Microsoft Excel mungkin tidaklah asing bagi Anda. Aplikasi besutan Microsoft Corporation ini menjadi aplikasi dengan pengguna paling banyak sedunia di 140+ negara. Aplikasi ini memiliki segudang rumus Excel yang dapat menyajikan angka dan data secara akurat.

Fungsi utama Microsoft Excel adalah perhitungan, itulah sebabnya aplikasi ini telah digunakan oleh sejumlah besar pengguna, baik pelajar maupun pekerja kantor. Meskipun ada penambahan program spreadsheet lainnya (kompetitor), Excel mempertahankan dominasinya dan bahkan menjadi standar industri.

Baca Juga: 5 Kesalahan Pembukuan yang Sering Dilakukan Pengusaha Kecil

Rasanya, Excel tampaknya terlalu bagus untuk menjadi kenyataan. Yang harus Anda lakukan adalah memasukkan rumus Excel, dan hampir semua yang perlu Anda lakukan secara manual dapat dilakukan secara otomatis.

Jika Anda perlu menggabungkan dua lembar dengan data yang sama, Excel bisa melakukan ini. Apakah Anda membutuhkan bantuan dengan matematika? Maka Excel bisa melakukan ini. Menggunakan data dari beberapa sel? Excel juga bisa melakukan ini.

Pada artikel ini, Anda akan memahami fungsi Excel dalam bidang profesi yang berbeda. Lalu Anda akan memahami apa saja rumus yang perlu Anda ketahui. Nantinya, Anda akan mampu menerapkan perhitungan otomatis untuk digunakan sesuai dengan kebutuhan.

Kegunaan Excel pada Bidang Profesi

Banyak lowongan pekerjaan yang mensyaratkan kandidatnya untuk menguasai Excel. Tidak mengherankan karena kegunaan Excel sangat dibutuhkan oleh berbagai macam bidang pekerjaan yang memerlukan sajian data.

Untuk itu, kami akan menyajikan profesi berikut, yang dapat mengambil manfaat dari penggunaan Excel, antara lain:

Akuntansi

Sangat umum bagi akuntan harus dapat menggunakan Excel. Bidang akuntansi mendapat manfaat dari penggunaan Microsoft Excel dalam beberapa cara, termasuk membuatnya lebih mudah untuk menghitung laba rugi perusahaan, mengidentifikasi keuntungan besar selama suatu periode, menghitung gaji karyawan, dan lainnya.

Baca Juga: Slip Gaji: Pengertian, Manfaat, Format, Contoh

Kalkulasi matematis

Keuntungan menggunakan Microsoft Excel selanjutnya adalah perhitungan matematis. Penggunaan kalkulasi untuk menemukan data dari jumlah, pengurangan, perkalian, dan pembagian, serta berbagai variasi lainnya.

Pengolahan data

Dalam manajemen data, ada rumus excel yang bermanfaat, termasuk mengelola basis data statistik, menghitung data, mencari nilai tengah, rata-rata, serta mencari nilai maksimum dan minimum dari kumpulan data.

Pembuatan grafik

Excel memungkinkan Anda untuk membuat grafik. Seperti pembuatan grafik data pengembangan populasi selama satu tahun, grafik kunjungan perpustakaan siswa selama satu tahun, grafik kelulusan siswa selama enam tahun, grafik pengembangan angka siswa selama tiga tahun, dan seterusnya.

Operasi tabel

Aplikasi terakhir adalah untuk dapat mengoperasikan tabel. Dengan total 1.084.576 baris dan 16.384 kolom di Microsoft Excel, tentu akan memudahkan Anda untuk memasukkan data yang membutuhkan sejumlah besar kolom dan baris.

Rumus Excel Lengkap Dengan Fungsinya

Selain fungsi dan penggunaan Microsoft Excel yang telah kami sebutkan sebelumnya, mengoperasikan program Excel ini membutuhkan pengetahuan rumus Excel. Masing-masing rumus memiliki fungsi yang berbeda yang dapat Anda gunakan untuk kebutuhan tertentu.

Berikut ini adalah rumus-rumus Excel yang perlu Anda ketahui, antara lain:

Untuk informasi selengkapnya tentang cara menggunakan rumus fungsi excel yang disebutkan di atas, berikut ini adalah deskripsi langkah demi langkah, beserta dengan contohnya:

1. SUM

Rumus penjumlahan Excel ini memiliki fungsi utama untuk menjumlahkan angka yang ada di sel-sel tertentu.; Namun, juga sering penggunaannya untuk menyelesaikan pekerjaan atau tugas dengan cepat. 

Untuk menggunakan SUM, pertama-tama buat tabel penjumlahan dan masukkan rumus penjumlahan di bawah ini. Misalnya, =SUM(G8:H8), atau seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

Lalu, jika rumus SUM telah dimasukkan, tekan enter untuk menentukan jumlahnya. Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

2. AVERAGE

Fungsi utama dari rumus AVERAGE atau rumus rata-rata pada Excel adalah untuk menemukan nilai rata-rata suatu variabel. Caranya adalah dengan membuat tabel untuk nilai dan kemudian memasukkan rumus AVERAGE untuk menentukan nilai siswa rata-rata. Misalnya, =AVERAGE(D2:F2), seperti gambar berikut:

Jika Anda memasukkan rumus AVERAGE, tekan enter untuk melihat hasilnya, yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

3. AND

Fungsi rumus AND menghasilkan nilai TRUE jika semua argumen yang teruji sebelumnya adalah benar, atau dapat mengembalikan nilai FALSE jika semua argumen atau jawaban salah.

Untuk menentukan TRUE atau FALSE, Anda harus membuat tabel dan memasukkan RUMUS DAN. Misalnya, =AND(G7>I7).

Penggunaan teknik ini biasanya untuk membantu Anda yang mengisi kuesioner atau menjawab kolom pertanyaan untuk mempercepat proses penetapan nilai.

4. NOT

Rumus NOT memiliki fungsi berlawanan dari rumus AND karena menghasilkan TRUE jika kondisi yang diuji adalah FALSE dan FALSE jika kondisi yang diuji adalah TRUE.

Untuk mengetahui hasilnya, langkah pertama adalah membuat tabel dan memasukkan FORMULA NOT. Misalnya, seperti yang ditunjukkan pada diagram di bawah ini, =NOT(G7>J7).

5. OR

OR adalah rumus excel berikutnya akan menghasilkan informasi TRUE jika beberapa argumen yang diberikan adalah benar. FALSE jika semua argumen yang disajikan tidak benar.

Contoh penggunaannya di Excel adalah tentang hasil skor tes rata-rata siswa. Jika kurang dari 70, dinyatakan dia harus mengulang, dan jika lebih besar dari 70, maka siswa tersebut lulus.

6. SINGLE IF

Fungsi IF adalah mengembalikan nilai yang ketika diperiksa adalah TRUE, serta nilai lain yang terlihat sebagai FALSE.

Tidak  banyak berbeda dengan teknik menggunakan rumus dalam OR. Hanya saja, tampak lebih sederhana.

Contoh, ketika nilai rata-rata siswa kurang dari 75, maka siswa tersebut tidak lulus, dan sebaliknya. Cara membuat rumus IF adalah =IF(J8<75;” TIDAK LULUS”;” LULUS”). Agar lebih jelas, perhatikan gambar berikut ini:

Setelah memasukkan rumus, tekan enter dan hasilnya akan sesuai dengan apa yang Anda perintahkan.

7. MULTI IF

Rumus ini adalah pelajaran lebih lanjut dari SINGLE IF, tetapi jika SINGLE IF hanya menggunakan hanya menggunakan 1 syarat 2 pilihan, pada MULTI IF menggunakan 2 syarat 3 pilihan.

Rumus IF Ganda/Multi adalah jenis rumus logika-IF yang terdiri dari 2 atau lebih IF dalam penulisan rumus. Jika IF tunggal hanya butuh 1 IF, Misalnya =IF(B2=>=70;”Lulus”;”Gagal”) maka IF Ganda butuh lebih dari 1 IF, misalnya =IF(B2>=70;”Baik”;IF(B2>=50;”Cukup”;”Kurang”)).

Sehingga rumus Excel yang selengkapnya akan memberikan Sintaks pada IF Ganda/Multi, antara lain:

=IF(Logical_Test;Value_If_True;IF(Logical_Test;Value_If_True;Value_If_False))

8. AREAS

Kegunaan AREAS dapat Anda gunakan apabila ingin menghitung jumlah area yang ingin diseleksi. Rumus AREAS dapat menggunakan rumus =AREAS(G6:K8).

Maka hasilnya adalah satu area. Hasil tersebut berdasarkan contoh di gambar hanya menyeleksi satu range sel.

9. CHOOSE

Fungsi utama dari rumus CHOOSE adalah untuk menampilkan hasil pilihan berdasarkan nomor indeks atau urutan dalam referensi (VALUE) yang berisi data teks, numerik, rumus, atau nama rentang. Gambar di bawah ini menunjukkan contoh cara menulis rumus CHOOSE.

Sementara itu, hasil rumus CHOOSE ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

10. HLOOKUP

Fungsi HLOOKUP menampilkan data dari tabel yang disusun secara horizontal. Penyusunan tabel atau data di baris pertama harus didasarkan pada urutan kecil hingga besar atau menaikkannya. 

Misalnya, angka 1,2,3,4… Atau, huruf A-Z. Urutkan dengan menu Ascending jika sebelumnya Anda mengetik secara acak. Kasus-kasus seperti yang tercantum di bawah ini adalah contoh.

=HLOOKUP(Sel yang berisi jenis paket;Range sel tabel rincian biaya;Letak kolom data yang ingin diambil;0).

11. VLOOKUP

Fungsi utama dari rumus VLOOKUP hampir identik dengan rumus HLOOKUP; Perbedaannya adalah bahwa rumus VLOOKUP menampilkan data dari tabel yang tersusun dalam format tegak atau vertikal. Persyaratannya adalah bahwa baris pertama dari tabel data disiapkan dari urutan kecil hingga besar atau naik.

Misalnya: 1,2,3,4… Atau, huruf A-Z. Urutkan melalui menu Ascending jika Anda sebelumnya mengetik secara acak.

12. MATCH

Fungsi MATCH merupakan salah satu komponen rumus Excel yang dapat Anda gunakan untuk melakukan lookup, atau pencarian data referensi.

Fungsi MATCH bekerja dengan cara mencari posisi relatif sebuah nilai dalam range atau array dan menghasilkan bilangan yang merupakan indeks posisi relatif sel yang berisi nilai yang dicari tersebut.

Penggunaannya fungsi Excel MATCH harus mengikuti aturan syntax, yaitu MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

Agar lebih memahami lebih jauh, pahami gambar di bawah ini:

13. COUNTIF

COUNTIF adalah rumus yang berguna untuk menghitung jumlah sel yang memiliki kriteria yang sama. Akibatnya, Anda tidak perlu lagi berjuang dengan penyortiran data.

Asumsikan Anda sedang melakukan survei. Anda ingin tahu berapa banyak pegawai negeri sipil yang ada dari 20 responden. Akibatnya, Anda dapat menggunakan rumus berikut:

Untuk memulai, yang perlu Anda lakukan hanyalah memasukkan rentang sel yang ingin Anda identifikasi ke dalam rumus COUNTIF (B2:B21)

Kemudian Anda cukup memasukkan kriteria perhitungan sel, yaitu “PNS” (harus dalam tanda kutip).

Rumus ini menghasilkan hasil dari 7. Jadi, dari 20 responden, tujuh adalah pegawai negeri sipil.

14. COUNTA

COUNTA tidak hanya memiliki fungsi untuk menghitung jumlah sel yang mengandung angka, tetapi juga jumlah sel yang mengandung apa pun. Akibatnya, Anda dapat menentukan jumlah sel yang tidak kosong.

Asumsikan bahwa sel A1 sampai D1 adalah kata-kata dan sel G1 sampai I1 adalah angka. Maka penggunaan rumusnya adalah =COUNTA(A1:I1)

Sehingga menghasilkan 7, karena sel yang kosong hanya E1 dan F1.

15. CEILING

Penggunaan rumus CEILING dapat membulatkan bilangan ke ATAS pada nilai kelipatan angka tertentu. Rumusnya adalah CEILING(Angka CELLS; Kelipatan).

Misalnya, CEILING(G9;100). Maka angka pada Cells G9 akan ada pembulatan ke atas dengan kelipatan 100.

16. FLOOR

Jika penggunaan rumus sebelumnya adalah untuk membulatkan ke atas, penggunaan rumus FLOOR adalah untuk membulatkan dengan nilai tertentu ke bawah. Rumusnya hampir identik dengan CEILING, tetapi dengan FLOOR.

Rumus FLOOR adalah FLOOR (Sel angka; Kelipatan).

17. DAY

Penggunaan rumus DAY adalah untuk menemukan hari (dalam angka 1-31) dari data tipe tanggal. Pertimbangkan fungsi DAY (kolom B). Data tanggal di kolom A akan diekstraksi dan dikonversi menjadi angka 1-31, berikut penjelasan melalui gambar:

Setelah memasukkan rumus =DAY(NUMBER), tekan enter dan lihat hasil di bawah ini:

18. MONTH

Hampir mirip dengan rumus DAY, penggunaan dari rumus MONTH untuk mencari bulan (dalam angka 1-12) dari data type DATE. Contohnya penggunaan fungsi MONTH (kolom K) data type DATE kolom I, setelah mengekstraknya, menghasilkan angka 1-12 seperti pada gambar di bawah ini:

19. YEAR

Sementara itu, ada formula YEAR, cara Anda menggunakan rumus ini mirip dengan cara kedua rumus sebelumnya. Penggunaan rumus YEAR adalah untuk mengambil tahun (dalam kisaran 1900-9999) dari data type DATE.

20. DATE

Rumus DATE memiliki fungsi yang memungkinkan Anda untuk mendapatkan tipe data DATE dengan memasukkan tahun, bulan, dan hari. Fungsi DATE adalah kebalikan dari fungsi DAY, MONTH, dan YEAR, yang menguraikan data tipe bulan dan tahun dari tanggal masing-masing.

Data tahun, bulan, dan hari dalam bentuk angka yang dikombinasikan dengan fungsi DATE menghasilkan data dengan tipe tanggal, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini. Gambar penulisan rumus DATE, yaitu:

21. LOWER

Fungsi rumus yang lebih rendah mengubah semua huruf besar dalam teks ke huruf kecil. Untuk menggunakan rumus, cukup ketik perintah LOWER(teks), dan tulisan yang diinginkan akan dikonversi menjadi huruf kecil.

Misalnya, saat mengimplementasi rumus LOWER dengan rumus =LOWER(Jangan Lupa Menggunakan Software HashMicro), maka hasilnya adalah “jangan lupa menggunakan software hashmicro.”

22. UPPER

Selain rumus LOWER, Microsoft Excel menyertakan rumus UPPER. Penggunaan UPPER adalah untuk mengkonversi semua teks yang berisi huruf kecil menjadi huruf besar, kebalikan dari fungsi LOWER.

Misalnya, jika Anda mengetik UPPER (hashmicro), tulisan Anda akan sepenuhnya dalam huruf besar.

23. PROPER

Terkadang Anda lupa menulis kalimat di semua huruf kecil dan tidak ada huruf kapital. Maka dengan rumus PROPER, Anda dapat mengkapitalisasi karakter pertama di setiap kata sambil menjaga sisanya. Rumusnya adalah APPROPRIATE (teks).

Kesimpulan

Meski untuk memahami Excel sepenuhnya membutuhkan waktu, Anda akan terbiasa dengan segala rumus serta pengaplikasian yang tepat.

Rumus Excel sangat berguna untuk membantu dalam penyelesaian masalah atau kegiatan yang melibatkan sistem numerik dan komputasi. Sehingga, penggunaan berbagai rumus dari Excel hingga saat ini masih banyak di berbagai sektor.

Dalam sebuah perusahaan, penggunaan Excel sangat banyak, terutama dalam menyajikan data, statistik, dan keuangan perusahaan seperti gaji. Dunia digital membawa transformasi perusahaan untuk memberikan informasi dan penggajian lebih mudah dengan sistem otomatis.

HashMicro memiliki sistem yang membantu segala tugas Human Resource dan administrasi karyawan Anda. Dengan Software HRM dari HashMicro, hitung gaji dan PPh 21, kelola cuti dan daftar kehadiran, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya hanya dalam hitungan detik.

Hasilkan laporan secara akurat dan komprehensif seperti ribuan perusahaan besar yang telah bergabung ke HashMicro. Cek selengkapnya, klik disini.