Manajemen persediaan adalah kunci dalam bisnis, terutama di ritel, grosir, dan manufaktur. Ini mencakup sistem untuk mengelola persediaan, mengklasifikasikan barang, dan menjaga catatan yang akurat. Kesalahan dalam manajemen persediaan dapat menyebabkan kerugian besar. Untuk mengurangi risiko-risiko tersebut, Anda dapat memanfaatkan Sistem Manajemen Inventaris atau persediaan.
Tujuan aplikasi stok barang adalah mencapai keseimbangan antara investasi persediaan dan pelayanan pelanggan. Tanpa manajemen persediaan yang baik, strategi berbiaya rendah tidak akan berhasil. Artikel ini akan menjelaskan cara sederhana dan efektif untuk mengoptimalkan manajemen persediaan Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Manajemen Persediaan?
Manajemen persediaan adalah proses mengatur pemesanan, penyimpanan, penggunaan, dan pengendalian stok perusahaan agar jumlah barang selalu optimal dengan biaya serendah mungkin. Aktivitas ini mencakup pengelolaan bahan baku, barang dalam proses, hingga produk jadi untuk kelancaran produksi dan penjualan.
Kegiatan ini mencakup pengelolaan berbagai jenis persediaan, mulai dari bahan mentah seperti baja atau gandum, komponen produksi seperti suku cadang mesin, hingga produk jadi siap jual.
Misalnya, perusahaan ritel perlu memastikan stok barang populer selalu tersedia di rak, sementara pabrik manufaktur harus mengatur bahan baku agar produksi tidak berhenti di tengah jalan.
Fungsi Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan penting yang menjaga bisnis tetap stabil, bahkan ketika menghadapi situasi tak terduga. Mari kita lihat fungsi-fungsi utamanya agar makin jelas kenapa keterampilan ini krusial untuk dimiliki.
- Menjamin kelancaran produksi: Tanpa stok bahan baku yang terjaga, lini produksi bisa terhenti dan output menurun. Manajemen persediaan memastikan bahan masuk tepat waktu agar throughput tetap stabil.
- Mencegah stockout: Stockout mengganggu pemenuhan order dan menurunkan service level. Pengendalian persediaan menjaga ketersediaan barang sesuai permintaan aktual.
- Mengurangi overstocking: Persediaan berlebih menambah holding cost dan risiko barang kadaluarsa. Inventory control menyesuaikan level stok dengan demand forecast.
- Mengoptimalkan biaya dan cash flow: Setiap unit stok adalah capital yang mengikat cash flow. Perhitungan EOQ/JIT menekan biaya penyimpanan sekaligus menjaga likuiditas.
- Mendukung layanan pelanggan: Ketersediaan barang berdampak langsung pada on-time delivery dan fill rate. Sistem persediaan yang presisi membantu mempertahankan kepuasan pelanggan.
- Mengantisipasi fluktuasi pasar: Permintaan dan lead time supplier tidak selalu stabil. Buffer stock dan safety stock disiapkan untuk mengurangi risiko ketidakpastian.
- Meminimalkan risiko kehilangan atau kerusakan: Shrinkage dan damage sering terjadi akibat penyimpanan yang buruk. Manajemen persediaan memastikan layout, handling, dan kontrol gudang sesuai standar.
Jenis-jenis Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan tidak bisa dilakukan sembarangan. Ada berbagai metode yang dikembangkan untuk kebutuhan bisnis yang berbeda. Berikut tujuh jenis manajemen persediaan:
- Economic Order Quantity (EOQ): EOQ menghitung jumlah pemesanan ideal agar stok aman tanpa biaya penyimpanan berlebih. Cocok untuk permintaan stabil dan perusahaan yang ingin menekan biaya gudang.
- Just-In-Time (JIT): Stok hanya tersedia saat dibutuhkan, sehingga gudang tidak penuh. Efektif jika pemasok sangat andal dan perusahaan ingin biaya penyimpanan minimal.
- First In, First Out (FIFO): Barang yang lebih dulu masuk dikeluarkan lebih dulu. Wajib untuk produk dengan masa simpan terbatas seperti makanan atau obat.
- Last In, First Out (LIFO): Barang terakhir masuk dijual lebih dulu. Jarang digunakan, tapi bermanfaat saat harga bahan baku sering naik.
- ABC Analysis: Stok dibagi ke kategori A (nilai tinggi, jumlah kecil), B (menengah), dan C (nilai rendah, jumlah besar). Fokus utama pada kategori A yang paling berdampak.
- Periodic Review: Pemesanan dilakukan rutin sesuai jadwal, dengan jumlah disesuaikan tiap periode. Cocok untuk bisnis yang butuh stabilitas stok.
- Safety Stock: Stok cadangan untuk menghadapi lonjakan permintaan atau keterlambatan pemasok. Menjaga agar perusahaan tetap bisa memenuhi kebutuhan pelanggan.
Untuk operasional gudang di Indonesia, selain manajemen persediaan, perusahaan juga wajib taat regulasi seperti Permendag No. 16/2006 terkait Tanda Daftar Gudang, serta Permenaker No. 15/2019 yang mengatur pencatatan stok formal (kartu barang).
Bagaimana Cara Memaksimalkan Manajemen Persediaan?
Berikut adalah lima cara utama untuk membuat manajemen persediaan di toko maupun perusahaan Anda maksimal.
1. Atur & Pantau Tingkat Persediaan
Tentukan stok minimum untuk setiap produk agar Anda tahu kapan harus melakukan pemesanan ulang.
Misalnya, jika sebuah minimarket menetapkan par level mie instan sebanyak 50 bungkus dan stok turun ke angka 45, Anda langsung bersiap untuk restock.
Dengan begitu, barang tidak sempat kosong di rak. Gunakan sistem inventory yang mampu mengotomatiskan pengingat ini supaya Anda tidak perlu mengecek stok manual setiap hari.
2. Gunakan Metode FIFO & FEFO dalam Manajemen Persediaan
Untuk produk dengan tanggal kedaluwarsa, gunakan FEFO (First-Expired-First-Out) agar barang dengan expiry terdekat diprioritaskan.
Contoh: minimarket akan lebih dulu menjual susu kotak yang kedaluwarsa bulan ini sebelum memajang batch baru. Kedua metode ini membantu menjaga kualitas barang, mengurangi waste, dan memastikan ruang gudang dipakai efisien.
3. Adopsi Sistem Manajemen Persediaan Otomatis
Saat ini, software inventory wajib dimiliki oleh retailer, wholesaler, dan manufacturer. Karena, dibandingkan dengan metode manual, ribet jika menghitung ratusan SKU dan lebih.
engan sistem otomatis, Anda bisa memantau level stok, pergerakan barang antar gudang, hingga membuat laporan real-time dalam satu dashboard. Misalnya, distributor elektronik bisa langsung tahu stok model tertentu menipis dan sistem otomatis memberi peringatan restock.
4. Lakukan Audit Inventaris Secara Reguler
Berikut ini adalah beberapa alasan utama mengapa sangat penting untuk melakukan audit inventaris :
- Untuk mencocokkan jumlah aktual barang dalam persediaan dengan laporan akuntansi sambil menyesuaikan perbedaan
- Mengetahui barang atau produk mana yang kelebihan atau kekurangan persediaan
- Mengurangi pembelian atau pengadaan inventaris yang tidak perlu
- Menjadi perbandingan penghitungan fisik aktual dan mencocokkannya dengan laporan bisnis
- Membantu menentukan efektivitas dan membantu mengidentifikasi masalah dalam manajemen persediaan Anda
- Membantu mengidentifikasi setiap kegagalan akibat dari kurangnya keamanan yang mengakibatkan kerugian, pencurian, atau penyalahgunaan
Oleh karena itu, perusahaan dapat melakukan audit inventaris sekali dalam sebulan, sekali dalam setiap trimester atau triwulan, atau sekali setahun, tergantung pada jumlah stok barang Anda.
Beberapa metode audit inventaris yang umumnya perusahaan gunakan, yakni; inventaris fisik, pengecekan di tempat, dan penghitungan siklus.
5. Optimalkan Manajemen Supplier
Manajemen persediaan akan sulit dioptimalkan tanpa meningkatkan manajemen supplier. Dengan manajemen supplier yang lebih sederhana dan konsisten, maka Anda akan dapat mengelola inventaris Anda dengan lebih efisien.
Pastikan Anda memiliki komunikasi yang baik dengan pemasok Anda. Ketahui waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang. Dokumentasikan kesepakatan antara Anda dan pemasok dengan baik.
Berikut adalah tabel ringkasan cara mudah mengoptimalkan manajemen persediaan:
| Cara Mengoptimalkan Manajemen Persediaan | Penjelasan Singkat |
|---|---|
| Atur & Pantau Tingkat Persediaan | Atur dan pantau tingkat persediaan minimum setiap produk secara otomatis untuk mencegah kehabisan stok. |
| Metode FIFO & FEFO | FIFO dan FEFO memastikan produk terjual sesuai urutan masuk atau masa kedaluwarsa. |
| Adopsi Sistem | Sistem yang tepat dapat menghemat waktu, biaya, dan tenaga. |
| Audit Inventaris | Sesuaikan audit inventaris dengan kebutuhan manajemen persediaan. |
| Manajemen Supplier | Manajemen persediaan yang efisien bergantung pada komunikasi yang jelas dan pemesanan yang tepat waktu. |
HashMicro Inventory Management memudahkan pencatatan transaksi, pembelian terjadwal, pengelolaan blanket order, dan penawaran pemasok dalam satu sistem terintegrasi.
Coba skema harga sistem kami dan temukan solusi terbaik untuk kebutuhan inventaris Anda!
Mengapa Manajemen Persediaan Harus Dioptimalkan?
Persediaan adalah aset paling likuid setelah kas, tapi juga paling rentan menimbulkan biaya tersembunyi jika salah kelola. Optimalisasi manajemen persediaan bukan sekadar “rapi di gudang,” melainkan soal menjaga arus kas, operasional, dan daya saing.
Beberapa alasan utama kenapa manajemen persediaan tidak bisa dibiarkan berjalan seadanya:
- Biaya penyimpanan yang membengkak. Setiap unit barang di gudang berarti biaya sewa ruang, utilitas, hingga tenaga kerja. Overstocking tanpa kontrol bisa langsung memangkas margin.
- Risiko kehilangan penjualan. Tanpa perencanaan stok yang tepat, kekosongan barang (stockout) membuat pelanggan lari ke kompetitor, dan potensi repeat order ikut hilang.
- Distorsi laporan keuangan. Selisih antara stok fisik dan catatan sistem bisa menyesatkan analisis biaya pokok penjualan (COGS) dan arus kas. Akibatnya, keputusan bisnis jadi salah arah.
- Ketidakmampuan merespons pasar. Permintaan konsumen tidak stabil. Tanpa inventory control yang adaptif, perusahaan kesulitan menyesuaikan supply dengan tren atau lonjakan musiman.
Optimasi inventory juga menjadi standar praktik terbaik di banyak industri. Di sektor ritel, akurasi persediaan menentukan service level dan kecepatan replenishment.
Dalam manufaktur, manajemen persediaan yang efisien mencegah bottleneck produksi akibat bahan baku kosong. Dan bagi bisnis berbasis distribusi, optimasi stok adalah dasar dari on-time delivery yang konsisten.
Baca juga: Mengenal Sistem Manajemen Inventory & Manfaatnya bagi Bisnis Anda
Optimalkan Manajemen Persediaan dengan HashMicro
Mengelola persediaan bukan hanya soal menjaga stok tetap tersedia, tapi juga memastikan biaya operasional terkendali dan keputusan bisnis lebih akurat. HashMicro Inventory Software dirancang untuk membantu bisnis dari berbagai industri mencapai efisiensi maksimal dengan sistem yang terintegrasi dan otomatis.
Dengan sistem ini, Anda dapat menekan risiko overstock dan stockout, mempercepat proses pengadaan, serta menjaga akurasi data persediaan di seluruh gudang. Berikut adalah beberapa fitur utama yang akan membantu Anda memaksimalkan manajemen inventory:
- Multi-Warehouse Management: Memantau stok di berbagai gudang dalam satu dashboard terintegrasi.
- Real-Time Inventory Tracking: Melihat pergerakan barang secara langsung untuk mencegah selisih data.
- Automated Reorder Point: Mendapatkan notifikasi otomatis saat stok menyentuh level minimum.
- Stock Forecasting: Memanfaatkan data historis untuk memprediksi kebutuhan stok mendatang.
- FEFO & FIFO Control: Mengatur alur keluar masuk barang sesuai masa simpan dan urutan masuk.
- Comprehensive Reporting: Membuat laporan inventaris detail untuk mendukung analisis dan keputusan strategis.
Kesimpulan
Dengan demikian, pada artikel diatas mungkin sudah dapat menjawab pertanyaan tentang cara menerapkan manajemen persediaan yang baik bagi perusahaan. Konsep manajemen persediaan merupakan aspek yang krusial dalam bisnis apapun, terutama pada bisnis ritel, grosir, dan manufaktur.
Bila tidak Anda kelola dengan baik tentunya dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi bisnis Anda. Tujuan manajemen aset atau persediaan adalah menentukan keseimbangan antara investasi persediaan dengan pelayanan pelanggan.
Itu sebabnya HashMicro hadir dengan plikasi Manajemen Inventoryyang mengotomatiskan pencatatan dan pemantauan stok, sekaligus membantu Anda mengendalikan biaya operasional. Daftar sekarang untuk mencoba demo gratisnya!
