Anda diminta mengirim “kontrak versi final” dalam 10 menit. Kemudian Anda membuka folder, ternyata ada file bernama final, final-revisi, final-fix, dan final-beneran. Di momen seperti ini, masalahnya bukan dokumennya tidak ada, tetapi arsipnya tidak tertata.
Ketika penyimpanan masih tersebar di email, chat, dan folder lokal, pekerjaan kecil seperti mencari invoice, SOP, atau surat jalan bisa makan waktu lebih lama dari yang seharusnya. Akibatnya, tim jadi sering duplikasi file, salah pakai versi, atau telat merespons permintaan penting.
Aplikasi arsip digital membantu merapikan alur tersebut dalam satu tempat, lengkap dengan struktur, pencarian cepat, dan kontrol akses. Hasilnya, dokumen lebih mudah ditemukan, lebih aman dikelola, dan operasional berjalan lebih lancar tanpa drama “file yang benar yang mana”.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa yang Sebenarnya Dilakukan Sistem Arsip Modern?
Aplikasi arsip adalah sistem untuk mengelola arsip digital yang lebih tersentralisasi, terstruktur, dan aman. Aplikasi ini dapat mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien.
Sebelumnya, media penyimpanan arsip berupa cetak seperti dokumen-dokumen dalam bentuk kertas. Namun, perkembangan teknologi memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip tersebut tidak lagi dalam media cetak.
Untuk mengarsipkan dokumen, memiliki sistem aplikasi pengarsipan dokumen digital dapat membantu meningkatkan efisiensi. Jenis aplikasi kearsipan pun ada berbagai macam, tidak bisa asal-asalan karena harus menyesuaikan dengan perusahaan.
Mengapa Aplikasi Arsip Digital Penting?
Aplikasi arsip digital penting bagi organisasi dan bisnis karena lima alasan berikut:
- Ramah lingkungan: Mengirim dokumen dilakukan melalui sistem penyimpanan arsip yang bebas kertas, sehingga mengurangi penggunaan kertas dibandingkan metode konvensional.
- Efisiensi waktu akses: Penyimpanan dokumen yang terstruktur memudahkan pencarian hanya dalam satu klik, serta dapat diakses kapan pun dan di mana pun.
- Meminimalisir penggunaan SDM: mengurangi kerja manual untuk mengelola arsip, memungkinkan akses cepat hanya dengan beberapa klik.
- Keamanan dokumen lebih terjamin: Pengarsipan digital lebih aman dibandingkan dengan metode konvensional, mengurangi risiko kehilangan dokumen.
- Akses mudah dan kolaborasi yang lebih efektif: Karyawan dapat mengakses dokumen dari berbagai perangkat dan bekerja kolaboratif tanpa perlu mencetak atau mengirim berkas fisik.
- Kontrol & audit lebih rapi: Riwayat akses dan perubahan dokumen tercatat, sehingga lebih mudah saat audit, investigasi, atau serah-terima pekerjaan.
9 Aplikasi Arsip Digital Terbaik di Indonesia 2026
Berikut adalah 9 rekomendasi aplikasi arsip digital gratis dan berbayar yang dapat Anda manfaatkan sebagai tempat penyimpanan arsip digital:
| Vendor | Fitur Utama | Kelebihan | Kesesuaian untuk Indonesia |
|---|---|---|---|
| HashMicro | Manajemen dokumen terintegrasi ERP, penyimpanan terpusat, akses multi-user, pelacakan versi dokumen | Unlimited user, kustomisasi tinggi, terintegrasi dengan modul bisnis lain | Sangat cocok. Server lokal, support bahasa Indonesia, compliance regulasi lokal |
| Google Docs | Pengolah dokumen cloud, kolaborasi real-time, komentar dan saran, riwayat revisi | Gratis untuk personal, mudah digunakan, akses dari mana saja | Cocok. Tersedia bahasa Indonesia, butuh koneksi internet stabil |
| Folderit | Penyimpanan dokumen cloud, manajemen folder, kontrol akses, pencarian dokumen | Interface sederhana, harga kompetitif, fitur approval workflow | Cukup cocok. Server luar negeri, bahasa Indonesia belum tersedia |
| Aplikasi Arsip Manpro | Pengarsipan surat masuk keluar, penomoran otomatis, disposisi digital, laporan arsip | Dibuat khusus untuk instansi Indonesia, harga terjangkau | Sangat cocok. Dikembangkan untuk kebutuhan arsip pemerintahan dan swasta lokal |
| E-Surat Integra | Manajemen surat elektronik, tanda tangan digital, tracking surat, integrasi dengan sistem kantor | Paperless office, audit trail lengkap, notifikasi otomatis | Sangat cocok. Sesuai standar kearsipan Indonesia, support TTE |
| Google Drive | Penyimpanan cloud, sinkronisasi otomatis, berbagi file, integrasi Google Workspace | Gratis hingga 15GB, mudah diakses, kolaborasi mudah | Cocok. Tersedia bahasa Indonesia, perlu internet untuk sinkronisasi |
| Adobe Acrobat Pro | Edit PDF, konversi dokumen, tanda tangan elektronik, proteksi dokumen, OCR | Fitur PDF terlengkap, standar industri, kompatibilitas tinggi | Cukup cocok. Harga dalam USD, bahasa Indonesia tersedia untuk interface |
1. Aplikasi Pengarsipan Google Docs
Google Docs adalah aplikasi pengolahan kata, presentasi, formulir, spreadsheet, dan penyimpanan data berbasis web yang dapat digunakan gratis. Fungsinya mirip Microsoft Office, namun keunggulannya adalah akses mudah kapan saja dan di mana saja selama terkoneksi internet.
Untuk menyimpan arsip di Google Docs, pengguna cukup memiliki akun Google dan membuat folder pribadi sesuai kebutuhan.
Fitur utama:
- Kolaborasi real-time
- Penyimpanan cloud Google Drive
- Riwayat revisi dokumen
- Integrasi aplikasi Google
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Gratis digunakan untuk kebutuhan penulisan dokumen sehari-hari. | Kolaborasi optimal butuh internet stabil. |
| Mudah diakses dari berbagai perangkat. | Manajemen arsip formal bisa kurang rapi tanpa struktur folder yang disiplin. |
| Kolaborasi cepat untuk edit real-time dan komentar. | Kontrol akses perlu dikelola hati-hati agar tidak salah share. |
| Riwayat versi membantu melacak perubahan dokumen. | Bukan pilihan utama untuk workflow dokumen kompleks (approval/retensi). |
2. Aplikasi Arsip Dokumen Folderit
Folderit adalah software arsip digital untuk bisnis berbagai skala, dari UMKM hingga korporasi besar. Vendor ini menawarkan document management system lengkap dengan pengarsipan sesuai regulasi dan keamanan data tinggi. Folderit juga terintegrasi dengan cloud server berlapis enkripsi.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud aman
- Manajemen izin akses
- Pencarian dokumen cepat
- Otomatisasi alur kerja
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Antarmuka sederhana sehingga cepat dipahami tim. | Fitur otomasi lanjutan biasanya terbatas. |
| Akses multi-device memudahkan kerja lintas perangkat. | Butuh koneksi internet untuk sinkronisasi. |
| Harga terjangkau untuk kebutuhan dasar pengarsipan. | Kurang ideal untuk proses approval berlapis. |
| Cocok untuk penyimpanan dokumen harian yang ringan. | Integrasi dengan sistem lain cenderung terbatas. |
3. Aplikasi Arsip HashMicro
Salah satu contoh platform untuk merapikan pengelolaan dokumen bisnis adalah HashMicro Document Management System. Sistem seperti ini tidak hanya menyimpan file, tetapi juga membantu proses dokumen lebih tertib, mulai dari pencarian, approval, hingga audit.
Keunggulannya ada pada integrasi dengan proses lain, misalnya dokumen vendor terhubung ke procurement, invoice nyambung ke akuntansi, dan dokumen karyawan tersinkron dengan HR. Jadi, dokumen tidak berdiri sendiri, tetapi ikut mengalir dalam operasional yang bisa ditelusuri.
Fitur utama:
- AI & OCR untuk pencarian dokumen scan/PDF
- Ekstraksi data otomatis (nomor, tanggal, vendor, nilai)
- Version control & audit trail (riwayat perubahan jelas)
- Manajemen akses berbasis peran
- Workflow automation untuk alur review dan approval
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Terintegrasi dengan modul ERP sehingga dokumen nyambung ke proses bisnis. | Perlu penyesuaian awal agar alur kerja pas. |
| Ada OCR untuk bantu pencarian dokumen scan/PDF. | Membutuhkan koneksi dan setup yang rapi. |
| Kontrol akses dan audit trail mendukung keamanan. | Adopsi tim perlu pembiasaan dan SOP. |
| Workflow approval membuat review dokumen lebih tertib. | Kebutuhan sederhana bisa terasa berlebih. |
Anda bisa mengkalkulasi skema harganya dengan mengklik banner di bawah ini.
4. Aplikasi Arsip Manpro
Manpro adalah salah satu aplikasi arsip digital terbaik untuk perusahaan dalam mengelola dokumen dengan lebih efisien. Aplikasi ini menawarkan pengarsipan yang mudah, fleksibel, serta penyusunan menu yang user friendly.
Manpro juga unggul dengan unlimited storage, unlimited User ID, dan unlimited project untuk mendukung kebutuhan bisnis.
Fitur utama:
- Penyimpanan tanpa batas
- Unlimited user ID
- Unlimited project
- Menu fleksibel & mudah
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| User friendly sehingga adopsi tim lebih cepat. | Butuh internet untuk akses dan pembaruan data. |
| Fleksibilitas tinggi untuk menyesuaikan kebutuhan kerja. | Integrasi dengan aplikasi lain bisa terbatas. |
| Skalabilitas optimal untuk kebutuhan yang berkembang. | Perlu konfigurasi awal agar alur kerja rapi. |
| Mendukung pengelolaan dokumen lebih terstruktur. | Konsistensi input tetap bergantung pada disiplin pengguna. |
5. Aplikasi Arsip Dokumen E-Surat Integra
E-Surat Integra adalah sistem informasi pengelolaan surat-menyurat secara digital/elektronik yang berfungsi mempercepat penyampaian informasi dan proses disposisi ke pihak terkait. Aplikasi ini membantu pencarian arsip lebih cepat serta mengelola dokumen fisik maupun digital dengan mudah.
Dalam praktiknya, surat masuk fisik akan di-scan terlebih dahulu sebagai proses entry, sedangkan surat yang diterima via aplikasi akan melalui tahap print sebelum didisposisi dan didistribusikan.
Fitur utama:
- Manajemen surat masuk dan keluar
- Digitalisasi surat fisik dengan scanning
- Disposisi dan distribusi surat elektronik
- Pencarian arsip cepat dan terstruktur
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Mempercepat penyampaian surat antar pihak terkait. | Tetap butuh scanning manual untuk dokumen fisik. |
| Memudahkan pencarian arsip berdasarkan data surat. | Tahap print bisa menambah proses pada kebutuhan tertentu. |
| Mendukung arsip fisik dan digital dalam satu alur. | Kualitas arsip digital bergantung pada kualitas scan. |
| Alur surat lebih tertib karena pencatatan lebih terpusat. | Butuh SOP yang konsisten agar proses tidak kembali manual. |
6. Aplikasi Pengarsipan Google Drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan, mengakses, dan berbagi dokumen dari berbagai perangkat.
Dengan kolaborasi real-time, file dapat diedit bersama-sama, dibagikan ke tim, serta diatur hak aksesnya sesuai kebutuhan. Keamanan data terjamin melalui enkripsi dan sistem izin yang dapat dikustomisasi.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud fleksibel
- Kolaborasi real-time
- Berbagi & atur akses file
- Enkripsi & keamanan data
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Gratis hingga batas tertentu untuk penyimpanan awal. | Kapasitas gratis terbatas dan cepat penuh. |
| Akses lintas perangkat memudahkan kerja mobile. | Butuh internet stabil untuk upload dan sinkronisasi. |
| Kolaborasi efisien lewat berbagi link dan izin akses. | Risiko file berantakan jika struktur folder tidak diatur. |
| Kontrol sharing memudahkan kolaborasi tim. | Pengaturan izin perlu disiplin agar tidak terjadi salah akses. |
7. Aplikasi Pengarsipan Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro adalah sistem arsip yang berfokus pada pengelolaan dokumen dalam format PDF. Pengguna dapat membuat, mengedit, mengonversi, dan menandatangani dokumen secara digital, sehingga memudahkan proses administrasi tanpa harus mencetak dokumen fisik.
Dengan fitur OCR (Optical Character Recognition), dokumen cetak dapat diubah menjadi teks digital yang dapat dicari dan diedit.
Fitur utama:
- Edit & anotasi PDF
- Konversi dokumen ke/ dari PDF
- E-signature & form digital
- Proteksi & enkripsi file
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Fitur PDF sangat lengkap untuk edit dan pengolahan dokumen. | Harga relatif mahal dibanding opsi basic. |
| Profesional dan umum dipakai untuk kebutuhan dokumen formal. | Butuh spesifikasi perangkat memadai untuk performa optimal. |
| OCR membantu membuat dokumen scan bisa dicari teksnya. | Kurva belajar bisa lebih tinggi untuk pengguna baru. |
| Integrasi lintas platform memudahkan kerja di banyak perangkat. | Kolaborasi tim biasanya butuh proses tambahan di luar file PDF. |
8. Aplikasi Arsip Dropbox
Dropbox adalah layanan penyimpanan dan berbagi file berbasis cloud yang menawarkan sinkronisasi otomatis di berbagai perangkat.
Dengan fitur folder bersama, pengguna dapat bekerja secara kolaboratif dan mengakses dokumen kapan saja. Dropbox juga menyediakan opsi penyimpanan terenkripsi untuk meningkatkan keamanan data.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud terpusat
- Sinkronisasi lintas perangkat
- Berbagi & kolaborasi file
- Versi & riwayat dokumen
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Antarmuka sederhana dan mudah dipakai tim. | Kapasitas gratis terbatas. |
| Kolaborasi mudah lewat sharing dan permission. | Butuh internet stabil untuk sinkronisasi cepat. |
| Sinkronisasi cepat membantu file selalu update di perangkat. | Biaya dapat meningkat seiring kebutuhan storage. |
| Riwayat versi membantu pemulihan file yang terhapus/tertimpa. | Pengaturan struktur tetap perlu disiplin agar tidak semrawut. |
9. Aplikasi Arsip Dokumen e-Arsip
E-Arsip adalah sistem digital untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara elektronik. Dibanding arsip manual berbasis kertas, e-arsip memungkinkan organisasi mengelola informasi penting lebih cepat, efisien, dan terorganisir.
Sistem ini juga mendukung enkripsi, backup otomatis, serta akses cloud yang memudahkan kolaborasi tim lintas lokasi.
Fitur utama:
- Penyimpanan dokumen digital
- Akses & pencarian cepat
- Backup & enkripsi data
- Kolaborasi berbasis cloud
| Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|
| Hemat ruang fisik karena penyimpanan berpindah ke digital. | Butuh infrastruktur memadai untuk stabilitas sistem. |
| Akses dokumen cepat karena tersimpan terpusat. | Rentan gangguan teknis jika tidak ada backup dan monitoring. |
| Efisiensi meningkat karena pencarian dan distribusi lebih ringkas. | Perlu SOP jelas agar input dokumen konsisten. |
| Data lebih aman dengan kontrol akses dan pencatatan aktivitas. | Migrasi awal dan penataan arsip lama bisa memakan waktu. |
Fitur Utama dalam Aplikasi Arsip
Berikut adalah beberapa fitur utama dalam sistem arsip yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda:
1. Pencarian dan klasifikasi
Memungkinkan pengguna mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, tanggal, atau jenis file untuk akses cepat.
2. Pencarian cepat dan filter dokumen
Fitur pencarian cepat berbasis kata kunci, metadata, atau filter seperti tanggal dan jenis file untuk menemukan dokumen dalam detik.
3. Keamanan dan enkripsi data
Menyediakan enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan otentikasi ganda untuk melindungi informasi sensitif.
4. Sistem backup dan pemulihan data
Fitur backup otomatis dan pemulihan data untuk menjaga keamanan dan memulihkan dokumen yang hilang.
5. Akses cloud dan kolaborasi tim
Memungkinkan akses dan berbagi dokumen dari berbagai perangkat untuk kolaborasi real-time tanpa batasan lokasi.
Bagaimana Cara Kerja Aplikasi Arsip Digital?
Aplikasi arsip digital mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang tersimpan di cloud atau server internal. Dokumen diunggah melalui pemindaian, impor file, atau integrasi sistem, lalu dikategorikan dengan metadata untuk mempermudah pencarian.
Pengguna dapat mengakses dokumen kapan saja dengan fitur pencarian cepat dan kontrol akses berbasis peran. Sistem ini juga dilengkapi enkripsi data, audit trail, serta backup otomatis untuk menjaga keamanan dan kepatuhan regulasi.
Dengan mekanisme ini, aplikasi dapat meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen dalam organisasi.
Tips Memilih Aplikasi Arsip Digital
Memilih aplikasi kearsipan digital yang tepat sangat penting untuk memastikan pengelolaan dokumen yang efisien dan aman. Berikut beberapa tips yang dapat membantu dalam memilih aplikasi yang sesuai:
- Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis: Pilih aplikasi yang memiliki fitur sesuai, seperti penyimpanan cloud, akses multiuser, dan otomatisasi pengelolaan dokumen.
- Perhatikan kapasitas penyimpanan: Pastikan aplikasi menyediakan kapasitas yang cukup untuk menyimpan semua dokumen, baik dalam versi gratis maupun berbayar.
- Keamanan data yang terjamin: Pilih aplikasi dengan sistem enkripsi, otentikasi dua faktor, serta izin akses untuk mencegah kebocoran data.
- Kemudahan akses dan penggunaan: Pastikan aplikasi dapat diakses di berbagai perangkat seperti komputer, tablet, dan ponsel untuk fleksibilitas kerja.
Kesimpulan
Pengarsipan dokumen yang rapi membuat kerja tim lebih cepat dan minim salah versi. Saat struktur penyimpanan jelas dan pencarian mudah, dokumen penting tidak lagi “hilang” di banyak folder atau chat.
Agar hasilnya konsisten, fokus pada hal yang paling berdampak: standar penamaan file, pengelompokan dokumen, kontrol akses, serta jejak perubahan untuk kebutuhan audit. Dengan fondasi ini, proses operasional jadi lebih tertib tanpa bergantung pada kebiasaan masing-masing orang.
Langkah berikutnya adalah memilih platform yang sesuai dengan alur kerja tim Anda, baik untuk kolaborasi harian maupun penyimpanan dokumen formal. Jika perlu, Anda bisa konsultasikan gratis kebutuhan pengarsipan agar penerapannya lebih tepat sejak awal.
Pertanyaan Seputar Aplikasi Arsip
-
Apa saja contoh dari arsip digital?
Arsip digital adalah dokumen atau rekaman yang disimpan dalam format elektronik. Contohnya meliputi foto, hasil pemindaian dokumen, blueprint, dan gambar lain dalam format JPG, JPEG, PNG, atau TIFF. Selain itu, ada juga arsip microfilm yang disimpan menggunakan teknologi khusus untuk keperluan pengarsipan jangka panjang.
-
Apa saja langkah penyimpanan arsip?
Tahapan dalam proses penyimpanan meliputi: 1) Pemeriksaan, 2) Pengindeksan, 3) Pemberian tanda atau kode, 4) Penyortiran, dan 5) Penyimpanan. Digitalisasi arsip adalah bagian penting dari proses ini karena memastikan dokumen fisik dapat diubah ke bentuk digital agar lebih mudah diakses dan terorganisir.
-
Apa saja contoh dokumen arsip?
Contohnya meliputi surat resmi, dokumen warkat, akta notaris, surat keputusan pendirian bangunan, sertifikat tanah, perjanjian kontrak, kuitansi, cek, laporan, microfiche, foto, dan dokumen lainnya. Dalam memilih sistem pengelolaan arsip dalam perusahaan, penting untuk mempertimbangkan kemampuan aplikasi dalam menyimpan berbagai jenis dokumen ini secara efisien.
-
Apa saja jenis aplikasi arsip?
1. Aplikasi Berbasis Cloud: Menyimpan arsip secara online yang dapat diakses kapan saja dan dari mana saja, dengan kemudahan kolaborasi serta pengurangan risiko kehilangan data.
2. Aplikasi Desktop: Aplikasi yang diinstal di komputer lokal, memungkinkan pengelolaan arsip offline, namun terbatas dalam hal kolaborasi dan pembaruan.
3. Aplikasi Web: Dijalankan di browser, memungkinkan akses arsip melalui internet, dengan kemudahan pembaruan dan fleksibilitas akses lintas perangkat.
