CMMS: Definisi, Manfaat, dan Cara Kerjanya untuk Pengelolaan Aset Perusahaan

Banyak perusahaan masih kesulitan mengelola aset karena pemeliharaan yang tidak teratur, pencatatan manual yang berserakan, atau pengerjaan yang terlambat. Masalah ini memicu kerugian yang sering tak terlihat seperti mesin berhenti mendadak, biaya perbaikan membengkak, dan umur aset memendek.

Dengan CMMS, seluruh aktivitas pemeliharaan dapat direncanakan dan dipantau dalam satu sistem terpusat. Solusi ini membantu menekan downtime, memperpanjang umur aset, dan meningkatkan efisiensi operasional.

Simak artikel ini untuk mengetahui bagaimana CMMS dapat menjadi solusi terbaik bagi bisnis Anda.

Apa itu CMMS?

CMMS (Computerized Maintenance Management System) adalah software manajemen pemeliharaan yang membantu perusahaan mengelola seluruh aktivitas perawatan aset dan fasilitas secara terpusat dan otomatis.

Melalui CMMS, bisnis dapat menjadwalkan perawatan preventif, memantau dan mengelola work order, mengontrol stok suku cadang, serta mengevaluasi kinerja aset secara real-time.

Dengan sistem ini, perusahaan dapat meningkatkan keandalan operasional sehingga sangat relevan digunakan di sektor seperti manufaktur, energi, dan transportasi.

Sejarah CMMS

Sejarah CMMS, atau Computerized Maintenance Management System, dimulai pada tahun 1960-an dan 1970-an ketika perusahaan besar mulai menyadari kebutuhan akan teknologi manajemen pemeliharaan yang lebih efisien.

Pada awalnya, manajemen pemeliharaan dilakukan secara manual menggunakan kartu dan catatan tertulis. Namun, dengan perkembangan teknologi komputer, muncul kebutuhan untuk mengotomatisasi proses ini.

Pada tahun 1980-an, CMMS system pertama mulai diperkenalkan. Perangkat lunak ini awalnya sederhana, tetapi seiring dengan kemajuan teknologi informasi telah berkembang menjadi sistem yang lebih kompleks dan canggih.

Pada 1990–2000-an, CMMS software berbasis web mulai populer karena kemudahan akses dan kolaborasi. Kini, teknologinya berkembang dengan integrasi IoT (Internet of Things) dan analitik data untuk meningkatkan efisiensi manajemen aset.

CMMS biasa digunakan dengan aplikasi aset yang bisa diintegrasikan agar pengolahan dan penyimpanan datanya lebih tertata rapi.

Siapa yang Menggunakan CMMS?

Biasanya, CMMS digunakan oleh:

• Tim Maintenance & Teknisi. Mengelola work order, jadwal preventive maintenance, dan riwayat perbaikan aset.
• Manajer Operasional. Memantau performa aset, downtime, dan efisiensi biaya perawatan secara keseluruhan.
• Facility Manager. Mengelola perawatan gedung, utilitas, HVAC, dan fasilitas pendukung lainnya.
• Perusahaan Manufaktur. Menjaga mesin produksi tetap optimal dan menghindari gangguan proses produksi.
• Industri Energi & Utilities. Memastikan aset kritikal seperti generator dan jaringan listrik tetap andal.
• Rumah Sakit & Healthcare. Menjaga alat medis dan fasilitas tetap aman, berfungsi, dan sesuai standar.
• Perusahaan Properti & Real Estate. Mengelola perawatan gedung, apartemen, dan area komersial secara terpusat.
• Transportasi & Logistik, Merawat armada kendaraan, alat berat, dan fasilitas gudang agar operasional tidak terhenti.

Bagaimana Cara Kerja CMMS?

Cara kerja CMMS adalah dengan mengintegrasikan berbagai fungsi manajemen pemeliharaan dalam satu platform yang mudah digunakan. Sistem ini membantu mencatat, melacak, dan mengatur aktivitas perawatan secara terstruktur. Cara kerjanya dapat dijelaskan melalui beberapa poin utama berikut:

1. Pemeliharaan preventif

CMMS system memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan dan melacak pemeliharaan rutin pada aset, seperti inspeksi dan penggantian suku cadang, untuk mencegah kerusakan dan downtime tak terduga.

Management maintenance system HashMicro memungkinkan otomatisasi perintah kerja berdasarkan waktu, pemakaian, atau event tertentu, dilengkapi reminder dan riwayat perawatan tiap unit.

2. Manajemen work order

CMMS software menyederhanakan pembuatan dan pelacakan work order, termasuk detail pekerjaan dan bahan yang dibutuhkan. Proses tersebut membantu memastikan setiap tugas pemeliharaan berjalan lebih teratur dan mudah diprioritaskan.

HashMicro memfasilitasi pengelolaan nomor perintah kerja, prioritas, jadwal teknisi, serta pencatatan biaya dan downtime. Dokumen pendukung seperti manual perbaikan bisa dilampirkan langsung.

3. Manajemen inventaris

CMMS melacak stok suku cadang dan kebutuhan material perawatan, sehingga tim teknisi selalu mengetahui ketersediaan komponen penting. Fitur ini membantu memastikan aktivitas pemeliharaan tidak tertunda hanya karena kekurangan material.

HashMicro terintegrasi dengan modul MRO untuk distribusi sparepart antar gudang, pelacakan biaya inventaris, dan otomatisasi restock. Anda juga dapat mengelola vendor dan pemasok.

4. Pelacakan aset

Pengguna dapat memantau informasi penting mengenai aset, termasuk lokasi, status, dan riwayat pemeliharaan. Dengan visibilitas ini, perusahaan dapat memastikan setiap aset digunakan dan dirawat sesuai standar yang ditetapkan.

Program CMMS HashMicro mendukung registri aset lengkap. Termasuk model, nomor seri, histori downtime, performa unit, dan dokumentasi seperti SOP atau sertifikasi. Bisa terhubung ke sensor IoT untuk pemantauan real-time.

5. Pelaporan dan analisis

System CMMS menghasilkan laporan kinerja pemeliharaan dan penggunaan aset. Dengan data yang terstruktur, perusahaan dapat menilai efektivitas strategi maintenance secara lebih akurat.

Management maintenance system HashMicro menyediakan laporan menyeluruh, dari utilisasi aset hingga biaya bahan dan tenaga kerja. Semua data disusun dalam dasbor analitik yang mendukung audit dan pengambilan keputusan.

Jika Anda sedang mencari sistem CMMS yang dapat menangani jadwal maintenance alat berat, manajemen suku cadang, dan pelacakan performa aset dalam satu platform, HashMicro bisa menjadi solusi yang tepat.

Sistem CMMS HashMicro mendukung integrasi dengan IoT, sistem manufaktur, hingga Maintenance Planner. Cocok untuk industri seperti pertambangan, smelter nikel, dan akuakultur yang membutuhkan pengelolaan aset dan sparepart secara real-time.

Apa Saja Manfaat CMMS bagi Perusahaan?

CMMS software menawarkan sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam berbagai industri. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari penggunaannya:

1. Peningkatan akurasi dan kepatuhan

Sistem ini membantu meningkatkan akurasi dan kepatuhan terhadap prosedur pemeliharaan dan regulasi industri. Dengan dokumentasi yang terstruktur dan terjadwal, organisasi dapat memastikan bahwa semua aktivitas pemeliharaan dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

2. Manajemen risiko yang lebih baik

Dengan memantau kondisi aset secara teratur dan merencanakan pemeliharaan preventif, CMMS system membantu mengurangi risiko kerusakan, kecelakaan, dan kerugian finansial yang disebabkan oleh kegagalan peralatan.

3. Manajemen work order yang efisien

Sistem ini menyederhanakan proses pembuatan, penugasan, dan pelacakan work order. Hal ini membantu menangani permintaan pemeliharaan dengan lebih cepat dan lebih efisien. Work order yang diatur dengan baik juga memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai kebutuhan operasional.

4. Pemeliharaan preventif yang terjadwal

Sistem ini memungkinkan organisasi untuk merencanakan dan melaksanakan pemeliharaan preventif secara terjadwal. Ini penting karena dapat mencegah kerusakan yang tidak terduga pada peralatan dan infrastruktur.

5. Pengembangan strategi pemeliharaan yang lebih cerdas

Sistem CMMS maintenance menyediakan data historis dan analisis yang mendalam tentang kinerja aset sehingga perusahaan mampu mengidentifikasi pola-perilaku aset, menganalisis biaya pemeliharaan, dan mengembangkan strategi pemeliharaan yang lebih cerdas.

Fitur Umum dalam CMMS

Berikut adalah beberapa fitur umum yang sering ditemukan dalam CMMS system:

• Manajemen pemeliharaan preventif

Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk menyusun jadwal pemeliharaan preventif secara sistematis guna meminimalkan risiko kerusakan aset yang tidak terduga, sehingga dapat memperpanjang usia pakai aset dan mengoptimalkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

• Manajemen Work Order

Sistem ini dirancang untuk memfasilitasi proses pembuatan, pendelegasian tugas, hingga pemantauan work order secara mendetail, guna memastikan setiap pekerjaan pemeliharaan diprioritaskan dengan tepat dan diselesaikan secara efisien sesuai dengan standar operasional perusahaan.

• Pelacakan aset

Menyediakan transparansi penuh yang memungkinkan Anda memantau keberadaan lokasi aset, mengevaluasi kondisi fisik secara akurat, dan melacak rekam jejak pemeliharaan secara mendetail guna meminimalisir risiko kerusakan mendadak.

• Manajemen inventaris

Mengelola inventaris suku cadang dan bahan baku secara sistematis melalui perencanaan kebutuhan yang akurat untuk menjamin ketersediaan stok yang tepat waktu guna mendukung kelancaran seluruh proses operasional.

• Jadwal Pekerjaan

Membantu perusahaan dalam menyusun strategi jadwal perawatan preventif dan mengelola ketersediaan suku cadang serta teknisi, sehingga meminimalisir waktu henti mesin (downtime) melalui pemeliharaan yang lebih terorganisir.

• Pelaporan dan analisis

Menghadirkan fitur pelaporan pemeliharaan otomatis dan alat analisis performa aset yang memungkinkan tim teknis memantau efisiensi mesin, mendeteksi anomali, serta meminimalkan waktu henti (downtime) operasional.

• Integrasi dengan sistem lain

Fitur ini memungkinkan integrasi yang mulus dengan berbagai sistem eksternal, termasuk Enterprise Resource Planning (ERP), guna menjamin konsistensi data secara real-time serta memperkuat koordinasi strategis antar departemen dalam satu ekosistem kerja yang terpadu.

• Manajemen kontrak

Bertanggung jawab secara penuh dalam mengelola siklus hidup kontrak dengan vendor dan penyedia layanan pihak ketiga guna memastikan seluruh aktivitas pemeliharaan eksternal berjalan sesuai dengan standar operasional dan kesepakatan tingkat layanan (SLA) yang telah ditetapkan.

Fitur-fitur ini membantu organisasi dalam mengoptimalkan pengelolaan aset mereka, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi downtime yang tidak direncanakan.

Contoh Studi Kasus CMMS

Sebuah perusahaan manufaktur makanan memiliki puluhan mesin produksi yang beroperasi hampir tanpa henti. Sebelumnya, jadwal perawatan dicatat di Excel dan laporan kerusakan disampaikan lewat WhatsApp.

Akibatnya, mesin sering rusak mendadak, produksi berhenti, dan biaya perbaikan membengkak. Setelah menggunakan CMMS software, alur kerja perawatan menjadi terstruktur dan mudah dikontrol.

Perusahaan cukup mendaftarkan seluruh aset mesin lengkap dengan lokasi, nomor seri, garansi, dan histori servis. Lalu, jadwal preventive maintenance dibuat otomatis berdasarkan jam operasional atau kalender, sehingga tim dapat notifikasi sebelum servis dilakukan.

Saat ada masalah, operator cukup membuat work order digital berisi detail kerusakan (plus foto), lalu sistem langsung mengarahkan tugas ke teknisi yang tepat.

Setiap pengerjaan tercatat real-time: apa tindakan perbaikannya, berapa lama downtime, dan spare part apa yang dipakai. Jadi, riwayat kondisi mesin selalu rapi dan mudah ditelusuri. CMMS juga membantu kontrol stok spare part kritis agar tidak kehabisan, sekaligus memetakan biaya maintenance per mesin atau per periode.

Perbedaan CMMS dan EAM

Dalam dunia manajemen aset, perbedaan antara EAM (Enterprise Asset Management) dan CMMS (Computerized Maintenance Management System) sering kali menjadi topik yang membingungkan.

EAM lebih terfokus pada manajemen siklus hidup aset secara menyeluruh, mulai dari perencanaan, akuisisi perusahaan, operasi, hingga pemeliharaan dan penggantian. Sementara itu, system CMMS lebih terfokus pada manajemen pemeliharaan.

Perbedaan utama antara keduanya adalah ruang lingkup dan kompleksitas. EAM mencakup manajemen strategis aset dan integrasi dengan proses bisnis secara luas, sementara CMMS lebih terfokus pada operasional harian dalam memastikan aset tetap berfungsi secara optimal.

Dengan menggunakan EAM, organisasi dapat mengelola portofolio aset mereka secara holistik, sementara CMMS menjadi solusi yang lebih spesifik untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja pemeliharaan aset.

Berikut tabel untuk memudahkan Anda memahami perbedaan CMMS dan EAM:

Dorongan Untuk CMMS ke SaaS

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan akan fleksibilitas yang semakin meningkat di berbagai industri, Computerized Maintenance Management System telah mengalami dorongan besar sebagai layanan atau SaaS (Software as a Service).

Model SaaS memungkinkan perusahaan untuk mengakses CMMS software melalui internet tanpa perlu menginstal atau mengelola perangkat lunak secara lokal. Berikut alasan yang membuat adopsi SaaS menjadi langkah cerdas dalam transformasi digital perusahaan

1. Dihosting di cloud

SaaS berbasis cloud memungkinkan fleksibilitas tinggi dalam menyesuaikan kapasitas sesuai kebutuhan. Pengguna hanya membayar untuk sumber daya yang digunakan, tanpa investasi awal yang besar.

Hal tersebut memungkinkan penanganan data besar dari perangkat IoT tanpa biaya tambahan untuk perangkat keras.

2. Mengurangi beban tim IT

SaaS meminimalkan kebutuhan intervensi teknis internal. Tim seperti engineer CMMS, administrator, dan teknisi lapangan dapat mengelola sistem secara mandiri.

Hal ini memungkinkan perusahaan mengubah biaya infrastruktur TI yang biasanya bersifat modal, menjadi biaya operasional yang lebih ringan.

3. Mendukung modernisasi sistem

SaaS memudahkan proses modernisasi dengan pembaruan otomatis di cloud. Pengguna selalu menggunakan versi terbaru dengan fitur terkini, tanpa perlu proses upgrade manual. Teknologi baru juga lebih cepat diadopsi dengan risiko implementasi yang lebih rendah.

Data Utama CMMS

Fungsi data utama CMMS adalah menyederhanakan data dalam jumlah yang besar untuk kepentingan perawatan dan persediaan peralatan perusahaan Anda. CMMS system memiliki tiga data utama yaitu data spesifikasi aset, data hirarki aset, data BOM aset (Mobley, 2018).

1. Data spesifikasi aset

Data equipment menjadi sangat penting pada masa administrasi maintenance management system. Maka dari itu, penyusunan aset pendaftaran menjadi kegiatan yang umum untuk menghasilkan keberhasilan pada maintenance management system.

Dari hasil tersebut, maka CMMS software akan memasukan data identifikasi dan spesifikasi equipment yang telah diketahui. Dengan begitu, work order akan menulis data berdasarkan data spesifikasi equipment, seperti ukuran berat, flow rate, dan sebagainya.

2. Data hierarchy aset

Selanjutnya, untuk mempermudah pengenalan sebuah equipment, maka disusunlah sistem hierarki pada CMMS. Susunan kelas pada equipment memiliki manfaat empat manfaat (Mobley, 2018).

Kedua, Anda bisa mengetahui macam-macam item yang ada diatas atau dibawah level equipment. Ketiga, dengan hierarki Anda bisa mendapatkan informasi mengenai lokasi keberadaan suatu item.

3. Data BOM Aset

Terakhir yaitu data BOM Aset, BOM sendiri memiliki kepanjangan dari Bill of Materials yang mana level paling bawah dari tingkatan equipment. Dengan adanya data BOM aset, Anda tidak perlu takut lagi karena semua komponen pada equipment tercatat pada BOM.

HashMicro Smart Asset: Solusi CMMS untuk Maintenance yang Lebih Terkendali

HashMicro Smart Asset membantu bisnis mengelola seluruh aktivitas maintenance dalam satu sistem terpadu. Mulai dari penjadwalan preventive maintenance, pemantauan kondisi aset, hingga pencatatan work order, semuanya dapat dilakukan secara otomatis dan lebih akurat.

Dengan visibilitas penuh terhadap status aset dan riwayat perawatan, perusahaan dapat mencegah downtime, mengurangi biaya perbaikan mendadak, dan memastikan setiap aset bekerja pada performa terbaiknya. Sistem CMMS ini menjadikan proses maintenance lebih terkontrol, efisien, dan mudah diawasi.

Fitur unggulang Asset Management HashMicro:

• Preventive Maintenance Scheduler: Menjadwalkan perawatan rutin secara otomatis agar setiap aset diservis tepat waktu dan terhindar dari kerusakan mendadak.
• Work Order Management: Mengatur seluruh tugas dan permintaan maintenance dalam satu sistem, lengkap dengan status, prioritas, dan detail pengerjaan.
• Real-Time Asset Monitoring: Memantau kondisi aset secara langsung, termasuk riwayat perawatan dan tingkat penggunaan, untuk mendukung keputusan yang lebih akurat.
• Spare Parts & Inventory Control: Melacak stok suku cadang, penggunaan, serta kebutuhan restock, sehingga proses maintenance tidak terhambat kekurangan komponen.
• Automated Maintenance Reports: Menghasilkan laporan perawatan secara otomatis, mulai dari biaya, frekuensi kerusakan, hingga performa aset, agar evaluasi maintenance lebih mudah dan menyeluruh.

Kesimpulan

Menjaga dan merawat aset berharga perusahaan tidaklah mudah. Anda membutuhkan banyak tenaga dan biaya untuk menjaga kinerja barang investasi tetap sesuai seperti saat pertama pembelian.

Dengan menggunakan Smart Asset Solution dari HashMicro yang terintergasi dengan solusi ERP, perusahaan Anda dapat dengan otomatis melacak dan menjadwalkan perawatan aset perusahaan secara real-time.

Tidak hanya itu, software ini juga memberikan informasi mengenai aset melalui sistem yang terintegrasi, mulai dari kalkulasi ROI, manajemen perawatan, hingga mengetahui penurunan nilai aset. Jadwalkan demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar CMMS

• Apakah CMMS merupakan bagian dari ERP?

  CMMS adalah singkatan dari Computerized Maintenance Management System dan berpusat pada pemeliharaan saja, sementara ERP mengurus semua bagian perusahaan. CMMS hanya mengurus pemeliharaan dan tidak meningkatkan seluruh proses organisasi, sementara ERP mengelola dan memungkinkan peningkatan pada semua proses perusahaan.

• Apa fungsi utama CMMS?

  Fungsi utama CMMS (Computerized Maintenance Management System) adalah memusatkan data pemeliharaan dan mengotomatisasi proses operasional untuk memperpanjang umur aset serta meningkatkan efisiensi kerja tim teknisi.

• Mengapa perlu menerapkan CMMS?

  CMMS software ini membantu mengatur, melacak, dan mendiagnosis aset di fasilitas atau organisasi. Fungsionalitas ini hadir dengan sejumlah manfaat bagi organisasi mana pun, mulai dari peningkatan produktivitas manufaktur hingga waktu kerja yang lebih tinggi dan kepuasan pelanggan.

• Ada berapa jenis CMMS?

  Ada dua jenis CMMS, yaitu on-premise dan berbasis cloud. Opsi yang Anda pilih akan berdampak signifikan pada bisnis Anda.

• Apa saja industri yang menggunakan CMMS?

  Software CMMS sangat serbaguna karena hampir setiap bisnis yang memiliki aset fisik, mesin, atau infrastruktur bangunan membutuhkan perawatan rutin. Penggunaan CMMS di berbagai sektor terbukti dapat mengurangi biaya operasional antara 30% hingga 60%.