Perusahaan startup perlu meningkatkan taraf internal perusahaan melalui upgrade sistem setiap departemen karena sekarang perkembangan teknologi sangat pesat. Salah satu contohnya ialah meningkatkan manajemen divisi Human Resource agar tata kelola dan pengembangan SDM menjadi lebih efektif.
Penggunaan software HR dapat menjadi pilihan bagi pengembangan perusahaan startup di Indonesia. Software HR atau juga disebut sistem HRIS adalah sistem yang khusus dibuat bagi divisi HR untuk memudahkan pekerjaan HR dalam mengelola karyawan.
Solusi HR ini mampu bertransformasi sesuai dengan kebutuhan HR perusahaan sehingga efisiensinya dapat terjamin dengan baik, mempermudah pencarian karyawan dengan melakukan shortlist kandidat sesuai kebutuhan perusahaan.
Key Takeaways
Praktisi HR sekarang banyak yang beralih menggunakan software HR untuk mengurus payroll, pengajuan cuti, dan mengatur jadwal shift dengan lebih mudah.
Pilihlah software HR yang mampu mengefisienkan kerja dan biaya, mengingat penghasilan perusahaan startup masih tergolong rendah.
Penting untuk selalu memerhatikan teknologi sistem HR yang digunakan agar bisa selalu beradaptasi dengan kemajuan teknologi dan rekrutmen karyawan.
Daftar Isi:
Mengapa Startup Perlu HRIS?
Dalam perusahaan startup, fleksibilitas sangat diperlukan untuk mengantisipasi pertumbuhan jumlah karyawan yang ada serta untuk mengelola jadwal shift yang sangat fleksibel.
HRD startup yang berperan sebagai administrator juga perlu mengelola jadwal shift yang fleksibel dan berbeda-beda tiap karyawan, sehingga pencatatan melalui aplikasi roster shift dapat memudahkan HR membagi jadwal shift masing-masing karyawan.
Penggunaan sistem HRIS juga menjadi salah satu cara bagi praktisi HR startup untuk mengelola data payroll karyawan dan juga kehadiran serta cuti di tengah iklim perusahaan startup yang menekankan fleksibilitas.
Startup yang menekankan fleksibilitas akan memerlukan sistem HRIS untuk menjamin payroll yang akurat mengikuti shift serta beban kerja yang dilakukan karyawan.
Fitur HRIS yang Bermanfaat untuk Perusahaan Startup
Pada perusahaan startup, operasional biasanya memang masih dalam skala kecil tetapi pertumbuhannya sangat cepat. Beban kerja yang melebar pesat :
- Penyimpanan data karyawan terpusat: Di tengah lingkungan startup yang fleksibel, penyimpanan data karyawan secara terpusat dan ter-update real-time dapat sangat membantu perusahaan dalam memastikan data tetap relevan dan tidak menimbulkan kebingungan antar departemen.
- Integrasi payroll dengan kehadiran: Kehadiran berbasis shift bisa menimbulkan kebingungan dalam pencatatan penggajian karyawan. Maka itu, sistem ini memastikan integrasi payroll dengan kehadiran dan otomatis menghitung deduksi gaji jika kehadiran karyawan tidak lengkap.
- Otomatisasi pengajuan cuti dan manajemen waktu: Jika karyawan masuk kerja pada malam hari sedangkan HR sudah tutup, karyawan tetap dapat mengajukan cuti tinggal melalui aplikasi tanpa perlu ke kantor HR.
- Onboarding digital: Proses onboarding disimplifikasi dengan adanya software HR. Onboarding karyawan baru dilakukan secara digital seperti pengisian dokumen melalui platform self-service, video training untuk pelatihan online karyawan, modul training yang bisa dibaca karyawan, akses ke sistem kantor melalui link, dan pengenalan tim melalui gambar struktur organisasi perusahaan.
- Dashboard dan analitik dasar: Perusahaan startup biasanya tergolong muda umurnya sehingga belum memerlukan dashboard dan analitik yang rumit. Dashboard dan analitik yang ramah secara UX mempermudah tim HR dalam memantau frekuensi kehadiran dan cuti karyawan, status payroll, serta kontrak karyawan dengan mudah dan tidak ribet.
- Jaminan keamanan data: HRIS berbasis cloud menjamin keamanan data karena memiliki fitur kontrol akses berbasis peran dan pemantauan jejak audit. Jadi, karyawan tidak perlu khawatir akan adanya risiko bocor data jika memakai HRIS.
- Integrasi dengan modul lain: HRIS memungkinkan integrasi dengan modul akuntansi yang berguna untuk penggajian karyawan tanpa perlu proses verifikasi pembayaran yang panjang antar departemen.
Tips Memilih Software HR untuk Perusahaan Startup
Perusahaan startup biasanya memiliki ciri-ciri budaya perusahaan yang fleksibel, mempunyai jumlah karyawan yang tidak banyak, usia perusahaan yang tergolong belia, operasionalnya secara digital, mengutamakan inovasi, dan dana yang diperoleh berasal dari investor.
Dengan ciri-ciri tersebut, berikut kriteria software HR yang cocok untuk startup:
1. Pilih software yang dapat meng-cover pertumbuhan karyawan
Startup biasanya berawal dari jumlah karyawan yang sedikit, tetapi pertumbuhan rekrutmennya cepat. Anda harus mempertimbangkan pilihan software HR yang fitur, paket, dan kapasitas penggunanya bisa di-upgrade tanpa harus rombak sistem.
2. Cari software HR yang dengan akses mobile dan employee self-service
Perusahaan startup menekankan pada kecepatan dan efisiensi serta tingginya penggunaan teknologi untuk mendukung kerja. Pastikan memilih software HR yang memiliki fitur mobile agar bisa digunakan secara daring dan ESS agar karyawan tidak perlu repot bertanya ke HR apabila ada kebijakan yang mereka bingung.
3. Pastikan software dapat mengefisienkan kerja dan biaya
Karena biasanya skala bisnis startup masih kecil dan tingkat ROI nya masih rendah, pastikan untuk berinvestasi dalam solusi HR yang bisa menghemat pencatatan manual untuk efisiensi biaya printing dan beli kertas.
Aplikasi HRIS membuat HR tidak perlu lagi mengerjakan pekerjaan administratif berulang kali karena data sudah terinput langsung di sistem dan HR bisa fokus pada pengembangan karyawan.
4. Periksa kemampuan integrasi software dengan modul lain
Periksa apakah sistem HRIS yang perusahaan Anda akan beli dapat terintegrasi dengan modul keuangan atau manajemen kantor. Hal ini dapat mengefisienkan proses payroll dan kehadiran karyawan yang penting untuk menghitung komponen gaji karyawan secara akurat.
5. Libatkan pihak HR, IT, Finance, dan Management sebelum membeli sistem
Semua kredibilitas pengetahuan dari pihak HR, IT, keuangan, dan manajemen kantor membantu Anda menentukan sistem yang terbaik untuk proses record kehadiran karyawan, penggajian, reimburse, maupun dalam menjaga kedisiplinan mereka.
Manfaat Penerapan Solusi HR di Perusahaan Startup Indonesia
Hadirnya Software HR Indonesia bagi HRD mampu memberikan berbagai kemudahan bagi perusahaan startup dalam mengelola karyawannya. Salah satu contoh solusi HR di Indonesia yaitu EVA HRIS Essentials.
Sistem EVA HRIS merupakan sistem manajemen SDM bagi departemen HR yang berguna untuk menyederhanakan proses administrasi karyawan perusahaan. Berikut beberapa manfaat software EVA HRIS yang bisa Anda pahami:
- Memperbarui data secara otomatis: Mampu melakukan update terhadap keseluruhan data karyawan secara otomatis untuk memudahkan proses monitoring kehadiran karyawan tanpa harus mencatat di kertas terus menerus yang dapat menambah beban biaya bagi startup dengan income yang masih tergolong rendah.
- Pendataan administrasi lebih mudah: Dapat melacak data administratif dengan mudah dan prosesnya secara cepat. Contohnya seperti permintaan reimburse ke perusahaan dan pengajuan cuti.
- Fokus pada pengembangan SDM: Perusahaan startup masih memerlukan kompetensi karyawan yang perlu dilatih karena kebanyakan startup umurnya masih baru. Jika segala urusan administratif telah dapat di-handle HRIS, HRD bisa fokus pada pelatihan pengembangan kompetensi karyawan agar perusahaan bisa bersaing di pasaran.
- Skalabilitas operasional: HRIS cloud dapat di-custom dan disesuaikan lagi untuk menghadapi pertumbuhan angka karyawan di kantor, memungkinkan fleksibilitas bagi startup yang sedang bertumbuh dan perlu solusi yang tidak perlu mengeluarkan biaya lebih.
Penutup
Software HR adalah kunci untuk startup agar bisa berkembang dan bersaing di pasaran karena solusi HR ini mengefisienkan penggunaan biaya, yang di mana sangat menguntungkan bagi perusahaan startup yang income nya belum seberapa besar.
Efisiensi operasional juga dapat dirasakan dengan adanya implementasi sistem HRIS karena dapat mempersingkat waktu kerja HR dan HR juga dapat lebih berfokus pada kegiatan yang lebih berguna seperti pelatihan kompetensi karyawan.
Penting juga bagi perusahaan untuk menjaga hubungan baik dengan karyawan demi menciptakan lingkungan perusahaan yang positif dan efisien.
FAQ Seputar Software HR Untuk Startup
-
Apakah HR software juga membantu mengurangi kesalahan administratif?
Ya. Pada dasarnya, software HR mengotomatiskan tugas-tugas yang secara tradisional dicatat oleh HR seperti pencatatan komponen gaji, data cuti karyawan, dan kehadiran karyawan. Semua itu membutuhkan ketelitian. Maka, dengan menggunakan software ini, misal karyawan mengajukan cuti, maka sistem payroll dalam software akan langsung mengkalkulasikan deduksi gaji karyawan, yang dapat mengurangi kesalahan dalam perhitungan payroll.
-
Apakah startup harus menggunakan HR software sejak awal operasional?
Disarankan untuk mengimplementasikan HR software untuk perusahaan startup sejak awal agar perusahaan sudah memiliki fondasi HR yang kuat. Dengan ini, ke depannya proses seperti penggajian, record kehadiran, maupun pengajuan cuti dapat berjalan dengan lancar dan saling terintegrasi, serta mencegah adanya kecurangan atau kesalahan pencatatan dalam penerimaan gaji.
-
Apakah HR software membantu startup tetap patuh terhadap hukum ketenagakerjaan?
Software HR membantu startup tetap patuh pada peraturan ketenagakerjaan Indonesia karena sistem ini menyimpan data gaji karyawan serta slip gaji sebagai bentuk transparansi gaji terhadap karyawan, yang mematuhi PP No. 36 Pasal 52 Tahun 2021 bahwa karyawan berhak meminta informasi gaji dari perusahaan.
-
Bisakah startup memilih HR software yang ringan dan sesuai anggaran tanpa mengurangi kebutuhan HR?
Bisa. Anda bisa pikirkan alternatif software HR berbasis cloud atau SaaS (Software as a Service) yang tidak memerlukan biaya mahal dan juga bisa menyesuaikan terhadap kebutuhan bisnis.
