Usaha properti membutuhkan pengelolaan yang konsisten sejak aset dibeli hingga menghasilkan pendapatan. Pemilik perlu memastikan kondisi bangunan tetap layak, menetapkan harga yang tepat, mencari penyewa atau pembeli, serta mengelola kontrak dan pembayaran.
Artikel ini membahas tujuh langkah mengelola usaha properti, mulai dari perbaikan dan pemasaran hingga pemeliharaan serta pengelolaan keuangan. Penggunaan sistem manajemen properti juga dapat membantu menyatukan data prospek, kontrak, tagihan, dan kondisi aset.
Key Takeaways
Pengelolaan usaha properti mencakup seluruh siklus aset, mulai dari perbaikan, penetapan harga, dan pemasaran hingga pemeliharaan.
Pemilik perlu mengelola penyewa, pembayaran, serta pelanggaran kontrak secara terstruktur dan terdokumentasi.
Sistem manajemen properti membantu memantau prospek, kontrak, tagihan, pemeliharaan, dan keuangan melalui data yang terpusat.
Langkah 1: Memperbaiki Properti yang Anda Beli
Langkah pertama mengelola investasi properti adalah membeli properti dan kemudian memperbaikinya. Jika Anda belum menyewakan atau menjual properti Anda sama sekali, maka Anda harus melakukan dua hal ini terlebih dahulu. Ketika Anda membeli sebuah properti, Anda harus mengecek kondisi properti tersebut secara menyeluruh. Anda tentu tidak ingin menyewakan atau menjual properti dengan keadaan buruk yang nantinya akan menghasilkan review buruk terhadap usaha properti Anda. Jadi, perbaiki apa pun yang membutuhkan perbaikan dan jangan tunggu sampai nanti!
Langkah 2: Penentuan Harga & Ekspektasi Usaha Properti
Setelah memiliki kendali atas properti Anda dan siap menyewakan atau menjualnya, Anda masih memiliki satu langkah lebih penting sebelum Anda mulai mencari prospek, yakni menentukan harga dan harapan Anda terhadap penyewa atau pembeli. Sebelum menentukan harga, lakukan dahulu riset pasar dengan mencari tahu harga sewa atau jual rata-rata di daerah tersebut dan jumlah properti yang disewakan atau dijual di sana. Cari tahu beberapa hal berikut ini:
- Berapa penghasilan rata-rata di daerah tersebut?
- Hitung berapa ukuran rata-rata keluarga?
- Berapa harga sewa/beli rata-rata?
- Apakah lokasi Anda memiliki manfaat ekstra khusus (misalnya akses jalur bus/kereta, akses jalan raya yang mudah, lahan parkir yang luas) yang membuat harga properti Anda tinggi?
Setelah Anda mengetahui harga penyewaan atau penjualan properti di pasar, Anda akan dapat menentukan harga properti Anda dengan tepat. Kemudian, Anda juga perlu menentukan ekspektasi Anda terhadap penyewa atau pembeli properti Anda. Dengan menentukan penyewa atau pembeli ideal Anda, Anda akan memiliki peluang lebih baik untuk menemukan prospek yang tepat dalam bisnis properti Anda.
Pertimbangkan karakteristik penyewa atau pembeli properti Anda sebagai berikut (ingatlah bahwa Anda tidak boleh mendiskriminasi mereka):
- Penghasilan minimum
- Merokok atau tidak merokok?
- Informasi dan riwayat pekerjaan
- Skor kredit minimum
- Riwayat tempat tinggal sebelumnya?
- Jumlah referensi yang dibutuhkan
Langkah 3: Pemasaran Usaha Properti & Pencarian Tenant/Buyer
Langkah selanjutnya adalah yang paling menyenangkan sekaligus paling sulit dari proses penyewaan dan penjualan properti. Saatnya mencari calon penyewa atau pembeli properti Anda! Manajemen bisnis properti dalam hal pemasaran harus Anda gencarkan agar semakin banyak orang yang mengetahui eksistensi dan kualitas dari usaha properti Anda. Banyak hal yang bisa Anda lakukan dalam memasarkan bisnis properti, tetapi Anda juga harus mempersiapkan strategi yang tepat dalam mempromosikan bisnis. Penjelasan lebih lengkap dapat Anda simak di poin berikutnya.
Melakukan strategi pemasaran
Anda harus mengiklankan usaha properti Anda di banyak tempat. Anda bisa meminta tenaga penjualan Anda melakukan promosi secara langsung di berbagai tempat umum seperti mall atau memasang iklan di papan reklame. Tetapi, untuk biaya marketing yang lebih murah (dan bahkan gratis), cobalah untuk lebih mengoptimalkan pemasaran Anda secara online. Anda bisa mengiklankan usaha properti Anda di mesin pencarian, media sosial seperti Facebook dan Instagram, atau memasang iklan di berbagai situs pencarian properti seperti Rumah.com, Rumah123, Lamudi Indonesia, dan masih banyak lagi. Kombinasikan usaha pemasaran offline dan online Anda secara bersamaan untuk menjangkau lebih banyak prospek. Anda dapat menggunakan manajemen penjualan untuk membantu Anda dalam melakukan strategi pemasaran sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Baca juga: 7 Tips Cerdas Meningkatkan Bisnis Real Estate dan Properti
Menemukan prospek yang memenuhi syarat
Menemukan prospek saja tidak cukup, Anda perlu menemukan prospek yang benar-benar memenuhi syarat supaya waktu, tenaga, dan biaya yang telah dikeluarkan tidak sia-sia. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk melakukan wawancara langsung dengan calon penyewa atau pembeli Anda. Proses inilah yang disebut sebagai tenant screening. Untuk memudahkan Anda dan agen properti Anda melakukan penyaringan calon penyewa atau pembeli, gunakan sistem CRM untuk real estate. CRM tidak hanya membantu Anda mengelola data prospek dan residen, tetapi juga membantu memahami sumber prospek, memonitor tahapan penjualan, melakukan follow up, mengidentifikasi prospek potensial, dan mengestimasi revenue.
Langkah 4: Melakukan Pemeliharaan Properti
Pemeliharaan membantu mempertahankan kondisi, nilai, dan kenyamanan properti. Tanggung jawab pemilik tidak berhenti setelah penyewa menempati bangunan. Pemilik tetap perlu menangani kerusakan, menjaga fasilitas, dan menyediakan saluran komunikasi bagi penyewa.
Lakukan pengecekan secara berkala
Buat jadwal pemeriksaan untuk mengecek kondisi bangunan, fasilitas, instalasi listrik, saluran air, serta area bersama. Pemeriksaan berkala membantu pemilik menemukan kerusakan lebih awal sebelum berkembang menjadi masalah yang membutuhkan biaya besar.
Catat setiap temuan dan tentukan prioritas perbaikan berdasarkan tingkat kerusakannya. Dokumentasi tersebut juga membantu pemilik memantau riwayat kondisi setiap properti.
Jadwalkan pemeliharaan rutin
Siapkan daftar teknisi atau penyedia jasa yang dapat menangani kebutuhan perbaikan. Pemilik juga perlu menyediakan anggaran khusus untuk pemeliharaan agar pengeluaran tidak mengganggu arus kas bisnis.
Facility management system dapat membantu mencatat kondisi fasilitas, menjadwalkan pemeliharaan, menyimpan riwayat perbaikan, dan memantau penyelesaian pekerjaan dalam satu sistem.
Langkah 5: Mengelola Pembayaran Sewa atau Cicilan
Pemilik properti perlu memastikan pembayaran sewa atau cicilan masuk sesuai jadwal. Gunakan metode pembayaran elektronik agar penyewa dapat membayar dengan lebih mudah dan tim pengelola dapat memeriksa transaksi secara lebih cepat.
Property management system membantu menghitung tagihan, membuat invoice, mengirim pengingat jatuh tempo, dan mencatat status pembayaran. Otomatisasi ini mengurangi kesalahan penghitungan sekaligus memudahkan pemilik memantau pembayaran yang terlambat.
Cantumkan ketentuan jatuh tempo, denda, kenaikan tarif, dan konsekuensi keterlambatan secara jelas dalam kontrak. Jika tarif sewa berubah, sampaikan perubahan tersebut kepada penyewa sesuai jangka waktu dan ketentuan yang telah disepakati.
Langkah 6: Menangani Pelanggaran Kontrak
Pelanggaran kontrak dapat berupa keterlambatan pembayaran, kerusakan properti, perubahan bangunan tanpa izin, atau penggunaan properti yang tidak sesuai perjanjian. Pemilik perlu menangani masalah tersebut berdasarkan isi kontrak dan peraturan yang berlaku.
Lakukan tahapan berikut:
- Dokumentasikan bentuk pelanggaran beserta bukti pendukungnya.
- Periksa klausul kontrak yang mengatur hak dan kewajiban setiap pihak.
- Kirim pemberitahuan tertulis dan berikan waktu penyelesaian sesuai ketentuan.
- Catat seluruh komunikasi dan kesepakatan dengan penyewa.
- Konsultasikan penghentian kontrak atau pengosongan properti dengan tenaga hukum sebelum mengambil tindakan.
Hindari tindakan sepihak yang bertentangan dengan kontrak atau peraturan. Prosedur yang terdokumentasi membantu melindungi kepentingan pemilik sekaligus menjaga proses penyelesaian tetap profesional.
Langkah 7: Mengelola Keuangan Usaha Properti
Pisahkan rekening pribadi dan rekening bisnis agar setiap transaksi properti dapat ditelusuri dengan jelas. Catat seluruh pendapatan dari penjualan, sewa, cicilan, dan biaya layanan, kemudian kelompokkan pengeluaran berdasarkan properti atau proyek.
Susun anggaran untuk biaya rutin seperti pemeliharaan, pajak, utilitas, gaji, pemasaran, asuransi, dan pengelolaan fasilitas. Bandingkan pendapatan dengan pengeluaran secara berkala untuk mengetahui keuntungan serta kondisi arus kas usaha.
Sistem akuntansi membantu pemilik menghasilkan laporan keuangan, melakukan rekonsiliasi bank, memantau piutang, dan memperkirakan pendapatan serta pengeluaran. Informasi tersebut dapat menjadi dasar saat menentukan anggaran, tarif sewa, dan rencana investasi berikutnya.
Kesimpulan
Pengelolaan usaha properti mencakup seluruh proses sejak memperbaiki aset, menentukan harga, mencari penyewa atau pembeli, melakukan pemeliharaan, mengelola pembayaran, menangani kontrak, hingga mengendalikan keuangan.
Sistem manajemen properti dapat menyatukan pengelolaan prospek, kontrak, tagihan, pemeliharaan, dan laporan keuangan dalam satu platform. Dengan data yang terpusat, pemilik dapat memantau setiap properti dan mengambil keputusan secara lebih terstruktur.
FAQ
Mulailah dengan memastikan kondisi properti layak, menetapkan harga berdasarkan pasar, mencari penyewa atau pembeli yang sesuai, serta membuat kontrak yang jelas. Setelah itu, kelola pemeliharaan, pembayaran, dan keuangan secara teratur.
Bandingkan harga properti sejenis di lokasi yang sama, lalu pertimbangkan kondisi bangunan, luas, fasilitas, akses transportasi, dan permintaan pasar. Perhitungkan juga biaya operasional agar harga tetap kompetitif dan menguntungkan.
Biaya utama meliputi pemeliharaan, renovasi, pajak, asuransi, utilitas, pemasaran, serta tenaga pengelola. Catat setiap biaya berdasarkan aset agar pemilik dapat mengetahui keuntungan setiap properti.
Cantumkan jadwal pembayaran, denda, dan konsekuensi keterlambatan dalam kontrak. Pemilik juga dapat menggunakan invoice serta pengingat otomatis untuk membantu penyewa membayar tepat waktu.
