Setiap periode penggajian, HR memegang peran sensitif dalam proses payroll yaitu untuk memastikan gaji dibayarkan akurat dan tepat waktu. Di balik slip gaji, HR perlu menyatukan data absensi, lembur, cuti, hingga komponen karyawan kontrak yang berbeda.
Saat pajak, tunjangan, dan potongan ikut dihitung, ruang kesalahan makin sempit. Data yang tersebar atau terlambat diperbarui sering membuat payroll memakan waktu lebih panjang dan memicu revisi.
Payroll management modern membantu lewat otomasi perhitungan dan data yang lebih terintegrasi. Dengan alur yang rapi, HR lebih mudah menjaga kepatuhan, mempercepat slip gaji, dan mengurangi potensi selisih.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Memahami Sistem Payroll untuk Penggajian yang Akurat
Sistem payroll adalah sistem yang mengelola proses penggajian secara terstruktur, mulai dari perhitungan gaji, tunjangan, dan potongan, hingga pembuatan slip gaji dan jadwal pembayaran. Dengan alur yang konsisten, perusahaan lebih mudah menjaga akurasi gaji di setiap periode.
Bagi tim HRD, sistem payroll membantu mengurangi pekerjaan input berulang yang rawan selisih. Proses penggajian juga jadi lebih transparan karena komponen gaji tercatat rapi dan mudah ditelusuri saat ada pertanyaan karyawan.
Di Indonesia, payroll juga terkait kewajiban administrasi yang skalanya besar, seperti kepesertaan jaminan sosial dan pelaporan pajak.
BPJS Ketenagakerjaan mencatat 39,7 juta peserta aktif per April 2025, sementara DJP melaporkan 13.008.448 SPT Tahunan PPh Tahun Pajak 2024 sudah disampaikan per 11 April 2025; ini menunjukkan proses administrasi yang masif dan menuntut data yang tertib.
Manfaat Payroll untuk Perusahaan
Manajemen gaji karyawan bukan lagi soal rutinan bulanan, melainkan soal kecepatan, akurasi, dan kenyamanan semua pihak. Kesalahan sekecil apapun akan bisa berdampak pada kepercayaan karyawan dan reputasi perusahaan.
Untuk itu, banyak bisnis mulai beralih ke sistem payroll modern, seperti payroll outsourcing yang efisien. Bukan tanpa alasan, sistem ini membawa beberapa manfaat bagi bisnis, seperti:
1. Transparansi perhitungan
Slip gaji lengkap dapat ditampilkan beserta dengan rincian potongan, biaya reimbursement, dan tunjangan. Biaya tambahan lainnya seperti persentase potongan pajak dan formulir pajak dapat ditambahkan secara langsung akan menghitungnya secara otomatis.
2. Efisiensi waktu
Proses perhitungan otomatis akan meningkatkan efisiensi manajemen HR sambil menjaga akurasi perhitungan. Bagi karyawan, adanya self-service dapat mempercepat proses pengajuan cuti atau klaim cuti.
3. Fleksibilitas sistem
Aplikasi dapat disesuaikan dengan keperluan dan kebutuhan perusahaan dengan mudah. Sistem yang berbasis cloud akan memungkinkan aplikasi untuk dapat diakses kapan saja dan dimana saja.
4. Kemampuan integrasi
Kemampuan integrasi dengan aplikasi lain seperti aplikasi pembuat slip gaji akan memungkinkan perhitungan gaji bersih secara akurat dari gaji kotor. Integrasi dengan Aplikasi HRD akan membantu dan pembuatan laporan gaji dan transaksi.
Cara Kerja Sistem Payroll
Sistem payroll terdiri dari tiga tahapan utama, yaitu pra-penggajian, penggajian, dan pasca-penggajian. Berikut penjelasan lengkap mengenai masing-masing tahapan tersebut:
1. Pra-penggajian
Di tahap awal ini, sistem HRIS untuk penggajian mengumpulkan semua data penting, seperti gaji pokok, tunjangan, jumlah hari kerja, cuti, dan lembur selama satu bulan terakhir. Data ini akan menjadi dasar dalam menghitung gaji.
2. Proses penggajian
Setelah data siap, seluruh informasi akan masuk ke program payroll karyawan otomatis untuk proses penghitungan dan transfer gaji secara otomatis. Selain dari gaji pokok, akan terhitung juga tunjangan, potongan pajak dan BPJS, serta biaya-biaya lain.
3. Pasca-penggajian
Tahap akhir ini berkaitan dengan pelaporan dan pencatatan. Tim HR melalui software payroll akan menghitung dan mencatat pajak penghasilan (PPh 21) lalu melaporkannya ke Direktorat Jenderal Pajak.
Umumnya, untuk memastikan ketiga proses penggajian berjalan lancar dan sistematis, HRD memilih untuk berkolaborasi bersama sistem untuk manajemen penggajian karyawan. Namun, berapakah harga implementasinya? Klik banner berikut jika Anda tertarik untuk mengetahuinya.
Komponen Payroll Gaji
Administrasi dalam sistem payroll gaji mencakup perhitungan berbagai komponen keuangan yang krusial, seperti:
- Gaji pokok: Komponen utama yang berbeda-beda untuk setiap karyawan berdasarkan jabatan dan tanggung jawab. Sistem payroll yang otomatis mempermudah perhitungan gaji bersih berdasarkan gaji pokok.
- Tunjangan: Komponen tetap yang termasuk tunjangan hari raya, absensi, dan transport. Sistem payroll memastikan perhitungan tunjangan dilakukan dengan mudah.
- Pajak penghasilan: Sistem payroll mempermudah perhitungan dan pemotongan pajak penghasilan (PPh 21) sesuai peraturan pemerintah melalui Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-16/PJ/2016, memastikan kewajiban pajak terpenuhi dengan tenang.
- Potongan jaminan sosial dan kesehatan: Sistem ini memudahkan pemotongan otomatis untuk iuran BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, dan asuransi kesehatan swasta, memastikan karyawan menerima manfaat yang berhak mereka dapatkan.
- Lembur: Komponen tambahan untuk jam kerja yang melebihi ketentuan waktu kerja normal, dengan aturan dan perhitungan upah lembur yang perlu mengikuti regulasi ketenagakerjaan.
- Insentif/bonus: Komponen variabel seperti bonus kinerja, komisi penjualan, atau bonus kehadiran. Sistem payroll memudahkan penetapan rumus, cut-off periode, dan perhitungan otomatis agar hasilnya adil serta mudah ditelusuri.
Contoh Payroll
Berikut di bawah ini adalah salah satu contoh payroll yang bisa menjadi panduan Anda dalam membuat payroll karyawan:
Setiap perusahaan memiliki struktur penggajian yang berbeda, tergantung status karyawan. Berikut ini adalah dua contoh perhitungan payroll berdasarkan jenis hubungan kerja: PKWT (kontrak) dan PKWTT (tetap).
1. PKWT (Perjanjian Kerja Waktu Tertentu)
Karyawan kontrak dengan masa kerja terbatas. Umumnya tidak mendapatkan pesangon saat kontrak berakhir, tetapi tetap memiliki hak atas BPJS dan gaji sesuai kesepakatan.
2. PKWTT (Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu)
Karyawan tetap yang berhak atas pesangon, kenaikan gaji tahunan, dan tunjangan jangka panjang. Perhitungan payroll biasanya lebih kompleks karena termasuk pajak penghasilan (PPh 21).
Studi Kasus: Payroll untuk Berbagai Industri
Struktur payroll biasanya mengikuti cara kerja di industri tersebut. Karena itu, komponen seperti premi shift, komisi, sampai equity sering muncul bukan karena tren, tetapi karena memang diperlukan agar pembayaran tetap adil, mudah diaudit, dan konsisten.
1. Manufacturing (studi kasus singkat: Boeing)
Di lingkungan manufaktur yang berjalan multi-shift, payroll perlu bisa membedakan jam kerja, risiko kerja, dan target operasional. Komponen tambahan biasanya dipakai untuk menjaga fairness antar shift dan mendorong disiplin kualitas.
- Shift differentials (premi shift malam): Boeing mencantumkan adanya rate premiums untuk karyawan yang dijadwalkan shift 2 atau 3, termasuk skema tertentu untuk hari kerja akhir pekan.
- Production/performance bonus (berbasis output/eksekusi kerja): Bonus karyawan dapat diarahkan ke indikator operasional seperti penyelesaian unit, rework, dan eksekusi program, sehingga insentif tetap nyambung ke hasil kerja di lapangan.
- Safety incentives: Boeing juga diberitakan mengubah fokus bonus agar lebih berat ke metrik keselamatan dan kualitas, sehingga perilaku kerja aman dan kualitas produk lebih “terkunci” dalam insentif.
2. Retail (studi kasus singkat: Nordstrom)
Di ritel, payroll sering dipengaruhi target penjualan dan kebutuhan penjadwalan yang dinamis. Karena rotasi jadwal dan pergerakan SDM cepat, definisi komisi, cut-off, dan insentif perlu jelas supaya minim dispute.
- Commission-based salary: Nordstrom menyebut komisi selling employees bervariasi, dengan contoh rentang komisi untuk apparel/shoes/accessories dan komisi khusus untuk kategori tertentu.
- Daily/hourly wages: Pada posting yang sama, ada contoh struktur upah per jam dan catatan eligibility untuk insentif/bonus performa. Ini menggambarkan pola umum ritel: base pay + variabel (komisi/insentif).
- High turnover management: Secara tren pasar tenaga kerja, quits di sektor retail trade bisa naik pada periode tertentu (data JOLTS), sehingga payroll perlu siap menangani join-resign, prorata, dan final pay dengan rapi.
3. Tech/Startup (studi kasus singkat: Airbnb)
Di tech/startup, payroll sering dibentuk untuk retensi dan fleksibilitas, bukan hanya pembayaran bulanan. Kompensasi biasanya memadukan gaji, insentif performa, dan benefit yang bisa terasa personal bagi karyawan.
- Equity/stock options: Airbnb mencantumkan “competitive compensation and equity” serta program seperti ESPP sebagai bagian dari financial well-being.
- Performance-based bonus: Airbnb juga menyebut adanya annual bonus program, jadi insentif bisa terkait kontribusi dan hasil bisnis.
- Flexible benefits: Contoh benefit yang ditonjolkan mencakup quarterly travel credits, annual educational stipend, dan allowance terkait kebijakan kerja fleksibel.
Kesimpulan
Payroll yang tertata membantu perusahaan memastikan gaji dihitung konsisten, transparan, dan tepat waktu. Saat lembur, tunjangan, potongan, dan pajak tercatat rapi, kepercayaan karyawan lebih terjaga.
Karena payroll menuntut ketelitian tinggi, banyak tim HR beralih ke sistem yang lebih terintegrasi agar data tidak tercecer. Alur kerja jadi lebih jelas, revisi berulang berkurang, dan selisih perhitungan bisa ditekan.
Jika perusahaan ingin merapikan proses payroll, konsultasi gratis bisa membantu memetakan kebutuhan dan alur approval yang paling pas. Dari situ, tim HR bisa menyusun langkah perbaikan yang realistis sebelum melakukan perubahan.
Pertanyaan Seputar Sistem Payroll
-
Berapa persen dari keuntungan perusahaan untuk penggajian karyawan?
Keuntungan yang diperoleh perusahaan dari penggajian karyawan bergantung pada omset dan kebutuhan operasional perusahaan Anda. Menurut para ahli, tingkat yang paling ideal adalah antara 15% hingga 20% dari total omset. Selain itu, terdapat juga rekomendasi biaya ideal untuk tenaga kerja atau labor cost, yang seharusnya tidak kurang dari 30%.
-
Apa saja faktor yang memengaruhi gaji karyawan pada sistem payroll?
Ada empat hal yang memengaruhi gaji karyawan:
1. Kehadiran
2. Uang lembur
3. Bonus sesuai target
4. Potongan utang atau denda -
Dokumen apa saja yang digunakan untuk sistem payroll?
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian di perusahaan melibatkan daftar kehadiran, daftar pembayaran gaji dan upah, rangkuman daftar gaji dan upah, surat pernyataan gaji dan upah, serta bukti pembayaran tunai (bon permintaan uang).
-
Mengapa HRD harus menangani sistem payroll?
Payroll karyawan menjadi salah satu tanggung jawab krusial dar iHRD karena berperan sebagai pilar utama kelancaran operasional suatu perusahaan. Dengan memanfaatkan sistem payroll, perusahaan dapat mengimplementasikan otomatisasi pada sistem pembayaran karyawan, yang pada gilirannya memberikan berbagai keuntungan penting untuk mendukung kesuksesan bisnis.
-
Apa saja metode perhitungan gaji payroll karyawan?
Ada tiga metode perhitungan gaji payroll karyawan:
1. Metode Netto
2. Metode Gross
3. Metode Gross Up
