9 Aplikasi Arsip Digital untuk Permudah Pengelolaan Dokumen

Apa Itu Aplikasi Arsip?

Aplikasi arsip adalah perangkat lunak untuk mengelola arsip digital yang lebih tersentralisasi, terstruktur, dan aman. Aplikasi ini dapat mempermudah perusahaan untuk menyimpan, berbagi, dan mengelola arsip secara efisien.

Sebelumnya, media penyimpanan arsip berupa cetak seperti dokumen-dokumen dalam bentuk kertas. Namun, perkembangan teknologi memungkinkan Anda untuk menyimpan arsip tersebut tidak lagi dalam media cetak.

Untuk mengarsipkan dokumen, memiliki sistem aplikasi pengarsipan dokumen digital dapat membantu meningkatkan efisiensi. Jenis aplikasi kearsipan pun ada berbagai macam, tidak bisa asal-asalan karena harus menyesuaikan dengan perusahaan.

Mengapa Aplikasi Arsip Digital Penting?

Menggunakan aplikasi arsip digital menawarkan paling tidak lima manfaat sistem penyimpanan arsip, seperti:

• Ramah lingkungan: Mengirim dokumen melalui server cloud yang bebas kertas, mengurangi penggunaan kertas dibandingkan metode konvensional.
• Efisiensi waktu akses: Penyimpanan dokumen yang terstruktur memudahkan pencarian hanya dalam satu klik, serta dapat diakses kapan pun dan di mana pun.
• Meminimalisir penggunaan SDM: Mengurangi kebutuhan karyawan untuk mengelola arsip, memungkinkan akses cepat hanya dengan beberapa klik.
• Keamanan dokumen lebih terjamin: Pengarsipan digital lebih aman dibandingkan dengan metode konvensional, mengurangi risiko kehilangan dokumen.
• Akses mudah dan kolaborasi yang lebih efektif: Karyawan dapat mengakses dokumen dari berbagai perangkat dan bekerja kolaboratif tanpa perlu mencetak atau mengirim berkas fisik.

9 Contoh Aplikasi Arsip Digital Terbaik di Indonesia 2025

Berikut adalah 9 rekomendasi aplikasi arsip digital gratis yang dapat Anda manfaatkan sebagai tempat penyimpanan arsip digital:

1. Aplikasi Arsip HashMicro

Pengelolaan dokumen yang tidak terstruktur sering kali menjadi hambatan dalam operasional bisnis, mulai dari dokumen yang sulit ditemukan hingga risiko kehilangan data penting.

Untuk itu, Document Management System HashMicro menghadirkan aplikasi arsip digital yang dirancang khusus untuk membantu perusahaan mengelola dokumen secara lebih aman, cepat, dan efisien. Solusi ini tidak hanya mempermudah proses penyimpanan, tetapi juga memastikan bahwa setiap dokumen dapat diakses dengan mudah oleh pihak yang berwenang.

Berikut adalah fitur-fitur unggulan dari HashMicro:

• Folder & Subfolder Management: Fitur ini sangat penting untuk menyusun arsip secara logis dan mudah ditelusuri. Dengan struktur folder yang fleksibel, pengguna bisa mengelompokkan dokumen berdasarkan divisi, tanggal, jenis dokumen, atau proyek tertentu.
• Document & File Management: Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan, mengedit, menghapus, dan mencari dokumen dengan mudah. Semua dokumen tersimpan secara digital dan terpusat.
• File Review and Lock Management: Cocok untuk menjaga keamanan arsip. Dokumen penting dapat dikunci agar tidak diubah sembarangan, dan setiap perubahan dapat ditinjau terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang.
• Access Management: Pengelolaan arsip harus memiliki kontrol akses yang ketat. Fitur ini memungkinkan perusahaan mengatur siapa yang bisa melihat, mengedit, atau menghapus dokumen tertentu.

Penasaran berapa harga aplikasi HashMicro? Anda bisa mengkalkulasi skema harganya dengan mengklik banner di bawah ini.

2. Aplikasi Arsip Dokumen Folderit

Folderit adalah software arsip digital yang dirancang untuk kebutuhan bisnis dari berbagai ukuran, mulai dari usaha kecil hingga korporasi besar. Folderit menawarkan sistem pengarsipan yang lengkap, termasuk manajemen dokumen yang sesuai regulasi, keamanan data tingkat tinggi, serta akses yang mudah dan terkontrol.

Document management system Folderit juga telah terintegrasi dengan cloud server yang dapat menjamin keamanan dokumen dengan enkripsi berlapis dan ramah lingkungan karena bebas kertas.

3. Aplikasi Pengarsipan Google Docs

Google Docs adalah salah satu layanan pengolahan kata, presentasi, formulir, lembar sebar, serta penyimpanan data berbasis web. Aplikasi dari Google ini dapat Anda gunakan secara gratis. Google Docs ini tergolong hampir sama dengan Microsoft Office, mulai dari segi kegunaan sampai tampilan.

Namun, yang membedakan aplikasi dokumen digital ini adalah aplikasi Google Docs dapat Anda akses dimanapun dan kapan pun. Selama terkoneksi dengan jaringan internet, Anda dapat membuat dan menyunting dokumen.

Adapun cara menyimpan dokumen atau arsip dalam Google Docs adalah pengguna harus memiliki akun email di Google. Jika Anda ingin menyimpan arsip atau dokumen ke dalam folder pribadi, Anda harus membuat folder baru terlebih dahulu.

4. Aplikasi Arsip Manpro

Salah satu opsi aplikasi pengarsip digital terbaik lainnya adalah Arsip Manpro. Dengan aplikasi ini dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengelola atau memanajemen arsip dengan baik.

Aplikasi Manpro dapat membantu Anda agar pengelolaan dokumen menjadi lebih mudah dan efisien.

Selain itu, aplikasi pengarsipan ini juga memiliki keunggulan lainnya, seperti proses penyusunan menu yang user friendly, fleksibel, mudah, dan cepat. Sehingga dapat lebih membantu Anda untuk mengelola arsip dengan mudah.

Kelebihan lain dari aplikasi dokumen ini adalah penggunaan tak terbatas, karena Arsip Manpro memiliki unlimited storage, unlimited User ID, dan Unlimited Project yang membantu mengelola pekerjaan pengguna.

5. Aplikasi Arsip Dokumen E-Surat Integra

E-Surat Integra adalah sistem informasi pengelolaan kegiatan surat-menyurat secara digital/elektronik yang berfungsi untuk mempercepat penyampaian informasi surat dan disposisinya kepada pihak yang dituju.

Manfaat e-Surat Integra adalah mempermudah Anda dalam mencari arsip ketika Anda perlukan. Contoh penerapan aplikasi e-Surat adalah saat menerima surat masuk, maka surat yang Anda terima secara fisik tersebut terlebih dahulu akan di scan sebagai proses entry.

Sedangkan surat yang Anda terima via aplikasi ini, sebelum memperoleh disposisi serta didistribusikan, maka akan terlebih dahulu melalui proses print. Hal inilah yang membuat proses pengelolaan arsip, baik secara fisik maupun digital menjadi lebih mudah.

6. Aplikasi Pengarsipan Google Drive

Google Drive adalah layanan penyimpanan cloud yang memungkinkan pengguna menyimpan dan mengakses dokumen dari berbagai perangkat.

Dengan fitur kolaborasi real-time, pengguna dapat berbagi file dengan tim, mengedit dokumen langsung di platform, serta mengatur akses berdasarkan kebutuhan. Keamanan data juga didukung dengan enkripsi dan sistem izin yang dapat dikustomisasi.

7. Aplikasi Pengarsipan Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro adalah sistem arsip yang berfokus pada pengelolaan dokumen dalam format PDF. Pengguna dapat membuat, mengedit, mengonversi, dan menandatangani dokumen secara digital, sehingga memudahkan proses administrasi tanpa harus mencetak dokumen fisik.

Dengan fitur OCR (Optical Character Recognition), dokumen cetak dapat diubah menjadi teks digital yang dapat dicari dan diedit.

8. Aplikasi Arsip Dropbox

Dropbox adalah layanan penyimpanan dan berbagi file berbasis cloud yang menawarkan sinkronisasi otomatis di berbagai perangkat.

Dengan fitur folder bersama, pengguna dapat bekerja secara kolaboratif dan mengakses dokumen kapan saja. Dropbox juga menyediakan opsi penyimpanan terenkripsi untuk meningkatkan keamanan data.

9. Aplikasi Arsip Dokumen e-Arsip

E-Arsip atau arsip elektronik adalah sistem digital yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara elektronik. Berbeda dari sistem arsip manual berbasis kertas, e-arsip memungkinkan organisasi untuk mengelola informasi penting secara lebih cepat, efisien, dan terorganisir.

Kelebihan e-arsip mencakup penghematan ruang fisik, percepatan akses dokumen, peningkatan efisiensi kerja, serta keamanan data yang lebih baik melalui sistem enkripsi dan backup otomatis. Selain itu, e-arsip mempermudah kolaborasi tim lintas lokasi karena dokumen dapat diakses secara cloud-based. Namun, kekurangannya antara lain adalah kebutuhan akan infrastruktur teknologi yang memadai, serta potensi ketergantungan pada sistem digital yang bisa terhambat jika terjadi gangguan teknis.

Fitur Utama dalam Aplikasi Arsip

Berikut adalah beberapa fitur utama dalam sistem arsip yang dapat meningkatkan produktivitas bisnis Anda:

1. Pencarian dan klasifikasi

Memungkinkan pengguna mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, tanggal, atau jenis file untuk akses cepat.

2. Pencarian cepat dan filter dokumen

Fitur pencarian cepat berbasis kata kunci, metadata, atau filter seperti tanggal dan jenis file untuk menemukan dokumen dalam detik.

3. Keamanan dan enkripsi data

Menyediakan enkripsi data, kontrol akses berbasis peran, dan otentikasi ganda untuk melindungi informasi sensitif.

4. Sistem backup dan pemulihan data

Fitur backup otomatis dan pemulihan data untuk menjaga keamanan dan memulihkan dokumen yang hilang.

5. Akses cloud dan kolaborasi tim

Memungkinkan akses dan berbagi dokumen dari berbagai perangkat untuk kolaborasi real-time tanpa batasan lokasi.

Cara Kerja Aplikasi Arsip Digital

Aplikasi arsip digital mengubah dokumen fisik menjadi format digital yang tersimpan di cloud atau server internal. Dokumen diunggah melalui pemindaian, impor file, atau integrasi sistem, lalu dikategorikan dengan metadata untuk mempermudah pencarian.

Pengguna dapat mengakses dokumen kapan saja dengan fitur pencarian cepat dan kontrol akses berbasis peran. Sistem ini juga dilengkapi enkripsi data, audit trail, serta backup otomatis untuk menjaga keamanan dan kepatuhan regulasi.

Dengan mekanisme ini, aplikasi dapat meningkatkan efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen dalam organisasi.

Tips Memilih Aplikasi Arsip Digital

Memilih aplikasi kearsipan digital yang tepat sangat penting untuk memastikan pengelolaan dokumen yang efisien dan aman. Berikut beberapa tips yang dapat membantu dalam memilih aplikasi yang sesuai:

• Sesuaikan dengan kebutuhan bisnis: Pilih aplikasi yang memiliki fitur sesuai, seperti penyimpanan cloud, akses multiuser, dan otomatisasi pengelolaan dokumen.
• Perhatikan kapasitas penyimpanan: Pastikan aplikasi menyediakan kapasitas yang cukup untuk menyimpan semua dokumen, baik dalam versi gratis maupun berbayar.
• Keamanan data yang terjamin: Pilih aplikasi dengan sistem enkripsi, otentikasi dua faktor, serta izin akses untuk mencegah kebocoran data.
• Kemudahan akses dan penggunaan: Pastikan aplikasi dapat diakses di berbagai perangkat seperti komputer, tablet, dan ponsel untuk fleksibilitas kerja.

Kesimpulan

Perkembangan teknologi telah mempermudah pengelolaan dokumen, jauh lebih efisien dibandingkan metode konvensional. Dengan sistem yang terorganisir, Anda dapat mengelola dokumen perusahaan dengan mudah, memastikan bahwa saat dibutuhkan, dokumen tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tanpa hambatan.

Salah satu sistem yang dapat Anda gunakan untuk mempermudah dalam pengarsipan dokumen adalah Software Manajemen Dokumen dari HashMicro. Software ini dapat mempermudah pengarsipan dan pencarian dokumen penting dengan cepat.

Dengan aplikasi arsip digital gratis ini, arsip Anda aman di server cloud yang terlindungi enkripsi berlapis, memudahkan pengelompokan dokumen dan memastikan keamanan lebih terjamin.

Jika tertarik, Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga software manajemen dokumen HashMicro, untuk menghitung estimasi biayanya. Dapatkan juga free demo!

Pertanyaan Seputar Aplikasi Arsip

• Apa saja contoh dari arsip digital?

  Arsip berbentuk rekaman gambar, seperti foto, hasil pemindaian dokumen, blueprint, dan jenis gambar lainnya, disimpan dalam format digital seperti JPG, JPEG, PNG, atau TIFF. Sementara itu, arsip microfilm adalah jenis arsip yang disimpan menggunakan teknologi microfilm.

• Apa saja langkah penyimpanan arsip?

  Tahapan dalam proses penyimpanan meliputi: 1) Pemeriksaan, 2) Pengindeksan, 3) Pemberian tanda atau kode, 4) Penyortiran, dan 5) Penyimpanan.

• Apa saja contoh dokumen arsip?

  Contohnya meliputi surat resmi, dokumen warkat, akta notaris, surat keputusan pendirian bangunan, sertifikat tanah, perjanjian kontrak, kuitansi, cek, berbagai laporan, microfiche, foto, dan dokumen lainnya.

• Apa saja jenis aplikasi arsip?

  1. Aplikasi Berbasis Cloud: Menyimpan arsip secara online yang dapat diakses kapan saja dan dari mana saja, dengan kemudahan kolaborasi dan pengurangan risiko kehilangan data.
  2. Aplikasi Desktop: Aplikasi yang diinstal di komputer lokal, memungkinkan pengelolaan arsip offline, namun terbatas dalam hal kolaborasi dan pembaruan.
  3. Aplikasi Web: Dijalankan di browser, memungkinkan akses arsip melalui internet, dengan kemudahan pembaruan dan fleksibilitas akses lintas perangkat.