Mengelola dokumen penting tanpa aplikasi arsip digital sering kali bikin bisnis kewalahan. Mulai dari berkas tercecer, waktu terbuang mencari file, hingga risiko data hilang karena human error, semua bisa menghambat proses operasional.
Dengan arsip digital, proses penyimpanan, pencarian, dan pengelolaan dokumen jadi lebih cepat, teratur, dan aman. Bahkan, perusahaan bisa mengakses informasi kapan pun dibutuhkan tanpa bergantung pada tumpukan kertas.
Artikel ini akan membahas rekomendasi aplikasi arsip digital terbaik, baik opsi gratis hingga berbayar, yang dapat meningkatkan efisiensi sekaligus menjaga keamanan dokumen penting Anda.
Key Takeaways
|
Daftar Isi:
Apa Itu Aplikasi Arsip?
Aplikasi arsip adalah perangkat lunak untuk mengelola arsip digital yang lebih tersentralisasi, terstruktur, dan aman. Aplikasi ini dapat mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien.
Sebelumnya, media penyimpanan arsip berupa cetak seperti dokumen-dokumen dalam bentuk kertas. Namun, perkembangan teknologi memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip tersebut tidak lagi dalam media cetak.
Untuk mengarsipkan dokumen, memiliki sistem aplikasi pengarsipan dokumen digital dapat membantu meningkatkan efisiensi. Jenis aplikasi kearsipan pun ada berbagai macam, tidak bisa asal-asalan karena harus menyesuaikan dengan perusahaan.
Mengapa Aplikasi Arsip Digital Penting?
Aplikasi arsip digital penting bagi organisasi dan bisnis karena lima alasan berikut:
- Ramah lingkungan: Mengirim dokumen dilakukan melalui sistem penyimpanan arsip yang bebas kertas, sehingga mengurangi penggunaan kertas dibandingkan metode konvensional.
- Efisiensi waktu akses: Penyimpanan dokumen yang terstruktur memudahkan pencarian hanya dalam satu klik, serta dapat diakses kapan pun dan di mana pun.
- Meminimalisir penggunaan SDM: Mengurangi kebutuhan karyawan untuk mengelola arsip, memungkinkan akses cepat hanya dengan beberapa klik.
- Keamanan dokumen lebih terjamin: Pengarsipan digital lebih aman dibandingkan dengan metode konvensional, mengurangi risiko kehilangan dokumen.
- Akses mudah dan kolaborasi yang lebih efektif: Karyawan dapat mengakses dokumen dari berbagai perangkat dan bekerja kolaboratif tanpa perlu mencetak atau mengirim berkas fisik.
9 Contoh Aplikasi Arsip Digital Terbaik di Indonesia 2025
Berikut adalah 9 rekomendasi aplikasi arsip digital gratis dan berbayar yang dapat Anda manfaatkan sebagai tempat penyimpanan arsip digital:
1. Aplikasi Arsip HashMicro
HashMicro Document Management System hadir sebagai aplikasi arsip digital terbaik yang sudah dipercaya ribuan perusahaan di Asia Tenggara.
Sebagai bagian dari ERP terintegrasi, HashMicro ini tidak hanya mengatur dokumen, tetapi juga menghubungkannya langsung dengan modul lain seperti akuntansi, HR, dan procurement. Hasilnya, bisnis bisa mengelola arsip dengan cara yang jauh lebih efisien, aman, dan terkontrol.
Berbeda dari aplikasi arsip digital lainnya, HashMicro menawarkan integrasi penuh dengan ERP sehingga manajemen dokumen bukan sekadar penyimpanan, tetapi bagian dari ekosistem operasional bisnis Anda.
Berikut adalah fitur-fitur unggulan dari HashMicro:
- Folder & Subfolder Management: Dokumen bisa dikelompokkan berdasarkan divisi, proyek, atau periode tertentu sehingga pencarian jadi lebih cepat dan teratur.
- Document & File Management: Semua file tersimpan digital dan terpusat, dengan opsi untuk menyimpan, mengedit, hingga mencari dokumen dengan OCR hanya dalam hitungan detik.
- Version Control & Audit Trail:Setiap perubahan dokumen tercatat lengkap, termasuk siapa yang mengedit dan kapan diedit.
- File Review and Lock Management: Dokumen penting bisa dikunci agar tidak sembarangan diubah, dengan opsi review sebelum revisi.
- Access Management: HashMicro menerapkan kontrol akses berbasis peran dan standar keamanan ISO, sehingga hanya pihak berwenang yang bisa melihat atau mengubah dokumen sensitif.
- Workflow Automation: Dokumen yang diunggah bisa langsung masuk ke alur kerja otomatis. Misalnya, kontrak yang baru ditambahkan akan otomatis dikirim ke manajer legal untuk review dan approval.
Kelebihan:
- Integrasi ERP penuh
- Keamanan data tinggi
Kekurangan:
- Durasi implementasi bervariasi sesuai modifikasi sistem
Penasaran berapa harga aplikasi HashMicro? Anda bisa mengkalkulasi skema harganya dengan mengklik banner di bawah ini.
2. Aplikasi Arsip Dokumen Folderit
Folderit adalah software arsip digital untuk bisnis berbagai skala, dari UMKM hingga korporasi besar. Vendor ini menawarkan document management system lengkap dengan pengarsipan sesuai regulasi dan keamanan data tinggi. Folderit juga terintegrasi dengan cloud server berlapis enkripsi.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud aman
- Manajemen izin akses
- Pencarian dokumen cepat
- Otomatisasi alur kerja
Kelebihan:
- Antarmuka sederhana
- Akses multi-device
- Harga terjangkau
Kekurangan:
- Fitur terbatas
- Butuh internet
3. Aplikasi Pengarsipan Google Docs
Google Docs adalah aplikasi pengolahan kata, presentasi, formulir, spreadsheet, dan penyimpanan data berbasis web yang dapat digunakan gratis. Fungsinya mirip Microsoft Office, namun keunggulannya adalah akses mudah kapan saja dan di mana saja selama terkoneksi internet.
Untuk menyimpan arsip di Google Docs, pengguna cukup memiliki akun Google dan membuat folder pribadi sesuai kebutuhan.
Fitur utama:
- Kolaborasi real-time
- Penyimpanan cloud Google Drive
- Riwayat revisi dokumen
- Integrasi aplikasi Google
Kelebihan:
- Gratis digunakan
- Mudah diakses
- Kolaborasi cepat
Kekurangan:
- Butuh internet
- Fitur terbatas
4. Aplikasi Arsip Manpro
Manpro adalah salah satu aplikasi arsip digital terbaik untuk perusahaan dalam mengelola dokumen dengan lebih efisien. Aplikasi ini menawarkan pengarsipan yang mudah, fleksibel, serta penyusunan menu yang user friendly.
Manpro juga unggul dengan unlimited storage, unlimited User ID, dan unlimited project untuk mendukung kebutuhan bisnis.
Fitur utama:
- Penyimpanan tanpa batas
- Unlimited user ID
- Unlimited project
- Menu fleksibel & mudah
Kelebihan:
- User friendly
- Fleksibilitas tinggi
- Skalabilitas optimal
Kekurangan:
- Butuh internet
- Integrasi terbatas
5. Aplikasi Arsip Dokumen E-Surat Integra
E-Surat Integra adalah sistem informasi pengelolaan surat-menyurat secara digital/elektronik yang berfungsi mempercepat penyampaian informasi dan proses disposisi ke pihak terkait. Aplikasi ini membantu pencarian arsip lebih cepat serta mengelola dokumen fisik maupun digital dengan mudah.
Dalam praktiknya, surat masuk fisik akan di-scan terlebih dahulu sebagai proses entry, sedangkan surat yang diterima via aplikasi akan melalui tahap print sebelum didisposisi dan didistribusikan.
Fitur utama:
- Manajemen surat masuk dan keluar
- Digitalisasi surat fisik dengan scanning
- Disposisi dan distribusi surat elektronik
- Pencarian arsip cepat dan terstruktur
Kelebihan:
- Mempercepat penyampaian surat
- Memudahkan pencarian arsip
- Mendukung arsip fisik & digital
Kekurangan:
- Tetap butuh scanning manual
- Tahap print bisa menambah proses
6. Aplikasi Pengarsipan Google Drive
Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan, mengakses, dan berbagi dokumen dari berbagai perangkat.
Dengan kolaborasi real-time, file dapat diedit bersama-sama, dibagikan ke tim, serta diatur hak aksesnya sesuai kebutuhan. Keamanan data terjamin melalui enkripsi dan sistem izin yang dapat dikustomisasi.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud fleksibel
- Kolaborasi real-time
- Berbagi & atur akses file
- Enkripsi & keamanan data
Kelebihan:
- Gratis (hingga batas tertentu)
- Akses lintas perangkat
- Kolaborasi efisien
Kekurangan:
- Butuh internet stabil
- Kapasitas gratis terbatas
7. Aplikasi Pengarsipan Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro adalah sistem arsip yang berfokus pada pengelolaan dokumen dalam format PDF. Pengguna dapat membuat, mengedit, mengonversi, dan menandatangani dokumen secara digital, sehingga memudahkan proses administrasi tanpa harus mencetak dokumen fisik.
Dengan fitur OCR (Optical Character Recognition), dokumen cetak dapat diubah menjadi teks digital yang dapat dicari dan diedit.
Fitur utama:
- Edit & anotasi PDF
- Konversi dokumen ke/ dari PDF
- E-signature & form digital
- Proteksi & enkripsi file
Kelebihan:
- Fitur sangat lengkap
- Profesional & terpercaya
- Integrasi lintas platform
Kekurangan:
- Harga relatif mahal
- Butuh spesifikasi tinggi
8. Aplikasi Arsip Dropbox
Dropbox adalah layanan penyimpanan dan berbagi file berbasis cloud yang menawarkan sinkronisasi otomatis di berbagai perangkat.
Dengan fitur folder bersama, pengguna dapat bekerja secara kolaboratif dan mengakses dokumen kapan saja. Dropbox juga menyediakan opsi penyimpanan terenkripsi untuk meningkatkan keamanan data.
Fitur utama:
- Penyimpanan cloud terpusat
- Sinkronisasi lintas perangkat
- Berbagi & kolaborasi file
- Versi & riwayat dokumen
Kelebihan:
- Antarmuka sederhana
- Kolaborasi mudah
- Sinkronisasi cepat
Kekurangan:
- Kapasitas gratis terbatas
- Butuh internet stabil
9. Aplikasi Arsip Dokumen e-Arsip
E-Arsip adalah sistem digital untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara elektronik. Dibanding arsip manual berbasis kertas, e-arsip memungkinkan organisasi mengelola informasi penting lebih cepat, efisien, dan terorganisir.
Sistem ini juga mendukung enkripsi, backup otomatis, serta akses cloud yang memudahkan kolaborasi tim lintas lokasi.
Fitur utama:
- Penyimpanan dokumen digital
- Akses & pencarian cepat
- Backup & enkripsi data
- Kolaborasi berbasis cloud
Kelebihan:
- Hemat ruang fisik
- Akses dokumen cepat
- Efisiensi meningkat
- Data lebih aman
Kekurangan:
- Butuh infrastruktur memadai
- Rentan gangguan teknis
Fitur Utama dalam Aplikasi Arsip
Berikut adalah beberapa fitur utama dalam sistem arsip yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda:
1. Pencarian dan klasifikasi
Memungkinkan pengguna mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, tanggal, atau jenis file untuk akses cepat.
2. Pencarian cepat dan filter dokumen
Fitur pencarian cepat berbasis kata kunci, metadata, atau filter seperti tanggal dan jenis file untuk menemukan dokumen dalam detik.
3. Keamanan dan enkripsi data
Menyediakan enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan otentikasi ganda untuk melindungi informasi sensitif.
4. Sistem backup dan pemulihan data
Fitur backup otomatis dan pemulihan data untuk menjaga keamanan dan memulihkan dokumen yang hilang.
5. Akses cloud dan kolaborasi tim
Memungkinkan akses dan berbagi dokumen dari berbagai perangkat untuk kolaborasi real-time tanpa batasan lokasi.
Cara Kerja Aplikasi Arsip Digital
Aplikasi arsip digital mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang tersimpan di cloud atau server internal. Dokumen diunggah melalui pemindaian, impor file, atau integrasi sistem, lalu dikategorikan dengan metadata untuk mempermudah pencarian.
Pengguna dapat mengakses dokumen kapan saja dengan fitur pencarian cepat dan kontrol akses berbasis peran. Sistem ini juga dilengkapi enkripsi data, audit trail, serta backup otomatis untuk menjaga keamanan dan kepatuhan regulasi.
Dengan mekanisme ini, aplikasi dapat meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen dalam organisasi.
Tips Memilih Aplikasi Arsip Digital
Memilih aplikasi kearsipan digital yang tepat sangat penting untuk memastikan pengelolaan dokumen yang efisien dan aman. Berikut beberapa tips yang dapat membantu dalam memilih aplikasi yang sesuai:
- Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis: Pilih aplikasi yang memiliki fitur sesuai, seperti penyimpanan cloud, akses multiuser, dan otomatisasi pengelolaan dokumen.
- Perhatikan kapasitas penyimpanan: Pastikan aplikasi menyediakan kapasitas yang cukup untuk menyimpan semua dokumen, baik dalam versi gratis maupun berbayar.
- Keamanan data yang terjamin: Pilih aplikasi dengan sistem enkripsi, otentikasi dua faktor, serta izin akses untuk mencegah kebocoran data.
- Kemudahan akses dan penggunaan: Pastikan aplikasi dapat diakses di berbagai perangkat seperti komputer, tablet, dan ponsel untuk fleksibilitas kerja.
Kesimpulan
Perkembangan teknologi telah mempermudah pengelolaan dokumen, jauh lebih efisien dibandingkan metode konvensional. Dengan sistem yang terorganisir, Anda dapat mengelola dokumen perusahaan dengan mudah, memastikan bahwa saat dibutuhkan, dokumen tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tanpa hambatan.
Salah satu sistem yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah dalam pengarsipan dokumen adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro. Software ini dapat mempermudah pengarsipan dan pencarian dokumen penting dengan cepat.
Dengan aplikasi arsip digital gratis ini, arsip Anda aman di server cloud yang terlindungi enkripsi berlapis, memudahkan pengelompokan dokumen dan memastikan keamanan lebih terjamin.
Jika tertarik, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software manajemen dokumen HashMicro, untuk menghitung estimasi biayanya. Dapatkan juga free demo!
Pertanyaan Seputar Aplikasi Arsip
-
Apa saja contoh dari arsip digital?
Arsip digital adalah dokumen atau rekaman yang disimpan dalam format elektronik. Contohnya meliputi foto, hasil pemindaian dokumen, blueprint, dan gambar lain dalam format JPG, JPEG, PNG, atau TIFF. Selain itu, ada juga arsip microfilm yang disimpan menggunakan teknologi khusus untuk keperluan pengarsipan jangka panjang.
-
Apa saja langkah penyimpanan arsip?
Tahapan dalam proses penyimpanan meliputi: 1) Pemeriksaan, 2) Pengindeksan, 3) Pemberian tanda atau kode, 4) Penyortiran, dan 5) Penyimpanan. Digitalisasi arsip adalah bagian penting dari proses ini karena memastikan dokumen fisik dapat diubah ke bentuk digital agar lebih mudah diakses dan terorganisir.
-
Apa saja contoh dokumen arsip?
Contohnya meliputi surat resmi, dokumen warkat, akta notaris, surat keputusan pendirian bangunan, sertifikat tanah, perjanjian kontrak, kuitansi, cek, laporan, microfiche, foto, dan dokumen lainnya. Dalam memilih sistem pengelolaan arsip dalam perusahaan, penting untuk mempertimbangkan kemampuan aplikasi dalam menyimpan berbagai jenis dokumen ini secara efisien.
-
Apa saja jenis aplikasi arsip?
1. Aplikasi Berbasis Cloud: Menyimpan arsip secara online yang dapat diakses kapan saja dan dari mana saja, dengan kemudahan kolaborasi serta pengurangan risiko kehilangan data.
2. Aplikasi Desktop: Aplikasi yang diinstal di komputer lokal, memungkinkan pengelolaan arsip offline, namun terbatas dalam hal kolaborasi dan pembaruan.
3. Aplikasi Web: Dijalankan di browser, memungkinkan akses arsip melalui internet, dengan kemudahan pembaruan dan fleksibilitas akses lintas perangkat.
