Perpetual Inventory System Sebagai Solusi Kelola Persediaan Barang

Perpetual inventory system adalah metode yang memudahkan perusahaan dalam memantau tingkat persediaan secara real-time. Dengan sistem persediaan perpetual, perusahaan dapat mengelola transfer stok, memperkirakan kebutuhan inventaris, dan memastikan pengendalian stok di setiap lokasi berjalan efektif.

Dengan sistem persediaan perpetual, perusahaan tidak hanya mengurangi risiko kehabisan atau kelebihan stok, tapi juga menghemat waktu dan biaya operasional. Masalah seperti kesalahan pencatatan, keterlambatan pengiriman, atau kerugian akibat stok usang bisa diminimalkan, sehingga operasional bisnis lebih lancar.

Untuk mendukung hal tersebut, perusahaan dapat menggunakan solusi otomatis seperti HashMicro Inventory Software. Anda juga bisa mencoba demo gratisnya sekarang dan baca artikel ini lebih lanjut untuk memahami bagaimana sistem ini membantu bisnis Anda mengelola persediaan secara lebih efektif.

Apa itu Perpetual Inventory System?

Perpetual Inventory System adalah sebuah metode pencatatan yang sistem lakukan setiap waktu secara real-time dan terus menerus berdasarkan transaksi penerimaan dan pengeluaran persediaan barang serta pengembalian atas pembelian barang yang dilakukan oleh sebuah perusahaan. Sehingga dapat mencatat persediaan barang perusahaan secara akurat.

Dengan menggunakan metode Perpetual Inventory, sebuah sistem dapat membantu suatu perusahaan dalam menyusun laporan neraca dan laporan untung rugi karena pencatatan dilakukan secara berkala menggunakan sistem persediaan perpetual sehingga perusahaan dapat mengetahui dengan mudah persediaan barang secara real-time.

Selain itu perusahaan dapat mengetahui jumlah persediaan barang akhir, sehingga perusahaan tidak perlu melakukan perhitungan barang fisik atau stock opname pada persediaan yang tersisa atau ingin memastikan keakuratan dalam pencatatan.

Macam-macam Metode Perpetual dalam Sistem Pencatatan Barang

Dalam praktik bisnis, pencatatan stok barang dapat dilakukan dengan berbagai metode perpetual. Perpetual inventory system adalah sistem yang mencatat setiap transaksi keluar masuk barang secara real-time, sehingga perusahaan dapat mengetahui jumlah stok terkini tanpa menunggu stock opname.

Oleh karena itu, penting memahami macam-macam metode yang digunakan dalam sistem persediaan perpetual agar perusahaan bisa menentukan mana yang paling sesuai dengan jenis usahanya.

1. Perpetual LIFO (Last In First Out): Metode perpetual LIFO mengharuskan barang yang terakhir masuk justru dijual terlebih dahulu. Dengan sistem ini, biaya persediaan yang tercatat berasal dari harga pembelian terbaru sehingga margin dan laporan keuangan bisa terpengaruh.

2. Perpetual FIFO (First In First Out): Metode perpetual FIFO berlaku kebalikan dari LIFO, yaitu barang yang pertama masuk harus dijual lebih dulu. Sistem ini umum digunakan pada produk pangan, minuman, dan obat-obatan agar barang yang berisiko kedaluwarsa tidak tertinggal di gudang.

3. Perpetual Average: Metode perpetual average menghitung biaya rata-rata dari setiap pembelian barang. Nilai rata-rata ini kemudian digunakan untuk menentukan harga pokok penjualan setiap kali terjadi transaksi, sehingga laba kotor perusahaan lebih stabil.

Siapa yang Menggunakan Perpetual Inventory System?

Seperti yang Anda ketahui Perpetual Inventory System merupakan metode untuk mencatat persediaan barang atau inventaris perusahaan. Maka hampir semua perusahaan atau bisnis besar membutuhkan metode Perpetual Inventory.

Sebuah perusahaan wajib memiliki sistem persediaan perpetual dalam mengelola persediaan barang dan inventaris perusahaan. Bisnis atau perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan dengan intensitas tinggi adalah pengguna yang cocok untuk menggunakan metode ini. 

Selain itu beberapa gerai atau toko retail juga disarankan agar bisa menerapkan metode ini untuk mencatat persediaan barang. Walaupun metode ini dikhususkan untuk perusahaan atau bisnis yang besar, tidak menutup kemungkinan untuk UKM/UMKM yang sedang berkembang menggunakan metode pencatatan ini. Hal ini karena semakin banyak software atau sistem yang menyediakan metode perpetual dengan harga terjangkau.

Kelebihan dan Kekurangan Perpetual Inventory System

Ketika perusahaan Anda telah memutuskan untuk menerapkan Metode Perpetual Inventory dalam mencatat persediaan barang. Namun, dengan menggunakan metode perpetual mengharuskan sebuah perusahaan untuk memperbarui data persediaanya.

Oleh sebab itu diperlukan sebuah sistem untuk mencatat dan memperbarui persediaan barang dalam sebuah perusahaan secara terus menerus, cepat, dan akurat. Berikut adalah kelebihan dan kekurangan dari Perpetual Inventory System.

Kelebihan

Perpetual Inventory System memiliki kelebihan dalam mengelola dan mencatat stok persediaan suatu barang, sehingga memberikan kemudahan bagi perusahaan dalam memantau persediaan. Berikut adalah beberapa kelebihan dari Perpetual Inventory System.

1. Real-time update

Kelebihan pertama dari sistem persediaan adalah update stok barang secara real-time. Anda harus selalu memperbarui data persediaan atau inventaris perusahaan Anda. Itulah kenapa Anda harus selalu memperbarui data inventaris Anda secara berkesinambungan dengan menerapkan sistem inventaris terbaru.

Selain itu, sistem ini dapat secara otomatis melacak pembelian dan penjualan secara cepat. Anda juga mengakses data inventaris perusahaan Anda dimana saja dan kapan saja saat Anda membutuhkannya.

2. Perkiraan yang lebih terinformasi

Dengan menggunakan Perpetual Inventory System, Anda dapat memahami pola pembelian customer Anda. Sistem ini akan membantu Anda dalam menemukan kesempatan baru yang dapat memaksimalkan strategi penjualan perusahaan Anda.

Dengan mengetahui pola pembelian customer, Anda dapat mempersiapkan stok yang Anda butuhkan dengan sebaik mungkin. Selain itu sistem ini akan menghindarkan Anda dari kelebihan atau kekurangan stok yang dapat merugikan perusahaan Anda.

3. Mengelola banyak lokasi dengan mudah

Salah satu tantangan dalam inventaris adalah bagaimana untuk memantau persediaan di banyak lokasi berbeda secara efektif dan seefisien mungkin. Anda pasti akan kewalahan jika Anda melakukannya pemantauan inventory secara manual. Pemantauan secara manual akan membuang waktu dan tenaga Anda.

Oleh karena itu Perpetual Inventory System hadir untuk mengelola beberapa persediaan setiap lokasi dengan mudah. Dengan ini, Anda dapat melacak tingkat persediaan di semua lokasi secara cepat dan efisien. Selain itu, Anda juga dapat mengetahui kebutuhan pasokan setiap outlet, sehingga terhindar dari kekurangan stok.

4. Mempermudah penyusunan laporan keuangan

Terakhir, Kelebihan yang bisa Anda dapatkan dari Perpetual Inventory System adalah kemudahan dalam mempersiapkan laporan keuangan. Anda perlu untuk memahami bahwa salah satu komponen dalam laporan keuangan adalah nilai persediaan.

Oleh karena itu, sistem ini dapat mempercepat penyusunan laporan keuangan Anda. Hal ini dikarenakan jumlah dan nilai stok yang tersedia tercatat langsung dalam sistem. Dengan begitu, Anda bisa terhindar dari kesalahan perhitungan manual.

Kekurangan 

Meskipun Inventory System memiliki banyak kelebihan, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan juga. Dengan mengetahui kekurangan dalam sistem, Anda bisa menghindari dan mengantisipasi masalah tersebut. Tetapi Anda perlu perhatikan bahwa manfaat dari sistem ini sangat besar bagi perusahaan Anda.

Oleh karena itu jangan ragu untuk menerapkan Perpetual Inventory System terbaik bagi bisnis Anda. Berikut adalah beberapa kekurangan dari sistem inventory yang perlu Anda ketahui.

1. Kehilangan Barang

Kekurangan pertama adalah kerentanan terhadap kehilangan barang. Sistem ini memang memiliki fungsi untuk memastikan pencatatan persediaan secara cepat dan mudah. Namun, tidak adanya pemeriksaan fisik dalam sistem ini berpotensi menimbulkan kehilangan barang dan membuat perusahaan menjadi rugi.

2. Kesalahan pemindaian

Salah satu hal penting yang harus ada dalam sistem perpetual inventory adalah setiap barang harus ada barcode. Adanya barcode atau tag pada setiap barang digunakan untuk memudahkan Anda untuk memindai semua barang. Misalkan terjadi kesalahan dalam pemindaian atau gagal terdeteksi. Dalam hal ini, perusahaan tidak akan mencatat dalam sistem.

3. Pelacakan inventaris tidak tepat

Masalah utama dari sistem inventory adalah pelacakan persediaan yang tidak tepat, jika hal ini terjadi, pelacakan barang dan inventaris perusahaan dalam gudang atau toko akan menghambat operasional bisnis Anda. Oleh karena itu Anda dapat menggunakan backup secara efektif dan efisien untuk mendukung pencatatan dalam sistem.

4. Hacking

Salah satu hal yang perlu Anda waspadai dalam hal system adalah peretasan. Peretasan yang tidak tanggung jawab akan mengancam keamanan semua data dan informasi perusahaan hal ini juga berlaku pada sistem persediaan perpetual di perusahaan Anda. Oleh karena itu, Anda harus memastikan untuk melindungi data perusahaan dengan aman.

Untuk ilustrasi lebih jelas, berikut tabel rangkuman mengenai kelebihan dan kekurangan dari Prepetual Inventory System:

Contoh Cara Menghitung Persediaan Barang dengan Metode Perpetual

Sebelum melihat perhitungan, mari kita pahami dulu situasi nyata yang sering terjadi di gudang. Contoh ini akan mempermudah pemahaman bagaimana metode perpetual inventory mencatat setiap transaksi secara real-time.

Toko Elektronik “Tech Store”

Tech Store menjual berbagai aksesoris gadget. Berikut rangkaian transaksi persediaan dalam minggu tertentu:

• 1 Oktober: Tech Store membeli 100 unit kabel charger dengan harga Rp50.000/unit.
• 3 Oktober: Menjual 30 unit kabel charger ke pelanggan.
• 5 Oktober: Menerima retur dari pelanggan sebanyak 5 unit kabel charger.
• 7 Oktober: Membeli tambahan 50 unit kabel charger dengan harga Rp55.000/unit.
• 10 Oktober: Menjual 40 unit kabel charger.

Optimalkan Perpetual Inventory Anda dengan HashMicro Inventory Software

Banyak perusahaan dagang maupun manufaktur di Indonesia menghadapi masalah persediaan yang tidak terkelola dengan baik. Metode manual sering menyebabkan kesalahan pencatatan, keterlambatan distribusi, hingga kerugian karena kehilangan stok.

HashMicro Inventory Software hadir sebagai solusi sistem persediaan perpetual yang mencatat setiap transaksi secara real-time. Dengan sistem ini, perusahaan dapat memastikan ketersediaan barang tercatat akurat dan mempermudah forecasting dan pengendalian stok di berbagai lokasi.

Selain itu, HashMicro telah mendukung regulasi penting seperti e-Faktur (e-invoicing) resmi dari DJP, sehingga data inventaris selalu aman, patuh, dan siap mendukung laporan keuangan formal sesuai ketentuan fiskal.

• RFID Warehouse Automation: Otomatisasi berbasis RFID mencatat setiap pergerakan stok secara real-time, meningkatkan akurasi dan menghemat waktu operasional.
• Stock Forecasting & Reordering Rules: Sistem memprediksi kebutuhan stok dan mengatur suplai lebih tepat dan stabil.
• Fast & Slow Moving Stock Analysis: Analisis barang bergerak cepat dan lambat membantu menentukan prioritas penyimpanan. Akibatnya, modal tidak terkunci sia-sia pada stok yang jarang terjual.
• Lot, Serial & Expiry Tracking: Pelacakan berbasis lot, nomor seri, dan kedaluwarsa membuat kualitas barang lebih terjamin. Hal ini mencegah risiko distribusi produk yang tidak layak atau melewati batas waktu.
• Integrated Barcode & QR Code: Pemindaian barcode dan QR code mempercepat proses pencatatan inventaris. Efeknya, pekerjaan tim gudang menjadi lebih ringan sekaligus minim kesalahan.
• Stock Card & Reporting: Laporan stok otomatis menampilkan data real-time yang selalu terupdate. Karena itu, metode perpetual inventory bisa diterapkan tanpa perlu perhitungan fisik manual.
• Pick, Pack & Delivery Management: Proses logistik diatur dalam tahapan pengambilan, pengepakan, dan pengiriman yang jelas. Hasil akhirnya, pengiriman lebih cepat dan kepuasan pelanggan tetap terjaga.

Dengan fitur-fitur ini, perusahaan bisa menjalankan metode perpetual otomatis, mengurangi risiko kehilangan barang, dan meningkatkan efisiensi pengelolaan stok.

“Dengan HashMicro Inventory Software, saya bisa mengontrol stok secara real-time dan memastikan pengelolaan persediaan lebih efisien serta sesuai standar bisnis modern.”

– Anandia Denisha, Regional Manager

Kesimpulan

Perpetual Inventory System adalah teknik manajemen stok yang memperbarui setiap kali terjadi transaksi dalam bisnis Anda. Sistem ini memiliki beberapa kelebihan seperti update secara real-time, perkiraan yang lebih tepat, dan lainnya. Anda juga harus menyadari bahwa sistem ini memiliki kelemahan seperti kehilangan barang, kesalahan pemindaian, peretasan, dan lainnya.

HashMicro menyediakan Inventory System terbaik yang bisa Anda pilih sebagai solusi mengelola dan mengendalikan stok barang perusahaan Anda. Software dari HashMicro memiliki beberapa fitur unggulan yang dapat perusahaan Anda gunakan seperti barcode management, Lot and serial number tracking, stock request management, inventory forecasting, inventory valuation, dan stock aging analysis. 

Aplikasi untuk stok barang dari HashMicro juga sudah terintegrasi dengan Sistem Manajemen Persediaan. Dapatkan skema perhitungan harga Perpetual Inventory System HashMicro untuk mendapatkan gambaran harga software untuk perusahaan Anda dan coba demo kami secara gratis.