Purchasing adalah kegiatan yang berkaitan dengan pembelian, baik produk atau jasa. Dengan begitu, sistem purchasing adalah sistem untuk membantu perusahaan menemukan barang atau jasa yang dibutuhkan pada waktu, harga, dan kualitas yang tepat.
Berbagai perusahaan dan bisnis telah menerapkan sistem ini, salah satunya industri engineering. Software purchasing akan membantu perusahaan untuk menemukan barang atau jasa yang tepat sehingga operasional perusahaan menjadi lebih efisien.
Apa itu Sistem Purchasing dan Fungsinya dalam Bisnis?
Sistem pembelian adalah suatu sistem yang membantu pengusaha untuk menemukan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh bisnis atau perusahaan miliknya pada waktu, harga, dan kualitas yang tepat.
Sistem ini memungkinkan seseorang untuk mencari dan membandingkan barang atau jasa dengan kualitas terbaik dengan harga yang sesuai. Perusahaan dengan sistem konvensional mungkin telah melakukan kegiatan tersebut secara manual. Namun semakin kompleksnya proses tersebut, perusahaan membutuhkan sistem purchasing untuk membantu proses pembelian agar lebih efisien.
Sistem purchasing akan membantu proses pengadaan barang secara menyeluruh, mulai dari pemesanan hingga pembayaran. Bahkan pihak pembeli juga dapat melihat katalog sehingga dapat membandingkan kualitas dan harga dari setiap supplier atau pihak penjual.
Hal ini memang terkesan proses sederhana, namun dapat berdampak pada efisiensi kerja dan profit perusahaan. Melalui proses ini, pihak pembeli dapat memperoleh barang atau jasa dengan harga dan kualitas yang mereka inginkan.
Tak hanya memperoleh barang atau jasa sesuai keinginan, sistem purchasing juga dapat memberikan banyak fungsi lain untuk perusahaan, yakni:
1. Membantu memastikan ketersediaan bahan baku dan sumber daya lain yang dibutuhkan
Setiap bisnis atau perusahaan pasti membutuhkan bahan baku dan sumber daya lainnya. Sistem purchasing hadir untuk membantu memastikan ketersediaan kebutuhan perusahaan tersebut dengan membantu memudahkan pengusaha mencari supplier atau pemasok kebutuhan mereka.
Sistem purchasing memungkinkan pengusaha untuk melihat katalog produk beserta detail produk dari supplier. Dengan demikian, perusahaan dapat memastikan ketersediaan dari bahan baku atau kebutuhan sumber daya lainnya.
2. Mencegah masalah duplikasi pembelian dan pengiriman barang
Adanya fitur riwayat pembelian, perusahaan dapat melacak aktivitas pembelian di masa lampau. Fitur ini bermanfaat untuk mencegah adanya duplikasi pemesanan untuk jenis barang atau jasa yang sama.
Tak hanya itu, sistem ini juga dapat memantau proses pengiriman barang sehingga mampu meminimalkan proses duplikasi pengiriman barang. Oleh karena itu, sistem purchasing dapat membantu mencegah dan mengatasi masalah duplikasi proses pengadaan.
3. Memantau supplier
Sistem purchasing memungkinkan pihak pembeli untuk melihat tampilan katalog produk dari pihak supplier atau pemasok. Katalog ini berisi detail barang, seperti jenis barang, kualitas, dan harga. Dari sini, pihak pembeli dapat membandingkan berbagai kualitas produk dan harganya. Dengan begitu, pembeli dapat menentukan produk mana yang akan mereka beli.
Pentingnya Sistem Purchasing untuk Industri Engineering
Sama seperti bisnis lainnya, industri engineering juga membutuhkan sistem purchasing untuk proses pengadaan bahan baku maupun produk yang dibutuhkan lainnya. Berikut ini beberapa manfaat dari sistem purchasing untuk industri engineering.
1. Meningkatkan efisiensi kerja
Proses pengadaan barang secara otomatis melalui sistem memungkinkan pihak pembeli dapat memesan dan membeli barang tanpa harus datang ke lokasi supplier/pemasok. Hal ini tentunya akan menghemat waktu dan biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan. Proses pemesanan barang hingga tahap pembayaran barang bisa dilakukan melalui sistem purchasing sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien.
2. Menghemat biaya
Salah satu manfaat dari sistem purchasing adalah menghemat biaya operasional perusahaan. Proses purchasing melalui sistem bisa lebih akurat, hemat waktu, serta hemat biaya.
Hal ini dikarenakan pihak pembeli bisa melakukan proses pengadaan secara online melalui sistem. Pembeli tidak perlu datang terlebih dahulu ke pihak supplier/penjual untuk melakukan proses pembelian. Itu sebabnya, sistem purchasing sangat penting untuk keberlangsungan suatu perusahaan.
3. Meningkatkan kualitas produk
Adanya fasilitas bagi pembeli untuk melihat katalog produk yang berisi informasi kualitas dan harga memungkinkan pihak pembeli untuk dapat memilih barang berkualitas. Pihak pembeli dapat membandingkan berbagai produk yang tersedia di katalog sehingga dapat menentukan produk mana yang paling berkualitas. Dengan begitu, perusahaan dapat meningkatkan produk yang akan mereka luncurkan.
4. Memastikan proses pembelian benar dan tepat waktu
Sistem purchasing untuk membantu meminimalkan potensi kesalahan saat proses pembelian. Berbagai pihak dapat memantau proses pembelian sehingga dapat saling mengoreksi jika misal terdapat potensi kesalahan.
Selain itu, sistem juga dapat membantu kapan proses pembelian sekaligus pengiriman barang. Dengan begitu, sistem ini dapat memastikan proses pembelian benar dan tepat waktu.
5. Sistem purchasing terintegrasi dengan sistem lain
Sistem purchasing tidak hanya mengatur proses pengadaan, tetapi juga dapat terintegrasi dengan sistem lainnya. Melalui sistem ini, proses permintaan barang, pemrosesan pesanan, dan pengiriman barang dapat dilakukan secara langsung melalui sistem ini. Dengan begitu, proses pengadaan barang menjadi lebih optimal. Dampaknya, kinerja perusahaan menjadi lebih efisien dan hemat biaya.
6. Mencegah kecurangan
Adanya sistem purchasing dapat mencegah terjadinya tindak kecurangan karena sistem ini telah terintegrasi dengan sistem-sistem lainnya. Dengan begitu, pihak tertentu tidak akan bisa melakukan mark-up harga sesuka hati yang berujung merugikan perusahaan. Selain itu, adanya sistem purchasing juga memudahkan pihak terkait untuk memantau proses pengadaan barang lebih transparan.
7. Mempermudah pembuatan laporan keuangan
Otomatisasi pada sistem purchasing memudahkan pihak tertentu dalam membuat laporan keuangan. Sistem akan menyimpan data pembelian barang, kuantitas, beserta harganya secara transparan.
Data ini akan memudahkan tim keuangan dalam menyusun dan menganalisis laporan keuangan. Selain itu, sistem ini juga menyimpan riwayat pembelian sehingga apabila sewaktu-waktu datanya diperlukan, data tersebut pihak terkait dapat menemukannya dengan cepat.
Fitur Utama Sistem Purchasing
Fitur pada sistem purchasing menawarkan berbagai kemudahan untuk proses pembelian, diantaranya pemantauan pesanan, analisis supplier, dan pemantauan harga. Pengguna dapat membuat request purchase yang akan dianalisis oleh pihak manajemen.
Jika mendapat persetujuan, request purchase akan berubah menjadi purchase order dan terkirim ke pihak supplier. Pihak supplier akan memberikan tanggapan menolak atau menerima pesanan tersebut. Pihak supplier akan mengirim pesanan produk beserta dengan tagihan pembayaran.
Fitur pemantauan supplier memudahkan pihak pembeli untuk mengetahui kualitas dari supplier, mulai dari kualitas pelayanan, kualitas produk, dan harga produk. Pengguna dapat melakukan analisis supplier untuk menentukan supplier terpilih.
Sementara adanya fitur pemantauan harga memudahkan pembeli untuk melihat harga produk beserta total pembayaran. Pembeli dapat mengetahui total pembayaran mulai dari harga produk itu sendiri, pajak, biaya penanganan, hingga biaya pengiriman. Dengan demikian, fitur-fitur pada sistem purchasing sangat membantu proses pengadaan menjadi lebih efisien.
Contoh Implementasi Sistem Purchasing pada Industri Engineering
Pada industri engineering pasti melakukan proses pengadaan untuk bahan baku yang mereka butuhkan. Pihak terkait dapat melakukan pemesanan bahan baku tersebut melalui sistem purchasing.
Aplikasi purchasing akan membantu proses tersebut agar lebih efisien. Proses tersebut bisa lebih otomatis dan efisien. Selain itu, biaya pengadaan juga bisa lebih hemat sehingga biaya operasional bisa berkurang. Dengan begitu, perusahaan bisa mendapatkan profit lebih tinggi.
Dalam mempertimbangkan implementasi sistem purchasing dalam industri engineering, contoh yang memperlihatkan peran penting dari software purchasing menjadi sangat relevan, seperti yang dialami oleh perusahaan Marimas. Melalui penerapan software purchasing yang efektif, Marimas berhasil memperbaiki pengelolaan pembelian bahan baku, mengurangi biaya, dan meningkatkan efisiensi dalam proses pengadaan. Simak selengkapnya di sini!
Solusi Sistem Purchasing dengan HashMicro
Salah satu rekomendasi software yang menyediakan sistem purchasing adalah HashMicro. Perusahaan engineering dapat memanfaatkan software ini untuk kebutuhan pengadaan barang. HashMicro memiliki software e-procurement yang membantu proses pengadaan suatu bisnis atau perusahaan.
Software ini menyediakan fitur purchase order, pemantauan supplier, dan perhitungan biaya total. Fitur tersebut berguna untuk pembuatan pesanan pembelian, memilih supplier terpercaya, melacak pengiriman barang, dan perhitungan total pembayaran yang meliputi harga produk, pajak, biaya kirim, asuransi, dan lain-lain.
Kesimpulan
Implementasi sistem purchasing untuk industri engineering memiliki dampak besar untuk keberlangsungan perusahaan. Sistem purchasing akan membantu proses pengadaan lebih mudah yakni melalui proses pesanan pembelian secara otomatis.
Melalui software purchasing, perusahaan engineering dapat meningkatkan efisiensi kerja, menghemat biaya operasional, hingga meminimalkan tindak kecurangan. Tak hanya itu, sistem ini juga berperan dalam meningkatkan kualitas produk perusahaan engineering.
Salah satu rekomendasi sistem purchasing adalah software e-procurement HashMicro. Software ini akan membantu proses pengadaan menjadi lebih efisien, baik dari segi waktu maupun biaya.
Selain itu, software juga dapat terintegrasi dengan sistem-sistem lain seperti akuntansi dll sehingga sangat mempermudah proses pengadaan. Itu sebabnya, jangan ragu untuk memilih software e-procurement dari HashMicro untuk membantu kelancaran bisnis Anda. Dapatkan demo gratis sekarang!
