Purchase order (PO) adalah dokumen resmi dari pembeli yang merangkum detail barang atau jasa yang dipesan, seperti tipe, jumlah, dan harga. Dokumen ini menjadi alat penting untuk memastikan transaksi berjalan lancar antara pembeli dan penjual.
Dalam operasi bisnis yang semakin kompleks, pengelolaan PO sering kali menjadi tantangan. Masalah seperti kesalahan dalam data pesanan, keterlambatan pengiriman, atau ketidaksesuaian stok dapat menghambat produktivitas.
HashMicro Purchasing System hadir sebagai solusi cerdas untuk mengotomatiskan pengelolaan PO. Dengan fitur-fiturnya, sistem ini mengoptimalkan alur kerja, meminimalkan risiko, dan memberikan visibilitas penuh agar keputusan dapat diambil lebih tepat.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Purchase Order?
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang disusun oleh pembeli kepada penjual dan mencakup rincian barang atau jasa yang akan dibeli. Dokumen ini biasanya mencantumkan informasi mengenai jenis barang, jumlah yang dibeli, dan harganya. Dengan adanya purchase order, kepastian dan keamanan terkait pesanan lebih terjamin untuk semua pihak yang terlibat.
Komponen Wajib dalam Purchase Order
Pada umumnya, purchase order (PO) berperan penting dalam mendokumentasikan detail pembelian yang dilakukan oleh pihak pembeli. Saat membuat dokumen PO, ada sejumlah informasi penting yang harus disertakan, di antaranya:
1. Nama pemesan
Dokumen pesanan dan pembelian harus memuat nama pemesan atau pembeli agar pesanan dapat diproses dan dikirimkan dengan benar. Informasi ini juga membantu vendor memastikan pihak yang bertanggung jawab atas permintaan tersebut.
2. Nama perusahaan
Jika pembelian dilakukan atas nama perusahaan, cantumkan nama perusahaan untuk kejelasan identitas dan pencatatan. Hal ini penting untuk kebutuhan administrasi, audit, dan pelaporan keuangan.
3. Alamat pengiriman
Alamat tujuan produk harus dicantumkan secara rinci agar barang dikirim ke lokasi yang tepat. Kesalahan alamat dapat menyebabkan keterlambatan atau biaya pengiriman tambahan.
4. Alamat penagihan
Berbeda dari alamat pengiriman, alamat ini digunakan untuk keperluan faktur dan pembayaran. Pemisahan alamat membantu proses akuntansi dan penagihan berjalan lebih rapi.
5. Tanggal pengiriman
Perkiraan waktu pengiriman yang diharapkan agar kedua belah pihak memiliki ekspektasi yang jelas. Tanggal ini menjadi acuan dalam perencanaan stok dan operasional.
6. Nomor telepon dan alamat email
Informasi kontak berguna jika dibutuhkan konfirmasi atau komunikasi tambahan terkait pesanan. Kontak yang jelas mempercepat penyelesaian jika terjadi kendala.
7. Nomor pesanan (PO Number)
Setiap PO memiliki nomor unik yang digunakan untuk memverifikasi pengiriman dan faktur. Nomor ini memudahkan pelacakan dan pencocokan dokumen pembelian.
8. Detail pesanan
Mencakup informasi metode pengiriman, estimasi tanggal pengiriman, dan deskripsi umum barang yang dipesan. Detail ini membantu vendor memahami kebutuhan pesanan secara menyeluruh.
9. Nama produk dan jumlah barang
Cantumkan secara rinci nama produk, jumlah pesanan, serta nomor katalog jika ada. Kejelasan ini mengurangi risiko salah kirim atau kekurangan barang.
10. Harga barang
Harga per unit dan total biaya perlu dijelaskan agar tidak terjadi kesalahpahaman. Informasi harga juga menjadi dasar pencatatan biaya dan pembayaran.
11. Metode pembayaran
Informasikan bagaimana pembayaran akan dilakukan, misalnya transfer bank, kartu kredit, atau pembayaran bertahap. Metode yang jelas membantu vendor menyiapkan proses penagihan yang sesuai.
12. Cara pengiriman
Jelaskan apakah menggunakan jasa ekspedisi tertentu, pengiriman internal, atau pengambilan langsung. Penjelasan ini memastikan proses logistik berjalan sesuai kesepakatan.
Fungsi dan Manfaat Purchase Order
Menggunakan purchase order (PO) membantu bisnis menjaga transparansi dan akurasi dalam setiap transaksi pembelian. Berikut beberapa alasan mengapa penggunaan purchase order penting untuk kelancaran operasional bisnis Anda:
1. Menghindari kesalahpahaman dengan vendor
Pemesanan pembelian berfungsi untuk mengonfirmasi permintaan barang atau jasa yang dibuat oleh pembeli kepada pemasok. PO menjadi dokumen acuan antara pembeli dan penjual, sehingga mengurangi risiko miskomunikasi terkait produk, jumlah, harga, atau tenggat waktu pengiriman.
2. Memastikan kejelasan dan detail pemesanan
PO mencantumkan detail seperti nama produk, jumlah, harga, dan syarat pembayaran sehingga meminimalkan kesalahan interpretasi. Dengan software purchase order, pembuatan PO menjadi lebih otomatis, efisien, dan memudahkan pemantauan pengadaan untuk meningkatkan produktivitas.
3. Menjadi bukti transaksi yang sah
Karena memiliki kekuatan hukum, PO dapat menjadi dokumen pendukung saat terjadi sengketa antara pembeli dan penjual. Selain itu, PO digunakan dalam proses persetujuan internal dengan melibatkan manajer terkait sebelum transaksi diteruskan ke pemasok.
4. Mendukung perencanaan anggaran perusahaan
PO membantu tim keuangan dalam mencatat dan merencanakan pengeluaran, memastikan bahwa semua pembelian tercatat secara sistematis.
5. Mempermudah proses audit dan kepatuhan regulasi
PO menunjukkan bahwa perusahaan menjalankan proses pengadaan secara resmi dan sesuai prosedur, yang penting saat diperiksa oleh auditor, bank, atau instansi pemerintah.
6. Meningkatkan profesionalitas dan kredibilitas bisnis
Dengan menggunakan PO, perusahaan menunjukkan bahwa mereka memiliki sistem operasional yang rapi dan terpercaya, baik di mata vendor maupun mitra bisnis lainnya.
7. Membantu vendor dalam menyusun pengiriman dan penagihan
PO menjadi acuan bagi vendor untuk memenuhi pesanan sesuai harga dan jadwal pengiriman yang disepakati. Selain itu, PO membantu mengontrol stok dan memastikan anggaran pengadaan tetap sesuai perencanaan keuangan.
Tahukah Anda?
Dengan sistem procurement berbasis AI dari HashMicro, Anda dapat membuat dan mengirim invoice otomatis, menerima notifikasi saat stok menipis, serta melakukan reorder atau purchase request secara instan.
Dapatkan demo gratis sekarang!
Contoh Dokumen Purchase Order Manual
Jika Anda masih menggunakan purchase order manual, berarti Anda masih terjebak dalam format kertas yang kuno. Meskipun terlihat seperti cara yang sudah biasa Anda lakukan, sebenarnya metode ini jauh dari efisien.
Setiap kali Anda melakukan siklus pembelian, biasanya melibatkan sejumlah dokumen, seperti rekuisisi, purchase order (PO), goods received note, faktur, dan lainnya. Ketika semua dokumen ini Anda simpan dalam format kertas, berbagai masalah dapat timbul. Berikut ini adalah contoh surat purchase order manual:
Contoh Dokumen Purchase Order Manual
Selain memudahkan Anda membuat purchase order secara digital, sistem purchase order juga memungkinkan pembuatan dokumen penting lainnya seperti request for quotation (RFQ), blanket order, persetujuan pembelian, dan berbagai dokumen pengadaan lainnya secara terintegrasi dan digital.
Namun, jika perusahaan Anda masih menggunakan proses manual dengan dokumen fisik, risiko kehilangan atau kerusakan dokumen sangat tinggi. Oleh karena itu, penggunaan sistem purchasing bukan lagi sekadar pilihan, melainkan menjadi kebutuhan penting bagi perusahaan untuk mengoptimalkan seluruh proses bisnis. Sistem ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga mempercepat pertumbuhan dan perkembangan perusahaan Anda secara keseluruhan.
Jika Anda masih ragu apakah investasi ini akan menguntungkan bagi Anda, Anda dapat melihat skema harga untuk sistem pembelian hanya dengan meng-klik gambar di bawah ini!
Perbedaan Purchase Order, Purchase Requisition, dan Invoice
Dalam proses pengadaan barang atau jasa, purchase order (PO) sering kali menjadi dokumen utama yang digunakan untuk mengonfirmasi pemesanan kepada penjual. Namun, PO bukanlah satu-satunya dokumen penting dalam siklus pembelian. Ada juga purchase requisition (PR) dan invoice, yang masing-masing memiliki peran berbeda namun saling terhubung dalam alur kerja pengadaan. Agar tidak bingung membedakan ketiganya, berikut ini perbandingan singkat antara PO, PR, dan invoice berdasarkan fungsinya:
| Purchase Order (PO) | Purchase Requisition (PR) | Invoice |
|
|
|
Tips dalam Membuat Dokumen Purchase Order
Membuat dokumen Purchase Order (PO) yang baik adalah kunci untuk memastikan proses pembelian berjalan lancar dan efektif. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan dalam pembuatan PO:
- Manfaatkan Sistem Elektronik: Pertimbangkan untuk menggunakan sistem manajemen PO elektronik atau software ERP yang dapat mengotomatisasi proses pembuatan dan pengelolaan PO. Sistem ini membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan manual, dan mempermudah pelacakan pesanan.
- Jelaskan dengan Detail: Pastikan setiap detail mengenai barang atau jasa yang dipesan tercantum jelas dalam PO. Ini termasuk nama produk, jumlah, harga per unit, deskripsi, dan spesifikasi lainnya. Kejelasan ini membantu menghindari kesalahpahaman dan memastikan pemasok mengirimkan barang sesuai dengan yang diharapkan.
- Cantumkan Informasi Kontak: Sertakan informasi kontak lengkap dari pembeli dan penjual. Ini memudahkan komunikasi jika ada pertanyaan atau masalah yang perlu diselesaikan terkait pesanan.
- Sertakan Nomor PO Unik: Berikan nomor PO unik untuk setiap pesanan. Nomor ini berfungsi sebagai referensi untuk melacak pesanan, memantau statusnya, dan mengelola dokumen secara efisien.
- Tentukan Syarat dan Ketentuan: Jelaskan syarat dan ketentuan pembelian, termasuk metode pembayaran, syarat pengiriman, dan waktu pengiriman. Ini memastikan bahwa kedua belah pihak memahami dan menyetujui persyaratan transaksi.
- Sertakan Informasi Pengiriman: Tulis alamat pengiriman dengan detail serta informasi terkait pengiriman, seperti tanggal yang diinginkan dan instruksi khusus. Ini membantu pemasok mengatur pengiriman dengan tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Dengan menerapkan tips-tips di atas, Anda dapat membuat dokumen PO yang lebih efektif, mengurangi risiko kesalahan, dan memastikan transaksi pembelian berjalan dengan lebih lancar. PO yang baik bukan hanya tentang mencatat pesanan, tetapi juga tentang membangun komunikasi yang jelas dan profesional dengan pemasok.
Bagaimana Software Purchasing HashMicro Dapat Memudahkan Pembuatan PO?
Pembuatan purchase order (PO) sering menjadi tugas yang rumit, terutama bagi perusahaan dengan volume transaksi tinggi atau pemasok yang beragam. Kesalahan manual dalam input data, ketidaksesuaian informasi, hingga keterlambatan pengiriman kerap menjadi tantangan.
HashMicro Procurement System hadir sebagai solusi untuk menyederhanakan dan mengoptimalkan proses pembuatan PO dengan fitur-fitur yang mendukung otomatisasi, akurasi, dan efisiensi.
- E-Procurement for Online Tenders and RFQ/ITQ: Memungkinkan pengelolaan tender dan permintaan penawaran (RFQ/ITQ) secara digital untuk efisiensi, transparansi, dan kemudahan komunikasi dengan vendor.
- OCR for RFQ: Menggunakan teknologi OCR (Optical Character Recognition) untuk membaca dan mengolah data dari dokumen RFQ secara otomatis, mempercepat proses input dan mengurangi kesalahan manual.
- Automatic Vendor Rating: Menganalisis kinerja vendor secara otomatis berdasarkan ketepatan waktu, indeks harga dibandingkan vendor lain, dan kelengkapan dokumen.
- Periodic Vendor Rating Review: Melakukan evaluasi berkala terhadap kinerja vendor untuk memastikan hubungan bisnis yang berkelanjutan dan berkualitas.
- KPI Target per Purchaser: Menetapkan dan memantau target KPI untuk setiap pembeli agar memastikan efisiensi dan produktivitas dalam proses pengadaan.
Kesimpulan
Dokumen purchase order memudahkan perusahaan untuk menentukan berbagai produk apa saja yang esensial dan harus diutamakan. Namun, pengadaaan barang yang banyak membuat perusahaan kesulitan dalam menentukan daftar belanja dan budget yang ada.
Oleh karena itu, banyak perusahaan menggunakan software procurement atau sistem pembelian, terutama sistem milik HashMicro, untuk memudahkan pengadaan barang secara otomatis, seperti dalam pembuatan dokumen purchase order. Dengan begitu, seluruh daftar barang dan harga dari produk dapat tersimpan secara otomatis dengan sistem pembelian.
Jika Anda tertarik untuk menggunakan sistem pembelian HashMicro yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, Anda dapat meng-klik gambar di bawah ini untuk mendapatkan demo gratis-nya. 
Pertanyaan Seputar Purchase Order System
-
Bagaimana cara kerja purchase order system?
Purchase order mencantumkan jenis dan jumlah barang yang akan dibeli oleh pembeli, harga barang tersebut, serta tanggal jatuh tempo produk. Sistem ini berfungsi sebagai kontrak yang mengikat secara hukum antara pembeli dan penjual, memastikan bahwa pembeli akan membayar penjual setelah menerima barang yang diminta.
-
Mengapa purchase order system dibutuhkan oleh perusahaan?
Purchase order memberikan beberapa manfaat bagi perusahaan, seperti membantu menghindari pesanan ganda. Ketika perusahaan memutuskan untuk meningkatkan skala bisnis, PO dapat membantu melacak apa yang telah dipesan dan dari siapa. Selain itu, ketika pembeli memesan produk serupa, mencocokkan faktur bisa jadi sulit.
-
Siapa yang biasanya menggunakan purchase order system?
Purchase order dilakukan oleh pembeli yang ingin memastikan bahwa mereka mendapatkan apa yang mereka pesan, sementara faktur dikeluarkan oleh vendor yang ingin memastikan bahwa mereka dibayar. Pesanan pembelian dikirim oleh pembeli ke vendor terlebih dahulu, dan menguraikan dengan tepat apa yang harus ada dalam pesanan dan kapan pesanan tersebut harus tiba.
-
Risiko apa saja yang bisa didapatkan ketika mengadakan purchase order?
Risiko untuk membuka purchase order adalah kelemahan dalam kontrol pembelian yang menyebabkan kebocoran kas dan skema penagihan yang memungkinkan penipu untuk mencuri sejumlah besar dana dalam jangka waktu yang lama. Baca selengkapnya di sini!
-
Apa keuntungan menggunakan purchase order system?
Beberapa keuntungannya adalah akses cepat untuk mendapatkan dana, persyaratan pembayaran yang mudah, dan risiko penagihan berada di tangan pemberi pinjaman. Baca selengkapnya di sini!
