validitas digital: Minta persetujuan direksi. Jika Anda berencana menggunakan sistem digital, pastikan alur persetujuan (approval) tersebut sah dan dapat dipertanggungjawabkan sesuai UU ITE.
8. Sosialisasi dan implementasi: Kenalkan SOP purchasing kepada tim melalui pelatihan, lalu awasi penerapannya agar semua pihak mematuhi regulasi yang ada.

Mengetahui delapan langkah pembuatan dokumen pembelian ini, beberapa pebisnis di Indonesia menyadari betapa perusahaan mereka membutuhkan cara yang lebih efektif dan efisien. Bukan tanpa alasan, keputusan ini mereka ambil guna mengoptimalkan proses pemasaran dan penjualan lainnya.

Salah satu pendekatan yang banyak digunakan adalah purchasing tools untuk membantu standarisasi alur, mempercepat approval, dan merapikan dokumentasi dari pengajuan hingga pembayaran. Soal biaya implementasi, skemanya biasanya bergantung pada kebutuhan modul, jumlah pengguna, dan kompleksitas proses di perusahaan.

Kesimpulan

SOP purchasing menjadi panduan utama agar proses pembelian berjalan efisien, terstruktur, dan selaras dengan kebijakan internal maupun regulasi yang berlaku. Karena itu, banyak perusahaan mulai meninggalkan pengelolaan SOP yang serba manual dan beralih ke proses yang lebih tertata serta mudah dipantau.

Salah satu cara yang sering dipilih adalah menggunakan sistem purchasing untuk mengotomatiskan alur pembelian, sehingga dokumen lebih rapi dan transaksi lebih mudah ditelusuri. Bila Anda ingin menyesuaikan alur ini dengan kebutuhan perusahaan, Anda bisa mengajukan konsultasi gratis untuk membahas skema yang paling pas.

Pertanyaan Seputar SOP Purchasing

• Apa saja yang harus dilakukan purchasing?

  Purchasing harus memvalidasi kebutuhan perusahaan, mencari dan mengevaluasi pemasok, meminta dan menilai penawaran, bernegosiasi, menerbitkan PO/kontrak, memantau pengiriman dan penerimaan, lalu menyelesaikan 3-way match sampai pembayaran. Mereka juga menilai performa pemasok untuk perbaikan berikutnya.

• Apa saja ciri-ciri SOP yang baik?

  SOP yang baik memiliki ciri-ciri, seperti jelas, terstruktur, relevan, mudah dipahami, dan mencantumkan tanggung jawab pihak terkait.

• Apa yang terjadi jika tidak melakukan SOP?

  Tanpa SOP, proses kerja menjadi tidak terarah, risiko kesalahan meningkat, dan efisiensi serta kepatuhan perusahaan terganggu.

• Siapa yang membuat SOP di perusahaan?

  Orang yang bertanggung jawab membuat SOP perusahaan adalah manajer departemen, dengan koordinasi bersama manajemen dan tim quality assurance.