Mengenal Manfaat CMMS untuk Pengelolaan Aset Perusahaan

Banyak perusahaan masih kesulitan mengelola aset karena pemeliharaan yang tidak teratur, pencatatan manual yang berserakan, atau pengerjaan yang terlambat. Tanpa sistem yang terstruktur, risiko downtime meningkat dan produktivitas menurun. Di sinilah kebutuhan akan CMMS menjadi semakin penting.

Masalah ini memicu kerugian yang sering tak terlihat seperti mesin berhenti mendadak, biaya perbaikan membengkak, dan umur aset memendek. Dengan data pemeliharaan yang tersebar, teknisi sulit mengambil keputusan cepat, sehingga operasional mudah tersendat dan target bisnis semakin jauh.

Dengan CMMS, seluruh aktivitas pemeliharaan dapat direncanakan dan dipantau dalam satu sistem terpusat. Solusi ini membantu menekan downtime, memperpanjang umur aset, dan meningkatkan efisiensi operasional. Simak artikel ini untuk mengetahui bagaimana CMMS dapat menjadi solusi terbaik bagi bisnis Anda.

Apa itu CMMS?

CMMS adalah singkatan dari Computerized Maintenance Management System, yaitu alat yang digunakan untuk mengelola dan memelihara aset fisik dalam perusahaan. Sistem ini membantu dalam perencanaan, pelacakan, dan pelaksanaan pemeliharaan aset.

Dengan system CMMS ini, perusahaan dapat merencanakan, menjadwalkan, dan melacak pemeliharaan rutin secara lebih efisien, sehingga dapat mencegah kerusakan peralatan yang tidak terduga dan memperpanjang umur aset.

Pentingnya CMMS system terletak pada kemampuannya untuk meningkatkan efisiensi operasional, mengurangi downtime peralatan, mengoptimalkan penggunaan sumber daya, dan pada akhirnya, meningkatkan produktivitas dan profitabilitas organisasi.

Sejarah CMMS

Sejarah CMMS, atau Computerized Maintenance Management System, dimulai pada tahun 1960-an dan 1970-an ketika perusahaan besar mulai menyadari kebutuhan akan teknologi manajemen pemeliharaan yang lebih efisien.

Pada awalnya, manajemen pemeliharaan dilakukan secara manual menggunakan kartu dan catatan tertulis. Namun, dengan perkembangan teknologi komputer, muncul kebutuhan untuk mengotomatisasi proses ini.

Pada tahun 1980-an, CMMS system pertama mulai diperkenalkan. Perangkat lunak ini awalnya sederhana, tetapi seiring dengan kemajuan teknologi informasi telah berkembang menjadi sistem yang lebih kompleks dan canggih.

Pada 1990–2000-an, CMMS software berbasis web mulai populer karena kemudahan akses dan kolaborasi. Kini, teknologinya berkembang dengan integrasi IoT (Internet of Things) dan analitik data untuk meningkatkan efisiensi manajemen aset.

Cari tahu lebih lanjut mengenai aplikasi aset sekarang juga!

Bagaimana Cara Kerja CMMS?

Cara kerja CMMS adalah dengan mengintegrasikan berbagai fungsi manajemen pemeliharaan dalam satu platform yang mudah digunakan. Sistem ini membantu mencatat, melacak, dan mengatur aktivitas perawatan secara terstruktur. Cara kerjanya dapat dijelaskan melalui beberapa poin utama berikut:

1. Pemeliharaan preventif

CMMS system memungkinkan pengguna untuk menjadwalkan dan melacak pemeliharaan rutin pada aset, seperti inspeksi dan penggantian suku cadang, untuk mencegah kerusakan dan downtime tak terduga.

Management maintenance system HashMicro memungkinkan otomatisasi perintah kerja berdasarkan waktu, pemakaian, atau event tertentu, dilengkapi reminder dan riwayat perawatan tiap unit.

2. Manajemen work order

CMMS software menyederhanakan pembuatan dan pelacakan work order, termasuk detail pekerjaan dan bahan yang dibutuhkan. Proses tersebut membantu memastikan setiap tugas pemeliharaan berjalan lebih teratur dan mudah diprioritaskan.

HashMicro memfasilitasi pengelolaan nomor perintah kerja, prioritas, jadwal teknisi, serta pencatatan biaya dan downtime. Dokumen pendukung seperti manual perbaikan bisa dilampirkan langsung.

3. Manajemen inventaris

CMMS melacak stok suku cadang dan kebutuhan material perawatan, sehingga tim teknisi selalu mengetahui ketersediaan komponen penting. Fitur ini membantu memastikan aktivitas pemeliharaan tidak tertunda hanya karena kekurangan material.

HashMicro terintegrasi dengan modul MRO untuk distribusi sparepart antar gudang, pelacakan biaya inventaris, dan otomatisasi restock. Anda juga dapat mengelola vendor dan pemasok.

4. Pelacakan aset

Pengguna dapat memantau informasi penting mengenai aset, termasuk lokasi, status, dan riwayat pemeliharaan. Dengan visibilitas ini, perusahaan dapat memastikan setiap aset digunakan dan dirawat sesuai standar yang ditetapkan.

Program CMMS HashMicro mendukung registri aset lengkap. Termasuk model, nomor seri, histori downtime, performa unit, dan dokumentasi seperti SOP atau sertifikasi. Bisa terhubung ke sensor IoT untuk pemantauan real-time.

5. Pelaporan dan analisis

System CMMS menghasilkan laporan kinerja pemeliharaan dan penggunaan aset. Dengan data yang terstruktur, perusahaan dapat menilai efektivitas strategi maintenance secara lebih akurat.

Management maintenance system HashMicro menyediakan laporan menyeluruh, dari utilisasi aset hingga biaya bahan dan tenaga kerja. Semua data disusun dalam dasbor analitik yang mendukung audit dan pengambilan keputusan.

Jika Anda sedang mencari sistem CMMS yang dapat menangani jadwal maintenance alat berat, manajemen suku cadang, dan pelacakan performa aset dalam satu platform, HashMicro bisa menjadi solusi yang tepat.

Sistem CMMS HashMicro mendukung integrasi dengan IoT, sistem manufaktur, hingga Maintenance Planner. Cocok untuk industri seperti pertambangan, smelter nikel, dan akuakultur yang membutuhkan pengelolaan aset dan sparepart secara real-time.

Apa Saja Manfaat CMMS bagi Perusahaan?

CMMS software menawarkan sejumlah manfaat yang signifikan bagi perusahaan dalam berbagai industri. Berikut ini adalah beberapa manfaat utama dari penggunaannya:

1. Peningkatan akurasi dan kepatuhan

Sistem ini membantu meningkatkan akurasi dan kepatuhan terhadap prosedur pemeliharaan dan regulasi industri. Dengan dokumentasi yang terstruktur dan terjadwal, organisasi dapat memastikan bahwa semua aktivitas pemeliharaan dilakukan sesuai dengan standar yang ditetapkan.

2. Manajemen risiko yang lebih baik

Dengan memantau kondisi aset secara teratur dan merencanakan pemeliharaan preventif, CMMS system membantu mengurangi risiko kerusakan, kecelakaan, dan kerugian finansial yang disebabkan oleh kegagalan peralatan.

3. Manajemen work order yang efisien

Sistem ini menyederhanakan proses pembuatan, penugasan, dan pelacakan work order. Hal ini membantu menangani permintaan pemeliharaan dengan lebih cepat dan lebih efisien. Work order yang diatur dengan baik juga memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai kebutuhan operasional.

4. Pemeliharaan preventif yang terjadwal

Sistem ini memungkinkan organisasi untuk merencanakan dan melaksanakan pemeliharaan preventif secara terjadwal. Ini penting karena dapat mencegah kerusakan yang tidak terduga pada peralatan dan infrastruktur.

5. Pengembangan strategi pemeliharaan yang lebih cerdas

Sistem CMMS maintenance menyediakan data historis dan analisis yang mendalam tentang kinerja aset sehingga perusahaan mampu mengidentifikasi pola-perilaku aset, menganalisis biaya pemeliharaan, dan mengembangkan strategi pemeliharaan yang lebih cerdas.

Fitur Umum dalam CMMS

Berikut adalah beberapa fitur umum yang sering ditemukan dalam CMMS system:

• Manajemen Pemeliharaan Preventif: Memungkinkan jadwal pemeliharaan preventif untuk mengurangi risiko kerusakan aset.
• Manajemen Work Order: Memfasilitasi pembuatan, penugasan, dan pelacakan work order untuk memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan pemeliharaan.
• Pelacakan Aset: Memberikan visibilitas terhadap lokasi, kondisi, dan riwayat pemeliharaan aset.
• Manajemen Inventaris: Mengelola inventaris suku cadang dan bahan untuk memastikan ketersediaan yang tepat waktu.
• Jadwal Pekerjaan: Membantu mengatur jadwal pekerjaan dan sumber daya untuk pemeliharaan yang efisien.
• Pelaporan dan Analisis: Menyediakan alat untuk membuat laporan pemeliharaan dan menganalisis kinerja aset.
• Integrasi dengan Sistem Lain: Memungkinkan integrasi dengan sistem lain seperti ERP untuk konsistensi data dan koordinasi yang lebih baik antar departemen.
• Manajemen Kontrak: Mengelola kontrak dengan vendor dan penyedia layanan untuk pemeliharaan eksternal.

Fitur-fitur ini membantu organisasi dalam mengoptimalkan pengelolaan aset mereka, meningkatkan efisiensi operasional, dan mengurangi downtime yang tidak direncanakan.

Contoh Studi Kasus CMMS

Perusahaan ABC adalah perusahaan manufaktur yang memiliki 150 mesin produksi. Sebelum menggunakan computerized maintenance management software, tim pemeliharaan mengandalkan sistem manual untuk mencatat pemeliharaan dan melacak inventaris suku cadang.

Hal tersebut dapat menyebabkan downtime alat naik 15% per bulan, data inventaris tidak akurat, dan jadwal perawatan kacau. Perusahaan pun menargetkan pengurangan downtime 10% dan peningkatan efisiensi tim.

Lebih lanjutnya, perusahaan ABC memilih CMMS cloud karena akses mudah dan integrasi data real-time, lalu mengimplementasikannya lewat pendataan aset, pelatihan karyawan, dan otomasi jadwal.

Dalam penggunaan enam bulan pertama, CMMS software dapat membantu perusahaan ABC mengurangi downtime, meningkatkan efisiensi tim, pengelolaan suku cadang, dan kepatuhan preventif.

Perbedaan CMMS dan EAM

Dalam dunia manajemen aset, perbedaan antara EAM (Enterprise Asset Management) dan CMMS (Computerized Maintenance Management System) sering kali menjadi topik yang membingungkan.

EAM lebih terfokus pada manajemen siklus hidup aset secara menyeluruh, mulai dari perencanaan, akuisisi perusahaan, operasi, hingga pemeliharaan dan penggantian. Sementara itu, system CMMS lebih terfokus pada manajemen pemeliharaan.

Perbedaan utama antara keduanya adalah ruang lingkup dan kompleksitas. EAM mencakup manajemen strategis aset dan integrasi dengan proses bisnis secara luas, sementara CMMS lebih terfokus pada operasional harian dalam memastikan aset tetap berfungsi secara optimal.

Dengan menggunakan EAM, organisasi dapat mengelola portofolio aset mereka secara holistik, sementara CMMS menjadi solusi yang lebih spesifik untuk meningkatkan efisiensi dan kinerja pemeliharaan aset.

Berikut tabel untuk memudahkan Anda memahami perbedaan CMMS dan EAM:

Dorongan Untuk CMMS ke SaaS

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan kebutuhan akan fleksibilitas yang semakin meningkat di berbagai industri, Computerized Maintenance Management System telah mengalami dorongan besar sebagai layanan atau SaaS (Software as a Service).

Model SaaS memungkinkan perusahaan untuk mengakses CMMS software melalui internet tanpa perlu menginstal atau mengelola perangkat lunak secara lokal. Berikut alasan yang membuat adopsi SaaS menjadi langkah cerdas dalam transformasi digital perusahaan

1. Dihosting di cloud

SaaS berbasis cloud memungkinkan fleksibilitas tinggi dalam menyesuaikan kapasitas sesuai kebutuhan. Pengguna hanya membayar untuk sumber daya yang digunakan, tanpa investasi awal yang besar.

Hal tersebut memungkinkan penanganan data besar dari perangkat IoT tanpa biaya tambahan untuk perangkat keras.

2. Mengurangi beban tim IT

SaaS meminimalkan kebutuhan intervensi teknis internal. Tim seperti engineer CMMS, administrator, dan teknisi lapangan dapat mengelola sistem secara mandiri.

Hal ini memungkinkan perusahaan mengubah biaya infrastruktur TI yang biasanya bersifat modal, menjadi biaya operasional yang lebih ringan.

3. Mendukung modernisasi sistem

SaaS memudahkan proses modernisasi dengan pembaruan otomatis di cloud. Pengguna selalu menggunakan versi terbaru dengan fitur terkini, tanpa perlu proses upgrade manual. Teknologi baru juga lebih cepat diadopsi dengan risiko implementasi yang lebih rendah.

Data Utama CMMS

Fungsi data utama CMMS adalah menyederhanakan data dalam jumlah yang besar untuk kepentingan perawatan dan persediaan peralatan perusahaan Anda. CMMS system memiliki tiga data utama yaitu data spesifikasi aset, data hirarki aset, data BOM aset (Mobley, 2018).

1. Data spesifikasi aset

Data equipment menjadi sangat penting pada masa administrasi maintenance management system. Maka dari itu, penyusunan aset pendaftaran menjadi kegiatan yang umum untuk menghasilkan keberhasilan pada maintenance management system.

Dari hasil tersebut, maka CMMS software akan memasukan data identifikasi dan spesifikasi equipment yang telah diketahui. Dengan begitu, work order akan menulis data berdasarkan data spesifikasi equipment, seperti ukuran berat, flow rate, dan sebagainya.

2. Data hierarchy aset

Selanjutnya, untuk mempermudah pengenalan sebuah equipment, maka disusunlah sistem hierarki pada CMMS. Susunan kelas pada equipment memiliki manfaat empat manfaat (Mobley, 2018).

Kedua, Anda bisa mengetahui macam-macam item yang ada diatas atau dibawah level equipment. Ketiga, dengan hierarki Anda bisa mendapatkan informasi mengenai lokasi keberadaan suatu item.

3. Data BOM Aset

Terakhir yaitu data BOM Aset, BOM sendiri memiliki kepanjangan dari Bill of Materials yang mana level paling bawah dari tingkatan equipment. Dengan adanya data BOM aset, Anda tidak perlu takut lagi karena semua komponen pada equipment tercatat pada BOM.

HashMicro Smart Asset: Solusi CMMS untuk Maintenance yang Lebih Terkendali

HashMicro Smart Asset membantu bisnis mengelola seluruh aktivitas maintenance dalam satu sistem terpadu. Mulai dari penjadwalan preventive maintenance, pemantauan kondisi aset, hingga pencatatan work order, semuanya dapat dilakukan secara otomatis dan lebih akurat.

Dengan visibilitas penuh terhadap status aset dan riwayat perawatan, perusahaan dapat mencegah downtime, mengurangi biaya perbaikan mendadak, dan memastikan setiap aset bekerja pada performa terbaiknya. Sistem CMMS ini menjadikan proses maintenance lebih terkontrol, efisien, dan mudah diawasi.

Fitur unggulang Asset Management HashMicro:

• Preventive Maintenance Scheduler: Menjadwalkan perawatan rutin secara otomatis agar setiap aset diservis tepat waktu dan terhindar dari kerusakan mendadak.
• Work Order Management: Mengatur seluruh tugas dan permintaan maintenance dalam satu sistem, lengkap dengan status, prioritas, dan detail pengerjaan.
• Real-Time Asset Monitoring: Memantau kondisi aset secara langsung, termasuk riwayat perawatan dan tingkat penggunaan, untuk mendukung keputusan yang lebih akurat.
• Spare Parts & Inventory Control: Melacak stok suku cadang, penggunaan, serta kebutuhan restock, sehingga proses maintenance tidak terhambat kekurangan komponen.
• Automated Maintenance Reports: Menghasilkan laporan perawatan secara otomatis, mulai dari biaya, frekuensi kerusakan, hingga performa aset, agar evaluasi maintenance lebih mudah dan menyeluruh.

Kesimpulan

Menjaga dan merawat aset berharga perusahaan tidaklah mudah. Anda membutuhkan banyak tenaga dan biaya untuk menjaga kinerja barang investasi tetap sesuai seperti saat pertama pembelian.

Dengan menggunakan Smart Asset Solution dari HashMicro yang terintergasi dengan solusi ERP, perusahaan Anda dapat dengan otomatis melacak dan menjadwalkan perawatan aset perusahaan secara real-time.

Tidak hanya itu, software ini juga memberikan informasi mengenai aset melalui sistem yang terintegrasi, mulai dari kalkulasi ROI, manajemen perawatan, hingga mengetahui penurunan nilai aset. Jadwalkan demo gratis sekarang!

Pertanyaan Seputar CMMS

• Apakah CMMS merupakan bagian dari ERP?

  CMMS adalah singkatan dari Computerized Maintenance Management System dan berpusat pada pemeliharaan saja, sementara ERP mengurus semua bagian perusahaan. CMMS hanya mengurus pemeliharaan dan tidak meningkatkan seluruh proses organisasi, sementara ERP mengelola dan memungkinkan peningkatan pada semua proses perusahaan.

• Siapa yang membutuhkan CMMS?

  Berbagai industri, misalnya perusahaan manufaktur: CMMS software dapat membantu melacak aset produksi mereka dan menjadwalkan aktivitas pemeliharaan sesuai dengan jadwal produksi. Perhotelan: CMMS system dapat membantu industri perhotelan melacak aset-asetnya dan memastikan aset-aset tersebut terpelihara dengan baik.

• Mengapa perlu menerapkan CMMS?

  CMMS software ini membantu mengatur, melacak, dan mendiagnosis aset di fasilitas atau organisasi. Fungsionalitas ini hadir dengan sejumlah manfaat bagi organisasi mana pun, mulai dari peningkatan produktivitas manufaktur hingga waktu kerja yang lebih tinggi dan kepuasan pelanggan.

• Ada berapa jenis CMMS?

  Ada dua jenis CMMS, yaitu on-premise dan berbasis cloud. Opsi yang Anda pilih akan berdampak signifikan pada bisnis Anda.