Apa Itu Purchase Requisition? Ini Fungsi dan Formatnya

Dalam proses pengadaan, purchase requisition dan purchase order sering muncul sebagai dua dokumen yang saling berkaitan. Keduanya sama-sama berperan dalam aktivitas pembelian, tetapi digunakan pada tahap dan tujuan yang berbeda.

Secara garis besar, purchase requisition digunakan sebagai permintaan internal sebelum pembelian dilakukan, sementara purchase order menjadi dokumen resmi yang dikirim ke pemasok. Memahami perbedaan ini membantu alur pengadaan berjalan lebih tertib dan mudah dilacak.

Ketika kedua istilah tersebut dianggap sama, proses persetujuan dan pencatatan bisa menjadi kurang jelas. Karena itu, penting untuk melihat peran masing-masing dokumen dalam siklus purchasing agar tidak terjadi tumpang tindih dalam praktik sehari-hari.

Memahami Purchase Requisition dalam Proses Pengadaan​

Purchase requisition (PR) adalah permintaan pembelian yang diajukan oleh departemen atau individu dalam perusahaan untuk memenuhi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan dalam operasional bisnis. Requisition ini juga dikenal sebagai purchase request.

Purchase requisition merupakan langkah awal dalam proses pengadaan barang dan jasa. Ketika suatu departemen atau individu membutuhkan barang atau jasa tertentu, mereka mengajukan PR sesuai panduan SOP pembelian barang kepada departemen pengadaan atau bagian terkait agar permintaan mereka diregistrasi dan diproses secara formal.

Purchase requisition ini berisi informasi detail mengenai barang atau jasa yang dibutuhkan, termasuk jumlah, deskripsi, dan alasan atau justifikasi pembelian.

Setelah purchase requisition disetujui, langkah selanjutnya adalah pembuatan purchase order untuk melaksanakan pembelian barang atau jasa yang diminta. Oleh karena itu, PR menjadi dokumen penting dalam proses pengadaan yang menginisiasi dan memastikan pengadaan yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Peran Dokumen Permintaan Pembelian bagi Kontrol Internal

Pentingnya purchase requisition dalam proses pengadaan barang dan jasa terletak pada beberapa hal berikut:

1. Mengontrol belanja sejak awal

Setiap permintaan barang/jasa harus masuk sebagai purchase requisition dan lewat approval. Artinya, tidak ada pembelian yang jalan tanpa jejak dan tanpa persetujuan, sehingga belanja di luar anggaran atau titipan pribadi lebih mudah disaring.

2. Menyatukan alur permintaan pengadaan

Alih-alih permintaan datang dari chat, telepon, atau kertas terpisah, semua disalurkan lewat PR dengan format yang sama. Ini membuat tim purchasing bisa melihat semua kebutuhan dalam satu daftar, menentukan prioritas, dan menghindari permintaan ganda untuk barang yang sama.

3. Memberi dasar perencanaan stok dan pembelian

Data PR yang terkumpul menunjukkan pola kebutuhan barang ke depan, bukan cuma kondisi stok hari ini. Dari sini, perusahaan bisa merencanakan pembelian dan persediaan dengan lebih tenang, mengurangi risiko kekurangan barang penting atau menumpuk stok yang jarang dipakai.

4. Pengontrolan persediaan

Purchase requisition membantu mengontrol persediaan karena setiap kebutuhan barang tercatat sebelum dilakukan pembelian.

Dari data PR, tim gudang dan purchasing bisa membandingkan permintaan dengan stok yang masih tersedia, lalu menentukan apakah perlu beli, berapa jumlahnya, dan kapan.

Dengan cara ini, risiko kehabisan barang penting atau menumpuk stok yang jarang terpakai bisa dikurangi.

Perbedaan Permintaan Pembelian dan Surat Pemesanan ke Vendor

Dalam proses pembelian bisnis, penting untuk memahami perbedaan antara purchase requisition (PR) dan purchase order (PO). Meski sama-sama terkait pembelian barang dan jasa, keduanya memiliki tujuan yang berbeda.

1. Purchase requisition

Purchase requisition (PR) adalah permintaan pembelian yang diajukan secara internal oleh departemen atau individu dalam perusahaan ketika ada kebutuhan barang atau jasa untuk operasional.

Dokumen ini belum dikirim ke vendor, tetapi digunakan sebagai dasar dan permintaan persetujuan sebelum purchase order dibuat.

2. Purchase order

Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikirim perusahaan kepada pemasok sebagai instruksi untuk memasok barang atau jasa tertentu. Di dalamnya tercantum detail seperti jenis barang atau jasa, jumlah, harga, jadwal pengiriman, serta syarat pembayaran.

Perbedaan singkat

Purchase requisition adalah permintaan internal untuk membeli, sedangkan purchase order (surat pembelian) adalah instruksi resmi ke vendor setelah pembelian disetujui.

Komponen Informasi Penting dalam Dokumen Permintaan Pembelian

Setelah memahami apa itu purchase requisition dan perbedaannya dengan purchase order, penting untuk diketahui bahwa format PR dapat berbeda di setiap perusahaan. Meski begitu, isinya umumnya mengacu pada prinsip pengendalian internal dan pencatatan transaksi yang tertib, sebagaimana ditekankan dalam praktik tata kelola perusahaan di Indonesia.

Dalam praktik umum, dokumen permintaan pembelian biasanya memuat informasi berikut:

• Nomor PR sebagai identitas unik dokumen
• Identitas pengaju pembelian barang atau jasa
• Nama vendor atau pihak penyedia
• Deskripsi produk atau layanan yang dibutuhkan
• Estimasi harga barang atau jasa
• Jumlah barang atau jasa yang diajukan

Bagi perusahaan di Indonesia, kelengkapan informasi ini penting untuk mendukung kepatuhan terhadap pencatatan keuangan dan audit internal. Terutama bagi perusahaan yang menyusun laporan keuangan berdasarkan ketentuan pencatatan persediaan dalam laporan keuangan, setiap permintaan pembelian perlu dapat ditelusuri dengan jelas sebelum menjadi transaksi yang diakui.

Semoga contoh purchase requisition ini bisa bermanfaat dan membantu Anda dalam bagamaimana cara membuat purchase requisition.

Ingin Membuat Purchase Requisition Otomatis?

Tertarik untuk mengetahui bagaimana sistem ini bekerja? Pertama-tama, ketahui terlebih dahulu skema harga software purchasing dengan klik banner ini tanpa syarat dan ketentuan khusus!

Download Skema Harga Sekarang! 

Alur Pembuatan Permintaan Pembelian dari Awal hingga Diajukan

Agar proses pengadaan lebih tertib, purchase requisition sebaiknya dibuat lewat tahapan yang jelas. Secara umum, langkahnya seperti ini:

1. Mengidentifikasi kebutuhan

Tentukan barang atau jasa yang diperlukan: jenis, jumlah, spesifikasi, dan untuk keperluan apa (proyek/divisi mana).

2. Mengisi formulir PR

Lengkapi form purchase requisition di sistem atau format yang dipakai perusahaan (manual/digital): data pengaju, departemen, tanggal, dan detail kebutuhan.

3. Mencantumkan informasi pemasok 

Berikan informasi lengkap tentang pemasok yang diinginkan, termasuk nama pemasok, alamat, nomor telepon, dan email jika diperlukan.

4. Menjelaskan alasan dan manfaat

Sertakan penjelasan yang jelas tentang alasan mengapa barang atau jasa tersebut diperlukan, serta manfaat yang diharapkan setelah penerimaan.

5. Menggabungkan persetujuan dan tanda tangan

Pastikan purchase requisition Anda mendapatkan persetujuan dari pihak terkait sesuai dengan kebijakan perusahaan. Tambahkan tanda tangan Anda dan tanda tangan pihak yang berwenang untuk memproses pengadaan.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda akan dapat membuat PR dengan mudah sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Mekanisme Persetujuan dalam Proses Purchase Requisition

Pada umumnya, proses persetujuan purchase requisition melibatkan beberapa langkah untuk memastikan bahwa contoh purchase requisition telah melalui evaluasi dan persetujuan yang tepat sebelum dilakukan pembelian. Langkah-langkah ini mencakup:

1. Submission (pengajuan)

Pada langkah ini, pengajuan purchase requisition diajukan oleh departemen yang memerlukan barang atau jasa. Pengajuan ini termasuk informasi penting seperti rincian barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, dan alasan mengapa pembelian ini diperlukan.

2. Evaluation (evaluasi)

Setelah pengajuan dilakukan, purchase requisition akan dievaluasi oleh tim yang bertanggung jawab dalam proses persetujuan. Tim ini biasanya terdiri dari pihak-pihak yang terkait, seperti manajer departemen yang mengajukan permintaan, tim keuangan, dan tim pengadaan.

3. Approval/rework (persetujuan/pembenahan)

Setelah evaluasi, purchase requisition dapat disetujui atau memerlukan pembenahan lebih lanjut sebelum disetujui. Jika perlu, tim yang melakukan evaluasi dapat memberikan saran untuk perbaikan atau klarifikasi sebelum persetujuan final diberikan.

4. Final Approval (persetujuan akhir)

Setelah pembenahan, jika diperlukan, langkah terakhir adalah persetujuan akhir oleh pihak yang berwenang, yang biasanya merupakan manajer tingkat lebih tinggi. Persetujuan ini menandai bahwa PR telah memenuhi semua persyaratan dan dapat dilanjutkan ke langkah selanjutnya dalam proses pengadaan barang atau jasa.

Setelah proses persetujuan selesai, PR kemudian dapat digunakan sebagai dasar untuk pembuatan purchase order.

Anda Bingung Approve PR?

Apakah Anda bingung mana purchase requisition yang harus diisi karena banyaknya faktor? Gunakan sistem procurement untuk sortir vendor, harga, dan penawaran dengan cepat. Coba sekarang!

Coba Demo Gratis Sekarang!

Implementasi Purchase Order setelah Purchase Requisition Disetujui

Setelah purchase requisition disetujui, langkah berikutnya adalah mengimplementasikan purchase order (PO) agar proses pembelian berjalan rapi dan terdokumentasi. Berikut penjabarannya.

1. Menyiapkan Purchase Order

Susun dokumen PO berdasarkan PR yang telah disetujui. Cantumkan detail barang atau jasa yang akan dibeli, jumlah, harga, syarat pembayaran, alamat pengiriman, serta ketentuan lainnya yang relevan. Pastikan informasi sudah lengkap dan sesuai kebutuhan agar tidak terjadi revisi berulang.

2. Mengirim Purchase Order ke Vendor

Kirim PO kepada vendor yang telah dipilih, sesuai dengan hasil evaluasi atau kontrak yang berlaku. Sebelum dikirim, pastikan kembali kesesuaian spesifikasi, ketersediaan barang, dan jadwal pengiriman yang disepakati agar kedua belah pihak memiliki pemahaman yang sama.

3. Monitoring Status Pesanan

Setelah PO dikirim, lakukan monitoring terhadap status pesanan. Pantau konfirmasi dari vendor, jadwal produksi atau pengiriman, dan estimasi waktu tiba. Jika ada perubahan, segera koordinasikan dan pastikan perubahannya tercatat dengan jelas di sistem atau dokumen internal.

4. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang/Jasa

Saat barang atau jasa diterima, lakukan pemeriksaan kualitas dan kuantitas berdasarkan PO dan dokumen pendukung seperti delivery order. Catat setiap ketidaksesuaian dan komunikasikan ke vendor untuk tindak lanjut, misalnya penggantian, retur, atau penyesuaian invoice.

5. Penutupan dan Evaluasi Proses

Setelah proses pembelian selesai dan pembayaran dilakukan, tutup PO di sistem dan lakukan evaluasi singkat terhadap keseluruhan proses.

Identifikasi kendala yang muncul dan peluang perbaikan, misalnya di sisi vendor, alur approval, atau akurasi spesifikasi, agar proses pembelian berikutnya dapat berjalan lebih efisien.

Dengan melakukan evaluasi secara berkala, Anda dapat terus meningkatkan efisiensi dan keberhasilan proses pembelian di perusahaan Anda.

Kendala yang Sering Muncul dalam Pengajuan Pembelian dan Solusinya

Selama proses PR, Anda mungkin menghadapi beberapa kendala yang dapat mempengaruhi efisiensi dan kecepatan dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan Anda. Namun, jangan khawatir karena ada cara-cara yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi kendala pembuatan contoh purchase requisition tersebut.

Kendala dalam purchase requisition

Berikut ini adalah beberapa kendala umum yang mungkin Anda temui dalam proses purchase requisition:

1. Terlambatnya pengajuan Purchase Requisition

Salah satu kendala yang sering terjadi adalah keterlambatan pengajuan PR dari departemen pemohon. Hal ini biasanya disebabkan oleh kurangnya perencanaan kebutuhan atau proses pencatatan stok yang tidak akurat, sehingga permintaan baru diajukan saat barang sudah hampir habis. Dampaknya, proses pembelian menjadi terburu-buru dan berpotensi mengganggu operasional.

2. Kesalahan dalam Pengisian Formulir PR

Kesalahan data seperti jumlah barang yang tidak sesuai, spesifikasi yang kurang jelas, atau informasi vendor yang tidak lengkap dapat memperlambat proses persetujuan. PR yang tidak akurat sering kali harus dikembalikan untuk revisi, sehingga memperpanjang waktu pemrosesan.

3. Proses Persetujuan yang Lambat

Alur persetujuan yang masih manual atau melibatkan terlalu banyak pihak dapat menyebabkan bottleneck. Ketika approver sulit dihubungi atau tidak memiliki visibilitas terhadap urgensi permintaan, PR dapat tertahan cukup lama sebelum disetujui.

4. Keterbatasan Anggaran atau Sumber Daya

PR sering kali tertunda atau ditolak karena tidak sesuai dengan anggaran yang tersedia. Kurangnya transparansi terhadap sisa anggaran membuat pemohon dan manajemen kesulitan menentukan prioritas pembelian.

5. Kesulitan dalam Komunikasi Antar Tim

Kurangnya koordinasi antara departemen pemohon, purchasing, dan keuangan dapat menimbulkan miskomunikasi. Informasi yang tidak tersampaikan dengan baik, seperti perubahan kebutuhan atau status PR, dapat menyebabkan keterlambatan dan kesalahan dalam proses pembelian.

Cara mengatasi kendala purchase requisition

Berikut adalah beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengatasi kendala-kendala PR:

• Buatlah jadwal pengajuan PR yang teratur dan pastikan untuk mengikutinya secara konsisten.
• Periksa kembali formulir PR sebelum mengirimkannya untuk memastikan bahwa informasi yang tercantum lengkap dan akurat.
• Komunikasikan dengan semua pihak terkait mengenai pentingnya mengikuti timeline yang telah ditetapkan untuk proses persetujuan.
• Terapkan sistem pengawasan anggaran yang efektif untuk memastikan bahwa sumber daya yang tersedia dapat digunakan dengan bijaksana.
• Gunakan alat komunikasi yang efisien, seperti email atau platform kolaborasi online, untuk memudahkan komunikasi antara tim yang terlibat dalam proses PR.

Dampak Purchase Requisition terhadap Transparansi Anggaran

Purchase requisition membantu anggaran tetap terlihat sejak awal, bukan baru terbaca saat uang sudah keluar. Saat tim mengajukan kebutuhan pembelian, nilai dan tujuannya langsung tercatat.

Kebiasaan ini membuat pengeluaran lebih mudah dilacak per divisi. Saya bisa melihat permintaan mana yang mendesak dan mana yang masih bisa ditunda tanpa harus membuka laporan keuangan yang panjang.

Transparansi juga terasa saat proses persetujuan berjalan jelas. Setiap pengajuan punya jejak yang bisa ditelusuri, jadi keputusan anggaran tidak muncul tiba-tiba.

Tanpa permintaan pembelian yang rapi, biaya kecil sering lolos tanpa terasa. Jika dibiarkan, akumulasi pengeluaran ini pelan-pelan mengaburkan batas anggaran yang sudah direncanakan.

Kesimpulan

Pengelolaan purchase requisition dan purchase order yang terstruktur menjadi fondasi penting dalam memastikan proses pengadaan berjalan efisien dan sesuai kebutuhan operasional. Dengan alur persetujuan yang jelas dan pencatatan yang rapi, perusahaan dapat mengurangi kesalahan pengadaan serta meningkatkan transparansi.

Dalam praktiknya, banyak perusahaan mulai mengandalkan sistem procurement terintegrasi untuk mengotomatisasi proses purchase requisition, memantau status permintaan, dan menganalisis data pengadaan. Pendekatan ini membantu tim pengadaan bekerja lebih efektif sekaligus menjaga kontrol anggaran. Konsultasi gratis dengan penyedia sistem procurement dapat membantu perusahaan memahami solusi yang paling sesuai dengan proses bisnisnya.

Pertanyaan Seputar Purchase Requisition

• Apa itu Purchase Requisition

  Purchase Requisition (PR) adalah dokumen internal perusahaan yang digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian barang atau jasa kepada bagian purchasing. Dokumen ini dibuat oleh departemen atau karyawan yang membutuhkan barang/jasa tertentu sebagai bentuk permohonan resmi sebelum proses pembelian dilakukan.

• Apa perbedaan purchase requisition dengan purchase order?

  Purchase Requisition bersifat internal dan digunakan untuk mengajukan permintaan pembelian. Dokumen ini dibuat sebelum pembelian dilakukan dan harus melalui proses persetujuan manajemen. Sedangkan Purchase Order (PO) bersifat eksternal dan merupakan dokumen resmi yang dikirimkan kepada vendor atau pemasok sebagai perintah pembelian. PO dibuat setelah PR disetujui dan berisi detail harga, jumlah, serta syarat pembelian.

• Apa saja langkah-langkah requisition?

  Berikut tahapan umum dalam proses purchase requisition:

  1. Identifikasi Kebutuhan
  Departemen terkait mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa yang diperlukan untuk operasional.

  2. Pembuatan Purchase Requisition
  Pemohon mengisi dokumen PR dengan detail kebutuhan seperti spesifikasi, jumlah, dan estimasi biaya.

  3. Proses Persetujuan (Approval)
  PR dikirim ke atasan atau manajemen untuk diperiksa dan disetujui sesuai kebijakan dan anggaran.

  4. Verifikasi oleh Purchasing
  Tim purchasing memeriksa kelengkapan PR dan memastikan permintaan sesuai standar perusahaan.

  5. Konversi ke Purchase Order
  Setelah disetujui, PR dijadikan dasar pembuatan purchase order yang akan dikirim ke vendor.

  6.Arsip dan Dokumentasi
  PR disimpan sebagai dokumen pendukung untuk audit, kontrol anggaran, dan pelacakan pembelian.